Warunki przechowywania zamówień na personel. Zasady rozliczania i przechowywania dokumentów osobowych

Ważne jest, aby każdy pracodawca wiedział, jakie okresy przechowywania zamówień dla personelu mają miejsce. W końcu za bezpieczeństwo dokumentacji odpowiada każda firma. Powinien nie tylko zbierać informacje o pracownikach pracowników, ale także zapewniać ich przechowywanie. I bezbłędnie. Tylko nie wszyscy wiedzą, co oznacza ta dokumentacja. Co więcej, wielu nie rozumie zasad przechowywania i rejestrowania zamówień dla personelu. Wszystkie szczegóły dotyczące tych problemów przedstawiono poniżej. Pomogą zrozumieć, ile i jak dokładnie przechowywane są informacje o pracownikach, a także inne dokumenty, które można przypisać do dokumentacji personelu.

Co to jest

Pierwszym krokiem jest ustalenie, o co toczy się gra. Co to są zamówienia pod względem personelu? W końcu, zanim zaczniesz coś przechowywać, musisz w pełni zrozumieć, z jaką dokumentacją musisz pracować.

Zamówienia personalne - dokumenty regulacyjne stosunki pracy między pracownikiem a pracodawcą. Ta dokumentacja może wskazywać pliki i informacje związane z działaniem. Wszystkie zamówienia są podzielone na kilka kategorii:

• Dokumenty długotrwałego przechowywania.
• Dokumenty krótkoterminowe.
• Zamówienia tymczasowe.

W związku z tym każda z kategorii ma swoje własne cechy. Dlatego zanim zaczniesz studiować teorię przechowywania i księgowania dokumentacji dla personelu w firmie, musisz zrozumieć, do jakiego typu należy ten lub inny dokument. Dopiero potem będzie można, bez naruszania ustalonych zasad, przeprowadzić badane procesy. Jakie są okresy przechowywania zamówień personelu? Co każdy pracodawca powinien wiedzieć o tym momencie?

Dokumenty długoterminowe

Teraz nadszedł czas, aby rozważyć każdy rodzaj wcześniej wymienionych dokumentów. Mówiono już, że pomoże to w pełni zrozumieć, ile należy przechowywać dokumentację. Ale rozliczanie wszystkich rodzajów papierów wartościowych jest takie samo. Dlatego pytanie jest zwykle proste. Czas przechowywania dokumenty personalne zależy bezpośrednio od rodzaju papieru. Pierwszy to zamówienia na długoterminowe przechowywanie. Nietrudno zgadnąć, że zostaną one uwzględnione przez pracodawcę i przechowywane przez długi czas. Ile dokładnie Więcej o tym później.

Co można przypisać tej dokumentacji? Są to dokumenty opisujące stosunek pracy między pracodawcą a podwładnymi, a także wskazujące istotne czynniki pracy. Co można im przypisać? To jest:

1. Umowa o pracę z zamówieniem pracy.
2. Dokumenty tłumaczeniowe.
3. Nakazy ustanowienia określonej pensji na określonym stanowisku.
4. Certyfikaty potwierdzające nagrodę lub premię pracowników.
5. Artykuły na temat podróży służbowych (długie, zagraniczne).
6. Pliki osobiste
7. Formularze wniosku wypełnione podczas zatrudnienia.
8. Nakazy zwolnienia.

Nie przez personel

Teraz jasne jest, które dokumenty są długoterminowe. Jedyną rzeczą jest to, że zamówienie na zatrudnienie pracownika to papier, który odnosi się do personelu. Ale jest pewien wyjątek od reguły. Należy o tym pamiętać.

O czym ty mówisz Nie wszystkie zlecenia pracy, wraz z umową o pracę, są zleceniami dla personelu. Podobne artykuły mają wyjątek. Istnieją tak zwane zamówienia na główną działalność. Należą do nich:

• Umowa o pracę z odpowiednim zamówieniem.
• Zmiany w umowie pracy (na przykład w celu przeniesienia na inne stanowisko).
• Dokumenty dotyczące zwolnienia ramy.

Należy zauważyć, że w przypadku głównej działalności te papiery wartościowe będą rozpatrywane wyłącznie w odniesieniu do osób fizycznych. Zazwyczaj są to kierownictwo firmy, a także księgowi, szefowie, zastępcy. Pracownicy ci są często zapisani w statucie firmy. Należy pamiętać o tej zasadzie, jeśli pracodawca chce dowiedzieć się, jakie są warunki przechowywania zleceń dla personelu. Nie wszystkie dokumenty należą do tej kategorii.

Przechowywanie krótkoterminowe

Następnie musisz zrozumieć, co można przypisać papierom do przechowywania krótkoterminowego. Oczywiście zostanie dokonana pewnego rodzaju rozliczenie zamówień na personel w tej sytuacji. Ale po krótkim czasie takie dokumenty zostaną zniszczone. Co można przypisać tej kategorii? Dokumenty przechowywania krótkoterminowego nazywane są zamówieniami, które szybko regulują wykonywanie przez pracownika określonej pracy. Oznacza to, że nie są to tak poważne dokumenty, jak dokumenty dotyczące zwolnienia lub umowy o pracę. Mówiąc dokładniej, możemy wyróżnić:

1. Zamówienia na wakacje.
2. Wskazówki na krótkie wycieczki.
3. Dokumenty wskazujące na różnorodność działań dyscyplinarnych.
4. Rozkazy skierowania personelu na szkolenia lub kursy ustawiczne.

Ale to nie wszystko. Reguły przechowywania badanych dokumentów mają wiele cech i niuansów. Oprócz rozważanych już opcji można rozróżnić przechowywanie tymczasowe i trwałe. Te przypadki nie są zbyt częste.

Tymczasowo i na stałe

Dokumenty tymczasowe to wszelkie zamówienia i instrukcje, które nie odgrywają znaczącej roli w pracy. Zwykle są ważne w pewnym momencie. A kiedy nie są już potrzebne, zostają zniszczone. Istnieją również zamówienia na trwałe przechowywanie. Najczęściej tylko akta osobowe kierowników i innych urzędników określone w statucie spółki można odróżnić od dokumentów dotyczących personelu. Księgowanie i przechowywanie takiej dokumentacji odbywa się na bieżąco. I zostaje zniszczony dopiero po zamknięciu firmy.

Długi czas

Jakie są okresy przechowywania zamówień personelu? Mówiono już, że wiele zależy od tego, jakie papiery wartościowe są omawiane. Istnieje dokumentacja dotycząca długoterminowego przechowywania. Należy go usystematyzować i wziąć pod uwagę zgodnie z ustalonymi zasadami. I takie dokumenty są przechowywane przez długi czas.

Biorąc pod uwagę, że tylko niektóre firmy są w stanie pracować przez długi czas po otwarciu, możemy powiedzieć, że papier do długoterminowego przechowywania nie powinien być niszczony na bieżąco. Dlaczego Faktem jest, że zamówienia personalne tej kategorii są przechowywane przez 75 lat. I dopiero po tym okresie możesz dokonać zniszczenia. Tylko niektóre korporacje potrafią pracować dłużej niż określony okres.

Czy to jest krótkie

A jakie są okresy przechowywania dokumentów personelu sklasyfikowanych jako krótkoterminowe? Taka dokumentacja może nadal przechodzić fazę zniszczenia bez zamykania lub likwidacji organizacji. Dokumenty krótkoterminowe są zwykle przechowywane przez 5 lat. W niektórych przypadkach (jeśli jest to przewidziane w karcie) - 10. Ale nie więcej.

O rachunkowości i przechowywaniu

Ile zamówień personelu jest przechowywanych? Odpowiedź na to pytanie nie jest trudna. Teraz możesz zwrócić uwagę na zasady rozliczania tych dokumentów. Jest to również ważny punkt, o którym powinien wiedzieć każdy pracodawca. W końcu, jeśli jakieś dokumenty są przechowywane przez określony czas, musisz jakoś prowadzić ich rejestr, w przeciwnym razie możesz stracić ważne zamówienia.

Teraz istnieje kilka rodzajów przechowywania dokumentów. W każdej firmie muszą być wdrożone. Teraz firmy muszą tworzyć specjalne listy rozliczające swoje papiery wartościowe od pracowników zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.Nawiasem mówiąc, drugi można pominąć. Ale ogólnie przyjęta papierowa forma prezentacji jest koniecznością. Ale jak prowadzić księgowość? Zasady wersji elektronicznej i materiałowej są takie same. O nich dalej.

Podstawowe zasady rachunkowości

Tak więc rozliczanie zamówień na personel jest sprawą odpowiedzialną i jest regulowane ogólnie przyjętymi standardami. Wszystkie dokumenty personelu muszą być zarejestrowane. Jeśli nie zostanie to zrobione, nie możesz przechowywać tego lub innego papieru. Bez rejestracji - bez dokumentu. Co oznacza ten proces?

Rejestracja zamówień na personel oznacza przekazanie szczegółów zapisanych na dokumentach do specjalistycznych formularzy dokumentacji z późniejszym przypisaniem numeru i datą zatwierdzenia dokumentu zgodnie z ewidencją. Oznacza to, że przy interpretacji papierowej, a także elektronicznej, konieczne jest przypisanie cyfrowego oznaczenia każdemu zamówieniu. A także napisz to w takiej czy innej formie. To jest wymagany przedmiot.

Dane są rejestrowane w rejestrach zamówień dla personelu. Również wprowadzanie odbywa się w elektronicznych bazach danych i archiwach. Jest to jedyny sposób na pełne rejestrowanie i przechowywanie dokumentów. Firmy zapewniają swobodny wybór formy przechowywania dokumentacji. Karta powinna zawierać zasady, zgodnie z którymi wszystkie zamówienia (lub jakiekolwiek określone) są przechowywane zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Warto zauważyć, że pierwszy akapit jest zwykle obowiązkowy. Jest to dokument materialny, który może potwierdzić konkretne zamówienie.

Zamów dziennik

Najczęstszą praktyką rejestrowania i przechowywania dokumentacji jest wydawana przez firmę księga zamówień dla personelu. Ten dokument jest małym notatnikiem. Zawiera liczbę zamówień, a także ich główne dane (szczegóły). Na przykład nazwa i data zatwierdzenia. W dzienniku zamówień zapisuje się papier trwałego, długoterminowego i krótkoterminowego przechowywania. Ale jeśli mówimy o dokumentacji tymczasowej, nie należy jej umieszczać w takim notatniku. Chyba że firma dostarczy kartę osobnego dziennika, przeznaczonego wyłącznie na zamówienia tymczasowe. Jest wypełniony do samego końca. Jak tylko kończą się puste arkusze, musisz wprowadzić nowy dokument księgowy. Stary jest archiwizowany i wysyłany do przechowywania. Nawiasem mówiąc, jest to dokument ciągłej rachunkowości.

Archiwa

Bez względu na zamówienia, o których mówi personel, każda firma zapewnia archiwalne przechowywanie dokumentów. Jest to najczęstsza forma księgowości papierowej. I wszystkie z nich. Niekoniecznie w personelu. Wszystkie dane są wysyłane do archiwów, gdy nie są już potrzebne. Lub te, które są już wykonane. Na przykład akta osobowe pracowników. Jak tylko podpiszę nakaz zwolnienia a także sprawa jest zamknięta, musi zostać wysłana do archiwum w celu przechowywania przez określony czas. Istnieje kilka rodzajów sortowania danych, ale więcej o tym później.

Na początek należy zauważyć, że archiwa mogą być prezentowane w formie papierowej (wymagane), a także elektronicznej. Niezależnie od tego firma wybiera zasady organizacji przechowywanych informacji. Dane archiwalne mają spis. Zawiera krótką listę całej przechowywanej dokumentacji. Archiwalne przechowywanie dokumentów jest najwygodniejszą formą zapisu danych. Jest stosowany zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Należy zauważyć, że dokumenty tymczasowe nie są archiwizowane. Są one dołączane do głównych papierów wartościowych, a następnie niszczone. Zaleca się wysyłanie wszystkich zamówień tymczasowego przechowywania do osobnego miejsca i nie łączenie ich z zamówieniami długoterminowymi lub krótkoterminowymi.

Wskazówki dotyczące systematyzacji

Okresy przechowywania dokumentów personelu są jasne. Zwykle ma 5 i 75 lat. Ale to nie wszystko. Należy zwrócić szczególną uwagę na archiwa.Po zarejestrowaniu zamówienia, a także umieszczeniu go w archiwum, należy jakoś usystematyzować wszystkie dostępne dane. W tym celu firmy stosują kilka zasad:

• Przechowywanie dokumentacji w osobnych folderach z podziałem na dokumenty krótko- i długoterminowe. Zaleca się, aby nie układać w stos wszystkich dokumentów.
• Systematyzacja według roku, miesiąca i daty. Każdy folder z dokumentami to zamówienia na określony czas. Wewnątrz wszystkie dokumenty są ułożone z uwzględnieniem ich rejestracji w dzienniku rachunkowym (na miesiące i dni). W ten sposób zadanie znalezienia określonego dokumentu jest ułatwione.
• Korzystanie z lokalizacji według numerów porządkowych z uwzględnieniem kolejności alfabetycznej. Już w każdym folderze zaleca się systematyzację według numerów zamówień, a także wielkich liter.

Koniec rachunkowości

Co zrobić po upływie terminu przechowywania dokumentu w archiwach? Specjalna usługa w firmie sprawdza dokumenty. Następnie systematyzuje je i wydaje pewne rozkazy zniszczenia. Zazwyczaj dokumenty są wypalane lub przekazywane przez niszczarkę. W każdym razie zamówienia nie można po prostu wyrzucić. To właśnie je zniszczyć. Aby przypisać dokumenty do jednego lub drugiego rodzaju, wymagana jest specjalna prowizja. Docenia wagę zamówień, nadaje im trwałość. I dopiero wtedy są umieszczane w archiwach w takiej czy innej formie.