Inwentaryzacja to procedura, w trakcie której firma ujawnia obecność, stan i główne właściwości zapasów, środków trwałych i innych aktywów, które są własnością firmy na podstawie prawa własności, są przez nią dzierżawione lub są zarządzane przez inne mechanizmy prawne. Jakie są najważniejsze niuanse tej procedury? Jakie dokumenty są używane w spisie?
Jaka jest istota zapasów?
Zacznijmy od aparatu pojęciowego na temat, który zostanie omówiony w naszym artykule. Inwentaryzacja własności organizacji to procedura obejmująca księgowanie inwentarza przechowywanego w firmie (lub inwentarzu) lub innych aktywów w momencie zdarzenia.
Częstotliwość takich działań jest ustalona w harmonogramie zatwierdzonym przez CEO firmy. Inwentaryzacja jest przeprowadzana przez specjalną komisję, która jest również ustalana przez kierownictwo firmy. Jego uczestnicy, a także osoba odpowiedzialna materialnie, sprawdzają dostępność towarów i materiałów lub innych aktywów, w razie potrzeby mierzą niektóre właściwości towarów i zasobów. Istnieją 3 główne rodzaje zapasów w sklepie, w magazynie, w firmie produkcyjnej - planowane, selektywne i opcjonalne. Różnią się głównie pod względem czasu. Zawartość wszystkich rodzajów zasobów reklamowych jest zasadniczo podobna. Cele ich realizacji są zbieżne. Dokładniej badamy ich specyfikę.
Cele dotyczące zapasów
Główne cele inwentaryzacji są rozważane:
- uzgodnienie nieruchomości będącej własnością spółki lub będącej w posiadaniu i rozliczanej przez biuro rachunkowe w celu zapewnienia jej skutecznego przechowywania, a także w celu identyfikacji aktywów, które nie są rozliczane;
- określenie faktycznej wielkości zasobów materialnych zaangażowanych przez firmę w produkcję;
- identyfikacja nadwyżek i niedoborów zasobów posiadanych przez firmę;
- ocena poprawności odbicia w dziale księgowym firmy informacji o zasobach magazynowych;
- uzyskanie odpowiednich danych na temat właściwości nieruchomości organizacji w celu ich późniejszej oceny rynku;
- sprawdzanie standardów działania zasobów firmy
Inwentaryzacja obejmuje, jak zauważyliśmy powyżej, ustanowienie specjalnej prowizji przez kierownictwo firmy. Przestudiujemy, jakie podstawowe funkcje on wykonuje.
Główne funkcje komisji inwentaryzacyjnej
Odpowiednia wewnętrzna struktura korporacyjna przeprowadza główne rodzaje zapasów - planowane, selektywne i, jeśli to konieczne - dodatkowe kontrole w okresie od pierwszego do drugiego. W takim przypadku komisja może mieć status stały. Z kolei firma może również tworzyć jednostki robocze o odpowiednim przeznaczeniu. Ich zadaniem jest prowadzenie inwentaryzacji w przedsiębiorstwach z rozproszoną geograficznie infrastrukturą.
Podstawowe kompetencje komisji
Kluczową kompetencją komisji ds. Inwentaryzacji jest weryfikacja dostępności towarów i materiałów w przedsiębiorstwie oraz innych aktywów posiadających poświadczenia. Ale poza tym ta struktura może mieć uprawnienia związane z oceną:
- stopień bezpieczeństwa obiektu;
- poprawność zawarcia umów spółki z pracownikami w zakresie odpowiedzialności;
- stopień zgodności stanowisk pracowników odpowiedzialnych za zachowanie wartości towarów, specyfika uprawnień przyznanych im przez kierownictwo;
- poziom wyposażenia osób odpowiedzialnych materialnie w niezbędne zasoby do rozwiązania zadań.
Rozważmy bardziej szczegółowo, jak inwentaryzacja jest przeprowadzana w firmie pod względem jej zawartości, a także odzwierciedlenie jej procedur składowych w specjalnych dokumentach.
Przygotowanie zapasów: kluczowe dokumenty
Przede wszystkim musisz przygotować się do kontroli towarów i materiałów. W tym celu szef firmy musi wydać zamówienie magazynowe. To lokalne źródło musi być zarejestrowane w osobnym dzienniku.
Po ustanowieniu komisji inwentaryzacyjnej. Powinien on obejmować przedstawicieli kierownictwa firmy, księgowych i innych kompetentnych pracowników, którzy mogą przeprowadzić audyt wysokiego szczebla inwentarza firmy. Osobny akt prawny jest zalecany w celu wskazania listy nieruchomości podlegających weryfikacji. Jeżeli zakłada się nie tylko inwentaryzację środków trwałych, ale także zobowiązania spółki, ich listę należy również zapisać w specjalnym źródle.
Przedmiotem weryfikacji jest porównanie ilości i cech wartości zidentyfikowanych przez komisję, a także danych księgowych. Dlatego do dyspozycji pracowników, którzy przeprowadzą inwentaryzację, w rejestrach księgowych powinna znajdować się lista towarów i materiałów oraz innych aktywów. Szef komisji musi zaakceptować wszystkie dostępne dokumenty odzwierciedlające operacje związane z dochodami i wydatkami oraz przedstawić im dokumentację odzwierciedlającą fakt, że zostały one utworzone przed inwentaryzacją.
Jak uwzględniane są wyniki inwentaryzacji?
Tak więc głównymi uczestnikami omawianej procedury są komisja specjalna, a także osoba odpowiedzialna materialnie. Ich głównym zadaniem jest wspólne przeliczanie zapasów i innych aktywów, pomiar ich i rejestrowanie wyników w dokumentach księgowych. Może być ich dużo.
Na przykład do ustalenia wyników inwentaryzacji towarów i materiałów stosuje się zatwierdzony prawem formularz INV-3. Należy podać całkowitą ilość, rodzaj, artykuł i inne właściwości każdego rodzaju towarów i materiałów. W niektórych przypadkach prowizja może otrzymywać nowe zapasy w procesie inwentaryzacji. W takim przypadku informacje na ich temat znajdują się w osobnym spisie. Pod koniec procedury wartości te są kapitalizowane. Z kolei w procesie inwentaryzacji niektóre towary i materiały mogą zostać opuszczone, na przykład, jeśli kupujący je kupi. W takim przypadku informacje o wartościach usuwania są również zapisywane w osobnym wykazie. Możliwy jest wariant, w którym wymagana jest inwentaryzacja towarów w tranzycie, na przykład z magazynu dostawcy znajdującego się w innym mieście. W takim przypadku dane dotyczące wartości są rejestrowane w postaci INV-6, który jest również zatwierdzony przez prawo. Możliwy jest scenariusz, w którym prowizja ujawnia towary wysłane do klienta, ale nieopłacone. W takim przypadku informacje o odpowiednich wartościach wprowadza się w formularzu INV-4.
Inwentaryzacja towarów i materiałów może wymagać rozliczenia wartości znajdujących się w magazynach innych firm. W takim przypadku stosuje się formularz INV-5. Podczas księgowania wartości w procesie inwentaryzacji prowizji, a także osoby odpowiedzialnej finansowo, mogą być również wymagane informacje z dokumentów pierwotnych. Jeżeli wyniki kontroli ujawniły rozbieżność między cechami towarów i materiałów zarejestrowanymi w rzeczywistości a danymi zawartymi w rachunkowości, wówczas sporządzana jest karta porównawcza na podstawie innego zatwierdzonego przez prawo formularza - INV-19.
Głównym dokumentem, w którym zapisywane są wyniki omawianej procedury, jest akt inwentaryzacyjny, zwany czasem inwentaryzacją. Musi być podpisany przez wszystkich uczestników audytu - przedstawicieli komisji, a także pracowników, których kompetencją jest zapewnienie bezpieczeństwa wartości towarów. Inwentaryzacja musi być przechowywana w archiwum firmy przez 5 lat.
Przydatne będzie rozważenie sposobu sporządzania wyników kontroli w rachunkowości.
Inwentaryzacja księgowa
Inwentaryzacja nieruchomości może mieć 3 możliwe wyniki - pełna zgodność rzeczywistych danych z danymi zawartymi w rachunkowości, identyfikacja nadwyżek lub niedoborów. Z reguły największe trudności w praktyce spowodowane są prawidłowym odzwierciedleniem w faktach faktów odzwierciedlających obecność nadwyżki lub brakujących towarów i materiałów. W przypadku niedoboru - informacje o tym są zapisywane na koncie 94.
Jeśli brakujące zapasy i inne aktywa zostaną zidentyfikowane w ilościach, które nie przekraczają ustalonych limitów strat, odpowiednie wartości są odpisywane na konta związane z produkcją. Ale jeśli niedobór zapasów przekracza normy strat, jest on już rejestrowany na kontach należących do osoby odpowiedzialnej materialnie, która następnie musi zrekompensować stratę firmy.
Z kolei księgowanie nadwyżek odbywa się poprzez ich korelację z wartością rynkową na kontach D-t 20 lub, na przykład, 23 i 44, a także na rachunku K-t 94.
Inwentaryzacja jest przeprowadzana w księgowości. Ale wciąż istnieje kilka niuansów jego wdrożenia. Na przykład te związane z określeniem jego warunków.
Czas inwentaryzacji
Częstotliwość inwentaryzacji zależy od konkretnego rodzaju uwzględnionych wartości inwentarza. Zasadniczo odbywa się w czwartym kwartale roku sprawozdawczego. To znaczy - od października do grudnia. Inwentaryzację środków trwałych można jednak przeprowadzać rzadziej - raz na 3 lata. Jeśli mówimy o sprawdzaniu zbiorów bibliotecznych, można to zrobić raz na 5 lat. Z kolei inwentaryzacja w organizacjach handlowych jest przeprowadzana dość często - około 1 raz na kwartał. Detaliści w określonych odstępach czasu mogą sprawdzać na przykład magazyny lub kasy fiskalne. Do czasu rozpoczęcia inwentaryzacji w firmie wszystkie dokumenty niezbędne do wdrożenia danej procedury powinny być gotowe.
Czas trwania inwentaryzacji z reguły nie jest ściśle określony w żadnych źródłach prawa. Najważniejsze jest dotrzymanie terminów określonych dla określonego rodzaju wartości towaru.
Automatyzacja księgowania jako czynnik prawidłowej inwentaryzacji
Jak przeprowadzić inwentaryzację tak poprawnie i wydajnie, jak to możliwe? Jednym z czynników skutecznego rozwiązania takiego problemu może być terminowa automatyzacja procedur księgowych dla pozycji magazynowych. Można go wdrożyć w infrastrukturze przedsiębiorstwa za pomocą specjalistycznego oprogramowania. Nowoczesne rozwiązania odpowiedniego typu pozwalają rozliczać większość operacji związanych z przepływem towarów i materiałów w firmie. Ta opcja pozwala przede wszystkim znacznie zaoszczędzić czas na przygotowaniu i weryfikacji poprawności dokumentów używanych w inwentarzu.
Którą nieruchomość należy sprawdzić?
W ogólnym przypadku firma przeprowadza inwentaryzację posiadanych towarów i materiałów. Jednak eksperci zalecają również prowadzenie ewidencji tych aktywów, które są nie tylko własnością, ale także są zarządzane przez organizację, na przykład jeśli chodzi o wynajmowane nieruchomości. Najważniejsze jest to, że informacje są obecne w rachunkowości.
Z kolei jeśli chodzi o własność firmy, może być reprezentowana w szerokim zakresie odmian. Najczęściej dokonuje się inwentaryzacji środków trwałych firmy, wartości niematerialnych, zapasów oraz pozycji magazynowych. Możliwe jest również rejestrowanie zobowiązań finansowych spółki związanych na przykład ze spłatą pożyczek. Przeanalizujemy szereg praktycznych niuansów dotyczących zapasów na przykładzie wdrożenia odpowiedniej procedury księgowania środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz materiałów inwentaryzacyjnych.
Inwentaryzacja systemu operacyjnego
Jak najbardziej poprawnie inwentaryzować środki trwałe? Przede wszystkim zaleca się sprawdzenie dostępności firmy:
- karty zapasów, inwentaryzacje, rejestry i inne źródła rachunkowości;
- niezbędne karty danych i inne rodzaje dokumentacji systemu operacyjnego będącego własnością firmy;
- dokumenty do systemu operacyjnego wynajmowane przez firmę i te, które są w niej przechowywane.
Jeśli brakuje jakichś dokumentów, należy je przygotować. Jeśli mają błędy, należy je naprawić. W procesie inwentaryzacji systemu operacyjnego komisja ustanowiona przez kierownictwo firmy sprawdza dostępne zasoby, a także rejestruje ich ilość i główne cechy w inwentarzu. Jeśli mówimy o rozliczaniu maszyn i urządzeń, to w inwentarzach konieczne jest zapisanie ich numerów seryjnych zgodnie z arkuszem danych, rokiem produkcji, przeznaczeniem, a także wydajnością.
Jeżeli wyniki inwentaryzacji wykazały, że firma ma wadliwe systemy operacyjne, komisja powinna sporządzić inwentaryzację, która rejestruje dane odzwierciedlające fakt, że systemy operacyjne nie działają, a także wskazująca powód odpowiedniej oceny.
W niektórych przypadkach może być konieczne uwzględnienie w dokumentach księgowych informacji odzwierciedlających zmianę wartości bilansowej środków trwałych z powodu zidentyfikowanych zmian projektowych. Może to być na przykład poprawa wyposażenia poprzez modernizację lub, przeciwnie, zmniejszenie ich właściwości operacyjnych z powodu zużycia niektórych części.
Inwentaryzacja wartości niematerialnych
Jak przeprowadzić inwentaryzację wartości niematerialnych firmy? Głównym zadaniem komisji w tym przypadku jest sprawdzenie, czy firma posiada dokumenty potwierdzające jej prawo do rozporządzania niektórymi wartościami niematerialnymi. Mogą to być certyfikaty, certyfikaty, patenty, umowy przeniesienia praw itp. Warto zauważyć, że wartości niematerialne obejmują reputację firmy. Jeżeli firma samodzielnie stworzyła wartości niematerialne, na przykład jeśli jest programem komputerowym, to jej obecność wymaga również dowodów z dokumentów.
Ważne jest, aby wszystkie rodzaje aktywów spełniały takie kryteria, jak:
- brak bezpośredniego połączenia z inną własnością firmy;
- wykorzystanie w procesach produkcyjnych firmy przez ponad 12 miesięcy;
- używać jako aktywa, które przynosi korzyści ekonomiczne firmie.
Inwentaryzacja towarów i materiałów
Jak przeprowadzić inwentaryzację inwentarza? Główną cechą tej procedury jest jej wdrożenie w odniesieniu do lokalizacji towarów i materiałów. Jednocześnie pomieszczenie, w którym przeprowadzono kontrolę dostępności i badania towarów i materiałów, jest z reguły zaplombowane. Jeśli przeprowadzana jest inwentaryzacja magazynu, wówczas komisja zwykle prowadzi swoją pracę w obecności osoby zarządzającej magazynem.
Sprawdza obecność towarów i materiałów, określenie ich ilości, ważenie oraz, jeśli to konieczne, inne operacje z wartościami towarów. Informacje o towarach i materiałach są wprowadzane do wykazu, który wskazuje rodzaj wartości, ich grupy, numer artykułu i inne parametry. Aktywa dostępne firmie podczas inwentaryzacji są pobierane w obecności prowizji. Jednak ich wielkie litery są przeprowadzane po weryfikacji. Właściwie już powiedzieliśmy o tym powyżej, a także o rozliczaniu kosztowności w drodze, a także wysyłanych, ale nieopłaconych. Najważniejszą rzeczą w wykazie towarów i materiałów jest prawidłowe poświadczenie wszystkich operacji z nimi za pomocą specjalnych wykazów.
Specyfiką sprawdzania zapasów, które są w drodze lub które mają status wysłanych, ale nieopłaconych, a także tych, które znajdują się w magazynach innych firm, jest potrzeba uzasadnienia kwot pieniężnych odzwierciedlonych na rachunkach. Ważne jest, aby wszystkie zostały potwierdzone przez źródła pierwotne. Na przykład w odniesieniu do towarów i materiałów w tranzycie mogą to być dokumenty rozliczeniowe. Dane dotyczące wysyłanych towarów i materiałów można badać z uwzględnieniem dostępnych zleceń płatniczych lub ich kopii. Informacje o kosztownościach przechowywanych w magazynach osób trzecich mogą być zawarte na rachunkach po przyjęciu towarów i materiałów do przechowywania.Jak zauważyliśmy powyżej w artykule, na podstawie inwentaryzacji zestawienie.
Podsumowanie
Taka jest specyfika inwentaryzacji w rosyjskich przedsiębiorstwach. Ważne jest, aby firma sporządziła prawidłowe dokumenty poświadczające każdy etap tej procedury, biorąc pod uwagę specyfikę konkretnych aktywów. Podczas inwentaryzacji konieczne jest prowadzenie spójnej ewidencji ilości, stanu i innych kluczowych właściwości towarów i materiałów, środków trwałych, wartości niematerialnych i zobowiązań. Kierownictwo firmy musi wydać zamówienie na inwentaryzację, utworzyć prowizję i wyposażyć ją w funkcje najlepiej dostosowane do zadań, które zostaną przypisane do odpowiedniej wewnętrznej struktury korporacyjnej.
