Nowoczesne zarządzanie opiera się na dość szerokim zakresie nauk i podejść do zarządzania. Od ponad stu lat przedsiębiorcy tworzą wiele teorii, które są ciągle testowane w praktyce. Bogactwo alternatyw często dezorientuje menedżerów: nie wiedzą, jakie podejście do zarządzania zastosować w różnych sytuacjach.
Podstawowe systemy sterowania
Współcześni teoretycy i praktycy wyróżniają trzy główne systemy zarządzania: podejście procesowe, systematyczne i sytuacyjne. Wszystkie pozostałe po dokładniejszym zbadaniu okazują się pochodnymi jednej z tych metod.
Jaka jest różnica? Podejścia do procesu zarządzania oparte są na innym podejściu do samej organizacji, do czasu i momentu zastosowania akcji kontrolnej oraz presji ze strony środowiska. Tak więc system procesów uważa zarządzanie za niekończący się łańcuch powiązanych ze sobą funkcji zarządzania. Wersja systemu koncentruje się na tym, że organizacja składa się z wielu jednostek, które w taki czy inny sposób współdziałają ze sobą. A sytuacyjne podejście do zarządzania koncentruje się na chwilowym podejmowaniu decyzji w oparciu o wydarzenia na rynku.
Zarządzanie jest procesem
Przedstawiciele administracyjnej szkoły teorii zarządzania zaproponowali podejście procesowe do zarządzania. Uważa funkcje menedżera za pojedynczy połączony system. Osiąganie celów firmy, zgodnie z tym nauczaniem, jest konsekwentnym rozwiązaniem drobnych problemów. Samo w sobie, każda taka decyzja nie odgrywa żadnej roli w działalności firmy, ale będąc ogniwem łańcucha, jest integralnym elementem osiągnięcia sukcesu.
Podejście procesowe do zarządzania zapewnia wdrożenie czterech kluczowych funkcji: planowania, organizacji, motywacji i kontroli. Każdy z nich również reprezentuje system. Dlatego sukces organizacji jest uważany za sumę wszystkich decyzji kierowniczych podejmowanych na wszystkich poziomach hierarchicznej drabiny przedsiębiorstwa.
Ponadto, aby połączyć działania wszystkich elementów firmy, konieczne są tak zwane procesy łączenia. Lub komunikacja.
Funkcje zarządzania
Pierwszą funkcją jest planowanie. Na tym etapie kierownictwo jest zaangażowane w ustalanie celów i wyznacza kierunki jednostek biznesowych firmy. Można powiedzieć, że planowanie pozwala opracować jeden system działań elementów organizacji w celu osiągnięcia celów.
Planowanie jest ciągłą działalnością lidera. Faktem jest, że zarówno środowisko zewnętrzne, jak i zmienne wewnętrzne stale dostosowują wybraną strategię. Dlatego kierownik powinien stale monitorować zgodność bieżących działań z ustalonymi celami.
Funkcja organizacji obejmuje rozwój struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, opracowanie algorytmu do interakcji i przekazywania informacji między różnymi działami. Kolejnym celem organizacji jest stworzenie hierarchii podporządkowania. Szef nie tylko wybiera pracowników do wykonania określonej pracy, ale także przekazuje mu część odpowiedzialności i uprawnień.
Ale sukces delegacji władzy nie wystarczy. Konieczne jest znalezienie podejścia do każdego pracownika w celu zwiększenia wydajności pracy.Jeśli wcześniej uważano, że wystarczy, aby wszyscy pracownicy obiecali nagrodę materialną, teraz badacze twierdzą, że istnieje wiele różnych czynników motywujących. I… zadanie menedżera - wybierz odpowiedni dla każdego pracownika.
Współczesna teoria zarządzania opracowała kilka podejść do zarządzania personelem. Jedna z nich oferuje menedżerowi określenie prawdziwych potrzeb pracowników w celu znalezienia odpowiedniej zachęty.
Każda sytuacja siły wyższej może wpłynąć na następujący kurs. Dlatego funkcja sterowania jest uważana za ciągłą. Im szybciej zostanie wykryte odchylenie, tym szybciej i przy mniejszych stratach będzie można przywrócić firmę. Najczęstsze są trzy rodzaj kontroli. Pierwszym z nich jest opracowanie standardów. Wszystkie plany firmy są starannie opracowywane i ustalane są dokładne terminy realizacji zadań. Drugi to pomiar. Zakłada się, że wynik działania uzyskany przez określony czas jest porównywany z oczekiwanym (planowanym) wynikiem. I wreszcie trzeci etap kontroli to dostosowanie. Praca przedsiębiorstwa jest zmieniana zgodnie z nowymi danymi środowiskowymi lub wewnętrznymi naruszeniami.
Sytuacja rynkowa dyktuje warunki
Podejście sytuacyjne do zarządzania sugeruje, że podejmowanie decyzji powinno opierać się na analizie obecnego stanu rzeczy na rynku. Jedynie studiując określony zestaw warunków dla danej chwili, można podjąć jedyną właściwą decyzję. Teoretycy tej szkoły nie uważają wszystkich innych technik zarządzania za niepoprawne lub błędne. Przeciwnie, próbują zintegrować częściowe podejście innych nauk. Najbardziej obiecujące w tym względzie jest uważane za systematyczne podejście do zarządzania.
Zarządzanie przedsiębiorstwem w oparciu o analizę sytuacji rynkowej zakłada, że kierownik myślenia sytuacyjnego może skoncentrować się na konkretnych zadaniach i poszukiwać rozwiązań. W takim przypadku kierownik nie może zaszkodzić realizacji strategicznych celów firmy. Łączy to sytuacyjne i systemowe podejście do zarządzania przedsiębiorstwem.
Zaskakujące jest również to, że teoretycy zarządzania już w latach dwudziestych XX wieku stwierdzili, że sytuacja rządzi wszystkim. Mary Parker Follet, znana zwolenniczka i twórczyni teorii organizacji, twierdziła, że „różne sytuacje wymagają innej wiedzy”.
Metodologia zarządzania sytuacją
Specjaliści w dziedzinie zarządzania sytuacyjnego uwzględniają zgromadzone doświadczenie i skuteczność podejmowania decyzji przez innych menedżerów w podobnych warunkach. Sama metodologia to czteroetapowy proces.
Po pierwsze, menedżer musi znać skuteczne narzędzia zarządzania. Musi zrozumieć teorię zachowań podwładnych i konsumentów, znać podstawy analizy systemu, aby móc zidentyfikować najważniejsze czynniki (zarówno w firmie, jak i poza nią), aby monitorować postęp zadań.
Po drugie, menedżer musi być w stanie przewidzieć rozwój sytuacji w zależności od podjętej decyzji i rozważyć kilka alternatywnych rozwiązań jednocześnie. Ponieważ wszystkie nowoczesne podejścia do zarządzania mają pozytywne i negatywne strony, ta umiejętność jest najcenniejsza dla lidera.
Po trzecie, konieczna jest poprawna identyfikacja związków przyczynowych między zdarzeniami. Tylko odpowiednia ocena sytuacji podejmie właściwą decyzję kierowniczą. Niestety, ta umiejętność ma tylko doświadczenie.
I wreszcie, po czwarte, to podejście do zarządzania wymaga umiejętności łączenia różnych metod wpływania na działalność przedsiębiorstwa. Konieczne jest zbudowanie programu działania, który dałby minimalny negatywny efekt (tj.nie spowodowałoby to negatywnych zmian w innych czynnikach) w istniejących okolicznościach.
Zmienne
Takie podejście do zarządzania jest skuteczne tylko wtedy, gdy menedżer jest w stanie poprawnie i skutecznie określić i ocenić zmienne bieżącej sytuacji oraz stopień ich wpływu na przedsiębiorstwo. Jeśli sytuację można przeanalizować, wówczas jest bardzo mało miejsca na wszelkiego rodzaju przypuszczenia i stosowanie metody „prób i błędów”.
Dlatego teoretycy tej techniki wyróżniają doświadczenie i doświadczenie lidera jako najważniejsze elementy sukcesu firmy. Dopiero w ostatnich latach badania pozwoliły nam wskazać niektóre zmienne sytuacyjne, które znacząco wpływają na podejmowanie decyzji zarządczych.
Niemniej jednak niemożliwe jest określenie wszystkich zmiennych (a zwłaszcza stopnia ich wpływu na sytuację). Wszystko, od temperamentu i nastroju każdego pracownika firmy, a skończywszy na zmianach geopolitycznych na świecie, może w pewnym stopniu wpływać na poprawność decyzji. Doświadczeni specjaliści biorą pod uwagę dwie kategorie czynników:
1) mający bezpośredni wpływ na spółkę;
2) potencjał.
Zarządzanie systemem
Wszystkie podejścia do zarządzania organizacyjnego koncentrują się na jednym aspekcie działalności. I to jest ich wina. W końcu skuteczność zarządzania zależy od wielu czynników. Rozwój wszystkich szkół zarządzania umożliwił menedżerom sprawdzenie integralności systemu organizacyjnego, znaczenia wzajemnych powiązań między poszczególnymi działami oraz jedności przedsiębiorstwa i świata zewnętrznego.
Dlatego teoretycy zarządzania systemem starają się zintegrować elementy różnych podejść do zarządzania. Po raz pierwszy zaczęli mówić o potrzebie traktowania zarządzania jako jednego ciągłego procesu w połowie XX wieku. Od tego czasu systematyczne podejście do zarządzania z każdym rokiem zyskuje na popularności.
Koncepcja
Pomysł rozważenia organizacji jako systemu przyszedł do zarządzania z nauk ścisłych. Aby zrozumieć podstawowe idee tej szkoły, konieczne jest określenie, czym jest system w ogóle.
System to całość składająca się z nierównych, lecz połączonych ze sobą elementów; każdy taki element przyczynia się do opisu i właściwości całości. Organizacje to także systemy składające się z ludzi (personelu), technologii, sprzętu, finansów itp. Ze względu na interakcję ludzi i maszyn, firmy klasyfikowane są jako systemy społeczno-techniczne. W takim przypadku każda organizacja powinna opracować podejście do zarządzania personelem, ponieważ zgodność psychologiczna pracowników jest równie ważna, jak dostępność drogiego sprzętu lub nowoczesnej technologii.
Rodzaje systemów
Teoria rozróżnia dwa różne typy systemów - otwarty i zamknięty. Zamknięty jest ściśle ograniczony i praktycznie niezależny od świata zewnętrznego. Uderzającym przykładem takiego systemu jest mechanizm zegarowy. Wśród przedsiębiorstw praktycznie nie ma całkowicie zamkniętych systemów.
Częściej spotykamy otwarte systemy. Charakteryzują się tym, że aktywnie współdziałają ze światem. Takie systemy potrzebują energii, informacji, materiałów i zasobów (zarówno fizycznych, finansowych, jak i ludzkich). Wszystko to znajduje się w środowisku zewnętrznym. Ponadto otwarte systemy mogą dostosować się do stale zmieniających się warunków. Jest to warunek wstępny długiego życia otwartego systemu.
Podsystem
Pamiętamy już, że system składa się z elementów. Najczęściej każdy taki element sam jest systemem. Aby uprościć zrozumienie, nazywane są podsystemami. Podział organizacji na takie sekcje jest bardzo ważny, szczególnie gdy konieczne jest opracowanie podejścia do zarządzanie jakością. W końcu awaria w działaniu podsystemu doprowadzi do przyjęcia błędnych decyzji w samym systemie.Dlatego awarie w pracy nawet najmniejszej konstrukcji mogą wpływać na wynik wszystkich działań produkcyjnych.
Rozumienie, że przedsiębiorstwo jest złożonym, otwartym systemem złożonym, wyjaśnia, dlaczego niemożliwe jest bezwarunkowe zastosowanie postulatów jednej szkoły zarządzania w celu skutecznego zarządzania. W końcu każdy z nich koncentrował się na jednym podsystemie. Szkoła zarządzania naukowego bada podsystemy techniczne, a behawioryzm zajmuje się społeczną stroną pracy organizacji.
Współcześni badacze twierdzą, że o sukcesie firmy decydują czynniki środowiskowe. Z góry określają warunki i możliwości firmy. I dopiero po przestudiowaniu stanu rzeczy w środowisku zewnętrznym kierownik może wybrać najbardziej racjonalne i skuteczne rozwiązanie problemu.
Organizacja to system otwarty
Organizacja może być traktowana jako rodzaj maszyny lub kombajnu. Wybierając i mieszając komponenty (informacje środowiskowe, technologia, personel, sprzęt itp.), Przedsiębiorstwo przetwarza je w produkt końcowy i wprowadza na rynek. W rzeczywistości informacje, ludzie, kapitał i materiały są nazywane wkładami organizacji. Wyprodukowane towary i usługi nazywane są wynikami organizacji.
Jeśli proces zarządzania przedsiębiorstwem jest zorganizowany poprawnie, wówczas podczas przetwarzania zasobów powstaje wartość dodana. W rezultacie oprócz towarów będących w produkcji organizacji istnieje zysk, wzrost rynku, wzrost produkcji (ze względu na zwiększoną sprzedaż).
Tak wyglądają współczesne podstawowe podejścia do zarządzania. Powtarzamy raz jeszcze: nie ma jednego właściwego stylu zarządzania, tak jak nie może być jednej właściwej decyzji ze strony kierownika. Tempo transferu informacji i rozwój nowoczesnego środowiska jest tak wielki, że lider może szukać tylko najmniej „szkodliwych” rozwiązań. Oznacza to, że nie pociągają za sobą poważnych wahań stanu środowiska zewnętrznego i wewnętrznego przedsiębiorstwa.
