Dokument jest materialnym przedmiotem, który zawiera pewne informacje. Słowo ma łacińskie korzenie i tłumaczy się jako „dowód, próbka, dowód”. Zastanówmy się, jakie są rodzaje dokumentów. 
Terminologia
Ustawodawstwo zawiera definicję dokumentu. Zgodnie z nim jest to materialny nośnik informacji zapisanych w nim w postaci tekstu, obrazu, nagrania dźwiękowego lub ich kombinacji. Prawie wszystkie typy dokumentów mają swoje własne dane. Za pomocą tych elementów możesz zidentyfikować media. Służy do przesyłania informacji w przestrzeni i czasie w celu przechowywania i późniejszego wykorzystania. Ta definicja charakteryzuje dokument w wąskim znaczeniu. W szerokim sensie różne obiekty mogą działać jako takie nośniki pamięci. Na przykład dokumenty można uznać za książki, rzeźby i tak dalej.
Kluczowe cechy
Obecnie istnieją różne rodzaje dokumentów. Wszystkie mają swoje specyficzne cechy charakterystyczne. Jednak wszystkie łączy jeden cel - służą do przekazywania dowolnych informacji. Najważniejszymi nośnikami informacji są dokumenty obywatelskie. Działają one jako certyfikaty identyfikujące jedną lub drugą osobę, wskazujące ich przynależność do dowolnego stowarzyszenia lub zdolność do wykonywania jednej lub innej działalności. Z jednej strony w systemach informatycznych dokument jako obiekt materialny charakteryzuje się zestawem wartości jego właściwości (detali, atrybutów), czyli jego metadanych. Oprócz tego opisana jest treść obecnych i utrwalonych informacji. Zwykle odbywa się to za pomocą indeksów lub kodów. Na przykład lekarze, wypełniając określone dokumenty medyczne, używają kodów zamiast słów. 
Praca biurowa
Różne rodzaje dokumentów mogą dotyczyć jednego problemu. W niektórych przypadkach, aby uprościć z nimi pracę, są one łączone. Zbiór mediów poświęcony konkretnemu tematowi nazywa się dokumentacją. W trakcie tworzenia i projektowania informacje są rejestrowane. Odbywa się to zgodnie z pewnymi zasadami. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadkach, gdy tworzone są dokumenty przedsiębiorstwa. Organizacja musi mieć osobę, która będzie rejestrować informacje w mediach. Wszelkie, w tym ogólne dokumenty firmy, działają jako źródło tych lub innych informacji.
Nieprzestrzeganie ustalonych zasad może spowodować utratę ważnych informacji. W trakcie dokumentacji należy wziąć pod uwagę istniejące normy prawne, przestrzegać krajowych wymagań dotyczących zestawiania i przetwarzania informacji. W celu pełniejszego wdrożenia wymagań wydawane są specjalne instrukcje i zasady oraz ustanawia się procedurę pracy biurowej. Tak więc dokumenty księgowe są wykonywane zgodnie z PBU. Niniejszy Regulamin określa podstawowe wymagania dotyczące zgłaszania treści. Aby uprościć pracę, stosuje się formularze dokumentów zatwierdzonych na szczeblu rządowym. Ich stosowanie jest obowiązkowe dla wszystkich organizacji działających w różnych dziedzinach.
Klasy dokumentów
Wszystkich przewoźników tej lub innej informacji można podzielić według różnych znaków. Tak więc, według pochodzenia, rozróżnia się dokumenty osobiste i urzędowe. Pierwszy obejmuje nośnik pamięci stworzony przez osobę spoza jego działalności zawodowej. Dokumenty osobiste obejmują korespondencję, dzienniki, wspomnienia i tak dalej. Wszystkie są tworzone jako część prywatności danej osoby.Dokumenty urzędowe to te, które są sporządzane, wykonywane i certyfikowane we właściwy sposób przez osobę fizyczną lub prawną.
W tej kategorii wyróżnia się grupę nośników danych osobowych. Należą do nich w szczególności dokumenty umożliwiające identyfikację osoby (dokument pobytowy, paszport), potwierdzenie wykształcenia i specjalizacji (certyfikat, dyplom), staż pracy itd. Usługi biurowe zwykle współpracują z oficjalnymi nośnikami danych. Większość z nich dotyczy zarządzania. Są tworzone w celu realizacji takich funkcji i zadań, jak planowanie, finansowanie, księgowość (dokumenty księgowe), zaopatrzenie, kontrola itd. W bieżącej działalności firmy wykorzystywane są media serwisowe. 
Kategorie według metody
W zależności od sposobu rejestrowania informacji przydzielane są następujące dokumenty:
- Napisane Jest to medium tekstowe, w którym informacje są zapisywane różnymi rodzajami liter.
- Odręcznie W takim dokumencie informacje są wprowadzane ręcznie.
- SMS Na takich mediach nagrane są informacje głosowe za pomocą dowolnego systemu zapisu lub zapisu dźwięku.
- Elektroniczny. Te dokumenty są tworzone za pomocą komputera.
- Pisane na maszynie. Pisemne znaki są nakładane na takie media przy użyciu środków technicznych.
- Dobrze Dokumenty w tej kategorii ilustrują informacje, ilustrując obiekt.
- Fotograficzny - stworzony przy użyciu fotodetektorów.
- Dokumenty kinematograficzne - audiowizualne lub wizualne.
W zarządzaniu przedsiębiorstwami wykorzystywane są nośniki informacji tekstowych tworzone maszynowo lub maszynowo, a także elektronicznie. Usługi biurowe przeprowadzają ich przetwarzanie i przechowywanie. Dokumentami mogą być również:
- Biały W takich dokumentach tekst jest zapisywany bez poprawek lub poprawek lub przenoszony z innego nośnika.
- Szkic Takie dokumenty odzwierciedlają pracę redaktora lub autora nad tekstem.
W zależności od podejścia do aparatu zarządzania organizacje rozróżniają przychodzące, wewnętrzne i wychodzące nośniki pamięci. Zwykle mają własny numer seryjny. 
Ograniczenia dotyczące treści i dostępu
W zależności od liczby pytań, które obejmuje tekst, rozróżnia się proste i złożone dokumenty. Te pierwsze obejmują na przykład wyciągi, listy itp. Ich tekst rodzi jedno pytanie. Złożone dokumenty mogą być wysyłane jednocześnie do kilku urzędników, wydziałów strukturalnych i instytucji. Obejmują one w szczególności decyzje, decyzje, zamówienia, instrukcje i inne. Niektóre z nich są wykorzystywane jako dokumenty prawne.
Na przykład lokalne akty prawne organizacji - zamówienia, instrukcje. Wśród nich są dokumenty techniczne. Mogą to być na przykład przepisy, standardy, instrukcje itd. W zależności od ograniczeń dostępu dokumenty mogą być niejawne, tajne i do użytku urzędowego. Te ostatnie mogą być swobodnie wykorzystywane w razie potrzeby przez pracowników tej firmy. Do pracy z tajnymi dokumentami wymagane jest specjalne pozwolenie. Ich użycie odbywa się zgodnie z ustalonymi zasadami. Wiele z nich jest również wykorzystywanych jako dokumenty prawne. Tajne i oficjalne nośniki danych są oznaczone odpowiednimi znaczkami.
Sposób prezentacji
Zgodnie z tym kryterium dokumenty dzielą się na:
- typowy;
- ekran;
- indywidualny.
W tym ostatnim treść jest prezentowana w postaci połączonego tekstu. Autor (kompilator, wykonawca) poszczególnych dokumentów przygotowuje oryginalne oświadczenie dotyczące jednego lub więcej zagadnień związanych z wykonywaniem określonego zadania kierowniczego. Takie media to tekst literacki. Dokumenty ekranowe wyróżnia się sformalizowaną prezentacją.Używają wstępnie przygotowanych fraz lub pojedynczych fragmentów powtarzającego się tekstu, a pominięto wprowadzanie zmiennych informacji. Najpopularniejsze rodzaje takich dokumentów obejmują certyfikat lub kwestionariusz.
Zmienne informacje zwykle mieszczą się w nich ręcznie. Dla stałych informacji dostępne są specjalne formy dokumentów. Na przykład może być listy z podziękowaniami deklaracje i tak dalej. Przykładowe dokumenty służą do rejestrowania zduplikowanych informacji. Teksty są modelowane. Mogą to być na przykład dokumenty prawne (umowy, kontrakty), instrukcje, reguły i tak dalej. Metoda pisania w dokumentacji służy do komponowania form tekstów - próbek (standardów). Na ich podstawie niektóre dokumenty są już tworzone. Przykładowy tekst nazywa się modelem. Następnie na jego podstawie określa się teksty o podobnej treści. 
Stopień autentyczności
Dokumenty mogą być oryginalne, duplikaty i kopie. Oryginały nazywane są pojedynczą lub pierwszą instancją. Są to z reguły dokumenty prawne, które są poświadczone podpisem osoby upoważnionej, pieczęcią zatwierdzenia, pieczęcią pieczęci i indeksem rejestracyjnym. Oryginał bez wątpienia zawiera informacje potwierdzające jego autentyczność. Na przykład dokumenty prawne zawierają informacje o autorze, miejscu, czasie utworzenia. Duplikat nazywa się duplikatem. Taki dokument ma również moc prawną. Duplikaty są wydawane w przypadku zagubienia oryginału. Na przykład w przypadku utraty skoroszytu pracodawca jest zobowiązany do wydania duplikatu pracownikowi. Kopia całkowicie lub częściowo odtwarza informacje z oryginału. Taki dokument nie ma mocy prawnej. Kopia uzyskuje ją po zastosowaniu odpowiednich szczegółów. Na przykład kopia pełnomocnictwa poświadczonego przez notariusza ma moc prawną.
Inne kryteria
W zależności od okresu, w którym media informacyjne są obecne w instytucji, przydzielają one: dokumenty trwałego, tymczasowego (do dziesięciu lat) i długoterminowego (ponad 10 lat) przechowywania. Te lub te okresy są ustalane przez Archiwum Federalne i są ustalone na odpowiednich listach. W zależności od metody transmisji wyróżniają:
- Wiadomości telefoniczne.
- Teleksy.
- Wiadomości e-mail.
- Telegramy
- Litery
- Faksy
Aby przenieść niektóre, używany jest sprzęt biurowy (na przykład faks).
Przydział mediów
Dokumenty, po okazaniu (utrwaleniu) tych lub innych informacji, zapewniają w ten sposób ich gromadzenie i przechowywanie, możliwość przekazania zainteresowanym osobom ponownego wykorzystania. Nośniki informacji są uważane za jeden z podstawowych elementów wewnętrznej struktury organizacji, instytucji, firmy, za pośrednictwem której zapewniona jest interakcja jednostek. Na podstawie tej lub innej informacji podejmowane są różne decyzje. Informacje działają jako dowód realizacji zamówień, źródło uogólnień, materiały referencyjne i poszukiwania. Dokument w pracy kierowniczej jest zarówno przedmiotem, jak i wynikiem pracy, ponieważ podejmowana decyzja jest rejestrowana, zapisywana w nim. Zadaniem urzędników jest monitorowanie bezpieczeństwa, terminowość dostaw, wydawanie nośników informacji. Jeśli praca dotyczy dokumentów papierowych lub elektronicznych, wówczas specjaliści muszą je sporządzić, spełniając ustalone wymagania.
Główne znaki
Zewnętrzne parametry dokumentu obejmują parametry odzwierciedlające jego rozmiar i kształt, metodę zapisu, a także elementy projektu. Autor jest osobą prawną lub osobą, która skomponowała tekst. Dokument zawiera kilka elementów, które nazywane są wymaganiami. W szczególności obejmują one:
- Imię
- Miejsce docelowe
- Autor
- Data
- SMS
- Rozdzielczość
- Podpis
- Pieczęć zatwierdzenia, zatwierdzenia i tak dalej.
Różne dokumenty używają różnych zestawów szczegółów. Niektóre mają ograniczoną liczbę wymaganych elementów. Liczba szczegółów zależy od celu tworzenia, celu, wymagań dotyczących formy i treści dokumentu, a także metody rejestrowania informacji.
Formularz
Jest to zestaw szczegółów. Formularz używany dla określonego rodzaj dokumentów (zamówienia, zamówienia) nazywa się standardem. Charakteryzuje się pewnym zestawem szczegółów, które są ułożone w ścisłej kolejności.
Na przykład formularz wniosku zawiera: adresata, autora, tytuł dokumentu, tekst, podpis osobisty, datę. Jeden nośnik pamięci jest uważany za jedną kopię. Jednak działania organizacji są dokumentowane i rejestrowane w kompleksie wielu dokumentów. Oni lub ich grupy współdziałają w określony sposób i odpowiadają funkcjom kierowniczym. Wszystkie nośniki informacji, które są ze sobą powiązane pod względem nazwy, celu, cech, zakresu dystrybucji, a także jednolitych wymagań dotyczących ich konstrukcji, tworzą system dokumentacji. Obecnie w obrocie firmowym oficjalne informacje są umieszczane na papierze i w mediach elektronicznych.
