Kontrola jest głównym warunkiem udanego biznesu. Pracując z różnymi kontrahentami, trzeba mieć dobrą znajomość informacji i nie zapomnieć od czasu do czasu potwierdzać prawdziwymi liczbami. W tym celu we współczesnym obiegu dokumentów występuje akt pojednania wzajemnych rozliczeń.
Opis dokumentu
Relacji między partnerami nie można budować wyłącznie na zaufaniu. Oprócz uczuć muszą istnieć prawdziwe fakty, które w każdej chwili mogą potwierdzić lub obalić różne podejrzenia. Każda działalność jest faktycznie związana z nabyciem lub sprzedażą czegoś. Niektóre produkują towary lub świadczą usługi, a inne kupują je poprzez zawarcie odpowiedniej umowy. Zarówno ci, jak i inni są okresowo zobowiązani do kontrolowania swoich wydatków.
Do tego używają raport uzgodnienia wzajemne rozliczenia. W jakich przypadkach konieczne jest sporządzenie takiego dokumentu? Przyczyny mogą być bardzo różne:
- Jeżeli jedna ze stron dostarczy swoje towary bez przedpłaty lub w ratach.
- W przypadku sprzedaży szczególnie cennych produktów.
- Firma ma wielu partnerów, z których każdy dostarcza towary w dość szerokim zakresie.
- W przypadku długiej i stałej współpracy kontrahentów.
- W sytuacji, gdy obie strony postanawiają rozszerzyć zakres swoich relacji, zawierając nowe umowy.
Każdy z tych powodów może służyć jako powód do żądania od partnera uzgodnienia ugody. Nie należy w tym postrzegać braku zaufania lub uprzedzeń.
Ważne szczegóły
Każdy księgowy wie, czym jest akt pojednania ugody. Nie jest to zaskakujące, ponieważ to oni muszą to skomponować. W tej sytuacji wymagany jest pracownik będący właścicielem niektórych informacji. Aby skompilować taki dokument, musisz pobrać dane z różnych kont:
- na wcześniej wydanych zaliczkach;
- według dochodów;
- w sprawie podjętych zobowiązań;
- zgodnie z istniejącymi niedociągnięciami.
Dostęp do takich informacji ma tylko księgowy. Na polecenie głowy zbiera niezbędne informacje i sporządza je w formie dokumentu o określonym wzorze. Odpowiedzialność za dostarczone dane spoczywa jednak na głównym księgowym. Jeśli nie ma widocznej niezgody między partnerami, wówczas taka forma, jak potwierdzenie wyników działań dla określonego okresu. Niektórzy księgowi działają w ten sposób, gdy okazuje się, że główne dokumenty transakcji zostały utracone lub są po prostu zbyt leniwi, aby ich szukać. Niemniej jednak nie zwalnia to ich z odpowiedzialności za dostarczone informacje.
Procedura
Jak należy sporządzić akt pojednania ugody? Przykładowe wypełnienie będzie sekwencyjną prezentacją określonych informacji.
Każdy taki akt powinien zawierać następujące informacje:
- Nazwa dokumentu.
- Okres, na który jest skomponowany.
- Nazwa kontrahentów.
- Podstawa transakcji (umowa, umowa).
- Daty, liczby i konkretne liczby zaczerpnięte z podstawowych dokumentów (zlecenia płatnicze, faktury i inne). Zawierają informacje, które potwierdzą dostawę lub płatność za towar. Takie informacje dla wygody są zwykle gromadzone w tabeli podzielonej na dwie części. W takim przypadku każda ze stron ma możliwość osobnego wskazania posiadanych danych.
- Podpisy przedstawicieli każdej ze stron.
Dokument jest koniecznie skompilowany w dwóch egzemplarzach, aby każda organizacja mogła go przechowywać w domu.Podpis głównego księgowego musi być obowiązkowy. A czasem może to być jedyny. Można to zrobić w przypadkach, w których nie ma rozbieżności w danych. Najczęściej jako potwierdzenie wymagany jest również podpis szefa przedsiębiorstwa.
Automatyzacja księgowości
Niektórzy pracownicy są zainteresowani sporządzeniem aktu uzgodnienia wzajemnych rozliczeń, jak wypełnić go w programie „1C: Księgowość”? Nie ma szczególnych trudności. Dzięki komputerowi praca jest znacznie łatwiejsza.
Wystarczy wykonać kilka sekwencyjnych operacji:
- Przejdź do sekcji „Sprzedaż” lub „Zakupy” (w razie potrzeby). Następnie w zakładce „Rozliczenia z kontrahentami” wybierz „Raport uzgodnienia”.
- W wybranym dzienniku kliknij przycisk „Utwórz”, a następnie przejdź do karty „Akt uzgodnienia z kontrahentami”. Pojawi się okno dialogowe, które można wypełnić na dwa sposoby: automatycznie lub ręcznie. Specjalista wybiera właśnie ten, którego potrzebuje.
- Wybierz zakładkę „Według organizacji”, a następnie kliknij „Wypełnij” i określ zapytanie przyciskiem „Wypełnij zgodnie z rachunkowością”. Lista wszystkich wykonanych operacji pojawi się na ekranie. Jeśli potrzebujesz informacji o wszystkich umowach na określony czas, po prostu zaznacz pole wyboru „Podział według umów”.
- Zanotuj „Uzgodnienie uzgodnione”.
- Znajdź zakładkę „Zaawansowane” i wybierz z listy osoby wymagane do podpisania aktu.
Pozostaje tylko nagrać ten dokument i można go wysłać do wydruku.
Zasady kompilowania dokumentu
Księgowi często muszą dokonać uzgodnienia ugody. Przykład skompilowania i wypełnienia takiego formularza jest ściśle indywidualny dla każdej organizacji. Biorąc pod uwagę, że prawo nie przewiduje tej ścisłej ujednoliconej formy, pracownicy każdego przedsiębiorstwa są zmuszeni do jej utworzenia, kierując się ogólnymi zasadami i wymogami:
- Każdy akt zaczyna się od „nagłówka” z wstępnymi informacjami o partnerach.
- Następnie pojawia się standardowa fraza używana we wszystkich umowach. Stwierdza, że niżej podpisani przedstawiciele obu stron sporządzili niniejszy akt, potwierdzając, że następny stan rachunkowości.
- Po tych słowach znajduje się już znana tabela. Pierwszym wierszem jest „saldo na początku okresu”. Następnie są operacje podzielone na „debet” (wykonanie pracy lub dostawa towarów) i „kredyt” (płatność). Następnie następuje saldo na koniec tego okresu. A tabela kończy się obliczeniem długu.
- Podpisy osób upoważnionych muszą być potwierdzone pieczęcią firmy.
Zamiast lidera inna osoba może podpisać akt. Aby to zrobić, potrzebujesz pełnomocnictwa, które da mu taką władzę. Nawiasem mówiąc, w sądzie jej nieobecność może podważyć cały dokument.
