Organizacja podróży służbowych jest ważnym elementem działalności gospodarczej wielu krajowych przedsiębiorstw. Potrzeba obecności pracowników danej organizacji w odległych oddziałach lub oddziałach może wiązać się z wydarzeniami o zupełnie innym charakterze. Często organizuje się podróże w celu wyeliminowania problemów organizacyjnych i produkcyjnych, otwarcia nowej jednostki w innym mieście lub kraju, prowadzenia staży dla zatrudnionych pracowników, a także wykonywania innych podobnych zadań serwisowych.
Świadomość jest kluczem do wydajności pracowników i spokoju ducha
Oprócz aspektu pracy praca oddelegowanego personelu jest ściśle związana z nawiązywaniem kontaktów z pracownikami przedsiębiorstwa przyjmującego i przygotowywaniem różnego rodzaju dokumentacji. Ostatni niuans jest niezwykle istotny, ponieważ zależy od poprawności kompilacji formularzy, wniosków, zamówień i pozwoleń na to, czy oddelegowany pracownik otrzyma dostęp do niezbędnych udogodnień, czy w pełni spełni swoje zadanie i czy otrzyma rekompensatę pieniężną.
Znajomość wymagań nałożonych na podróżujących w interesach znacznie ułatwia proces podróży księgowym i osobom zaangażowanym w dokumentację.
Informacje te są również niezbędne dla pracownika, który wybiera się w podróż służbową, ponieważ pozwala mu przygotować się z wyprzedzeniem do wypełniania obowiązków i nie wpakować się w kłopoty. I wreszcie, personel firmy przyjmującej jest po prostu zobowiązany do zapoznania się z wymaganiami dotyczącymi osób podróżujących w interesach. W przeciwnym razie mogą wystąpić nieporozumienia związane z poszukiwaniem odpowiedzialnych stron.
Kto i na jakich warunkach może zostać oddelegowany
Tak więc wyjazd należy uznać za wyjazd pracownika do innej miejscowości w celu wypełnienia powierzonego mu przez pracodawcę zadania. Jednocześnie liczba podróży służbowych nie obejmuje podróży pracowników, których działania polegają na ciągłym przemieszczaniu się lub mogą być wykonywane na drodze.
Ustawodawstwo, dbające o przestrzeganie praw pracujących obywateli, ustanowiło ograniczenia dotyczące kategorii pracowników, którzy mogą być wysyłani w podróż służbową:
- Kobiety w ciąży
- Kobiety z dziećmi poniżej trzech lat.
- Niepełnosprawne matki lub te, których dzieci mają 3-14 lat, można wysłać tylko za ich zgodą.
- Rodzic, który samodzielnie wychowuje małoletnie dziecko.
Kierowany do innego przedsiębiorstwa pracownik poddaje się wewnętrznej rutynie. Jeżeli dzień wyjazdu lub przyjazdu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy pracownika, zostaje on zwolniony na kolejny dzień odpoczynku. To prawda, że w przypadkach, gdy podróżujący w interesach celowo wybiera się na wycieczkę w weekend lub wakacje, otrzymuje rekompensatę zgodnie z prawem pracy.
Podróże służbowe w obrębie stanu nie powinny przekraczać jednego miesiąca, a dwa miesiące poza nim.
Podróż służbowa: formalności
W rachunkowości koszty podróży, które wystąpiły podczas podróży, są uwzględnione na liście kosztów produkcji, które są uwzględniane przy obliczaniu podatku dochodowego.
Procedura organizacji podróży składa się z następujących kroków:
- Wydawanie zamówienia w podróży służbowej na podstawie zlecenia pracy.
- Rejestracja certyfikatu podróży.
- Wydanie zaświadczenia o obliczeniu zaliczki na podróż.
- Emisja wychodzących środków na rzecz odchodzącego pracownika.
- Rejestracja podróży w specjalnie do tego przeznaczonym czasopiśmie.
ID podróży - Jeden z najważniejszych dokumentów dla pracownika, który udał się do innego miasta lub kraju. Jest zaznaczony na wyjściu, przybyciu oddelegowanego pracownika. Znakom towarzyszą podpisy i pieczęcie pełnomocników zarówno przedsiębiorstwa wysyłającego, jak i gospodarza.
Subtelności rekompensaty finansowej
Kiedy pracownik powraca, musi złożyć pisemne sprawozdanie na temat wykorzystania przydzielonych mu środków, wypełniając je raport z wydatków. Wyjazd kończy się obliczeniem księgowości u pracownika. Po wypłaceniu zgromadzonych środków operacja ta jest odzwierciedlana na odpowiednich kontach.
W przypadku gdy pracownik nie wydał w całości zaliczki, saldo należy zwrócić na kasie lub na rachunku rozliczeniowym przedsiębiorstwa. Jest to jeden z głównych obowiązków pracownika. Oprócz tego, wiedząc, jakie wymagania są nakładane na oddelegowany personel, pracownik może zażądać odszkodowania za wydane przez niego środki osobiste. To prawda, że musi przedstawić argumenty potwierdzające potrzebę takich wydatków, a także dokumenty potwierdzające fakt ich wystąpienia (czek, oświadczenie).
Jakie wydatki są kompensowane
Podczas pobytu w innym miejscu lub kraju oddelegowany pracownik otrzymuje swoje zwykłe wynagrodzenie, należne mu premie i dotacje, a także środki niezbędne do wygodnego pobytu poza miejscem stałego zamieszkania.
Koszty podróży obejmują następujące elementy:
- Płatność za przejazd (między miastami i na terytorium osady).
- Koszt wynajmu mieszkania.
- Tak zwane diety: wydatki na żywność i inne potrzeby pracownika.
- Koszty uznane przez pracownika za niezbędne i zatwierdzone przez jego kierownika.
Maksymalną dopuszczalną kwotę kosztów podróży i dietę określa układ zbiorowy przedsiębiorstwa lub lokalne przepisy. Ponieważ dieta to tak naprawdę pieniądze na codzienne potrzeby pracownika, są one naliczane nawet za dni wolne od pracy (weekendy, święta, wymuszone przestoje produkcyjne, opóźnienia).
Bardziej szczegółowo na temat przypisania pracy oddelegowanemu pracownikowi
Ten dokument ma jednolitą formę, to znaczy jego wygląd i treść są takie same dla wszystkich przedsiębiorstw na terytorium danego państwa.
Zadanie jest sporządzane przez kierownika pracownika jadącego w podróż służbową i zatwierdzane przez pracodawcę. Dokument zawiera następujące dane:
- Nazwisko, imię i patronim pracownika wyjeżdżającego w podróż służbową na polecenie szefa.
- Nazwa organizacji, która nią kieruje.
- Miejsce docelowe pracownika (nazwa firmy, miasto).
- Daty rozpoczęcia i zakończenia podróży.
- Podsumowane dane o postępie zadania.
Oficjalne zlecenie i zlecenie podróży służbowej sporządzone na jego podstawie znajdują się w przedsiębiorstwie wysyłającym. Wraz z innymi dokumentami są przechowywane przez okres określony prawem.
Jakie są wymagania dla osób podróżujących służbowo
Biorąc pod uwagę, że podróż służbowa oznacza przekazanie uprawnień pracownikowi do wykonywania wszelkich ważnych działań dla firmy, kierownictwo musi mieć pewność, że praca zostanie wykonana sprawnie i terminowo. Dlatego najbardziej wykwalifikowani, doświadczeni i odpowiedzialni pracownicy są zwykle wysyłani na takie wyjazdy.
Istnieje wiele kryteriów, które kierownictwo decyduje o powołaniu konkretnego pracownika:
- Wiek powyżej 18 lat.
- Dobry trening
- Dostępność odpowiedniego szkolenia potwierdzonego certyfikatem.
- Posiadanie niezbędnych kategorii tolerancji (podczas pracy z sieciami elektroenergetycznymi).
- W zależności od specyfiki działalności gospodarczej przedsiębiorstw i celu podróży służbowej pracownik może być zobowiązany do odbycia szkolenia i certyfikacji w zakresie ochrony pracy.
Jeśli pracownik jest odpowiedni pod każdym względem, a jego podróż służbowa nie stanowi przeszkód opartych na przepisach, szef informuje go o przyszłej podróży.
Obowiązki oddelegowanego pracownika
Każda firma ma własne wymagania, które muszą spełniać pracownicy, ale istnieje kilka punktów, które są istotne dla większości organizacji:
- Prawidłowe, kompetentne i terminowe utrzymanie niezbędnej dokumentacji.
- Zgodność z procedurą przyjętą przez organizację przyjmującą.
- Osiągnięcie celów sformułowanych w zadaniu.
- Sumienne wykonywanie swoich obowiązków.
- Uzasadnione wydatki funduszy zaliczkowych wydanych pracownikowi.
- Zapisywanie dokumentów potwierdzających realizację kosztów.
- Terminowe zgłaszanie podróży po jej zakończeniu (zwykle w ciągu trzech dni).
Instrukcje dla pracowników w podróży służbowej
Po przybyciu do przedsiębiorstwa przyjmującego oddelegowani pracownicy są zobowiązani do wysłuchania wstępnej odprawy, która obejmuje zasady postępowania w sklepach, w pobliżu sprzętu lub w innych miejscach. Ten środek jest obowiązkowy nawet dla tych pracowników, którzy byli w tej firmie kilka razy i znają wszystkie instrukcje na pamięć.
Odprawa delegowanego personelu zawiera również informacje o standardach bezpieczeństwa pożarowego i ochrony pracy.
W przeciwieństwie do ogólnych przepisów briefingu wprowadzającego, cel odnosi się bezpośrednio do prac, które zostaną w tym czasie przeprowadzone przez oddelegowanego pracownika.
Wniosek
Organizacja podróży służbowych jest odpowiedzialnym procesem, bez którego większość przedsiębiorstw, organizacji i firm nie może się obejść. Aby skutecznie osiągnąć cel podróży, a także jak najbardziej efektywne i efektywne wykorzystanie zasobów, pracownicy muszą spełniać szereg wymagań, sprawnie wykonywać swoje obowiązki zawodowe i znać wszystkie zasady prowadzenia dokumentacji.
