Postępowanie o udzielenie zamówienia powinno odbywać się przy użyciu specjalnych ofert organizowanych na platformach elektronicznych. W tym celu brane są pod uwagę przepisy ustawy federalnej nr 44. Ostatnim etapem zamówienia jest przygotowanie specjalnego raportu z wykonania umowy. W tym dokumencie organizacja, która wygrała przetarg, ma obowiązek poinformować o podjętych działaniach. Jeśli dokument nie zostanie przygotowany i opublikowany w odpowiednim czasie na stronie internetowej zamówień publicznych, firma będzie pociągnięta do odpowiedzialności.
Koncepcja dokumentu
Raport z wykonania umowy jest przedstawiany w specjalnym dokumencie sporządzonym przez klienta po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia. Aby to zrobić, wystarczy wprowadzić niezbędne informacje w specjalnym formularzu, znajdującym się na koncie osobistym EIS.
Proces sporządzania dokumentu jest zwykle wykonywany przez bezpośredniego menedżera kontraktu, ale obowiązek ten można również przenieść na specjalistę ds. Usług kontraktowych. Jeśli proces nie zostanie wdrożony na czas, firma będzie musiała zapłacić dużą kwotę w formie grzywny.
Kiedy to się składa?
Raport z wykonania umowy państwowej jest koniecznie generowany w następujących sytuacjach:
- dostawca wywiązał się ze swoich zobowiązań na podstawie niniejszej umowy, dlatego w terminowy sposób dostarczył towary kupującemu przy jednoczesnym przygotowaniu aktu przyjęcia i przekazania, a także otrzymał płatność od nabywcy;
- zrealizowano tylko kilka etapów dostawy towarów, ale klient przekazał całą kwotę w formie płatności;
- umowa została rozwiązana jednostronnie lub w wyniku sporządzenia umowy stron;
- dostawca został zlikwidowany, co wymaga wyciągu z rejestru.
Jeżeli dostawca nie uzupełni dokumentacji w terminie, może utracić prawo do wzięcia udziału w przetargu w przyszłości.
Kiedy nie jest wymagane?
Raportu z wykonania umowy na podstawie ustawy federalnej nr 44 nie można sporządzać w następujących sytuacjach:
- zamówienie jest realizowane tylko od jednego dostawcy, a kwota wynikająca z umowy nie przekracza 100 tysięcy rubli;
- dokonywane są zakupy, które nie były wcześniej zawarte w rejestrze;
- na podstawie umowy remontowane są lokale niemieszkalne;
- na aukcji sporządzono umowę, zgodnie z którą dane statystyczne są gromadzone przez osoby fizyczne;
- zgodnie z umową biblioteki uzyskują dostęp do różnych baz danych;
- zakup towarów dla przedsiębiorstw, które są operacyjno-poszukiwawcze.
W powyższych warunkach niniejszy raport nie jest wymagany.
Formularz dokumentu
Przygotowanie raportu z wykonania umowy nie jest uważane za złożony proces, ale musi zostać przeprowadzone w ściśle ustalonych terminach, a także przy użyciu właściwej formy. Ten formularz znajduje się bezpośrednio w systemie EIS, więc nie można go pomylić.
Wszyscy oferenci, z którymi została sporządzona umowa, muszą wypełnić formularz. Należą do nich prywatne firmy, agencje rządowe, korporacje, a nawet instytucje miejskie i państwowe. Oficjalny formularz zawiera 5 sekcji, które mają swój pierwotny cel:
- pierwsza sekcja zawiera informacje o bezpośredniej umowie;
- druga sekcja zawiera informacje o dostawcy i wykonawcy;
- trzeci rozmiar ma obejmować dane dotyczące wykonania sporządzonej umowy;
- jeżeli umowa nie została prawidłowo wykonana, jest to wskazane w sekcji 4;
- jeżeli umowa została rozwiązana lub zmieniona, jest to określone w ostatnim punkcie.
Konieczne jest wypełnienie formularza przy wykonywaniu umowy, a także przy wprowadzaniu w niej zmian. Dodatkowo, raport o wykonaniu umowy jest wdrażany w momencie rozwiązania umowy.
Jak przeprowadzana jest procedura?
Proces wypełniania raportu powinien zostać przeprowadzony przez oficjalnego przedstawiciela dostawcy. W tym celu organizacja wybiera osobę odpowiedzialną, której powierzono niezbędne uprawnienia na podstawie oficjalnego polecenia kierownictwa. Wcześniej studiowali oficjalne i aktualne instrukcje. Raport z wykonania umowy jest wypełniany z uwzględnieniem następujących zasad:
- Aby rozpocząć proces, musisz przejść do oficjalnej strony systemu EIS. Ta strona zawiera dane o wszystkich zakupach, a także zapewnia harmonogram realizacji różnych umów.
- Musisz wypełnić raport bezpośrednio w tym systemie, a niektóre informacje są automatycznie uwzględniane w formularzu, dlatego informacje wprowadzane są tylko w pustych kolumnach.
- Aby wypełnić pierwszą sekcję, musisz skorzystać z informacji z rejestru umów.
- Wprowadzając dane do drugiej sekcji, ważne jest, aby podać tylko oficjalne informacje o dostawcy i wykonawcy, dla których wskazano ich NIP, PPC i inne ważne dane. Nie jest wymagane zapisywanie danych bankowych dostawcy.
- Aby wypełnić 3 sekcje, musisz skorzystać z informacji dostępnych bezpośrednio w umowie. Czwarty wiersz tej sekcji zawiera dane ze specyfikacji, które muszą być dołączone do każdej umowy. Piąta kolumna wskazuje dane zawarte w dokumentach uzupełniających. Jeśli są jakieś wyjaśnienia lub uzupełnienia, są one wskazane w kolumnie 6.
- Czwarty rozdział powinien być wypełniony wyłącznie pod warunkiem, że umowa nie została wykonana lub występują niespójności i odstępstwa.
- Część piąta jest wypełniona, jeżeli umowa zostanie rozwiązana lub zostaną w niej wprowadzone znaczące korekty.
Jeżeli umowa nie została wykonana lub jej wykonanie jest nieprawidłowe, wówczas informacja o tym, jaka kara zostanie zapłacona poszkodowanemu, jest obowiązkowa. Czasami inicjatorem rozwiązania umowy jest klient, który musi zapłacić wykonawcy przepadek. Przykład raportu z wykonania umowy można znaleźć poniżej.
Jakie aplikacje są potrzebne?
Inne dokumenty należy dołączyć do prawidłowo przygotowanego raportu, które potwierdzają informacje wprowadzone w formularzu na stronie internetowej EIS. Dokumenty do raportu z wykonania umowy mogą być różne, ponieważ zależą od specyfiki wykonanej pracy. Domyślnie wymagana jest następująca dokumentacja:
- certyfikat odbioru podpisany przez kontrahenta i klienta, a także potwierdza, że wszystkie wymagane działania zostały wykonane sprawnie i terminowo;
- zawarcie przez ekspertów po badaniu, jeżeli jest to znaczące wydarzenie dla konkretnego zamówienia.
Podczas sporządzania raportu dodatkowo uwzględnia się wykonanie umowy. Zwraca się to wykonawcy, jeśli dobrze poradzi sobie ze swoimi obowiązkami. Jeśli nie wykona zalecanych czynności, traci poprzednio przekazaną kwotę środków. Dlatego zapewnienie wykonania umowy jest gwarancją, że wykonawca będzie dążył do perfekcyjnej realizacji zadań.
Zasady akceptacji wyników i egzaminu
Świadectwo akceptacji jest zwykle sporządzane przez komitet akceptacji, który jest tworzony przez klienta. To specjaliści wchodzący w skład tej komisji oceniają wyniki pracy z konkretnym wykonawcą. Komisja powinna obejmować co najmniej 5 osób, które muszą być specjalistami w określonej dziedzinie działalności.Muszą podpisać certyfikat akceptacji, a dopiero potem dokument zostanie zatwierdzony przez szefa firmy.
Na podstawie art. 94 ustawy federalnej nr 44, wyniki badania są dołączone do sprawozdania z wykonania umowy. Weryfikacja przeprowadzana jest w odniesieniu do wyników wykonawcy. W tym celu dokonuje się oceny jakości i zgodności różnych towarów lub usług z wymogami dotyczącymi zamówień. Do kontroli można skorzystać z usług ekspertów lub niezależnych specjalistów. Wybrany ekspert sporządza raport dołączony do raportu.
Kiedy się znajduje?
Wykonawca musi dokładnie wiedzieć, kiedy należy opublikować raport z wykonania umowy w UIS. Daty są ustalane na poziomie legislacyjnym, dlatego ich naruszenie prowadzi do ścigania wykonawcy. Formularz należy wypełnić w ciągu 7 dni od wystąpienia następujących zdarzeń:
- zapłata przez klienta za towary, usługi lub pracę;
- płatność jest dokonywana na określonym etapie realizacji zadań lub po podpisaniu tymczasowego świadectwa odbioru;
- wchodzi w życie porozumienie pokojowe między dwiema stronami, na podstawie którego rozwiązuje się wcześniej podpisaną umowę;
- klient lub wykonawca jednostronnie decyduje o zakończeniu współpracy i rozwiązaniu umowy;
- wchodzi w życie decyzja sądu dotycząca konieczności rozwiązania umowy z ważnych powodów.
7-dniowe odliczanie rozpoczyna się od momentu wystąpienia któregokolwiek z powyższych zdarzeń. Po wykonaniu przez wykonawcę ostatniej czynności umowa zostanie uznana za zakończoną.
Często certyfikat odbioru jest najpierw podpisywany, a dopiero potem klient płaci za towar lub pracę. W takim przypadku termin wykonania umowy jest reprezentowany przez datę otrzymania zlecenia płatniczego. Aby zaakceptować wyniki wykonania umowy, ważne jest przeprowadzenie badania. Może to być przeprowadzone niezależnie lub przez niezależnego eksperta. Następnie w UIS umieszczany jest raport z wykonania umowy na podstawie ustawy federalnej nr 44.
Zasady publikowania
Ważne jest nie tylko prawidłowe wypełnienie specjalistycznego formularza, ale także umieszczenie go w UIS. Procedurę wykonuje kierownik kontraktu lub specjalista odpowiedniej usługi. Jeśli raport nie zostanie opublikowany w systemie EIS, za to odpowiedzialny jest sprawca naruszenia.
Proces zamieszczania raportu odbywa się na stronie internetowej EIS. Aby to zrobić, wykonywane są następujące działania:
- Najpierw musisz przejść do swojego konta osobistego;
- wybrana jest zakładka „Raporty”;
- Następnie musisz znaleźć odpowiedni typ raportu;
- przesłany formularz jest wypełniony;
- dokumentacja potwierdzająca wprowadzone informacje jest dołączona do raportu;
- przeprowadzana jest weryfikacja wprowadzonych informacji;
- raport jest podpisywany za pomocą EDS, a następnie publikowany w serwisie.
Po wdrożonych działaniach skompilowany raport staje się dostępny do analizy dla każdej osoby, przedstawicieli firm lub państwowych organów regulacyjnych. Jeśli dokument zawiera informacje będące tajemnicą państwową, raport musi zostać podpisany, ale nie jest publikowany w systemie. Mogą go badać tylko przedstawiciele organów regulacyjnych.
Odpowiedzialność za naruszenia
Jeżeli usługa kontraktowa nie opublikuje raportu w odpowiednim czasie w UIS, wówczas pracownicy firmy są pociągnięci do odpowiedzialności zgodnie z art. 7.3 CAO. Urzędnicy płacą grzywnę w wysokości do 15 tysięcy rubli. Osoby prawne za przekroczenie terminów płacą grzywnę w wysokości do 50 tysięcy rubli.
Jeśli raport w ogóle nie zostanie wykonany, kara będzie surowsza. Urzędnicy płacą 50 tysięcy rubli. w formie grzywny, a osoba prawna jest przenoszona do budżetu państwa do 500 tysięcy rubli. Nie można zmniejszyć takiej sankcji nawet w sądzie.
Wniosek
Po wykonaniu umowy sporządzany jest raport specjalny. W tym celu skorzystaj ze specjalistycznego formularza dostępnego na stronie internetowej EIS.Procedurę należy wykonać w odpowiedniej sekwencji działań.
Jeśli firma naruszy warunki raportu lub odmówi wykonania umowy, będzie musiała zapłacić wysokie grzywny.
