Ponowne sortowanie towarów to przypadek jednoczesnego niedoboru i nadwyżki zapasów, które mają tę samą nazwę, ale jednocześnie należą do różnych odmian. Zdarza się to często przez pomyłkę magazynujących przedstawiciela handlowego lub kolekcjonerów dostawcy.
Jak to się manifestuje
Przykład pokazujący, co oznacza ponowne sortowanie towarów, jest następujący. Zgodnie z dokumentami w magazynie musi pozostać mąka najwyższej jakości 10 kg, a mąka 1. klasy również 10 kg. Ale podczas audytu stwierdzono, że w rzeczywistości było 9 kg mąki premium i 11 kg mąki pierwszej klasy. Jeśli przeanalizujemy wyniki weryfikacji, możemy powiedzieć, co następuje:
- Sprawdzono saldo towarów o jednym nazwisku - mąka.
- Mąka premium to za mało 1 kg. Ta sytuacja dotyczy niedoboru.
- Mąka 1. gatunku to 1 kg więcej. Ten przypadek nazywa się nadwyżką.
Należy zauważyć, że zmianę klasyfikacji można wykryć tylko wtedy, gdy resztki towarów o tej samej nazwie są przechowywane w magazynie.
Ustawodawstwo nie reguluje działań pracowników w przypadku przeniesienia. Obecnie jest to określone w Instrukcji inwentaryzacji środków trwałych nr 69.
Jak leci
Może być kilka przyczyn ponownego przeklasyfikowania. Oto niektóre z nich:
- Pracuj z personelem na niskim poziomie. To znaczy, on się nie uczy. Nieprofesjonalny personel może pracować niezależnie.
- W momencie odbioru towaru sklepikarz nieprawidłowo skapitalizował towar.
- Faktury zostały niepoprawnie spisane, gdy towary zostały wydane z magazynu.
- Słaba kontrola nad zarządzaniem pracą biurową w magazynie.
- Naruszenie instrukcji określających procedurę przechowywania i księgowania zapasów w magazynie.
- Błędy popełniane przez kasjerów na parkietach handlowych, gdy towary są dostarczane do klientów.
- Naruszenie oznakowania produktu.
- Niesprawiedliwe podejście do wykonywania obowiązków przez pracowników mających do czynienia z dobrami materialnymi.
- Zdarzają się przypadki nadużyć osób odpowiedzialnych finansowo.
- Dokumenty zostały wydane przez różnych pracowników. Dlatego kierownik sklepu może złożyć zamówienie przyjęcia, a podmiot składujący wystawia dowód dostawy z magazynu. Towary o jednym nominale mogą być wpisane do tych dokumentów, ale odmiana jest wskazana przez inną lub w ogóle nie jest umieszczona.
- Słabe dochodzenie w sprawie ponownego przeszczepu. Sprawcy nie są zidentyfikowani i nie nakłada się na nich kar.
Konsekwencje
Menedżerowie nie zawsze zwracają uwagę na obecność nadmiernych równiarki, nie zagłębiają się w przyczyny jej występowania. Wielu uważa, że nie może to przynieść dużych strat lub jeśli nieznaczne ponowne sortowanie towarów pokrywa się z nadwyżkami.
To dalekie od przypadku! Faktem jest, że takie podejście prowadzi do nadużyć poszczególnych osób odpowiedzialnych finansowo. Z drugiej strony, przy dużym obrocie towarami, ponowna klasyfikacja może prowadzić do znacznych strat. Na tej podstawie szef przedsiębiorstwa powinien zorganizować kontrolę nad przepływem materiałów, a także opracować środki mające na celu zmniejszenie jego wielkości.
Jakie są niebezpieczeństwa związane z ponownym sortowaniem towarów? To zdarzenie może powodować następujące problemy:
- brakuje niektórych towarów, których nie można pokryć wynikającą z tego nadwyżką;
- może wystąpić sytuacja, która doprowadzi do dużych strat;
- w dokumentach księgowych występuje zamieszanie i aby je wyeliminować, potrzebne są dodatkowe zasoby ludzkie;
- system zamówień może zostać naruszony, ponieważ będzie oparty na zniekształconych saldach;
- mogą wystąpić nieporozumienia z kupującymi.
W tej sytuacji sporządzany jest odpowiedni dokument. Próbka ponownego sortowania towarów, które oferujemy w artykule.
Środki zapobiegawcze
Praktyka pokazuje, że przeklasyfikowanie zwykle ma miejsce w przedsiębiorstwach, w których nie przywiązuje się uwagi do standaryzacji procesów handlowych. W rezultacie zmiana klasyfikacji może znacznie obniżyć stabilność finansową firmy.
Wiele osób pyta, ale w jaki sposób można zminimalizować ryzyko narzucania się? Każda firma opracowuje własne środki, aby zapobiec temu zdarzeniu. Istnieją jednak również ogólne działania, których wdrożenie prowadzi do minimalizacji przekroczenia. Należą do nich:
- Opracowanie lokalnej dokumentacji regulacyjnej, która odzwierciedla zasady rozliczania i wydawania istotnych wartości. Mogą to być różne pomoce technologiczne, stanowiska, opisy stanowisk lub standardy.
- Organizacja skutecznej kontroli wdrażania wszystkich ram regulacyjnych w magazynach, a także w innych sekcjach i warsztatach, w których wymieniane są towary.
- Regularne kontakty z personelem.
- Wdrożenie zautomatyzowanych procesów przyjmowania i wydawania towarów w oparciu o specjalne systemy technologii komputerowej. W tym celu należy szeroko wdrożyć osobiste AVM.
- Przyciągnięcie specjalnie przeszkolonego personelu do pracy z automatycznymi systemami księgowania zasobów materialnych. Wskazane jest, aby do tej pracy wykorzystywać wyłącznie personel stały.
- Organizacja częstych mini-kontroli pod kątem obecności pozostałości produktu.
- Częściej przeprowadzaj certyfikację pracowników. Przyczynia się to do ciągłego doskonalenia ich umiejętności. Tacy pracownicy popełniają mniej błędów.
Zatem obecność przeszczepu może prowadzić do poważnych problemów. Jednak nie można się go całkowicie pozbyć. Jak należy wziąć pod uwagę i sformalizować obecność osoby oceniającej ponownie?
Jak sporządzany jest akt przekazania towarów
Obecność przeszczepu można wykryć podczas odbioru towaru lub podczas inwentaryzacji. Jeżeli zostało to wykryte po otrzymaniu towaru od dostawcy, osoba odpowiedzialna finansowo lub prowizja, która została zorganizowana na okres odbioru towaru, sporządza odpowiedni dokument.
Ustawa o transferze towarów, której forma w ujednoliconej formie nr M-7 nazywa się „Ustawą o przyjęciu towarów”, musi zostać zatwierdzona przez kierownika przedsiębiorstwa.
W przypadku wykrycia ponownej klasyfikacji w okresie inwentaryzacji specjalna komisja musi sporządzić protokół, który odzwierciedli wszystkie stwierdzone braki i nadwyżki towarów.
Przed podjęciem decyzji o wyruszeniu, czy nie, konieczne jest ustalenie charakteru wystąpienia niedoboru. Jeśli powstało nie z powodu naturalnego spadku zapasów, ale z powodu materialnie odpowiedzialnych, należy ustalić, jakie są to osoby.
Po zidentyfikowaniu sprawców protokół komisji inwentaryzacyjnej opisuje szczegóły, w jaki sposób nastąpiło ponowne sortowanie towarów. Oznacza to, że wyjaśnienia załączone do protokołu muszą zostać przekazane winnym stronom. Wyjaśnienia pochodzą zarówno od osób odpowiedzialnych finansowo, jak i, w razie potrzeby, od członków komisji inwentaryzacyjnej.
Następnie sporządzony protokół powinien zostać przejrzany i zatwierdzony przez kierownika przedsiębiorstwa w ciągu pięciu dni.
Oprócz sporządzonego protokołu zmiana klasyfikacji powinna znaleźć odzwierciedlenie w dokumentach księgowych. Wyrównują zarówno nadwyżkę, jak i niedobór towarów. Takie księgowania są dokonywane na konto 28. Jeśli towary są w nadmiarze, jest to odnotowane w części debetowej. W przypadku niedoboru wpisy są dokonywane w obszarze kredytowym konta.
Wniosek
Tak więc podstawowym dokumentem, na podstawie którego wyniki inwentaryzacji znajdują odzwierciedlenie w rachunkowości, jest protokół ze spotkania komisji specjalnej.Ten dokument określa przyczyny ponownej oceny, sprawców, określa ilość braków i nadwyżek. Wszystkie wykazy towarów są dołączone do tego protokołu, wyjaśniając wszystkie osoby odpowiedzialne i obliczając koszt brakujących wartości materiałów i nadwyżek.