Nowoczesne procesy biznesowe wymagają od uczestników relacji biznesowych szczególnej elastyczności, wydajności i oszczędności. Zasady te podyktowane są przede wszystkim trudną sytuacją gospodarczą, która nie pozostawia czasu na refleksję. Rozumieją to zarówno właściciele, jak i menedżerowie firm działających w różnych branżach.
Przydatne narzędzie
Jednym z najskuteczniejszych i zarazem skutecznych programów redukcji kosztów i zwiększenia efektywności pracy jest wykorzystanie outsourcingu. Z jego pomocą firma nie tylko obniża koszty, ale ostatecznie uzyskuje lepszy produkt.
Przeczytaj o istocie outsourcingu, jakie to narzędzie i jak jest stosowane w praktyce, przeczytaj ten artykuł.
Ogólna koncepcja
Zaczniemy więc od ogólnych cech tej kategorii. Na pewno słyszałeś ten termin, gdy mówiono Ci o jakichkolwiek procesach biznesowych o takim czy innym charakterze. Obecnie wiele firm usługowych oferuje różne rodzaje outsourcingu, który stanowi główny profil działalności takich podmiotów gospodarczych.
Na pierwszy rzut oka ten termin (przetłumaczony z angielskiego oznacza coś w rodzaju „wyszukiwania zasobów z zewnątrz”) jest czymś trudnym do zrozumienia dla zwykłego człowieka, z dala od biznesu. Wielu prawdopodobnie nawet nie wie, co znaczy to słowo, mimo że słyszało je wiele razy.
Uwierz mi, w kategorii outsourcingu nie ma nic skomplikowanego. Co to jest W prostych słowach możemy powiedzieć, że termin ten oznacza przeniesienie pewnej funkcji firmy na inne firmy specjalizujące się w tej dziedzinie. Dowiesz się więcej o tym, co ten proces sugeruje z naszego przykładu, który jest podany w dalszej części tekstu.
Dobry przykład
O jakich funkcjach mówimy i dlaczego należy je przenieść do innej firmy?
Wyobraź sobie, że jesteś właścicielem firmy, która sprzedaje kwiaty. Jesteś dobrze zorientowany, jak uprawiać, dekorować i sprzedawać swoje produkty. Znasz wszystkie zawiłości tego rynku, więc jesteś gotowy zaangażować się w coś takiego i go rozwinąć.
Jednocześnie Twoja firma nie będzie w stanie obejść się bez księgowego i prawnika, który zajmie się sprawozdawczością finansową, opracowywaniem umów i innymi kwestiami technicznymi. Oczywiście nic o tym nie rozumiesz, ponieważ Twój profil to kwiaty. Ponieważ potrzebujesz specjalistów w dziedzinie finansów i prawa, masz łatwy sposób na rozwiązanie problemu: zatrudnij takich specjalistów (prawnika i księgowego). Na tym etapie występują dwa problemy. Po pierwsze, nie masz odpowiedniego biura. Pracujesz w sklepie i po prostu nie ma gdzie umieścić tych ludzi.
Drugi to wysoki koszt. Płacenie pensji dwóm innym osobom to znaczny koszt. Jednocześnie od tych specjalistów nie potrzebujesz tak wiele: jednorazowe przygotowanie raportów miesięcznych i okresowe konsultacje 1-2 razy w miesiącu. Jak być w tej sytuacji? Zgadza się: zewnętrzny outsourcing to twoje wyjście!
Schemat pracy
Zamiast zatrudniać jednego prawnika i jednego księgowego, którzy nie będą w stanie fizycznie objąć całego spektrum twoich zadań (ponieważ specjalizują się tylko w jednej rzeczy i nie mogą być uniwersalnymi specjalistami), zwracasz się do firmy audytorskiej i zawierasz z nią umowę. Z jednej strony jego prawnicy będą przetwarzać Twoje umowy tak skutecznie, jak to możliwe i wypełnią wszystkie niezbędne dokumenty; z drugiej strony księgowi będą zaangażowani w raportowanie.Ponieważ taka firma ma cały dział specjalistów, których potrzebujesz, będą nie tylko szybciej, ale także wykonają pracę, której potrzebujesz lepiej. Jednocześnie koszt usług firmy będzie mniejszy niż dwa wynagrodzenia; a poziom usług jest znacznie wyższy.
Możesz współpracować z taką firmą w formie subskrypcji. Zawierając umowę na 6 lub 12 miesięcy pracy, wygrasz. Tak działają nowoczesne firmy. Szczerze mówiąc, program ten zapewnia maksymalne korzyści dla Ciebie jako właściciela firmy.
Rodzaje outsourcingu
W rzeczywistości istnieje wiele technik oddzielania odmian danego modelu. Na przykład zgodnie ze specyfiką działania można wyróżnić trzy kategorie. Pierwszym z nich jest outsourcing produkcji. Przykładem tego jest wykorzystanie drukarni przez agencje reklamowe do tworzenia materiałów drukowanych. Oczywiście posiadanie takiej własnej zdolności produkcyjnej dla agencji nie byłoby tak opłacalne. Gdy od czasu do czasu kontaktujesz się z drukarnią, możesz otrzymywać zamówienia w przystępnej cenie.
Drugi rodzaj to outsourcing procesów biznesowych. Charakteryzuje się tym, że jedna firma całkowicie przenosi niektóre funkcje na obsługę innej. Zapamiętaj nasz przykład z prawnikiem i księgowym - są to przykłady tego, jakie są rodzaje outsourcingu.
Wreszcie trzecia kategoria to outsourcing IT. Już z samej nazwy można się domyślić, że funkcje tworzenia oprogramowania, tworzenia stron internetowych, pisania pewnego rodzaju systemów kontroli oprogramowania dla urządzeń i innych można w nim przenosić.
Jednak ta klasyfikacja z pewnością nie jest wyczerpująca. Na przykład istnieje coś takiego jak personel outsourcingowy. Oznacza to przeniesienie przez jedną firmę do pracy innego wyspecjalizowanego personelu wykonującego określone funkcje. Uderzającym tego przykładem jest firma obsługująca supermarkety. Mają kupców, którzy mogą najkrótszy czas układać produkty i ustalać ceny towarów. Dzięki takim firmom supermarket pozbywa się potrzeby utrzymywania personelu i ciągłego poszukiwania nowego personelu, obawiając się, że jeden z pracowników zdecyduje się nagle odejść. Ten sam outsourcing personelu jest wykorzystywany nie tylko w branży bezpieczeństwa i sprzątania. Pozwala to na bardziej efektywne prowadzenie działalności, redukując koszty i podnosząc jakość produktu końcowego.
Inna klasyfikacja
Oprócz tych przedstawionych istnieją również inne rodzaje outsourcingu. Na przykład jest zewnętrzny i wewnętrzny. Różnią się między sobą zasadą umieszczania tych, którzy wykonują zadanie. Jeśli na przykład w przypadku supermarketów handlowcy działają na ich terytorium, nazywamy to „wewnętrznym outsourcingiem”. To jest całkiem logiczne. Jeśli, podobnie jak w przypadku księgowych, specjaliści skomponują wszystkie dokumenty w swoich miejscach pracy i po prostu wyślą je e-mailem, to jest to outsourcing zewnętrzny.
Korzyści
Jak pozytywnie można scharakteryzować system outsourcingowy? Przede wszystkim kompetencje i specjalizacja. Specjaliści firmy, od której zamawiasz usługi, są zdecydowanie bardziej kompetentni niż twoi pracownicy (dla których to zadanie nie jest najważniejsze). Dlatego wyniki pracy mogą być odpowiednie.
Następnym punktem jest częstotliwość takich prac. Jeśli potrzebujesz usług regularnie, lepiej jest pomyśleć o pełnoetatowym specjalisty. Jeśli mówimy o okazjonalnych konsultacjach, sporządzaniu dokumentów i innych działaniach, lepiej skontaktować się z firmą zajmującą się outsourcingiem.
Wady
Nie powinieneś myśleć, że opisany przez nas model jest idealny. Nie, w rzeczywistości, pomimo wysokiego poziomu popularności, outsourcing (co to już wyjaśniliśmy prostymi słowami) nie gwarantuje, że koszty usług specjalistów będą niższe niż w przypadku zatrudnienia pracownika zatrudnionego na pełny etat.Może się zdarzyć, że szef firmy nieprawidłowo obliczy wydatki, a wręcz przeciwnie, zapłaci więcej. Dlatego pracując z takim modelem należy dokładnie przygotować: obliczyć wszystkie koszty, określić wydajność pracy zarówno zatrudnionych pracowników, jak i tych, którzy pracują na zasadzie outsourcingu.
Ponownie nie zapomnij o kontroli nad procesem. Zdarza się, że firma przenosi zbyt wiele swoich funkcji na usługi zgodnie z modelem outsourcingowym. Z tego powodu w niektórych sytuacjach, gdy trzeba pilnie wykonać jakąś funkcję drugorzędną lub wykonać zadanie, które nie zostało pierwotnie uzgodnione, mogą pojawić się poważne problemy.
Dlatego w przypadku outsourcingu należy zachować ostrożność i pamiętać, że przy zamawianiu takich usług ufasz innym osobom, których wizja może się różnić od twojej.
Wnioski
Tak więc w tym artykule opisaliśmy główne rodzaje outsourcingu, które oczywiście mogą obejmować inne rodzaje. Wszystko zależy od kryteriów, według których można podzielić te modele, które są obecnie obecne na rynku.
Generalnie możemy nazwać taką formę współpracy, jak outsourcing, idealną opcją dla każdej firmy. Jako klient możesz przenosić kosztowne, czasochłonne i złożone funkcje dla Ciebie i Twoich specjalistów na tych, którzy mogą im służyć na znacznie wyższym poziomie. Z kolei firmy te mogą współpracować z kilkoma klientami jednocześnie, co pozwala nam rozmawiać o szerokich możliwościach zwiększenia skali działalności, wchodzenia na nowe rynki i otwierania nowych kierunków.
Ustawiczne kształcenie
Jeśli chodzi o specjalistów pracujących w takich firmach, jest to dla nich także doskonałe doświadczenie i okazja do spróbowania swoich sił w różnych niszach. Po pracy w jednej z tych firm będą mogli dokładniej nawigować w swojej dziedzinie wiedzy, będą o wiele bardziej wykwalifikowani i doświadczeni w porównaniu z pracownikami, których zadaniem jest obsługa węższych obszarów.
Dziś, jak pokazuje praktyka, efektywność outsourcingu rośnie. Potwierdzają to nawet światowi liderzy branży, prosząc inne firmy o pomoc. Weźmy na przykład Apple - największą firmę, która mogłaby założyć własną produkcję wszystkich komponentów do swoich produktów. Ma jednak także wielu partnerów odpowiedzialnych za różne obszary outsourcingu. Oczywiście jest to bardziej opłacalne i wygodne.
