Rosyjskie przedsiębiorstwa, z uwagi na wymogi prawne, mogą mieć obowiązek dostarczania różnego rodzaju sprawozdań organom państwowym - w szczególności rachunkowości. Opracowanie odpowiednich dokumentów może wymagać konsolidacji znacznych ilości zasobów wewnętrznych. Jednocześnie wiele firm zwraca uwagę na tworzenie raportów zarządczych. Poddanie go organom państwowym jest opcjonalne, ale tworzy je wiele korporacji, a proces ten może wymagać nie mniej wysiłku od firmy. Dlaczego warto je stosować? Jaka jest przydatność odpowiedniego rodzaju raportowania?
Rola sprawozdawczości zarządczej
Co to jest raportowanie zarządcze i jaka jest jego rola w przedsiębiorstwie? Termin ten odnosi się do zestawu wewnętrznych dokumentów, które zawierają liczby odzwierciedlające różne aspekty działalności firmy.
Sprawozdawczość zarządcza, inaczej niż na przykład rachunkowość, jest dobrowolna. Nie trzeba go przesyłać do Federalnej Służby Podatkowej i innych agencji rządowych. Jego zadaniem jest dostarczanie zarządowi firmy lub jej właścicielom wiarygodnych informacji o stanie rzeczy w organizacji.
Raportowanie zarządcze może uzupełniać sprawozdawczość rachunkową lub finansową pod względem generowania danych, które są kluczowe dla optymalizacji modelu biznesowego i zwiększenia rentowności firmy. Rodzaj rozważanej działalności może również obejmować informacje pozafinansowe, które są ważne dla prawidłowej interpretacji skuteczności decyzji zarządczych podejmowanych przez kierownictwo spółki. Tego rodzaju raportowanie nie jest cenione ze względu na fakt, że zawiera imponujące liczby, ale wręcz przeciwnie - za możliwość wykrycia wad w modelu biznesowym przedsiębiorstwa, które utrudniają pomyślny rozwój.
Raportowanie zarządcze jest istotnym elementem planowania. Dokumenty, które ją tworzą, zawierają dane, które mają ogromne znaczenie dla obliczenia perspektyw wdrożenia niektórych decyzji poziom zarządzania. Z kolei po zakończeniu jednego lub drugiego etapu rozwoju firmy rozważany rodzaj raportowania pozwoli nam przeanalizować, w których momentach kierownictwo firmy powinno działać inaczej i z czym jest związane.
Korzyści z raportowania zarządczego
Czym zasadniczo różnią się sprawozdawczość finansowa, księgowa, zarządcza? Przede wszystkim metodologia. Pierwsze dwa rodzaje sprawozdań finansowych obejmują gromadzenie głównie informacji statystycznych odzwierciedlających obrót kapitału w niektórych obszarach procesów biznesowych. Z kolei raportowanie zarządcze zakłada nie tylko odzwierciedlenie statystyk, ale także interpretację odpowiednich liczb. Kierownictwo firmy będzie w stanie nie tylko obserwować pewne wskaźniki, ale także zrozumieć, co one oznaczają.
Raporty zarządcze organizacji mogą więc wskazywać przyczynę wyższej rentowności w produkcji określonych rodzajów produktów lub, odwrotnie, przyczynę niewystarczających przychodów i zbyt wysokich kosztów dla danego segmentu działalności. Interpretacja liczb zapisanych w raportach zarządczych pozwala kierownictwu firmy na podejmowanie właściwych decyzji dotyczących niezbędnych zakupów, aktualizacji środków trwałych, modernizacji sprzętu itp.
Wewnętrzne raporty zarządcze, pod warunkiem, że są przygotowywane na czas, mogą w odpowiednim czasie zidentyfikować te części procesu biznesowego, w których wydajność pracowników firmy nie jest wystarczająco wysoka.
Treść raportowania zarządczego
Co mogą zawierać dokumenty, które składają się na rodzaj rozpatrywanego zgłoszenia? Faktem jest, że źródła informacji odpowiedniego typu mogą być reprezentowane w ramach dużej liczby odmian. Z reguły niektóre dokumenty są dostosowane do konkretnych menedżerów. Raportowanie nazywa się menedżerskim, głównie dlatego, że jest przeznaczone specjalnie dla menedżerów.
W struktura zarządzania nowoczesne organizacje z reguły przedstawiają stanowiska dyrektora generalnego, a także jego zastępców. Mogą to być: zastępca ds. Produkcji, sprzedaży lub, na przykład, do spraw finansowych. W pierwszym przypadku wewnętrzne raportowanie zarządcze może obejmować dane dotyczące:
- koszt produktów lub usług (w odniesieniu do określonych odmian produktów);
- charakterystyka produkcji w toku, produkcji towarów i usług w związku z zamówieniami od konkretnych klientów;
- ilość produkcji, która trafia do magazynu;
- zapasy surowców, materiałów lub komponentów, które są zaangażowane w zwolnienie towarów.
Jeżeli raport ma zostać przekazany zastępcy dyrektora sprzedaży, jego struktura może obejmować:
- informacje o strukturze sprzedaży w odniesieniu do określonych rodzajów towarów i usług, z konkretnymi klientami;
- dane dotyczące dynamiki wysyłki produktów;
- informacje o zapasach w magazynie;
- dane dotyczące kwoty kosztów sprzedaży towarów lub dostawy konsumentowi;
- planowane wskaźniki dotyczące odbioru towarów w magazynie;
- informacje o należnościach za sprzedane pozycje.
Jeśli raport ma zostać przekazany zastępcy dyrektora ds. Finansów, może on zawierać:
- informacje o wykonaniu budżetu przedsiębiorstwa;
- informacje o kosztach związanych z działalnością gospodarczą;
- dane liczbowe odzwierciedlające koszt towarów lub usług;
- dane dotyczące zysków i strat;
Ponadto raportowanie może zawierać informacje o należnościach i zadłużeniu własnym spółki z tytułu pożyczek i innych zobowiązań.
Częstotliwość raportowania zarządczego
Jak często należy sporządzać raporty zarządcze? Pożądane jest, aby informacje odzwierciedlające wskazane obszary działalności przedsiębiorstwa nie stały się nieaktualne na dłużej niż tydzień. W niektórych przypadkach kluczowe wskaźniki mogą być zdefiniowane w konkretnym przedsiębiorstwie, które będą wymagały częstszej aktualizacji. Podobnie kierownictwo może naprawić wskaźniki wtórne, których przygotowanie nie może być spędzone dużo czasu, a zatem takie informacje mogą być przekazywane znacznie rzadziej.
Zgłaszanie akcjonariuszom
Eksperci w dziedzinie zarządzania przedsiębiorstwem zalecają zwrócenie szczególnej uwagi na przygotowanie raportów przeznaczonych dla akcjonariuszy spółki. Jaka jest specyfika odpowiedniej komunikacji?
Główną cechą jest to, że akcjonariusze spółki nie mogą brać bezpośredniego udziału w zarządzaniu spółką. Często zdarza się, że jedynym obszarem ich zainteresowania są dane dotyczące zysku netto. Szczegółowe decyzje zarządcze w raportach przekazywanych akcjonariuszom spółki są w niektórych przypadkach nieodpowiednie. Ponieważ jednak właścicielami firmy są ci, którzy podejmują kluczowe decyzje dotyczące powoływania najwyższych menedżerów, będzie możliwe odzwierciedlenie w raportach informacji charakteryzujących efektywność pracy dyrektora generalnego i jego zastępców.
Jak może wyglądać raportowanie?
Jakie są formy raportowania zarządczego? Zauważyliśmy powyżej, że w przeciwieństwie do dokumentów finansowych i księgowych, odpowiedni rodzaj papieru jest w rzeczywistości nieformalny. Formy sprawozdawczości zarządczej nie są regulowane przez prawo. Dlatego mogą być opracowywane przez organizację w oparciu o najbardziej odpowiednią strukturę - na przykład w zależności od adresata raportów.
Być może zastępcy dyrektora finansowego będzie wygodniej zajmować się dokumentami tabelarycznymi, a właścicielowi firmy z harmonogramami, które jasno pokazują, jak zmienia się zysk w zależności od różnych czynników. W niektórych przypadkach przedmiotowe formularze sprawozdawcze mogą być bardzo podobne do formularzy zebranych w zbiorze wskaźników finansowych lub księgowych
Procedura raportowania
Jak można tworzyć dokumenty tego typu? Zgłoszone zgłoszenie obejmuje rozwiązanie dwóch grup zadań.
Po pierwsze, jest to zbiór niezbędnych liczb. Ich źródłem prawdopodobnie będą pliki generowane przez dział księgowości i produkcji firmy w trakcie bieżącej działalności. Na przykład, jeśli pewna ilość towarów została wysłana do magazynu, odpowiednie dane są zwykle rejestrowane w systemie CRM firmy. Dane dotyczące innych działań biznesowych prowadzonych w przedsiębiorstwie są podobnie odzwierciedlone.
Po drugie, jest to interpretacja wskaźników zebranych w różnych zakładach produkcyjnych lub przedstawionych w danych rachunkowych. Wymagana jest analiza sprawozdawczości zarządczej. Jego wdrożenie ponownie będzie zależeć od tego, gdzie dokładnie należy przekazać odpowiednie dokumenty. Ponadto w niektórych przypadkach pożądana jest mniejsza szczegółowość, aw innych bardziej szczegółowe wskaźniki. Podobnie długa interpretacja wyników może być mile widziana lub, przeciwnie, wymagana jest ekstremalna zwięzłość.
W niektórych przypadkach interpretacja liczb może w ogóle nie być konieczna - na przykład w przypadku zgłaszania się do doświadczonego dyrektora finansowego. Prawdopodobnie interpretuje wyniki lepiej niż jakikolwiek inny menedżer i będzie miał wystarczająco dużo czystych liczb.
Algorytm raportowania
Zastanów się, w jaki sposób można przeprowadzić tworzenie raportów zarządczych w praktyce. Wśród rosyjskich ekspertów popularny jest algorytm, który zakłada rozwiązanie rozważanego problemu w kolejnych etapach.
Przede wszystkim należy dowiedzieć się, jakie informacje składają się na oświadczenia, które dyrektor generalny, jego zastępcy i właściciele chcą widzieć i z jaką częstotliwością. Ktoś może chcieć zapoznać się z liczbami co tydzień, dla innego wystarczy zobaczyć kluczowe wskaźniki raz w miesiącu. Wskazane jest również, aby przyszły kompilator raportowania na samym początku interakcji z kierownictwem dowiedział się, jaki typ danych najprawdopodobniej będzie priorytetowy, a który wtórny.
Następnym krokiem jest komunikacja z księgowym w celu ustalenia algorytmu, w którym osoba zaangażowana w rozwiązanie danego problemu zażąda niezbędnych numerów. Kompilator raportów może także wchodzić w interakcje z innymi pracownikami firmy w tych obszarach, w których generowane są wskaźniki dotyczące wymaganych dokumentów. Firma powinna stworzyć system sprawozdawczości zarządczej, w którym będą uczestniczyć wszyscy kompetentni pracownicy.
Następnym krokiem jest stworzenie form dokumentów, w których z jednej strony będą rejestrowane liczby, a z drugiej interpretowane. Jednocześnie osoba odpowiedzialna za raportowanie może stanąć przed koniecznością stworzenia różnych form dokumentów dostosowanych do konkretnego adresata - dyrektora generalnego, jego zastępców i właścicieli.
Kolejne kroki będą związane z praktycznym raportowaniem.Jeśli przedsiębiorstwo jest małe, w zasadzie osoba zaangażowana w rozwiązanie danego problemu może próbować samodzielnie zebrać niezbędne liczby. Ale prawdopodobne jest, że będzie potrzebował pomocy kolegów. W takim przypadku praktyczne etapy związane ze zbieraniem informacji mogą być poprzedzone niektórymi spotkaniami, podczas których dana osoba poinformuje innych pracowników o podstawach raportowania zarządczego, w jakim celu generowane są odpowiednie dokumenty i dlaczego jest to ważne dla firmy. Rozwiązanie tego problemu może ułatwić zarządzanie firmą poprzez publikację lokalnych aktów prawnych wymagających od poszczególnych pracowników promowania pracy osoby odpowiedzialnej za raportowanie.
Zgłaszanie odmian
Po uwzględnieniu kluczowych zasad raportowania zarządczego możemy badać poszczególne odmiany odpowiednich modeli do wyświetlania liczb odzwierciedlających działalność przedsiębiorstwa.
Pierwszym rodzajem tego rodzaju raportów jest bilans zarządzania. Jakie są jego funkcje?
Bilans zarządczy w zasadzie jest podobny do bilansu. Podstawowa różnica polega na jego funkcjonalnym celu. Bilans zarządzania ma na celu nie tylko odzwierciedlenie danych liczbowych, ale także ich interpretację pod względem skuteczności modelu biznesowego organizacji, stanu rzeczy w zakresie majątku organizacji, zobowiązań firmy wobec partnerów i odwrotnie.
Liczby, które obejmują sprawozdania rachunkowe, zarządcze i finansowe, mogą w zasadzie być wprowadzane w tych samych postaciach. Jednak sposób interpretacji odpowiednich wskaźników może z góry determinować tworzenie dokumentów w całkowicie oryginalnej strukturze. Ważne jest, kim są użytkownicy raportów zarządczych - mówiliśmy o tym powyżej.
Saldo, które rozważamy, obejmuje włączenie informacji, które mogą być interesujące zarówno dla dyrektora, jak i każdego zastępcy, a także właściciela firmy. W tym sensie może to być dość uniwersalny dokument.
Jakie są inne rodzaje raportów zarządczych? Wśród nich - rachunek zysków i strat. Ponadto tradycyjnie przyjmuje się odniesienia do źródeł rachunkowych. Rachunek zysków i strat - dokument, który przedsiębiorstwa muszą przedłożyć w formie oficjalnej sprawozdawczości organom regulacyjnym. Można go jednak również wykorzystać jako źródło w tworzeniu raportów zarządczych. Wynika to przede wszystkim z bardzo dogodnej struktury tego dokumentu.
Rachunek zysków i strat organizacji rejestruje wyniki finansowe działalności spółki przez określony czas. Odzwierciedla dane dotyczące przychodów, kosztów, a także wyników finansowych z łączną sumą. Struktura rozważanego rodzaju dokumentu odzwierciedla: źródła przychodów, pozycje wydatków, rentowność firmy. Ale, jak zdefiniowaliśmy powyżej, rachunkowość zarządcza a raportowanie obejmuje nie tyle rozwiązywanie problemów związanych z gromadzeniem liczb, co interpretowanie różnych wskaźników. Dlatego do tego dokumentu prawdopodobnie będą musiały towarzyszyć dodatkowe źródła, w których zostaną zapisane niezbędne wyjaśnienia dotyczące liczb odzwierciedlających przychody, wydatki i zyski firmy.
Kolejnym ważnym dokumentem jest rachunek przepływów pieniężnych. Źródło to odzwierciedla przychody finansowe firmy w korelacji ze źródłami, a także płatności spółki w odniesieniu do kluczowych obszarów wydatków - również w odniesieniu do określonego okresu. Rachunek przepływów pieniężnych może pokazywać, jak się sprawy mają w firmie pod względem bieżących wyników produkcji, w dziedzinie płynności. Ten dokument pozwala ocenić wiarygodność kredytową firmy. Źródło, o którym mowa, może być przydatne zarówno dla zarządu firmy, jak i jej właścicieli.
Rozważaliśmy główne rodzaje sprawozdawczości zarządczej - rachunek zysków i strat, bilans, a także dokument rejestrujący dane o przepływach pieniężnych, które oczywiście można uzupełnić o inne źródła. Mogą być zarówno podobne do tych, które badaliśmy, i mogą opierać się na zasadniczo różnych podejściach do kompilacji.
Zgłaszanie wyzwań
Tak więc przestudiowaliśmy czym jest sprawozdawczość zarządcza, czym różni się ona od rachunkowości lub finansów, zapoznaliśmy się z procedurą jej tworzenia. Przydatne będzie również rozważenie możliwych trudności towarzyszących jego kompilacji.
Według ekspertów w dziedzinie zarządzania przedsiębiorstwem najważniejszym problemem charakterystycznym dla omawianego procesu sprawozdawczego jest brak lojalności w stosunku do odpowiedniego dokumentu ze strony pracowników firmy, a w niektórych przypadkach także kierowników i właścicieli. Pracownicy firmy - księgowi, pracownicy zakładów produkcyjnych - nie zawsze postrzegają raportowanie zarządcze jako dokument, któremu należy poświęcić czas, na który warto wydać energię. Jak wiadomo, przedsiębiorstwa są już zobowiązane do przedkładania oficjalnych dokumentów organom państwowym, których opracowanie nie jest łatwym zadaniem.
Podobną pozycję, gdy raportowanie zarządcze nie jest postrzegane jako coś wartego uwagi, mogą zajmować także kierownicy i właściciele, jak zauważyliśmy powyżej. Zdaniem ekspertów wielu liderów odnosi się do omawianych dokumentów jako do szeregu metod wprowadzających w błąd zarządzanie, zwłaszcza jeśli trzeba odwrócić uwagę od nie wyróżniających się wskaźników produkcji.
Jak rozwiązać podobny problem? Analitycy zalecają rozpoczęcie od poziomu przywództwa. Bardziej uzasadnione będzie zainteresowanie menedżerów przede wszystkim przygotowaniem raportów zarządczych, aby z kolei tworzyli niezbędne lokalne akty prawne, zgodnie z którymi inni pracownicy będą musieli pomagać w tworzeniu odpowiednich dokumentów.
Inną trudnością charakteryzującą rozwiązanie omawianego problemu jest potrzeba ciągłego opracowywania nowych podejść do interpretacji danych liczbowych zawartych w sprawozdaniach. Może to wynikać przede wszystkim ze zmian w strukturze produkcyjnej firmy. Jak wiemy, w przypadku rachunkowości i sprawozdawczości finansowej nie jest wymagana interpretacja tych danych. Dlatego możliwe jest stosowanie standardowych formularzy, w których rejestrowane są odpowiednie wskaźniki.
Z kolei raportowanie zarządcze organizacji rozwiązuje kilka innych problemów. Jest to potrzebne przede wszystkim samej firmie, a nie organom rządowym, jak ma to miejsce w przypadku wskaźników rachunkowych i finansowych. Jeżeli interpretacja liczb zawartych w sprawozdaniach zarządczych dla danej struktury produkcji w pewnym okresie odegrała pozytywną rolę, nie ma gwarancji, że będzie równie przydatna, pod warunkiem, że zmieniły się cechy charakterystyczne niektórych procesów biznesowych. Najprawdopodobniej kompilator dokumentów sprawozdawczych będzie musiał poprawić podejście interpretacyjne, gdy firma zmieni się w zakresie działalności produkcyjnej. Może to wymagać dużo czasu - zarówno osobistego, jak i współpracowników, do których może zwrócić się o poradę, opinię lub kilka pomocniczych wskaźników odzwierciedlających wyniki firmy, aby zrozumieć, jak poprawić podejście do interpretacji liczb.
Problem ten można rozwiązać ponownie poprzez okresową komunikację z kolegami w formie spotkań, których przedmiotem jest rozważenie aktualnych wskaźników produkcji, a także opracowanie środków mających na celu ich poprawę, w tym poprzez wprowadzenie nowych metod raportowania, takich jak zarządzanie.W kontekście pozytywnego podejścia do optymalizacji wskaźników produkcji jest bardziej prawdopodobne, że pracownicy firmy pozytywnie ją postrzegają.
