Notatka jest dokumentem międzypaństwowym, za pośrednictwem którego odbywa się oficjalna komunikacja między pracownikami. Jego zawartość ogranicza się do zadań, wykonywania wszelkich zadań itp., Czyli problemów roboczych. Pomimo faktu, że pisanie notatki jest prostą sprawą i nie jest regulowane przez bardzo surowe zasady, jednak musisz je znać. W tym artykule rozważymy procedurę kompilowania tej dokumentacji, typów itp.
Funkcja
Nota serwisowa ma charakter informacyjny, co oznacza, że zawiera pewne powiadomienia, wiadomości, instrukcje itp. Problemy w niej zawarte dotyczą konkretnego pracownika, do którego została wysłana. Innymi słowy, notatka jest zestawem narzędzi do komunikacji w przedsiębiorstwie.
Uwaga: nota obowiązkowa nie została ustanowiona. Jest to dodatkowy dokument, chociaż zamówienia i instrukcje mogą być sporządzane na jego podstawie.
Ćwicz
Notatka jest uważana za często używaną dokumentację, jednocześnie nieuwzględnioną na liście oficjalnie sklasyfikowanych dokumentów zarządczych. Powszechnie stosowany, staje się komunikacją na poziomie horyzontalnym: oznacza to, że jest kompilowany przez pracownika jednej jednostki w celu przekazania zapytania lub propozycji pracownikowi innej jednostki.
Ważne: statusy obiektów zarządzania, między którymi komunikacja odbywa się za pomocą notatki, powinny być równoważne. W przeciwnym razie dokument nie będzie uważany za notatkę, ale notatkę.
Cel użytkowania
Notatka do pracy może być używana w różnych przypadkach.
Oto kilka przykładów:
- dla premii pracowniczych;
- wysłać pracownika w podróż służbową;
- zgłaszanie do działu logistyki nieprawidłowości w działaniu sprzętu;
- kup notatkę;
- powiadomienie szefa ochrony od kierownika innej jednostki o potrzebie wejścia osób nieupoważnionych (nie pracowników) z uzasadnieniem do budynku firmy;
- prośba w formie notatki wysłanej do działu księgowości o przydzielenie zasobów materialnych na określone potrzeby itp.
Wybrane przypadki pisania notatek
Chociaż nota jest uważana za dokument wewnętrzny, jedną z jej odmian jest dokument wysłany do komisji atestacyjnej. Jednak używanie karteczek wyłącznie do sprawnej komunikacji jest nadal powszechniejsze.
Jak napisać notatkę?
Podstawowe zasady pisania notatki są podobne do innych. Obejmują one pisanie na kartce formatu A4, instrukcje od kogo i do kogo jest wysyłane, poświadczenie według daty i podpis. Ale jak napisać notatkę zgodnie ze wszystkimi wymaganiami?
- na środku (dozwolone również po lewej stronie arkusza) wpisz odpowiednią nazwę dokumentu;
- Istnieją dwie opcje wpisywania daty - zarówno cyframi całkowicie arabskimi, jak i oznaczeniem miesiąca słowami;
- w tytule do głównego nagłówka można dodać krótki opis zawartości dokumentu;
- Informacje o nadawcy i odbiorcy muszą być kompletne: imię, nazwisko i patronimika, pełna nazwa stanowiska i działu (jednostki), do której jest ono przypisane.
Treść noty serwisowej
Odpowiedź na pytanie, jak napisać notatkę, zawiera nie tylko szczegóły i atrybuty tego dokumentu, ale także jaka powinna być jego treść.
Rozpatrywany artykuł nie wymaga określenia istoty problemu w bardzo suchym i oficjalnym języku - bez narracji jest dozwolona, ale wyraźnie odzwierciedla powód napisania.
Zawartość jest zwykle podzielona na dwie części. Pierwszy z nich nazywa się preambułą. Krótko opowiada o tym, co skłoniło kreślarza do napisania notatki i wysłania jej do konkretnego pracownika.
Druga część jest uważana za główną, jest również większa niż preambuła. Ten tekst zawiera oświadczenie dotyczące bezpośredniego wniosku lub propozycji. Do tego można dodać analizę sytuacji, wnioski i wyniki.
Formularz
Zapytane o sposób napisania notatki, niektóre firmy po prostu zapewniają swoim pracownikom specjalny formularz. Należy jednak zauważyć, że nie jest to obowiązkowe ujednolicenie - GOST zapewnia jedynie przepisy doradcze (dotyczące czcionek, wymiarów i odstępów) bez zatwierdzonej próbki. Jeśli jednak istnieje w konkretnej firmie, najlepiej się jej trzymać.
Serwis i notatki
Nieco wyżej w notatce zauważono, jak różnią się notatki oficjalne i sprawozdawcze. Ale wiele osób wciąż ma skłonność do mylenia ich ze sobą.
Najczęstsze błędy to:
- notatka dla pracownika od pracownika do szefa (w rzeczywistości raport);
- o podwyżce wynagrodzenia;
- o promocji.
Dwa ostatnie dotyczą traktowania nie na poziomie, ale w pionie, co zaprzecza definicji notatki.
Ważne: podział notatek na notatki i objaśnienie a priori jest nieprawidłowy.
Rejestracja
Wszystkie notatki są rejestrowane w rejestrze. W zależności od tego, jak formalności są zorganizowane w poszczególnych firmach, poradzi sobie z tym ten, który sporządził dokument, lub ten, który go otrzymał. W każdym razie sprowadza się to do tego, że do noty serwisowej przypisany jest unikalny numer, który powinien zostać wskazany w tekście.
Przykładowa notatka
„Dział sprzedaży, dyrektor pionu technologii informatycznych V. A. Kutsak
Notatka
№ 19-43/102
13 kwietnia 2015 r
Podczas testowania stanu komputera pod kątem jego wydajności
Począwszy od 04.10.2015 na komputerze osobistym pracownika sprzedaży R. D. Maksimenko występują regularne awarie, a mianowicie: restart komputera bez podania tego polecenia na PC, problemy z włączaniem / wyłączaniem, a także migotanie ekranu. Ze względu na opisane, proszę o przeprowadzenie niezbędnej diagnostyki przez specjalistów twojego oddziału w celu wykrycia przyczyn awarii, a także ich skutecznego usunięcia. Sugeruję, aby wyniki testów były wydawane na piśmie, z podsumowaniem dalszych działań: naprawy lub wymiany maszyny.
Kierownik Wydziału L. A. Kudryavtsev "
Załóżmy, że okazało się, że komputera nie można naprawić. W takim przypadku sporządzamy notatkę, aby odpisać sprzęt.
Przykład noty o wyłączeniu z eksploatacji
„Dział sprzedaży, Dyrektor Logistyki Department M. A. Oleinik
Notatka
№ 21-45/104
16 kwietnia 2015 r
Informacje o wyłączaniu niedziałającego komputera
Od 10 kwietnia 2015 r. W komputerze osobistym pracownika sprzedaży R. Maximenko występowały regularne awarie. Diagnostyka przeprowadzona w wyniku tego przez specjalistów z działu IT wykazała, co następuje: komputer nie nadaje się do dalszej pracy. W związku z tym proszę o odpisanie powyższego sprzętu z powodu niesprawności.
Kierownik Wydziału L. A. Kudryavtsev "
Oprócz niej będziesz potrzebować kolejnej notatki - aby wymienić wycofany sprzęt.
Uwaga dotycząca wymiany sprzętu
„Dział sprzedaży, dyrektor działu logistyki M. A. Oleinik
Notatka
№ 22-46/104
17 kwietnia 2015 r
O wymianie uszkodzonego komputera
Komputer osobisty specjalisty departamentu Maksimenko R. D. został wycofany z eksploatacji i należy go wymienić ze względu na jego niesprawność (zgodnie z dok. Nr 20-44 / 103 z 15.04.2015).Podaj nowy sprzęt, który odpowiada parametrom wycofanym z eksploatacji. Proszę poinformować o realizacji na piśmie. Załączam do notatki raport z działu informatycznego na temat diagnostyki i jej wyników.
Kierownik Wydziału L. A. Kudryavtsev "
Podsumowując
Zazwyczaj pisanie notatki nie powoduje problemów. Ten dokument międzypaństwowy jest dość znanym środkiem komunikacji między różnymi poziomami rządu. Jedynie „zamieszanie” między notatkami i notatkami może powodować bariery warunkowe (artykuł wskazuje, jak się różnią).
W niektórych firmach kompilacja notatek odbywa się wyłącznie zgodnie z wprowadzonym i zatwierdzonym modelem (w tym przypadku lepiej zaopatrzyć się w specjalne formularze dla nich), w innych jest ona więcej niż darmowa.
Podczas kompilowania tego dokumentu należy kierować się tymi samymi zasadami, co w przypadku innych dokumentów - czcionką i odstępami według GOST, datą i podpisem ważności noty.
Ogólnie rzecz biorąc, notatka jest bardzo wygodnym zestawem narzędzi, który jest łatwy do opanowania, a przy prawidłowym użyciu zapewnia dobrze skoordynowaną i przejrzystą pracę zespołu organizacji. Pomaga utrzymać całościowe połączenie między działami, a także wzmacnia strukturę, którą tworzą.
