Osobisty asystent głowy: obowiązki i wymagania

Głównym zasobem każdej organizacji są jej pracownicy. Przyczyniają się do wzrostu i dobrobytu produkcji. Kompetentni szefowie cenią swoich pracowników. Wśród innych znaczących stanowisk asystent menedżera jest szczególnie godny uwagi. Obowiązki, których wagę trudno przecenić. Jest to prawy i główny doradca, organizator wydarzeń i koordynator spotkania. Bez dobrego asystenta menedżerowi będzie bardzo trudno zarządzać przedsiębiorstwem.

Charakterystyczne cechy i specyfika asystenta

Nie ma takiego stanowiska, które byłoby tak sprzeczne i dwuznaczne pod względem wymagań jako asystent kierownika. Obowiązki pracowników zaangażowanych w tego rodzaju działania obejmują kilka punktów. Ponadto asystenci osobiści są często myleni z sekretarkami lub kierownikami biur. Mimo że są podobne, są różnego rodzaju działaniami.

Obowiązki funkcjonalne asystenta kierownika:

• Zapewnienie dnia roboczego szefa - harmonogramu, spotkań, podpisywania dokumentów i podróży służbowych;
• zapewnienie komfortowego miejsca pracy dla kierownika wyższego szczebla - dbanie o mikroklimat, czystość i komfort w pomieszczeniu;
• praca z dokumentami głowy, w szczególności z przychodzącymi listami i połączeniami;
• zapewnienie komfortu psychologicznego przełożonych;
• wstępne negocjacje;
• tłumaczenie;
• dostarczanie artykułów piśmiennych itp.

Ta lista jest znacznie szersza niż obowiązki sekretarskie i administracyjne. Jednak specyfika, na jaką napotyka pracownik na stanowisku „osobistego asystenta szefa”, obowiązki i niuanse działania będą różne dla różnych pracodawców.

Zdarza się, że jest to głównie praca sekretarska. Lub asystent zajmuje się wyłącznie zapewnianiem wygody i porządku szefowi. Niektórzy asystenci są pełnoprawnymi zastępcami i mają podwładnych swoich pracowników.

Profesjonalne zapytania pracodawcy dotyczące kandydata na stanowisko „asystenta kierownika”, obowiązki i wymagania edukacyjne

Wymagania dotyczące wykształcenia podstawowego i doświadczenia zawodowego będą się różnić w zależności od postrzegania zarządzania. Najczęściej ten wakat jest uważany za karierę początkową. Jednak poważny menedżer będzie szukał siebie jako asystenta osoby z pewnym doświadczeniem zawodowym i życiowym.

Minimalne wymaganie to wykształcenie średnie związane z administracją lub orzecznictwem. Ponadto pracodawcy oczekują od kandydatów następujących kwalifikacji zawodowych:

• umiejętność pracy we wszystkich programach biurowych;
• szybkie drukowanie;
• umiejętność czytania;
• znajomość co najmniej jednego języka obcego, najczęściej angielskiego;
• znajomość podstaw programowania i niestandardowych programów komputerowych;
• umiejętność prowadzenia dokumentacji i korespondencji zgodnie z wymogami regulacyjnymi;
• znajomość podstaw aktualnych przepisów;
• kompetentna, wygłaszana mowa.

Jest to minimalne wymagania dla kandydata na stanowisko „osobistego asystenta głowy”. Obowiązki można również uzupełnić, w zależności od zakresu organizacji. W niektórych przedsiębiorstwach warunkiem przyjęcia na taką pracę jest profil lub wykształcenie powiązane. Ponadto dodatkowa edukacja biznesowa lub kursy ustawiczne są uważane za duży plus.

Asystent osobisty

Oprócz profesjonalistów asystentom kierowniczym przedstawiono szereg osobistych wymagań.Specyfika stanowiska „asystenta kierownika”, obowiązków i cech pracy wymaga magazynu znaków specjalnych.

Przede wszystkim jest to:

• odporność na stres - w końcu asystent często musi najpierw złościć swoich szefów i słuchać niezadowolenia podwładnych;
• wielozadaniowość - umiejętność wykonywania kilku zadań jednocześnie jest najcenniejszą cechą dobrego asystenta;
• pozytywne myślenie - bez tej cechy charakteru asystent menedżera nie poradzi sobie z dodatkowymi obowiązkami, ponieważ jego działania często wykraczają poza zakres standardowej współpracy biznesowej;
• wysoka zdolność uczenia się - chęć uczenia się nowych rzeczy i dobrego rozumienia przepływu pracy powinna być obecna w każdym dobrym asystencie.

Są to tylko podstawowe, podstawowe cechy charakteru niezbędne każdemu asystentowi kierownika do pomyślnej kariery zawodowej. Ale najważniejsze osobiste wymaganie - temperament i zachowanie szefa i asystenta nie powinny dysonować, ale idealnie się uzupełniają.

Ogólne obowiązki

Asystent współpracuje bezpośrednio z kierownictwem organizacji, wykonując zarówno zadania osobiste, jak i obowiązki zawodowe. Zazwyczaj obejmują one:

• prowadzenie pracy biurowej szefa, aw niektórych przypadkach całej organizacji. W poszczególnych przedsiębiorstwach asystenci zarządzają sekretariatem organizacji;
• koordynacja zarządzania. Zaplanuj spotkania biznesowe, przypomnij przełożonym o różnych wydarzeniach i działaniach;
• prowadzenie korespondencji w imieniu organizacji;
• odbiór i redystrybucja przychodzących połączeń telefonicznych;
• dostarczanie szefowi wszystkich niezbędnych informacji na żądanie.

Dodatkowe obowiązki asystenta na czele organizacji

Osobisty asystent szefa z dodatkowymi obowiązkami i funkcjami jest najczęstszym wakatem w tym obszarze działalności. Najczęściej zarząd szuka dość zróżnicowanego pracownika, zdolnego do rozszerzenia zakresu obowiązków.

Najczęstsze dodatkowe obowiązki to:

• tłumaczenie z języka obcego, w tym podczas negocjacji. Nie zawsze kierownictwo może w pełni zaufać pracownikom zewnętrznym, a znajomość przynajmniej angielskiego będzie tu bardzo przydatna;
• organizacja wycieczek głowy i akompaniamentu w podróżach. Takie działanie zakłada, że ​​asystent zajmie się wszystkimi domowymi chwilami: przeprowadzką, zamówieniem taksówki i hotelu, wyżywieniem i papierkową robotą;
• eskortowanie przełożonych na zdarzenia protokołu;
• usługi domowe.

Ta lista jest daleka od ukończenia. Najczęściej trudno jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, na czym polega asystent kierownika? Ta aktywność jest bardzo różnorodna. Każdy szef stawia swoje własne wymagania, najważniejsze jest, aby wszystkie były zgodne z prawem.

Tryb asystenta osobistego

Jedną z głównych cech tego działania jest zależność godzin pracy pracownika od zarządzania. Oczywiście normalnie zaleca się ośmiogodzinny dzień pracy. W rzeczywistości asystenci porównują swój reżim z bossami.

To „rozmycie” czasu pracy i konieczność stałego utrzymywania kontaktu z kierownictwem często przeraża absolwentów tych wakatów. W rzeczywistości musisz pracować nie więcej niż w jakimkolwiek innym miejscu. Po prostu czas odpoczynku i pracy staje się niestabilny.

Opis stanowiska Asystent menedżera

Struktura stanowiska „asystenta kierownika”, obowiązki, wymagania dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego powinny zostać określone w opisie stanowiska. Jest to dokument, który zapewnia przejrzystość wymagań zarządczych i łatwą kontrolę nad wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Opis stanowiska jest normatywny i wiążący.Ten dokument opisuje wszystkie subtelności pracy asystenta kierownika. Jest to praktycznie przewodnik po działaniu. Dokument obejmuje nie tylko obowiązki, ale także prawa, obowiązki i cechy rozwiązywania sporów pracowniczych.

W związku ze specyfiką działalności asystenta kierownika przygotowanie jego opisu stanowiska pracy powinno być traktowane ze szczególną uwagą. Pamiętaj, aby podać cechy pracy, niuanse organizacji czasu pracy i odpoczynku, rekompensatę za przetwarzanie.

Konieczne jest odróżnienie opisu stanowiska asystenta od tego samego dokumentu dla stanowiska „asystenta kierownik projektu. ” Obowiązki tych ostatnich są często tymczasowe, podobnie jak sama praca.

Ponadto w opisie stanowiska pracy należy wyraźnie podać nazwę stanowiska. Najczęściej wskazują „sekretarz”, „sekretarz-referent”, „kierownik kierownictwa”. Ostrożnie upewnij się, że ten wpis jest zgodny z obowiązującymi przepisami i jest aktualny.

Co należy wskazać w asystencie wykonawczym, wznów

Stanowisko osobistego asystenta to doskonały początek kariery absolwenta. W ten sposób możesz zdobyć pierwszą pracę i zdobyć niezrównane doświadczenie zawodowe. Jednak dla osób poszukujących pracy z doświadczeniem ta wakat może wydawać się interesująca. Zwłaszcza jeśli planujesz zmienić zakres działalności.

Znając główne obowiązki asystenta kierownika, nie jest trudno napisać CV. Ten dokument zakłada, że ​​przeczytałeś teoretyczną część pytania i jesteś gotowy, aby rozpocząć pracę. Dokładnie przestudiuj wymagania dla wnioskodawcy i zacznij pisać tekst.

Dane, które należy podać w CV „asystenta” lub „asystenta osobistego”:

1. Pełne imię i nazwisko oraz patronimiczny, w CV dla zagranicznej firmy, tylko dwa pierwsze są dopuszczalne.
2. Stan cywilny. Jest to punkt obowiązkowy - stanowisko asystenta często przyjmuje nieregularne godziny pracy. Trzeba mieć pewność, że taki harmonogram nie wpłynie negatywnie na obowiązki rodzinne.
3. Edukacja Wskazane w kolejności chronologicznej. Jeśli nadal się uczysz, koniecznie sprawdź, ile czasu to zajmie. Często pracodawcy przyjmują jako asystentów końcowych studentów ostatnich kursów, po których następuje awans zawodowy. W tym miejscu należy również wskazać znajomość języka obcego i poziom jego znajomości.
4. Doświadczenie zawodowe. Wskaż od ostatniego. Jeśli jeszcze nie, to wypisz swoje projekty wolontariackie, udział w działaniach społeczności lub organizacji zawodowych, praktyki szkoleniowe i inne odpowiednie działania. Jeśli nie możesz niczego dostarczyć, weź charakterystykę na wydziale kończącym studia i napisz, że jesteś gotów ją dostarczyć.
5. Cechy osobiste. Dokonaj najbardziej wiarygodnej oceny. Opisz postać w kategoriach klasycznej psychologii i pamiętaj o swoich mocnych i słabych stronach.
6. Dodatkowe informacje. Tutaj powinieneś napisać, dlaczego pracodawca powinien wybrać ciebie spośród innych kandydatów. Ponadto pamiętaj o wskazaniu dodatkowych umiejętności, takich jak posiadanie prawa jazdy. Nawet w tym momencie przydatne będzie pisanie o dostępności dodatkowego kształcenia, kursów ustawicznych, edukacji biznesowej.
7. Kontakty Pozostaw jak najwięcej sposobów kontaktu: telefon komórkowy i domowy, adres e-mail, Skype, link do strony w sieci społecznościowej. Podaj tylko aktualne dane.

Prawidłowo skompilowane CV nie pozostanie niezauważone przez pracodawcę.

Obowiązki zastępcy kierownika działu

Zazwyczaj osoby poszukujące pracy szukają pracy jako osobisty asystent menedżera. Ale łatwiej jest rozpocząć promocję w tej niszy zawodowej na stanowisku „asystenta menedżera dział sprzedaży ”. Obowiązki tego pracownika nie są tak obszerne, ale doświadczenie i perspektywy są nieporównywalnie większe.

Główna różnica między asystentami kierowników działów w ich bardziej szczegółowych i wąsko ukierunkowanych działaniach. Wykonują prace związane z określonym obszarem produkcji lub zarządzania. To doświadczenie jest nieocenione dla dalszego rozwoju kariery.

Obowiązki asystenta kierownika działu obejmują takie same obowiązki jak kierownika przedsiębiorstwa. Ale jest szczególna specyfika:

• potrzeba dokładnego poznania istoty procesu produkcji, zarządzania lub handlu jednostką;
• kontakt z asystentami z innych działów i asystentem dyrektora generalnego;
• przechowywać szczegółową dokumentację urządzenia.

Perspektywy kariery osobistego asystenta

Młodzi ludzie postrzegają ten post jako początek kariery. Musisz jednak określić, jakiej promocji chcesz. Poziomy czy pionowy? W tym przedsiębiorstwie, czy jest to tylko linia początkowa w przyszłości? Strategia dalszych działań zależy od odpowiedzi na te pytania.

Kierownictwo docenia dobrych asystentów, co niestety szkodzi ich rozwojowi zawodowemu. Szef nie chce puścić idealnego pracownika, zgadza się na podniesienie pensji i daje dodatkowe korzyści - jest to opcja dla kariery horyzontalnej. Najczęściej spotykany wśród asystentów osobistych.

Najłatwiej jest awansować po szczeblach kariery w danej organizacji ze stanowiska asystenta kierownika działu. Takie stanowiska są często podejmowane z myślą o lepszym poznaniu pracownika i przeszkoleniu. Jeśli chcesz mieć karierę pionową, to na swój sposób.

Stanowisko asystenta kierownika nie jest widoczne dla oka zewnętrznego, ale ma bardzo duże znaczenie dla organizacji. Kompetentny asystent jest w stanie poprawić efektywność szefów i tym samym zapewnić większy zysk przedsiębiorstwu.