Proces roboczy polega na ustaleniu zadań przez szefa i ich realizacji przez pracownika firmy. Od czasu do czasu każdy pracownik sporządza raport z postępów. Częstotliwość zależy od wewnętrznych zasad przedsiębiorstwa, a także formy. Nie lekceważ znaczenia tego dokumentu dla zarządzania.
W tym artykule przyjrzymy się, jak prawidłowo sporządzić raport z wykonanej pracy, próbkę wypełnienia dokumentu i kilka wskazówek na temat jego przygotowania.
Dlaczego musisz być w stanie prawidłowo raportować o pracy
Przepływ pracy można przedstawić w postaci złożonego mechanizmu, w którym każdy pracownik firmy jest sprzętem. W tym przykładzie szef organizacji jest inżynierem, który musi zadbać o to, aby wszystkie mechanizmy działały płynnie i jak najszybciej.
W prawdziwym życiu szefom trudno jest ocenić, jak dobrze pracownicy wykonują swoją pracę, jeśli nie widzą wyników swojej pracy. Dlatego w prawie wszystkich przedsiębiorstwach kierownictwo zobowiązuje każdego pracownika do regularnego sporządzania raportu z wykonanej pracy. Często ten dokument jest tworzony z częstotliwością 1 tygodnia. W ten sposób szefowie mogą zobaczyć, co robili pracownicy, a także jak byli przydatni dla firmy.
Zły przykład
Dokument jest w bezpłatnej formie. Być może dlatego istnieje duża liczba raportów, które nie mówią o niczym kierownictwu ani nie sprawiają, że myślisz, że pracownik nie radzi sobie z przypisanymi mu funkcjami. Co więcej, konkretny pracownik może być naprawdę pracowity i przepełnić swój plan. Winą za to jest niepoprawnie przygotowany raport z wykonanej pracy. Próbkę takiego dokumentu podano poniżej.
„Do: szef działu planowania Iwanow P. M.
Od: ekonomista 1. kategorii działu planowania Petrov Yu. R.
Rodzaj dokumentu: sprawozdanie z postępu prac za okres od 02.15.16 do 02.19.16
Wykonano następujące czynności:
- zaimplementowano godziny pracy warsztat produkcyjny;
- wyniki pomiaru czasu są uwzględnione w programie prac;
- obliczone nowe standardy czasowe;
- Odpowiedzi na wnioski inspektoratów pracy, a także kilku klientów, zostały opracowane
- uczestniczył w konferencji dotyczącej poprawy wydajności pracy w przedsiębiorstwie.
Data sporządzenia: 02.19.16
Podpisano: Pietrow Yu. R. ”
Jeśli pracownik sporządzi raport z pracy wykonanej w ten sposób, kierownictwo uzna, że nie jest wystarczająco obciążony.
Jakie są błędy?
Powyższy przykład wyraźnie pokazuje standardowe błędy w przygotowaniu takich dokumentów.
Najważniejsze z nich to:
- brak listy zadań, które zostały wykonane;
- brak planów na następny okres sprawozdawczy;
- brak specyficzności;
- nie ma analizy;
- brak inicjatywy pracownika podkreśla brak ofert w jego dziedzinie pracy.
Powyższe wymagania należy stosować zarówno przy przygotowywaniu formularzy tygodniowych, jak i po wygenerowaniu raportu z pracy wykonanej za dany rok.
Odpowiednia opcja
Prawdopodobnie po raz pierwszy zestawienie raportu jakości nie zadziała. Aby ci to ułatwić, podajemy przykład, jak napisać liderowi raport z wykonanej pracy, wskazany w pierwszym przykładzie:
„Do: szef działu planowania Iwanow P. M.
Od: ekonomista 1. kategorii działu planowania Petrov Yu. R.
Raport na temat wyników pracy dla (02.15.16-19.02.16 gg.)
Na tydzień sprawozdawczy zostały dla mnie ustawione następujące zadania:
- Przeprowadzenie harmonogramu pracy warsztatu produkcyjnego, dla którego obecne standardy czasowe są nieobecne lub nieaktualne.
- W oparciu o pomiary przygotować do zatwierdzenia nowe standardy pracy odpowiedniej jednostki konstrukcyjnej.
- Weź udział w konferencji na temat poprawy wydajności pracy w przedsiębiorstwie, zaplanowanej na 18.02.2016, przygotuj pytania i sugestie.
Wszystkie zadania zostały zakończone, a mianowicie:
- Wydano 5 razy i opracowano taką samą liczbę nowych standardów dla pracy warsztatu produkcyjnego;
- wziął udział w konferencji, notatka z załączonymi sugestiami.
Przeprowadzono również prace z przychodzącą dokumentacją, a mianowicie:
- Skompilowano 2 odpowiedzi na wnioski IOT.
- Odpowiedzi na litery gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
W okresie od 02.22.16 do 02.26.16 planowana jest podróż służbowa w celu weryfikacji pracy jednostki strukturalnej oddziału w Pechersk.
Data sporządzenia: 02.19.16
Podpis: Petrov Yu.R. ”
Zgadzam się, że ta wersja raportu brzmi lepiej, a kierownictwo może zobaczyć, jak dobrze pracuje jeden z pracowników.
Jak pisać raporty dla dłuższych okresów?
Oczywiście okres jednego tygodnia na piękne malowanie na papierze nie jest trudny. Trudniej jest sporządzić sprawozdanie z pracy wykonanej przez pół roku, a nawet rok. Jest to jednak łatwiejsze niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Na przykład, jeśli masz cotygodniowe raporty za wymagany okres, możesz bezpiecznie z nich korzystać.
Maksymalna pojemność - 1 arkusz A4
Jednocześnie powinieneś spróbować nieznacznie powiększyć informacje, aby wynik mieścił się na 1-2 stronach. W przypadku, gdy tygodniowe wyniki w organizacji nie są przeprowadzane, ale musiałeś wygenerować raport z pracy wykonanej za rok, nie panikuj i walcz z histerią.
Wszystkie informacje są wokół ciebie: spójrz na historię wiadomości w dziennikach dokumentów lub w wiadomości e-mail, otwórz folder z raportami, sprawdź arkusze podróży. Wszystko to pomoże przypomnieć wyczyny, które osiągnąłeś w ciągu roku roboczego.
Podsumowując
Powyżej podaliśmy kilka przykładów pisania raportu z postępu. Najważniejsze jest określenie wykonanych operacji, wskazując cechy ilościowe (tyle razy lub tak i taka liczba kawałków itp.). W ten sposób poinformujesz przewodnik o tym, ile dokładnie udało ci się wykonać.
Nie zapomnij wskazać na początku raportu listy konkretnych zadań, które otrzymałeś do wykonania. Ważną częścią jest wypełnienie raportu. Napisz, co chcesz zrealizować w pracy w najbliższej przyszłości. W ten sposób pokażesz, że wyglądasz szerzej niż tylko obszar swoich bezpośrednich obowiązków i funkcji, które należy wykonać zgodnie z opisem stanowiska.
Możesz również rozważyć powyższy przykład.
Aby ułatwić tworzenie takich raportów, możesz rejestrować pracę wykonywaną codziennie w notatniku lub dokumencie elektronicznym. Spędzisz tylko 3-5 minut dziennie na tym drobiazgu. To nie tyle. Jednak dzięki takim dokumentom możesz bez problemu utworzyć raport z pracy na dowolny okres w przyszłości.
