Natychmiast po wejściu do działu księgowości sprawdzana jest cała dokumentacja podstawowa. Specjaliści określają kompletność i dokładność dokumentacji, dokładność szczegółów. Ponadto przeprowadzana jest kontrola treści. Polega na monitorowaniu legalności zarejestrowanych transakcji biznesowych, logicznej relacji między określonymi wskaźnikami. Następnie dane są wprowadzane do głównych rejestrów księgowych. Rozważmy je bardziej szczegółowo.
Informacje ogólne
Podstawowe dokumenty i rejestry księgowe służą do rejestrowania i podsumowywania informacji o transakcjach biznesowych. Są one przedstawione w postaci zatwierdzonych znormalizowanych formularzy. Rejestry i formularze księgowe zawierają informacje odzwierciedlone na rachunkach. Tabele tworzone są zgodnie z zasadą ekonomicznego grupowania informacji o nieruchomościach firmy i źródłach jej wystąpienia.
Klasyfikacja
Dokumenty i rejestry księgowe można podzielić na kilka kategorii:
- Po uzgodnieniu.
- Metodą sumowania danych.
- Z wyglądu
Ale to nie wszystko. W zależności od celu wyróżnia się dokumenty i rejestry księgowe:
- Chronologiczny.
- Połączone
- Systematyczne.
W chronologicznej księgowości rejestrów zapisów księgowych dokonuje się w trakcie transakcji. Ponadto nie stosuje się dodatkowej systematyzacji. W tabelach systematycznych informacje są zapisywane zgodnie z zasadą rachunkowości. Podczas wypełniania należy upewnić się, że informacje z tych dwóch rejestrów są komplementarne. W takim przypadku suma obrotów jednej tabeli powinna pokrywać się ze wskaźnikami drugiej. Jeśli rejestry księgowe zawierają zapisy obu rodzajów jednocześnie - chronologiczne i systematyczne, wówczas nazywa się je łączonymi. Klasycznym przykładem jest „Magazine - Home”.
Metoda uogólnienia
Zgodnie z tym kryterium rejestry księgowe są podzielone na zróżnicowane i zintegrowane. Rozważenie tego ostatniego odbywa się indukcyjnie. Oznacza to, że informacje są kompilowane od podstawowej dokumentacji do raportowania. Dedukcyjna metoda rozpatrywania informacji jest charakterystyczna odpowiednio dla zróżnicowanych tabel.
Wygląd
Na tej podstawie rejestry księgowe są podzielone na karty, książki, bezpłatne arkusze. Tabele mogą być również na nośnikach cyfrowych. Książki są prezentowane w formie dokumentu, rozkładanego w określony sposób. Są splecione i splecione. Takie rejestry księgowe są obowiązkowo podpisane przez starszego specjalistę. Karta jest formularzem zaprojektowanym w formie stołu. Rejestr tymczasowy między wskazanymi rodzajami dokumentów jest darmowym arkuszem. Ten formularz jest przedstawiony w formie tabelarycznej. W przeciwieństwie do kart puste arkusze są drukowane w większym formacie. Są przechowywane w folderach. W przedsiębiorstwie przechowywane są rejestry bezpłatnych arkuszy i kart. Ich zadaniem jest zapewnienie kontroli nad dokumentami sprawozdawczymi. Eliminuje to możliwość zamiany papierów wartościowych. W przypadku zagubienia dowolnego dokumentu rejestr może ustalić, który z nich.
Karty
Te rejestry księgowe mogą mieć inny wygląd. Najpopularniejsze to:
- Zapasy
- Konta kontraktowe.
- Wielokolumnowy.
Te ostatnie przewidują przydział w kolumnach określonych wskaźników. Jest to istotne w przypadkach, gdy jedna operacja jest ustalona w skomplikowanych kwotach (na przykład płatności wydatków). Karty zapasowe mają na celu uwzględnienie aktywów materialnych przedsiębiorstwa. Mają kolumnę o nazwie „Pozostałość”. Odzwierciedla ilość istotnych aktywów pozostałych po zakończeniu konkretnej operacji. Karta ekwipunku zawiera trzy kolumny. Oprócz „Resztki” zawiera „Przyjście” i „Konsumpcja”. Każda z nich jest podzielona na 2 części: ilość i ilość. Na początku karty wskaż limit zapasów. Pozwala to zobaczyć obecność konkretnych aktywów materialnych przedsiębiorstwa. Jeśli na przykład pojawi się niedobór, będzie natychmiast zauważalny. Konta kontraktowe mają 2 kolumny - debetową i kredytową. Ten jednostronny formularz pozwala kontrolować sytuację finansową firmy.
Ważna uwaga
Za dokładność informacji odzwierciedlonych w rejestrach księgowych odpowiedzialni są pracownicy podpisujący raport księgowy. Przechowywanie dokumentów powinno odbywać się w taki sposób, aby całkowicie wykluczono prawdopodobieństwo nieautoryzowanej korekty informacji. Jeżeli korekty są konieczne, należy je poświadczyć podpisem osoby, która je dokonała, z podaną datą. Zgodnie z ustawą federalną „O rachunkowości” wszystkie dane znajdujące się w rejestrach są klasyfikowane jako tajemnica handlowa. Osoby mające dostęp do takich informacji powinny je zachować. W przypadku ujawnienia informacji poufnych odpowiedzialność jest przewidziana przez obowiązujące prawo.
Fixing transakcji biznesowych
Dokumentacja księgowa służy do wstępnej rejestracji i prawnej rejestracji zdarzeń. Na tym etapie wszystkie informacje powinny być wyświetlane zgodnie z rzeczywistością i mieć uzasadnienie. Dokument księgowy jest wykonywany w momencie operacji. Jeśli z jakiegoś powodu nie można tego zrobić, papier może zostać wypełniony po wydarzeniu.
Rekwizyty
Klasyfikacja dokumentów księgowych odbywa się zgodnie z formą i wskaźnikami, od których zależą przedstawione w nich fakty. Te ostatnie obejmują w szczególności rekwizyty. Reprezentuje pewien element informacyjny, który przenosi ładunek semantyczny. Na przykład „rodzaj materiału”. Wymagania są podzielone na istotne i wysokiej jakości. Te ostatnie odzwierciedlają przedmiot rachunkowości (na przykład „materiały budowlane”). Zasadnicze szczegóły określają cechy przedmiotu: gatunek, wymiary i tak dalej. 
Rodzaje papierów
W zależności od celu dokumentami księgowymi mogą być:
- Odpowiedzialny Zawierają zamówienie, zamówienie, kolejność określonej operacji. Takie dokumenty obejmują na przykład pełnomocnictwo do otrzymywania środków finansowych dla firmy, czeki, które należy zrealizować itp. Takie papiery wartościowe stanowią podstawę operacji, ale nie mają potwierdzenia jej przeprowadzenia.
- Executive. Takie dokumenty służą do potwierdzenia zdarzenia. Dokumenty takie obejmują faktury za dostawę i odbiór produktów, gwarancje odbioru, paragony potwierdzające fakt przyjęcia przedmiotów i tak dalej. Rejestracja tych papierów wartościowych odbywa się w momencie akcji. Dokumenty te stanowią podstawę do założenia konta.
- Pomocniczy. Dokumenty te są również nazywane dokumentami księgowymi. Same w sobie nie mają znaczenia. Ich projekt realizowany jest zgodnie z przepisami wykonawczymi i dokumenty administracyjne.
- Połączone Takie dokumenty zawierają znaki powyższych dokumentów. Przykładem może być warrant pieniężny.
Podstawowa dokumentacja księgowa jest zawsze kompilowana w momencie każdej transakcji. Takie dokumenty bezpośrednio rejestrują fakt podjętych działań. Należy zauważyć, że większość dokumentów księgowych należy do głównej kategorii.
