W ciągu ostatnich kilku lat utrzymywała się tendencja do wzrostu liczby przedsiębiorstw wydających korporacyjne karty bankowe. Wynika to z faktu, że są one bardzo wygodne w użyciu do pokrycia bieżących wydatków, w taki czy inny sposób związanych z działalnością gospodarczą instytucji. Pomimo rosnącej popularności udział ich emisji jest stosunkowo niewielki, dlatego nie można ich nazwać produktem masowym.
Odmiany kart firmowych
Z reguły są one wykorzystywane przez duże organizacje ściśle współpracujące z zagranicznymi firmami. Instytucja podpisuje umowę z bankiem, na podstawie której otwierana jest karta firmowa dla osoby, która następnie zapłaci za jej reprezentację i koszty podróży. Zgodnie z warunkami umowy pracownik firmy, w której imieniu rachunek jest otwarty, ma pełne prawo do dysponowania dostępnymi na nim środkami. Obecnie istnieją dwa rodzaje kart firmowych:
- kredyt, za pośrednictwem którego dokonuje się rozliczeń kosztem środków przekazanych przez bank na warunkach umowy pożyczki;
- rozliczenie - wszystkie obliczenia dokonywane są kosztem okresowo uzupełnianych funduszy własnych przedsiębiorstwa.
Na żądanie klienta korporacyjna karta bankowa może mieć ustalony limit gotówki. Minimalną równowagę można wykorzystać tylko w wyjątkowych przypadkach. Ten warunek musi zostać określony w umowie. Ponadto konto karty firmowej można otworzyć dla jednego lub większej liczby pracowników. W zależności od wielkości, rodzaju działalności i działalności firmy, bank wybiera optymalną formę organizacji płatności bieżących wydatków.
Jakie są funkcje karty firmowej?
Przede wszystkim jego zastosowanie pozwala znacznie skrócić czas potrzebny księgowemu na przetworzenie emisji lub zwrotu środków osobom odpowiedzialnym. Ponadto oddelegowany pracownik przedsiębiorstwa oszczędza czas i pieniądze na zadeklarowaniu funduszy podczas kontroli celnej. Karta firmowa umożliwia ustanowienie ścisłej kontroli nad tym, w jaki sposób osoba odpowiedzialna wydaje pieniądze. Z jego pomocą opłacane są listy podróży, wydatki na usługi komunalne i koszty zakwaterowania.
Zasady otwarcia
Przedstawiciel firmy musi skontaktować się z wybraną instytucją bankową i złożyć wniosek o kartę firmową, na podstawie której zostanie podpisana umowa o otwarcie i późniejszą obsługę rachunku. Ponadto firma musi dostarczyć bankowi listę pracowników, na których nazwisko karty zostaną otwarte. Przyszli właściciele muszą napisać wniosek, aby je otrzymać. Wszystkim powyższym powinien towarzyszyć pakiet dokumentów wymaganych do otwarcia rachunku bieżącego.
Rachunkowość kart firmowych
Podstawą kontroli księgowej nad przepływami pieniężnymi jest wyciąg bankowy lub dane z dziennika elektronicznego w systemie „Klient-Bank”.
Zakładając lub zamykając konto, firma jest zobowiązana powiadomić o tym urząd skarbowy w ciągu siedmiu dni. W przeciwnym razie grozi mu grzywna. W polityce rachunkowości firmy należy podać limity karty, wykaz dokumentacji do raportów z wyprzedzeniem, wykaz wydatków i operacji dozwolonych pracownikom, a także harmonogram i procedurę zgłaszania.
Kluczowe korzyści dla firmy
Karta firmowa umożliwia znaczące skrócenie czasu i kosztów operacyjnych związanych z emisją rozliczanych środków pieniężnych. Oszczędza to zarządowi przedsiębiorstwa przed koniecznością otrzymywania i przechowywania w instytucji bankowej kwot przeznaczonych na pokrycie kosztów reprezentacji, podróży i gospodarstwa domowego. Ponadto firma, która wydała kartę firmową, znacznie ułatwia pracę księgową, a liczba dokumentów sprawozdawczych spada.
Firma ma możliwość kontrolowania wydatków pracowniczych nie tylko za pomocą wyciągów bankowych, ale także poprzez ograniczenie dozwolonych operacji. Jeśli pracownik będący w podróży służbowej pilnie potrzebuje dodatkowych środków, firma może w dowolnym momencie uzupełnić konto. Aby zapewnić bezpieczeństwo środków na zgubionej karcie, umowa przewiduje możliwość jej zablokowania przez telefon właściciela. Podczas przekraczania granicy państwowej środki na karcie płatniczej nie muszą być deklarowane. Ponadto podczas zagranicznych podróży służbowych posiadacz karty eliminuje potrzebę zakupu waluty obcej. Wszystkie operacje przeprowadzane za granicą podlegają automatycznej konwersji.
Jak korzystać z karty firmowej?
Korzystanie z takich kart podlega zasadom mającym zastosowanie do wszystkich pracowników określonej organizacji. Przepisy dotyczące użytkowania muszą obejmować następujące elementy:
- procedura postępowania w przypadku zagubienia;
- wymagania dotyczące zabezpieczenia informacji PIN;
- orientacyjny wykaz dokumentów przyjętych jako dowód wydatków;
- okres, w którym pracownik jest zobowiązany do przygotowania i przedłożenia zestawienia wydatków wraz z dołączonymi do niego dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki.
Aby poinformować pracowników, co może służyć jako dowód wydatków, możesz utworzyć specjalny album próbek i dołączyć go do rozporządzenia w sprawie używania kart. Pożądane jest, aby przepisy przewidywały limity dopuszczalnych rozliczeń kartowych, wykaz operacji i wydatków, które może ponieść pracownik. Lista dozwolonych operacji może się różnić w zależności od terytorium, w którym firma jest zarejestrowana. Limity rozliczeniowe mogą się różnić w zależności od pozycji posiadacza karty. Statut musi określać między innymi okres, po upływie którego pracownik musi zwrócić kartę, a także stopień odpowiedzialności i procedurę rekompensaty za nieprzestrzeganie ustalonych zasad.
Ceny usług
Każdy bank samodzielnie ustala opłatę za otwarcie i późniejszą obsługę karty firmowej. W większości przypadków praktycznie nie różni się od standardowych taryf mających zastosowanie do osób fizycznych.
W trakcie rejestracji klient ma prawo wybrać klasę karty. Produkcja natychmiastowych, niespersonalizowanych kart zajmuje zwykle nie więcej niż pół godziny, a wydanie prestiżowych kart imiennych może potrwać kilka dni roboczych.
