Podróż służbowa jest dla niektórych przerażającym słowem, ale dla innych jest prawdziwym świętem życia. Termin ten obejmuje wykonywanie funkcji pracy poza zwykłym miejscem. Pracodawca planujący wysłać pracownika w podróż służbową powinien wziąć pod uwagę, że można to zrobić tylko w stosunku do oficjalnie zarejestrowanej osoby. Warunkiem jest zawarcie umowy o pracę. Umowa powinna określać, że wyjazdy służbowe są możliwe. Ale jeśli praca ma charakter podróżny, to każdej podróży nie można nazwać podróżą służbową. Ustala normy kosztów podróży Ministerstwa Finansów.
Podróż służbowa: kto i jak?
W podróży służbowej możesz również wysłać pracownika pracującego zdalnie, którego miejsce pracy znajduje się w domu. Najważniejsze jest to, że dana osoba jest członkiem personelu organizacji, co daje mu dokładnie takie same prawa, jak osobom pracującym na terytorium pracodawcy. Stawką zwrotu kosztów podróży za pracę w niepełnym wymiarze godzin jest jego średnia pensja w firmie, z której osoba pojechała na wycieczkę.
W niektórych przypadkach osoba wybiera się w podróż służbową do dwóch miejsc pracy jednocześnie - pracy głównej i pracy w niepełnym wymiarze godzin. W tej sytuacji pracodawcy muszą uzgodnić wypłatę dodatku na podróż. Tempo wydatków zakłada rozliczenie obu zadań jednocześnie - to znaczy, że jedna firma przyjmuje na siebie część kosztów, a druga ma obowiązek zapłaty salda.
Standardy: jest to ważne
Koszty podróży w Rosji są regulowane przez Kodeks pracy. Poświęcono temu artykuły 167 i 168. Zarówno organizacje państwowe, jak i firmy prywatne są w równym stopniu zobowiązane do przestrzegania TC. Wymagania prawne dotyczą wszystkich form przedsiębiorczości, własności. Rachunkowość powinna obliczać i kontrolować stawkę dziennych kosztów podróży, biorąc pod uwagę ogólnie przyjęte zasady.
Koszty zawierają kilka pozycji. Obejmuje to diety dzienne, koszty transportu i zakwaterowania.
Dzienne wydatki
Koszty podróży w ramach norm zakładają przydział na każdy dzień nie więcej niż 700 rubli. Od tej kwoty nie są pobierane żadne podatki. Czy mogę uzyskać więcej pieniędzy od firmy? Możliwe jest ustalenie kosztów podróży przekraczających normę na podstawie lokalnego aktu prawnego obowiązującego w organizacji. Zapewni to dostęp do dużych kwot, ale rachunkowość będzie zmuszona pobierać i nakładać podatki od kwot przekraczających 700 rubli.
Równie ważną pozycją wydatków jest koszt transportu. Obejmują one rozliczenie kosztu biletów na wszystkie środki transportu wykorzystywane podczas podróży służbowej pracownika. Uwzględniają zarówno drogę do miejsca pracy, jak i powrót. W tej kategorii nie ma żadnych norm dotyczących kosztów podróży, a także żadnych ograniczeń dotyczących rodzaju używanego transportu. Bilet jest wymagany. Na tej podstawie gromadzone są pieniądze.
Ważne funkcje
W niektórych przypadkach musisz udać się w podróż służbową z lotniska, portu lub stacji znajdującej się w pewnej odległości od miejsca pracy. Jeśli tak się stanie, koszt podróży do tego miejsca jest również wliczony w koszty podróży.
Umowa zbiorowa zawarta w przedsiębiorstwie (jeśli istnieje) może zawierać zasady zwrotu innych kosztów transportu. Na przykład, jeśli pracownik nie korzysta z transportu publicznego, ale korzysta z prywatnego samochodu - taksówki, wynajmu samochodu, możliwe jest odzyskanie pieniędzy wydanych na to zgodnie z listem wydanym w 2011 r. Do Ministerstwa Finansów.
Żyjemy na koszt firmy: czy to możliwe?
Zgodnie z prawem normy kosztów podróży za granicę oraz w Rosji uwzględniają rekompensatę kosztów utrzymania. Kwoty zależą od kategorii mieszkania. Możliwe są różne metody płatności. Rezerwacja jest dozwolona, co jest uwzględniane przy obliczaniu podstawy opodatkowania.
Dodatkowe usługi nie wpływają na podstawę naliczania podatków, jeżeli były one wymagane przez pracownika, który udał się w podróż służbową. Na przykład pracownik może zamówić specjalne ubrania, iść na siłownię i do sauny, ale firma nie powinna za to płacić. Przy wynajmie domu dla pracownika stawką kosztów podróży jest kwota z tytułu najmu. Koszty są rejestrowane w kategorii „inne”.
Raportowanie i podróż służbowa
W miarę ustalania norm dotyczących kosztów podróży, gdy dana osoba jest wysyłana w podróż służbową, firma przeznacza określone środki. Firma jest zobowiązana do zapewnienia pracownikowi pieniędzy, a to, co dokładnie z nim zrobi, to jego osobisty biznes. Oznacza to, że pieniądze, które organizacja wysyła w podróż służbową, możesz zaoszczędzić i wykorzystać na własną korzyść. Na dietę oblicza się na podstawie liczby dni spędzonych na podróży. Obejmują one pieniądze przeznaczone na wynajęcie miejsca do spania, w tym dni odpoczynku.
Z reguły nie musisz polegać na dietach, musisz wykonać zadanie w mieście, w którym mieszka pracownik firmy. Normy dotyczące kosztów podróży nie obejmują jednak pieniędzy wydanych przez pracownika, który został wysłany na wycieczkę do najbliższej osady - ponieważ domyślnie uważa się, że może on wrócić do domu. W organizacji prywatnej szef ma prawo określić normy dotyczące kosztów podróży, wydając rozkaz wewnętrzny. Określa, na co mogą liczyć pracownicy, czołowi specjaliści i inne jednostki kadrowe. Możliwe jest grupowanie niektórych osób według pewnych cech.
Pieniądze: płacić pracownikom?
Jeśli zostaną ustalone normy dotyczące kosztów podróży, oznacza to, że prędzej czy później pracownicy wysłani w podróż służbową będą musieli zapłacić. Koszty poniesione przez pracowników przy wykonywaniu zadań produkcyjnych w różnych miejscach są zwracane, gdy dostarczają dokumenty sprawozdawcze. Dokumenty muszą potwierdzać wszystkie wydatki, za które dana osoba żąda zwrotu.
Jeśli dany pracownik nie jest w stanie dostarczyć dokumentów na czas w celu zwrotu mu wydanych pieniędzy, jeśli nie ma umów, czeków, możesz liczyć na zwrot tylko zgodnie ze standardami drugiej części art. 168 Kodeksu pracy, a także listem Ministerstwa Finansów wspomnianym powyżej. Podstawowa stawka do obliczenia wynosi 700 rubli za jedną noc podróży. Możliwe jest również, że pracownik poniesie wydatki przekraczające standardy przyjęte przez firmę. Według nich zwrot jest dozwolony tylko wtedy, gdy jest regulowany przez lokalne przepisy organizacji. Dodatkowe regulacje są również możliwe w drodze układów zbiorowych.
Jak zapłacić Funkcje obliczeń
Jeśli chodzi o zwrot pracownikowi organizacji środków wydanych przez niego na podróż służbową, należy rozważyć różne metody płatności. Na przykład pracownik może płacić gotówką lub kartą bankową. W przypadku płatności gotówkowej należy złożyć w biurze rachunkowym w miejscu pracy czek z hotelu lub umowę zawartą przy zameldowaniu, a także akt w specjalnej formie. Jeśli płatność została dokonana kartą po przybyciu do miejsca pracy, czeki podatkowe i hotelowe są przekazywane do działu księgowości.
Ważne jest monitorowanie zbieżności dat. Wszystkie dokumenty potwierdzające płatność podczas podróży muszą mieć numery odpowiadające datom podróży. Wszystkie ruchy, przybycie, wyjazd z miejsca są rejestrowane w kolejności przy wysyłaniu w podróż służbową. Czeki muszą być zgodne z tym dokumentem wewnętrznym. Bez nakładania podatków zwrot kosztów księgowości podczas podróży służbowej jest zwracany za wydaną komunikację i bagaż.Jeśli lot został wykonany, opłata za obsługę lotniska będzie musiała zostać zwrócona pracownikowi, a także koszt transportu do miejsca odlotu w podróży służbowej.
Mniej więcej?
Prawo stanowi, że osoba wysyłająca podróż służbową może liczyć na co najmniej 700 rubli za każdy dzień spędzony poza domem. Więcej pieniędzy może zdobyć ten, kto pracuje w hojnej firmie. Jeśli szef podpisał polecenie ustalenia innej kwoty, która przekracza ten minimalny limit - doskonale, będziesz mógł uzyskać bardziej przyjemny zwrot pieniędzy.
Wartość diety wpływa na podatek dochodowy od osób fizycznych. Ponadto wewnętrzne dokumenty lokalne mogą regulować koszty transportu - możesz wprowadzić dodatkowe. Z reguły starają się to wszystko ułożyć w taki sposób, aby zminimalizować kwotę, z jaką należy odprowadzać podatki. Jednocześnie firma musi poprawnie prowadzić ewidencję księgową, w przeciwnym razie zwykła podróż służbowa podczas kontroli podatkowej może być dużym problemem.
Ramy czasowe i finansowe: obowiązkowe
Kiedy pracownik wraca z podróży służbowej, musi napisać raport na temat idealnej podróży w ciągu trzech dni roboczych. Na podstawie tego dokumentu księgowość obliczy, ile pieniędzy trzeba jeszcze zapłacić. Z reguły nawet przed wyjazdem służbowym rozdają niewielką kwotę z góry, a przy ostatecznym obliczeniu wartość ta jest odejmowana. Księgowość oblicza i przenosi podatki dochodowe, a także płaci ubezpieczenie społeczne.
Kiedy pracownik przyjeżdża z podróży służbowej, zatwierdza kartę czasu pracy, która określa liczbę przepracowanych godzin. Wszystkie dni spędzone na wyjeździe są oznaczone jako „K” lub „06”. Zegar nie jest wymagany. Sytuacja jest możliwa, gdy wyjazd uchwycił dzień wolny, to znaczy, że pracownik nie był w stanie według własnego uznania spędzić przewidzianego prawem czasu. Jeśli tak się stanie, dzień oznaczony jest kodem „03” lub symbolami PB. Płatność jest dokonywana z uwzględnieniem wymogów art. 153 TC - dwa razy więcej niż za zwykły dzień roboczy. Możesz jednak zapłacić jako zwykły dzień roboczy, ale potem musisz dać pracownikowi dodatkowy dzień wolny.
Podróż służbowa: dni wolne, choroby i inne problemy
Zdarza się, że w dniu wolnym osoba wysłana w podróż służbową była w drodze - podróżowała do miejsca lub wracała stamtąd. Te dni są prawnie sklasyfikowane przez pracowników, oznaczone, jak wskazano powyżej, „03” lub „RV”. Pracodawca musi najpierw omówić z pracownikiem cechy jego wyjścia w weekend. W niektórych przypadkach przedstawiciel kierownictwa firmy może uznać, że nie ma potrzeby wychodzenia z pracy w dni, w których pracownik musi mieć dzień wolny od pracy, tzn. Odmówi zapłacenia za niego zgodnie z oczekiwaniami podróżnego.
Należy rozumieć, że podczas podróży służbowej pracownik może zostać ranny lub zachorować. W każdym z tych przypadków sytuacja rozwija się zgodnie z obowiązującymi standardami Kodeksu pracy. Pracownik zachowuje wszystkie należne mu prawa i przywileje.
Normy i ograniczenia
Ważne jest, aby zapewnić zgodność standardów określonych w lokalnych aktach i faktycznych wydatków pracownika. Ważne jest również regulowanie za pomocą wewnętrznych dokumentów, jak duże mogą być wydatki na mieszkanie. Koszty podróży to nie tylko koszty transportu bezpośrednio. Ten rozdział obejmuje również wydatki związane z ubezpieczeniem podróżnym i koszty dokumentów podróży. W niektórych przypadkach musisz uiścić specjalne opłaty (na przykład na lotnisku), płatności. Wszystkie są również rejestrowane w kategorii transportu.
Podróż służbowa za granicę: co i jak?
Jeśli pracownik musi zostać wysłany za granicę, podróż dla niego powinna zostać obliczona zgodnie ze specjalnym programem, nieco innym niż wyjazdy służbowe w kraju ojczystym. Limit brany pod uwagę przy obliczaniu podatku dochodowego od osób fizycznych wynosi 2500 rubli.Kwota jest wydawana w walucie kraju, do którego pracownik jest wysyłany w podróż służbową. Zaliczka jest również naliczana w walucie używanej w kraju docelowym. Zaliczka jest obliczana, biorąc pod uwagę, ile dni ma pozostać w podróży służbowej. Jeśli część podróży przebiega przez terytorium Rosji, w tym okresie pobierana jest zaliczka w rublach, ale za wszystkie dni od momentu przekroczenia granicy należy zapłacić walutą, która jest tam używana. Program działa w przeciwnym kierunku - opłata za podróż służbową w rublach jest realizowana przez wszystkie dni od momentu przekroczenia granicy w kierunku domu i do momentu przybycia do domu.
Taka podróż jest możliwa, gdy osoba za granicą spędza tylko jeden dzień. W takim przypadku koszty podróży są naliczane w połowie w walucie obcej. Jeśli krajem docelowym jest jeden z krajów WNP, nie trzeba nawet umieszczać notatki potwierdzającej przekroczenie granicy.
Podróż służbowa: ból głowy rachunkowości
Podróż obliczana jest z uwzględnieniem standardów uproszczonego systemu podatkowego. Jakiś czas temu oficjalne zadania zostały anulowane na szczeblu stanowym, a certyfikaty podróży były już przeszłością. Nie anulowało to jednak samych podróży służbowych, a jedynie uprościło obsługę dokumentów. Fakt, że opodatkowanie wydatków związanych z podróżami służbowymi nie jest zapewnione, jeśli standardy są spełnione, znajduje się w art. 217 akapit trzeci kodeksu podatkowego.
Jeśli wyjazd został zorganizowany przy użyciu komputera osobistego pracownika, nie oznacza to, że odbył się on na jego koszt. Po prostu zrób notatkę wskazującą dokładne daty, przebieg, kierunek, numer zamówienia w kierunku podróży. To wystarcza do naliczenia rachunkowości. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę, że firma jest zobowiązana do zwrotu wszystkich kosztów podróży i zakwaterowania oraz kierować się tą zasadą.