Informacje handlowe to połączenie informacji i danych na temat działalności przedsiębiorstwa, jego struktury organizacyjnej, relacji zewnętrznych i wewnętrznych, technologii produkcji i asortymentu produktów, a także innych kwestii związanych z jego działalnością.
Co dotyczy informacji handlowych
Bez systematycznego i regularnego dostarczania organizacji wszelkiego rodzaju danych jej praca stanie się niemożliwa. Następujące informacje są określane jako informacje handlowe:
- dane o otoczeniu zewnętrznym przedsiębiorstwa (rynek, standardy prawne, a także działalność konkurentów);
- informacje wewnętrzne (dotyczące działalności produkcyjnej, rezerw, a także wąskich gardeł);
- informacje o konsumentach produktów i usług organizacji (ich możliwościach finansowych, a także wieku, kraju, składu geograficznego itd.);
- informacje o konkurentach, a mianowicie asortyment produktów, metody sprzedaży i polityka cenowa;
- informacje o towarach i usługach sprzedawanych na rynku (skład jakościowy, ilościowy, a także koszty);
- dane o cenie rynkowej;
- informacje na temat kanałów sprzedaży i dystrybucji produktów, a także mechanizmów dostarczania ich do dostawcy końcowego;
- materiały reklamowe, a także informacje o ich skuteczności.
Główne elementy
Można wyróżnić następujące elementy informacji handlowych:
- biznes (odnosi się do współpracy z kontrahentami);
- naukowe i techniczne (opisuje innowacje i technologię produkcji);
- produkcja (planowane i rzeczywiste wskaźniki produkcji);
- zarządzanie (organizacja zarządzania przedsiębiorstwem);
- marketing (informacje rynkowe);
- finansowe (przepływy pieniężne).
Dystrybucja informacji handlowych
Informacje dotyczące działalności komercyjnej można rozpowszechniać na dwa główne sposoby:
- za pośrednictwem czasopism - w formie specjalistycznych czasopism i katalogów (warto zauważyć, że muszą one być stale aktualizowane w miarę zmiany sytuacji w przedsiębiorstwie);
- poprzez tworzenie elektronicznych baz danych, które mogą zawierać zarówno kompleksowe informacje dla każdego przedsiębiorstwa, jak i szczegółowe informacje o poszczególnych obszarach ich działalności handlowej.
Ważne jest, aby zrozumieć, że informacje handlowe obejmują zarówno dane publicznie dostępne, jak i prywatne. Pierwsze obejmują dane kontaktowe organizacji, nazwiska jej liderów, obszary produkcji i inne działania, a także informacje o niektórych zasobach. Jeśli chodzi o dane niejawne, są one określone przez formę organizacyjną przedsiębiorstwa (mogą to być informacje o pożyczkach, umowach partnerskich, technologiach produkcyjnych itp.) I nie mogą być rozpowszechniane.
Rodzaje informacji handlowych
Informacje o organizacji komercyjnej są podzielone na kilka odmian:
- otwarte dane publiczne (może to obejmować dane rejestracyjne i kontaktowe organizacji, jej działalności, a także zakres produktów lub listę świadczonych usług oraz inne punkty, których kierownictwo firmy nie uważa za konieczne do ukrycia);
- informacje przeznaczone dla organów regulacyjnych (mówimy o różnych formularzach sprawozdawczych);
- dostęp do informacji niejawnych mają wyłącznie bezpośrednie kierownictwo firmy i ograniczony krąg pracowników (dotyczy to technologii produkcji i użytych materiałów, stosunków umownych, a także innych informacji stanowiących tajemnicę handlową).
Rola informacji handlowych
Informacje handlowe powinny być wiarygodne i adekwatne, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a w szczególności jego powiązania zarządczego. Pozwala prawidłowo ocenić obecną sytuację i podjąć odpowiednie działania.W nowoczesnych warunkach informacja handlowa ma szczególną wartość, ponieważ cechuje ją szereg zalet:
- umożliwia ciągłą analizę sytuacji gospodarczej i produkcyjnej;
- wykorzystywane do przygotowania planów, prognoz, a także na etapie kontroli; terminowe otrzymywanie wiarygodnych informacji daje organizacji szereg przewag konkurencyjnych;
- pozwala poznać stosunek do firmy zarówno od klientów, jak i partnerów i konkurentów;
- ciągłe monitorowanie sytuacji w środowisku wewnętrznym i zewnętrznym;
- wystarczająca ilość informacji o firmie w domenie publicznej poprawia jej wizerunek i podnosi poziom zaufania;
- pozwala na terminowe dostosowanie strategicznych celów organizacji; zmniejsza ryzyko utraty.
Źródła informacji handlowych
Informacje handlowe można uzyskać z następujących źródeł:
- badania marketingowe (mogą być przeprowadzane niezależnie, a także można korzystać z informacji dostarczonych przez partnerów i kontrahentów);
- wewnętrzna dokumentacja firmy (różne rodzaje raportów, a także aktualne dokumenty wydawane w celu potwierdzenia prowadzenia operacji produkcyjnych);
- źródła zewnętrzne (informacje statystyczne dotyczące służb specjalnych, organizacji i agencji, które są publikowane w czasopismach i są własnością publiczną).
Klasyfikacja informacji handlowych
Warto zauważyć, że informacje handlowe są raczej niejednorodne. W związku z tym opracowano następującą klasyfikację:
- Na podstawie czasu:
- retrospektywnie (pozwala ocenić sytuację, która występowała w poprzednich okresach w celu dostosowania przyszłych planów);
- prąd (daje wyobrażenie o bieżących wynikach działań);
- prognoza (określa szacowany stan organizacji w przyszłych okresach).
- Odnośnie etapu podejmowania decyzji zarządczych:
- stwierdzenie (opisuje obecną sytuację w przedsiębiorstwie jako całości, a także w poszczególnych jego jednostkach);
- wyjaśniający (niezbędny do zrozumienia czynników, które doprowadziły do określonej sytuacji);
- planowane (daje wyobrażenie o przyszłym stanie przedsiębiorstwa);
- kontrola (pozwala ocenić zgodność aktualnych wskaźników z deklarowanymi).
- Według zakresu:
- ogólne (zawiera dane dotyczące całego przedsiębiorstwa);
- lokalny (opisuje stan poszczególnych struktur i jednostek organizacji).
- Zgodnie z celem:
- planowane (wykorzystywane do określania przyszłych wskaźników);
- księgowość (zapisana w dokumentach w celu ustalenia aktualnego stanu rzeczy);
- odniesienie do przepisów (stosowane w celu dostosowania procesów produkcyjnych do zasad);
- statystyki (pozwala na śledzenie dynamiki wskaźników w ciągu ostatnich kilku okresów);
- marketing (opisuje sytuację na rynku).
- Według częstotliwości odbioru:
- dyskretny (przybywa z określoną częstotliwością);
- epizodyczny (działa na raz, jeśli to konieczne);
- ciągły (używany do monitorowania bieżącej sytuacji).
Informacje handlowe i tajemnice handlowe
Istnieje osobna kategoria danych, które nie mogą być rozpowszechniane, ale mogą być wykorzystywane tylko przez ograniczony krąg pracowników. Jest to kategoria, taka jak poufne informacje handlowe. Są to udokumentowane informacje, do których dostęp jest ograniczony nie tylko wewnętrzną kartą spółki, ale także standardami prawnymi.
Warto zauważyć, że takich pojęć, jak informacja handlowa i tajemnica handlowa, nie można zrównać. Ten ostatni jest chroniony przez prawne akty prawne. Można powiedzieć, że ustawodawstwo państwowe daje przedsiębiorcy prawo do klasyfikowania szeregu informacji o działalności jego organizacji.Wynika to z faktu, że publikacja niektórych danych może spowodować poważne szkody materialne. Możemy zatem powiedzieć, że tajemnica handlowa ma pewną wartość i przynosi korzyść przedsiębiorcy, o ile nie jest znana stronom trzecim. Jednak ich ukrycie nie powinno szkodzić społeczeństwu.
Informacje o tajemnicy handlowej
Następujące kategorie danych można klasyfikować jako tajemnice handlowe:
- informacje naukowe i techniczne (technologia produkcji, projektowanie urządzeń, wynalazki, patenty, produkty programowe, metody organizacji pracy w przedsiębiorstwie; plany technologiczne);
- informacje technologiczne (rysunki projektowe, wzory chemiczne, plany produkcji i produkcji);
- informacje finansowe (algorytm cenowy, zysk uzyskany ze sprzedaży produktu, operacje bankowe i przepływy finansowe);
- informacje biznesowe (warunki umów i umów, kwestie organizacyjne, informacje o kontrahentach, korespondencja handlowa).
Co nie może być tajemnicą handlową
Następujące informacje biznesowe nie mogą być klasyfikowane jako poufne:
- dokumenty dotyczące części składowej, a także świadectwa rejestracji i pozwolenia;
- sprawozdania finansowe przedkładane organom podatkowym i innym organom regulacyjnym, a także dane wykazujące wypłacalność;
- informacje na temat liczby, struktury i składu personelu, a także poziomu wynagrodzenia i zgodności z jego normami bezpieczeństwa;
- dane dotyczące sprzedaży potencjalnie niebezpiecznych produktów ludziom, a także dokumenty potwierdzające zgodność z przepisami antymonopolowymi;
- dane o tym, czy urzędnicy są zaangażowani w działalność przedsiębiorczą.
Ochrona informacji handlowych
Aby zapobiec rozprzestrzenianiu się poufnych danych, przedsiębiorstwa wykorzystują określone środki. Informacje handlowe mogą być objęte następującą ochroną:
- opracowanie szczegółowych instrukcji wyjaśniających pracownikom cechy i zasady pracy z danymi;
- wyznaczenie osób odpowiedzialnych za utrzymanie tajemnic handlowych;
- stworzenie systemu kontroli, zgodnie z którym pracownicy będą mieli dostęp do niektórych danych;
- obowiązkowym momentem jest podpisanie dokumentów dotyczących nieujawniania tajemnic handlowych z każdym pracownikiem;
- wprowadzenie systemu dodatkowych zachęt dla pracowników zajmujących się danymi niejawnymi;
- automatyzacja systemu bezpieczeństwa informacji;
- ciągła kontrola kierownictwa.
Bez skrupułów metody uzyskiwania informacji handlowych
Zbiór danych na temat wewnętrznego i zewnętrznego środowiska przedsiębiorstwa to informacje handlowe. Wiele przedsiębiorstw może próbować uzyskać je nieuczciwymi metodami:
- rozpowszechnianie danych przez samych pracowników (świadomie lub nieumyślnie);
- szantażowanie kierownictwa lub pracowników mających dostęp do odpowiednich danych;
- prowokujące lub wiodące pytania podczas konferencji lub prezentacji;
- kradzież tożsamości;
- tajny nadzór (niezależny, z pomocą pracowników lub za pomocą specjalnego sprzętu);
- rekrutacja pracowników z konkurencyjnej firmy;
- przekupstwo pracowników;
- podsłuchiwanie lub przechwytywanie wiadomości.
Wnioski
Wykorzystanie informacji handlowych w dużej mierze determinuje efektywne funkcjonowanie firmy. Jest to kompletny zestaw informacji o działalności przedsiębiorstwa, który jest wykorzystywany przez kierownika do podejmowania decyzji zarządczych, a także użytkowników zewnętrznych w celu zapoznania się z organizacją.
Warto zauważyć, że informacje handlowe mogą być zarówno otwarte (dostępne dla wszystkich, bez wyjątku), jak i zamknięte (z których może korzystać tylko określony krąg osób).Jednocześnie ustawodawstwo wyraźnie reguluje listę danych, których nie można sklasyfikować. Jeśli chodzi o ukrywanie niektórych faktów, nie powinno to szkodzić społeczeństwu.
W celu ochrony informacji handlowych organizacja podejmuje określone środki. Tak więc krąg osób, które mają do niego dostęp, jest ograniczony, a pracownicy podpisują umowę o niedopuszczalności ujawnienia. Ujawniono odpowiedzialność za ujawnienie poufnych danych. Priorytetem jest automatyzacja systemu bezpieczeństwa informacji z wykorzystaniem nowoczesnej technologii komputerowej. Jednak kierownictwo musi również osobiście monitorować ten problem.
