Jednostka strukturalna to strukturalna część organizacji, która wykonuje określone zadania produkcyjne lub funkcjonalne w ramach karty i opisów stanowisk pracy pracowników.
Prawne aspekty pracy jednostek strukturalnych
Jednostki strukturalnej nie można rozpatrywać oddzielnie od przedsiębiorstwa, ponieważ nie jest ona obdarzona niezależnością prawną ani ekonomiczną. Zgodnie z prawem można wyróżnić następujące cechy tych jednostek konstrukcyjnych:
- jeżeli kierownictwo przedsiębiorstwa zdecydowało, że konieczne jest utworzenie jednostki strukturalnej, nie ma potrzeby ani obowiązku zgłaszania tego organom rejestracyjnym;
- rejestracja w organach podatkowych, funduszach emerytalnych i ubezpieczeniowych nie jest wymagana;
- nie prowadzi się osobnych dokumentów księgowych dla jednostki strukturalnej, a jej działania znajdują odzwierciedlenie w ogólnym bilansie organizacji;
- do tego linku nie przypisano osobnego kodu statystycznego;
- nie wolno otwierać osobnych rachunków bankowych dla jednostki strukturalnej.
Przepisy dotyczące podziałów
Działalność jednostki strukturalnej prowadzona jest na podstawie specjalnego przepisu, który opracowuje kierownictwo przedsiębiorstwa zgodnie z ustalonymi normami prawnymi. Dokument zawiera następujące główne sekcje:
- ogólne postanowienia opisujące samo przedsiębiorstwo, a także zamiary stworzenia określonej struktury organizacyjnej;
- przegląd liczby i składu personelu zarówno ogólnie, jak i dla każdej jednostki;
- funkcje, które powinna wykonywać jednostka strukturalna;
- określanie celów swoich działań, a także ustalanie celów, które zapewnią ich osiągnięcie;
- wyznaczanie kierownictwa jednostek, a także określanie zakresu ich uprawnień;
- opis mechanizmów interakcji między jednostkami strukturalnymi, a także z organami zarządzającymi;
- określenie odpowiedzialności jednostki jako całości, a także osobiście kierownika i poszczególnych pracowników;
- procedura likwidacji ogniwa strukturalnego ze wskazaniem procedury, a także istotne przyczyny.
Wymagania dotyczące jednostek konstrukcyjnych
Aby zapewnić ciągłe, wydajne działanie, jednostka konstrukcyjna musi spełniać szereg obowiązkowych wymagań, a mianowicie:
- podporządkowanie powinno być scentralizowane, to znaczy, że każdy pracownik powinien być bezpośrednio odpowiedzialny przed kierownikiem tej jednostki strukturalnej, która z kolei regularnie składa sprawozdania dyrektorowi generalnemu;
- praca jednostki musi być elastyczna, z możliwością szybkiego reagowania na wszelkie zmiany zarówno w organizacji, jak i w środowisku zewnętrznym;
- praca każdej jednostki strukturalnej powinna być ściśle wyspecjalizowana (tj. link powinien odpowiadać za określony obszar działalności);
- obciążenie jednego lidera nie powinno być zbyt duże (nie więcej niż 20 osób, jeśli mówimy o środkowym ogniwie);
- Niezależnie od celu funkcjonalnego jednostka musi zapewnić wszelkie możliwe sposoby oszczędzania zasobów finansowych.
Funkcje jednostek strukturalnych
Wzywa się każdą jednostkę strukturalną organizacji do spełnienia określonych funkcji odzwierciedlonych w odpowiednim przepisie. Ich zawartość zależy od zakresu i rodzaju aktywności linku. Podczas opracowywania funkcji wytyczne powinny opierać się na następujących wymaganiach:
- sformułowanie funkcji oznacza jednoczesne sformułowanie zadań w celu ich osiągnięcia;
- oznaczenie funkcji w dokumencie odbywa się w porządku malejącym (od podstawowego do wtórnego);
- funkcje różnych jednostek strukturalnych nie powinny się pokrywać i powinny być powtarzane;
- jeżeli połączenie ma pewne powiązania z innymi jednostkami strukturalnymi, ich funkcje powinny być koordynowane w celu uniknięcia sprzeczności;
- wszystkie funkcje jednostek powinny mieć wyraźne wyrażenia liczbowe lub tymczasowe, aby zapewnić możliwość oceny jakości pracy;
- opracowując funkcje, należy zadbać o to, aby nie wykraczały one poza uprawnienia lub prawa kierownictwa.
Zarządzanie działem
Podobnie jak całe przedsiębiorstwo, wszystkie jego łącza wymagają skutecznego zarządzania. Bezpośrednia odpowiedzialność za realizację tego zadania spoczywa na kierowniku jednostki konstrukcyjnej. Warto zauważyć, że metodyka i modele zarządzania mogą być wybierane przez władze lokalne niezależnie lub delegowane z góry.
W zależności od zakresu działalności jednostki, a także zakresu odpowiedzialności kierownika, ma on prawo przekazać pewne uprawnienia swoim podwładnym. Jednocześnie należy przestrzegać ścisłego systemu raportowania i kontroli. Ostateczna odpowiedzialność za wyniki pracy spoczywa wyłącznie na kierowniku.
Działania powinny być zorganizowane w następujący sposób:
- na początku okresu lider prowadzi planowanie, które jest ustalone w odpowiednich dokumentach;
- następnie stale monitoruje się wyniki pracy, aby móc w odpowiednim czasie reagować na odchylenia;
- na koniec okresu sprawozdawczego przeprowadzana jest kontrola zgodności uzyskanych wskaźników z planowanymi.
Wnioski
Jednostka strukturalna organizacji jest jej główną jednostką roboczą, która wykonuje określone funkcje regulowane odpowiednim przepisem. Warto zauważyć, że taki podział strukturalny jest wskazany tylko w ramach dużego przedsiębiorstwa, ponieważ w małych firmach uprawnienia można rozdzielić między poszczególnych pracowników.
Ważne jest zorganizowanie skutecznej interakcji między różnymi podziałami strukturalnymi. Ich funkcje nie powinny być powielane, a także być ze sobą sprzeczne. Szczególną uwagę zwraca się na organizację przywództwa. Szefowie powiązania strukturalnego, chociaż mają szerokie uprawnienia w zakresie zarządzania, zobowiązują się jednak ściśle przestrzegać wszystkich rozkazów i wymagań dyrektora generalnego.
