Skuteczność osobista jest główną tajemnicą sukcesu we wszystkich sprawach i zależy między innymi od umiejętności prawidłowego przydzielenia zasobów czasu. Zarządzanie czasem nadaje się do badań naukowych i planowania. Istnieją specjalne techniki, które pozwalają prawidłowo rozdzielić czas, aby wystarczył na wszystko.
Koncepcja zarządzania czasem
Osoba po urodzeniu otrzymuje unikalny, niezastąpiony zasób - czas. Często sposób, w jaki się go pozbywa, często zależy od sukcesu osoby w biznesie, jego skuteczności. Zarządzanie czasem lub zarządzanie czasem to proces wieloetapowy, który obejmuje umiejętności planowania, analizy i organizacji procesów.
Idea zarządzania czasem wcale nie jest nowa, nawet w pierwszych latach naszej ery rzymski filozof Seneca napisał, że czas wymaga specjalnego podejścia i sformułował pierwsze zasady zarządzania czasem: musisz prowadzić dziennik czasu, musisz ocenić, ile czasu spędzono i jak Okres był nasycony wydarzeniami. Później filozofowie niejednokrotnie zastanawiali się, jak utrzymać upływający czas, wysuwali teorie i wymyślali metody oszczędności i racjonalnego wydatkowania.
Ale naukowe podejście do zarządzania zasób ten pojawia się dopiero na przełomie XIX i XX wieku. Frederick Taylor, amerykański inżynier, zaproponował koncepcję zarządzania czasem pracy i powiązał ten proces z motywacją i wyznaczaniem celów. Na początku XX wieku rosyjscy naukowcy stworzyli całą dziedzinę zwaną „naukową organizacją pracy” i położyli poważny fundament pod współczesną teorię zarządzania czasem. Termin „zarządzanie czasem” pojawia się dopiero w latach 70. XX wieku, a na początku XXI wieku przemysł ten stał się jedną z najważniejszych i najlepiej rozwiniętych części zarządzania.
Rodzaje czasu
Aby coś zarządzać, musisz zrozumieć istotę obiektu. Czas jest specyficznym przedmiotem zarządzania, aby właściwie go wydać, warto go podzielić na typy. Pierwsza klasyfikacja oparta jest na pojęciach pracy i wypoczynku, w którym to przypadku czas dzieli się na pracę i czas wolny lub wolny. Zarządzanie porami roku pozwala rozróżnić gatunki, takie jak pora sezonowa: czas spędzany w szczycie sezonu i poza nim.
Możesz także sklasyfikować zasób tymczasowy w zależności od działania, któremu jest on przeznaczony, a następnie przydzielony jest czas pracy, osobisty i towarzyski. Pracownik jest wydawany na wykonywanie obowiązków służbowych, planowanie, osobiste obejmuje czas wolny, edukację, rozrywkę, a społeczeństwo przeznacza się na rodzinę, przyjaciół, nawiązywanie różnych kontaktów. Jeśli chodzi o planowanie, zwykle bierze się pod uwagę czas pracy, choć oczywiście konieczne jest zastosowanie nabytych umiejętności ekonomicznego spędzania czasu do wszystkich jego rodzajów.
Funkcje zarządzania czasem
Każde zarządzanie pełni główną funkcję - jest to racjonalne wykorzystanie zasobów. Funkcje zarządzania czasem to planowanie, dystrybucja i wydatkowanie tego nieodnawialnego zasobu. Zarządzanie czasem jest konieczne w celu jak najbardziej efektywnego wykorzystania dostępnej rezerwy czasu, co bezpośrednio wpływa na wydajność osoby lub pracownika. Główne funkcje zarządzania czasem to planowanie wykorzystania czasu, organizacja procesów wykorzystania czasu, monitorowanie zgodności z zasadami i ustalanie czasu spędzonego.
Korzyści z zarządzania czasem
Zarządzanie czasem daje szereg pozytywnych rezultatów.Aby osiągnąć sukces w jakiejkolwiek działalności, musisz nauczyć się, jak właściwie spędzać czas. Osoba, która opanowała technologię zarządzania czasem, otrzymuje następujące korzyści:
- szybciej i częściej osiąga swoje cele;
- stwarza okoliczności swojego życia i może je kontrolować;
- w stanie osiągnąć dowolny cel i sukces w każdej działalności;
- mniej nerwowych doświadczeń, ponieważ w jego życiu nie ma miejsca próżność i pośpiech;
- ma wystarczająco dużo czasu na samokształcenie i rozwój duchowy;
- ma plan działania na każdy dzień, staje się bardziej zdyscyplinowany i gromadzony;
- odpoczywa więcej i dlatego czuje się wesoły i zdrowy, ma więcej możliwości komunikowania się z przyjaciółmi i rodziną, na zajęcia hobby;
- bardziej produktywny w pracy;
- ostatecznie osoba jest bardziej pewna siebie i szczęśliwa.
Struktura procesu zarządzania czasem
System zarządzania czasem obejmuje kilka podstawowych procesów:
- analiza - aby się gdzieś przenieść, musisz wiedzieć, czego chcesz i jakie masz zasoby;
- planowanie strategiczne;
- określenie celów;
- planowanie taktyczne i operacyjne;
- osiągnięcie celu;
- kontrola wydatkowania zasobów i osiągania celów.
Istnieją inne podejścia do określania struktury zarządzania czasem, które wyróżniają 4 obszary kształtowania wiedzy, umiejętności i nawyków, które obejmują:
- ustalanie celów, opanowanie technik ustalania celów;
- umiejętność ustalania priorytetów;
- umiejętność korzystania z narzędzi planowania i ich kompetentnego zastosowania;
- rozwój, konsolidacja i zastosowanie umiejętności racjonalnego wykorzystania czasu.
Rodzaje zarządzania czasem
Jak każde zarządzanie, główne zarządzanie czasem można podzielić na planowanie strategiczne i operacyjne. Można go również podzielić na rodzaje zarządzania tym zasobem według czasu: długoterminowe i krótkoterminowe, co w rzeczywistości powiela pierwszą klasyfikację.
Planowanie strategiczne wiąże się z osiąganiem długoterminowych, globalnych celów, a czas przeznaczony jest na rok lub dłużej. Jest to związane z prognozowaniem, opartym na dogłębnej analizie sytuacji.
Zarządzanie bieżącym czasem wiąże się z osiąganiem celów w krótkim okresie: od miesiąca do sześciu miesięcy. Jest osadzony w planie strategicznym, ale obejmuje tylko jego bezpośrednią część.
Operacyjny przydział czasu związany jest z przygotowaniem planów na tydzień i dzień. Taktyczny przydział zasobów wiąże się z rzeczywistą, bieżącą sytuacją, w której okoliczności mogą dokonać korekty.
Ogólne zasady zarządzania czasem
Procesy zarządzania czasem oparte są na głównych zasadach, do których należą:
- Prawidłowe ustawienie celu. Od tego zależy jego osiągalność i motywacja do osiągnięcia tego celu. Istnieją różne techniki ustalania celów, najbardziej znany i najskuteczniejszy to model SMART.
- Motywacja Oszczędność czasu powinna być świadoma i związana z zaspokojeniem niektórych ważnych potrzeb, w przeciwnym razie nie należy oczekiwać sukcesu zarządzania czasem.
- Zapisywanie Zarządzanie czasem jest konieczne w celu usunięcia lub zmniejszenia deficytu czasu, aby zwiększyć wydajność w tych samych okresach.
Metody zarządzania czasem
Obecnie znane są różne strategie i techniki dystrybucji i wykorzystania czasu. Najbardziej znane metody zarządzania czasem są następujące:
- Matryca Eisenhowera. Ta metoda polega na wypełnieniu matrycy zgodnie z 4 cechami: ważna, nieważna, pilna, niepilna. Wszystkie przypadki dla okresu planowania są oceniane w tej skali i klasyfikowane do realizacji. Po pierwsze, pilne i ważne sprawy są przeprowadzane, mniej pilne i ważne sprawy są odkładane na drugi etap, najważniejsze jest, aby nie opóźniać ich wdrożenia, aby nie trafiły do pierwszej kategorii.W miarę możliwości pilne i mniej ważne sprawy powinny być przekazywane podwładnym, nie pilne i nieistotne sprawy nie powinny się kumulować, dlatego należy je delegować lub w ogóle nie wykonywać i wykluczać z planów.
- Piramida B. Franklina. Ten solidny model wymaga gruntownego przygotowania po raz pierwszy, a następnie jest łatwy w użyciu. Podstawą piramidy są globalne cele i życie ludzkie wartości. Drugi poziom to długoterminowe cele na 10-20 lat. Trzeci to plan strategiczny, decyzje dotyczące sposobu osiągnięcia globalnych celów. Dalej jest plan na nadchodzący rok, a następnie plan krótkoterminowy. Na górze jest plan na dzień. Taka piramida powinna być okresowo aktualizowana i aktualizowana.
Istnieją inne techniki zarządzania czasem, ale wszystkie oparte są na umiejętności oddzielania ważnych od nieistotnych, umiejętności ustalania prawidłowych i osiągalnych celów oraz motywacji do oszczędzania czasu.
Zarządzanie czasem pracy: podstawowe techniki i zasady
Racjonalny podział czasu pracy jest najważniejszym zadaniem dla osób dążących do zwiększenia swojej wydajności. Metody zarządzania czasem, zarządzanie mające na celu wyeliminowanie niedoboru czasu pracy. Dlatego niezwykle ważne jest zaplanowanie dnia roboczego w oparciu o następujące zasady:
- konieczne jest zapewnienie możliwości rejestrowania czasu poświęconego na różne operacje;
- podczas przygotowywania planu 60% czasu należy poświęcić na zaplanowaną pracę, 20% na nieprzewidziane sprawy, 20% na spontaniczne zadania;
- konieczne jest zidentyfikowanie „pułapek czasowych” i wyeliminowanie ich w jak największym stopniu;
- musisz uszeregować zadania w pracy według pilności i ważności;
- planowanie czasu powinno być systematyczne, spójne, rozsądne.
Do zarządzania czasem w organizacji często stosuje się metodę ABC, która pozwala klasyfikować zasoby firmy według stopnia ważności. Opiera się na trzech zasadach:
- najważniejsze rzeczy robi lider; spędza na nich 15% swojego czasu;
- zadania o średnim znaczeniu są przekazywane menedżerom, przydzielane są 20% czasu pracy;
- mniej ważne zadania są przekazywane wykonawcom, którzy spędzają 65% swojego czasu.
Zarządzanie czasem organizacji
Zarządzanie czasem w firmie to sposób na zaoszczędzenie do 30% czasu pracy specjalisty. Dlatego należy zwrócić na to należytą uwagę. Zarządzanie czasem w organizacji spoczywa na menedżerach, którzy opracowują operacyjne i średnioterminowe plany pracy dla wykonawców. Obecnie istnieje wiele programów komputerowych, które pozwalają planować godziny pracy pracowników, a także monitorować realizację zadań i spędzony czas. Na przykład Toggl, Bitrix „Team” i „Project”. Istnieją trzy główne strategie zarządzania czasem organizacji:
- Przyspieszenie Konieczne jest zminimalizowanie czasu poświęcanego na wykonywanie typowych, szczególnie powtarzalnych operacji.
- Akumulacja. Konieczne jest określenie rezerw i priorytetów na każdym etapie produkcji, aby stworzyć rezerwę czasu na wykonanie nieprzewidzianych zadań.
- Usprawnienie. Konieczne jest wdrożenie skutecznych systemów planowania i kontroli czasu.
Zarządzanie czasem wolnym
Każda osoba zawsze odczuwa brak wolnego czasu i musi być tak starannie zaplanowana jak pracownik. Aby to zrobić, musisz nauczyć się ściśle oddzielać pracę od czasu wolnego, aby mieć czas na przywrócenie zdolności do pracy. Podczas wakacji musisz ograniczyć się do połączeń i wiadomości w pracy, aby w pełni się zrelaksować. Należy nauczyć się pracy w domu, aby organizować z maksymalną oszczędnością czasu. Konieczne jest rozwinięcie umiejętności identyfikowania najważniejszych zadań, aby zapewnić wystarczająco dużo czasu nie tylko na relaks, ale także na samorozwój. Powinieneś także nauczyć się porzucać małe rutynowe, bezużyteczne rzeczy, pozostawiając maksymalny czas na osiągnięcie celów priorytetowych.
