Prawdopodobnie wszyscy przynajmniej raz musieli poradzić sobie z potrzebą napisania listu biznesowego. Podczas kompilacji mimowolnie dochodzisz do wniosku, że wcale nie jest to łatwe. Istnieje wiele zasad i zasad pisania listów biznesowych, które musisz znać. Artykuł szczegółowo opisuje proces kompilacji dokumentu, podaje próbki listu biznesowego, omawia ich rodzaje i wygląd.
Puste
Gotowe formularze zapewnią solidność i wskażą wiarygodność firmy. Zawierają niezbędne informacje o organizacji, takie jak:
- Imię
- Adres
- Telefony kontaktowe.
- Witryna
- Logo
- Inne dane kontaktowe.
Nie ma ścisłych zasad dotyczących formularzy. Dlatego każda organizacja samodzielnie decyduje, jakie informacje w nich umieścić.
Jak pisać listy biznesowe? Przygotowanie
Pisma biznesowe są pisane i wykonywane w określony sposób, zgodnie z ich nieodłącznymi zasadami i wymogami. W zależności od celu autor szczegółowo analizuje treść, aby uzyskać wynik, który oblicza. Musi jasno zrozumieć, jakie informacje adresat już zna na temat listu, z czego należy postępować i co będzie w nim nowego. Argumenty zależą od celu autora. Proces przygotowania listu biznesowego można podzielić na następujące etapy:
- Studium problemu.
- Pisanie projektu listu.
- Jego zgoda.
- Podpis
- Rejestracja
- Wysyłanie do odbiorcy.
Struktura listów biznesowych
Podczas pisania listu konieczne jest nasycenie go informacją, czyli umieszczenie tam wszystkich niezbędnych informacji. Może być prosty lub złożony. W prostym liście treść zawiera w sposób jasny i zwięzły informacje, które zasadniczo nie wymagają odpowiedzi ze strony adresata. Kompleks może składać się z kilku sekcji, akapitów i akapitów. Każdy akapit określa jeden aspekt informacji. Próbki tego rodzaju listu biznesowego zwykle składają się z części wprowadzającej, głównej i końcowej.
Wpis zawiera podstawę w odniesieniu do odpowiednich dokumentów, wraz z faktami i celami pisma. Wskazuje nazwisko, autora, datę, numer i tytuł.
Poniżej znajduje się przykład pisania listu biznesowego - część wprowadzająca.
Główna część opisuje sytuacje, zdarzenia, zapewnia ich analizę i dowody. To w tej części są przekonani, że konieczne jest działanie w taki czy inny sposób, dowodzą, jak było i informują o potrzebie uczestnictwa w każdym wydarzeniu, podając różne argumenty.
Wniosek zawiera wnioski sformułowane w formie wniosków, wniosków, przypomnień, odmów itd.
Przykład pisania listu biznesowego - jego ostatnia część - przedstawiono poniżej. Podsumowuje wymaganie przedstawione w części głównej.
Wszystkie dostarczone informacje powinny być optymalnie spójne i zrozumiałe.
Każda litera zaczyna się od wyśrodkowanej wiadomości. Ta niewielka część jest niezwykle ważna. Wybierając go, autor musi wziąć pod uwagę:
- Miejsce docelowe
- Charakter związku.
- Formalność
- Etykieta
List powinien zawierać grzeczną formę. Na przykład: „... Wyrażam nadzieję na dalsze działania współpraca (dzięki za zaproszenie) ... ”. Po tych frazach powinien być podpis autora.
Styl
Wszystkie litery muszą mieć formalny styl biznesowy, co oznacza używanie narzędzi mowy do formalnych relacji biznesowych. Funkcje takiego języka powstają w następujących okolicznościach:
- Głównymi uczestnikami relacji biznesowych są osoby prawne, w imieniu liderów i urzędników, o których piszą listy.
- Relacje w organizacjach mają ściśle regulowany charakter.
- Przedmiotem komunikacji są działania firmy.
- Dokumenty o charakterze zarządczym mają zazwyczaj określonego adresata.
- Często w trakcie działań organizacji pojawiają się te same sytuacje.
W związku z tym informacje zawarte w piśmie służbowym powinny być:
- Oficjalny, bezosobowy, podkreślający odległość między uczestnikami w komunikacji.
- Adres przeznaczony dla konkretnego adresata.
- Rzeczywisty w momencie pisania listu.
- Autentyczny i bezstronny.
- Argumenty za nakłonieniem odbiorcy do podjęcia dowolnej akcji.
- Kompletny do podejmowania decyzji.
Wymagania
List biznesowy musi spełniać następujące wymagania:
- Mowa jest ustandaryzowana na wszystkich poziomach - leksykalnym, morfologicznym i składniowym. Zawiera wiele rewolucji, warunków i wzorów.
- Ton pisania jest neutralny, powściągliwy i surowy, bez użycia emocjonalnych i ekspresyjnych wyrażeń językowych.
- Dokładność i przejrzystość tekstu, bez błędów logicznych, jasności i przemyślanego brzmienia.
- Zwięzłość i zwięzłość - bez użycia wyrażeń, które mają dodatkowe znaczenie.
- Wykorzystanie formuł językowych powstałych w wyniku powtarzających się sytuacji.
- Używanie terminów, czyli słów lub wyrażeń, które mają specjalne pojęcia.
- Zastosowanie skrótów, które mogą być leksykalne (to znaczy złożone skrócone słowa utworzone przez usunięcie liter z części słów: LLC, GOST i tak dalej) i graficzne (to znaczy oznaczenie słów w formie skróconej: gr-n, pociąg i inne).
- Zastosowanie wzorów w dopełniaczach i przypadkach instrumentalnych.
- Zwroty z rzeczownikami werbalnymi („zapewniaj wsparcie” zamiast „wspieraj”).
- Używaj prostych, wspólnych zdań.
Powyższe próbki listów biznesowych pokazano poniżej w pełnej wersji (z główną częścią). Informacje spełniają wszystkie wymogi oficjalnego stylu biznesowego.
Rodzaje listów biznesowych
Najlepiej jest napisać list biznesowy na dowolny konkretny problem. Jeśli konieczne jest rozwiązanie kilku problemów jednocześnie, zaleca się sporządzenie kilku różnych opcji.
Listy biznesowe mogą znajdować się w ich treści:
- Towarzyszący. Takie listy są zwykle potrzebne, aby poinformować, gdzie wysłać dokumenty.
(Jak napisać list biznesowy? Przykładowy list motywacyjny pomoże tym, którzy muszą skomponować tego typu dokument.)
- Gwarancja Są napisane w celu potwierdzenia wszelkich obietnic lub warunków. Można zagwarantować na przykład opłatę za pracę, czynsz, czas dostawy i inne.
- Dziękuję Ostatnio zaczęto ich używać szczególnie często. Takie listy pokazują dobry ton partnerstwa. Można je wydawać na zwykłym formularzu lub na kolorowym papierze z pięknym nadrukiem.
(Jak napisać list biznesowy? Próbka podziękowania jest sporządzona w bezpłatnej formie w zależności od zadań, które rozwiązuje. W tym przypadku list wyraża swoją istotę w najkrótszej formie. Taka próbka, wykonana na kolorowym papierze z ornamentem, może wisieć na ścianie w pokoju firmy w miejscu honoru).
- Informacyjny.
- Pouczające.
- Gratulacje
- Promocyjne.
Istnieją również litery:
- Propozycje współpracy. Ostatnio rozpowszechnione, wysyłane do organizacji, często mają charakter reklamowy, na przykład jako ten model. Pisanie listów komercyjnych jest dość trudne, musisz wziąć pod uwagę wiele niuansów, aby być zauważonym, a tym bardziej zainteresowanym. Ale jeśli zostanie skompilowany zgodnie z poniższą próbką, ma wszelkie szanse na sukces.
- Zaproszenia Są wysyłani, oferując udział w różnych wydarzeniach. Zazwyczaj są one adresowane do lidera lub oficera, ale mogą być adresowane do całego zespołu.
- Żądania
- Powiadomienia
- Żądania i wiele innych.
Jak napisać odpowiedź na list. Przykład
Odpowiedź należy rozpocząć od powtórzenia żądania z pierwszego listu. Następnie podaje się wyniki jego rozpatrzenia i wyraża zgodę lub motyw odmowy. List z odpowiedzią biznesową może zawierać alternatywne rozwiązanie dla oczekiwanych informacji. Zwykle spełnia następujące zasady:
- Obecność linku do pierwszej litery i jej zawartości.
- Ten sam język oznacza.
- Porównywalne objętości i aspekty treści.
- Zgodność z pewną sekwencją.
Wyprzedaż
Oprócz korzystania z firmowych listów firmowych musisz wziąć pod uwagę inne subtelności w ich projekcie. Są to szczegóły, zasady dotyczące skrótów, pisownia adresu, tytułu, długości tekstu, szerokości pól i więcej.
Próbki listu biznesowego pomagają go skomponować, biorąc pod uwagę wszystkie subtelności i niuanse. Są używane zarówno przez początkujących urzędników, jak i doświadczonych pracowników. Dzięki wzorom uczą się poprawnie pisać litery i oszczędzają dużo czasu.
