Posiadanie planu działania w każdej sytuacji pomaga osiągnąć cel przy pomocy bardziej ekonomicznych środków. Podstawowe zasady planowania strategicznego w zarządzaniu są podstawą organizacji działań w przedsiębiorstwie. Plan pozwala koordynować działania wszystkich uczestników procesu i poprawnie alokować dostępne zasoby. Dlatego w zarządzaniu tak dużą wagę przywiązuje się do procesów planowania.
Pojęcie planowania
Od momentu, gdy dana osoba zaczęła myśleć o swoich perspektywach, pojawia się najprostsze planowanie. Stopniowo ludzkość zdobywa doświadczenie, ulepszając metody budowania programów działania, które prowadzą do rezultatów. Jest więc planowanie, którego istota, podstawowe zasady i metody, które są dziś badane przez całe kierownictwo naukowe. Jest rozumiany jako system i sekwencja działań, które należy wykonać, aby osiągnąć jakikolwiek cel. Jest to rodzaj pomostu między obecnym stanem rzeczy a stanem pożądanym.
Strategia i planowanie
Zwyczajowo rozróżnia się planowanie strategiczne od bieżącego. Cele i podstawowe zasady planowania organizacji pracy przedsiębiorstwa związane z rozwiązaniem zadań długoterminowych są koniecznie skorelowane ze strategią firmy. Potrzebę strategii tłumaczy się potrzebą ułatwienia procesu podejmowania decyzji zarządczych. Kierownik musi zrozumieć, dokąd zmierza firma, i w tym kierunku może podejmować decyzje. Opracowywanie strategii jest najwyższą formą planowania, a już w jej ramach wdrażane są prostsze formy. Bieżące planowanie jest niemożliwe lub nieefektywne bez strategii. Tak jak decyzje taktyczne zapewniają realizację celów długoterminowych, ponieważ nie można osiągnąć ich „jednym krokiem”.
Cele i zadania
Cele i główne zadania, zasady planowania są oczywiście związane ze specyfiką firmy, jednak istnieją uniwersalne cele charakterystyczne dla każdego przedsiębiorstwa. Należą do nich:
- potrzeba optymalizacji wydatków na zasoby (pieniężne, ludzkie, tymczasowe, produkcyjne);
- dostosowanie firmy i kierownictwa do zmieniających się warunków zewnętrznych i ograniczenie ryzyka związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej;
- koordynacja wszystkich wysiłków i procesów w firmie oraz uwolnienie zasobów;
- doskonalenie organizacyjne, poprawa struktury firmy i procesów produkcyjnych w celu zwiększenia wydajności i wydajności przedsiębiorstwa.
Podstawowe zasady
Dowolny rodzaj planowania Ma unikalne właściwości ze względu na specyfikę przedsiębiorstwa. Istnieją jednak uniwersalne postulaty charakterystyczne dla każdego rodzaju takiej działalności. Francuski teoretyk zarządzania A. Fayol mówił o pięciu zasadach dobrego programu działania, o podstawowych zasadach planowania. W zarządzaniu dzisiaj można znaleźć szeroką i wąską listę kluczowych przepisów. Według wąskiej listy podstawowymi zasadami planowania są: jedność, dokładność, ciągłość, elastyczność, uczestnictwo. W szerszej interpretacji dodano do nich następujące postulaty: treść informacyjną, wykonalność ekonomiczną, a także złożoność, terminowość, ukierunkowanie, integracja. Opcjonalne zasady obejmują optymalność, stabilność, spójność, konkretność i mierzalność itp. Lista może być kontynuowana, ponieważ planowanie jest niezwykle złożonym i różnorodnym procesem. Dlatego tradycyjnie w zarządzaniu mówią o 5-7 uniwersalnych zasadach.
Jedność
Wszystkie podstawowe zasady planowania są zgodne z pierwszą wiodącą regułą jedności, czyli holizmu. Stwierdza: wszystkie elementy planowania muszą współistnieć w systemie i interakcji. Jedność wyraża się w systematycznym podejściu do wyznaczanie celów oraz wybór środków do ich osiągnięcia. Związek między podmiotami planowania i elementami strukturalnymi przedsiębiorstwa powinien być zapewniony na poziomie poziomym i pionowym. Niemożliwe jest zaplanowanie działań jednej jednostki w oderwaniu od innych działów i służb. Wszelkie zmiany w planach jednego elementu strukturalnego organizacji powinny zostać odzwierciedlone i uwzględnione w planach wszystkich innych działów. Tylko jedno kompleksowe planowanie działań organizacji pozwala nam realizować ogólne cele firmy i osiągać prywatne cele działów i pracowników.
Elastyczność
Należy rozumieć, że plan nie jest dogmatem ani zdaniem; wpływa na niego wiele czynników środowiska zewnętrznego i wewnętrznego. Dlatego koncepcja podstawowych zasad planowania powinna zawsze spełniać zasadę elastyczności. Nawet najlepsze i najbardziej rozsądne planowanie nie jest w stanie przewidzieć wszystkiego, dlatego plan powinien początkowo mieć pewną elastyczność, aby można go było aktualizować w odpowiednim czasie, jeśli wystąpią zmiany okoliczności i warunków firmy. Nie powinno to jednak zmniejszać innych cech planu: jego konkretności, osiągalności, pewności czasowej itp. Najczęściej elastyczność wyraża się w fakcie, że w planie są określone rozsądne możliwe dodatkowe inwestycje i zmienność działań w określonych sytuacjach. Na przykład w przypadku siły wyższej lub przypadków kryzysowych.
Udział
Wymieniając podstawowe zasady planowania, należy szczególnie zastanowić się nad uczestnictwem: maksymalna możliwa liczba pracowników firmy powinna uczestniczyć w procesie planowania, najlepiej wszyscy pracownicy. Udział w planowaniu pozwala osobie emocjonalnie osiągnąć cele, a zaangażowanie to motywuje ją do wydajniejszej pracy. Styl planowania partycypacyjnego ujawnia kreatywny potencjał pracowników, zapewnia integrację wysiłków w tworzeniu planu, co podnosi jego jakość i skuteczność. Udział w planowaniu przynosi również korzyści firmie, ponieważ rozwija pracownika, motywując go do refleksji nad losem przedsiębiorstwa. Wspólna praca nad planem organizacji tworzy w firmie szczególnego ducha korporacji, wzmacnia aktywność i innowacyjność zespołu.
Ciągłość
Pomimo faktu, że plan powinien zawsze mieć limit czasu na wdrożenie, wymieniając podstawowe zasady planowania pracy organizacji, A. Fayol mówi o ciągłości tego procesu. Planowaniu w zarządzaniu nie ma końca, ponieważ nawet rozpoczynając wdrażanie programu działania, konieczne jest monitorowanie sytuacji i kontrola zgodności planu z aktualnymi okolicznościami. W razie potrzeby zawsze można wprowadzić zmiany w planie. Po osiągnięciu celów należy ocenić skuteczność planu, biorąc pod uwagę osiągnięcia i błędy, rozpocząć nowy cykl planowania. Praktyka pokazuje, że menedżer najpierw opracowuje strategię, następnie planuje bieżące działania o różnej pilności, a następnie przeprowadza cotygodniowe i codzienne planowanie. Zatem wszystkie jego działania są związane z procesami planowania.
Dokładność
Podobnie jak inne podstawowe zasady planowania, dokładność zależy od zewnętrznego i wewnętrznego wpływu na organizację. Jednak przy planowaniu należy dążyć do jak największej konkretyzacji i szczegółów. Im dokładniejszy plan, tym łatwiej go wdrożyć. Zazwyczaj plany strategiczne mają mniejszą szczegółowość niż obecne i taktyczne.Im krótszy okres czasu i bliżej obecnego momentu, dla którego opracowywany jest program działania, tym dokładniej można zaplanować kroki do osiągnięcia celu. Dokładność powinna być wyrażona w mierzalności celów, w ustalonych ramach czasowych, w pewności wydatkowanych zasobów.
Treść informacyjna
Wszystkie podstawowe zasady planowania oparte są na szerokim wsparciu informacyjnym. Aby opracować skuteczne plany, menedżerowie muszą posiadać wiele danych: gospodarczych, przemysłowych, społecznych. Analiza warunków makro- i mikroekonomicznych, wyjaśnienie pozycji firmy na rynku, ocena konkurencyjności i stabilności przedsiębiorstwa - wszystko to jest możliwe tylko przy wysokiej jakości wsparciu informacyjnym w zakresie planowania. Dlatego organizacja powinna zbudować niezawodny i skuteczny system informacyjny, który będzie towarzyszył pracy kierownika.
Wykonalność ekonomiczna
Podstawowe zasady i metody planowania zawsze mają na celu ostateczny sukces gospodarczy firmy. Dlatego kierownik musi zrozumieć, że wszystkie jego cele i plany powinny być ekonomicznie uzasadnione dla organizacji i ekonomicznie uzasadnione. Każda planowana decyzja powinna być podejmowana na podstawie kryteriów ekonomicznych. Plan powinien dążyć do maksymalizacji rentowności firmy, chyba że jest to organizacja społeczna non-profit. Dlatego ostateczne decyzje dotyczące planowania powinny być podejmowane na podstawie szczegółowej analizy systemu, prognoz ekonomicznych i uzasadnienia.
Etapy planowania
Każde planowanie obejmuje w przybliżeniu te same sekwencyjne działania. Kroki planowania obejmują:
- ocena obecnej sytuacji zewnętrznej i wewnętrznej w firmie;
- ustalanie celów planu;
- generowanie pomysłów na temat możliwości osiągania celów, ocena i ranking tych pomysłów;
- określenie zestawu niezbędnych i możliwych działań;
- opracowanie terminów i sekwencji działań;
- określenie dostępnych i niezbędnych zasobów;
- tworzenie planu;
- przygotowanie opcji planu na wypadek siły wyższej, opracowanie harmonogramu prac i przejrzystego programu działania;
- realizacja planu, kontrola przebiegu działań, korekta planu;
- osiągnięcie wyniku, ocena produktywności planu.
