Sytuacja, w której przedsiębiorcy stają przed koniecznością flashowania dokumentów, nie jest niczym niezwykłym. Dokumenty mogą być potrzebne do kontroli podatkowej, funduszu emerytalnego lub do przechowywania w archiwum.
Surowo zabrania się klejenia dokumentów lub zapinania zszywacza. Aby uniknąć problemów i nie zyskać reputacji analfabetyzmu, musisz wiedzieć, jak flashować dokumenty zgodnie ze wszystkimi wymaganiami.
Ogólne zasady
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że nie powinny pojawić się trudności w wiązaniu dokumentów, ale nie jest to do końca prawda. Do procesu należy podejść odpowiedzialnie, aby dokumenty były we właściwej formie. Wiele drukarni może wykonać tę pracę za ustaloną opłatą i w krótkim czasie, ale nie każdy biznesmen ryzykuje powierzenie ważnych dokumentów osobom postronnym. Aby nie korzystać z usług profesjonalistów za każdym razem, warto dowiedzieć się, jak prawidłowo flashować dokumenty.
Struktury nadzorcze nie zapewniają przedsiębiorcom szczegółowych wskazówek na ten temat, dlatego należy sobie z tym poradzić. Informacje można uzyskać z wytycznych w dziedzinie pracy biurowej.
Zszyj papier nićmi
Jak flashować dokumenty w ten sposób? Aby to zrobić, przygotuj akcesoria. Musisz mieć nici, igły i klej. Proces składa się z trzech etapów:
- Przygotowanie dokumentów. Wszystkie dokumenty muszą być ułożone we właściwej kolejności i ponumerowane ołówkiem w rogu arkusza. Otwory można wykonać za pomocą szydła lub użyć dziurkacza. W przypadku, gdy jest dużo papierów i nie można ich przebić dziurkaczem, warto użyć ostrego gwoździa i młotka. Liczba dziur zależy od ważności i celu dokumentu. Bardzo wrażliwe dokumenty są zszyte w pięciu otworach, aby uniknąć fałszowania ulotek. Otwory powinny znajdować się po lewej stronie, na środku wolnego pola. Odległość powinna wynosić około trzech centymetrów od jednego nakłucia do drugiego.
- Odpis. Rozumiejąc, jak zszyć dokumenty za pomocą nici, musisz znać ważne niuanse. W większości przypadków zwykle stosuje się sznurek lub nitkę LS-210. Inne trwałe wątki są również dozwolone. Konieczne jest rozpoczęcie procesu od tyłu dziury, która znajduje się na środku. Zwyczajowo zszywa się dokumenty dwukrotnie, aby uzyskać pożądaną siłę. Nić jest doprowadzana do tylnej części środkowego nakłucia i jest wiązana węzłem. Jeśli chcesz przymocować papiery, które nie mają szczególnej wartości, możesz użyć zwykłej nici.
- Poświadczenie dokumentu. Aby poprawnie poświadczyć papier, należy przygotować mały liść o wymiarach 4 na 5 cm, który należy przykleić do wiązki, aby końce nici były wolne. W arkuszu należy podać liczbę złożonych prac w liczbach i słowach, a także stanowisko, nazwisko i inicjały osoby odpowiedzialnej. Następnie certyfikat wystawia swój podpis i pieczęć, jeśli taka istnieje. Krawędzie podpisu i pieczęci muszą wychodzić poza naklejki ulotki.
Jak przygotować dokumenty do kontroli podatkowej?
Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do dostarczania różnych raportów na temat swoich działań, dlatego konieczna jest znajomość flashowania dokumentów dla służby podatkowej. Aby uniknąć niespójności, zaleca się skonsultowanie z osobą odpowiedzialną o zasadach mocowania dokumentów.
Do gotowego dokumentu powinna być lista wszystkich załączonych dokumentów. Lista musi być załączona na samym początku sprawy i ponumerowana osobno.Konieczne jest również wskazanie dat dokumentów i liczby arkuszy. Należy pamiętać, że numer jest umieszczony na arkuszach, a nie na stronach. Jeśli dokument ma wiele tomów, arkusze każdego tomu są ponumerowane osobno.
W przypadku organów podatkowych dokumenty muszą być flashowane w 3 dołkach, nie więcej i nie mniej. Odległość między nakłuciami powinna wynosić więcej niż trzy centymetry. Musisz ułożyć je w polach po lewej stronie. Otwory wykonuje się za pomocą szydła lub grubej igły. Przebicia powinny znajdować się na środku pola, aby tekst był wyraźnie widoczny. Wszystkie otwory muszą być wykonane tak, aby były ściśle pod sobą.
Jaką nić do szycia?
Dokumenty podatkowe muszą być zszywane tylko igłą przebijającą, za pomocą sznurka lub nici LS-210. W skrajnym przypadku dopuszczalne jest kilkakrotne obróbka blacharska nylonową nitką.
Wątek jest wyświetlany z tyłu ostatniego arkusza. Końce, których długość nie może być większa niż 6 cm, muszą być wiązane. Naklejka jest wykonana zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami i jest poświadczona podpisem i pieczęcią. Końce nici powinny być wolne.
Jeśli dokument będzie przechowywany przez ponad dziesięć lat, należy wykonać pięć nakłuć. W takim przypadku nalepka powinna być wykonana z bibuły.
Okładka dokumentu
Musisz wiedzieć nie tylko, jak flashować dokumenty, ale także jak wybrać dla nich okładkę. Mogą być trzy typy: standardowe, niestandardowe i używane do długotrwałego przechowywania papierów. Z reguły najczęściej wymiary okładki wynoszą 229 na 324 mm, są stosowane do arkuszy A4.
Jeśli dokument jest większy, musisz wykonać niestandardową okładkę. Aby to zrobić, możesz skontaktować się z drukarnią lub zrobić to sam. Papiery, które muszą być przechowywane przez ponad 25 lat, powinny być oprawione w mocną okładkę wykonaną z grubego kartonu. Jeśli dokument ma zostać przeniesiony do archiwum państwowego, materiał okładki powinien być wolny od kwasu.
4-dołkowe oprogramowanie układowe
W zależności od czasu przechowywania dokumentów wykonanie może być dwojakiego rodzaju:
- Częściowe, w których arkusze nie mogą być numerowane. W takim przypadku nie trzeba sporządzać wykazu ani arkusza certyfikacji. Ten projekt jest dozwolony w przypadku dokumentów przechowywanych nie dłużej niż dziesięć lat.
- Pełna realizacja jest konieczna, jeśli dokumenty znajdują się w archiwum od ponad dziesięciu lat. W takim przypadku musisz flashować dokumenty w 4 otworach.
Pokrywa powinna być solidna, wykonana z grubej tektury, której grubość wynosi 0,35-1,5 mm. Elementy opisu muszą być umieszczone zgodnie z GOST 17914-72. Podczas wypełniania papieru należy pamiętać, że tekst powinien być dobrze przeczytany. Wszystkie elementy metalowe, takie jak spinacze i zszywki, muszą zostać usunięte.
W przypadku oprogramowania układowego w 4 otworach musisz przygotować szydło, uchwyt do zaciskania, duże igły i nici. Jeśli jest dużo arkuszy, lepiej jest wziąć wiertło.
Subtelności zszywania archiwalnego
Przed flashowaniem dokumentów musisz sprawdzić wszystkie papiery i ułożyć je we właściwej kolejności. Arkusze zapasów powinny być ponumerowane osobno. W końcu potrzebny jest świadek.
Jeśli obudowa jest częściowo ukończona, karton należy nałożyć na górę i dół. W przypadku kompletnego projektu konieczne jest zszycie i oprawienie za pomocą kleju PVA.
Aby zacisnąć paczkę, powinieneś użyć ucisku lub specjalnego urządzenia. Dolne i górne nakłucie powinno znajdować się w odległości 30 mm od granic pól. Pozostałe dwa otwory znajdują się w odległości około 80 mm od skrajnych przebić.
Końce nici należy nawlec na różne igły i przytrzymać w środkowych nakłuciach z przodu. Wątek jest wyświetlany od tyłu przez skrajne nakłucia do przodu. Następnie wkręca się w sąsiednie otwory. Końce należy związać z tyłu.
Wniosek
Prawidłowe raportowanie i zarządzanie dokumentami jest jednym z podstawowych aspektów udanego biznesu. Dlatego menedżerowie powinni podchodzić do tej kwestii z całą odpowiedzialnością i wiedzieć, jak prawidłowo opróżniać dokumenty.
