Właściciele małych i średnich firm są zmuszeni do pracy przez długi czas. Niektórzy przedsiębiorcy pracują nawet w weekendy. Aby zmniejszyć obciążenie awaryjne, zaleca się stosowanie automatyzacji różnych rutynowych procesów i działań. Ale są pewne operacje, które najlepiej wykonywać niezależnie, aby nie ponieść strat.
Funkcje i zalety automatyzacji
Mały biznes często tego potrzebuje, ponieważ przedsiębiorcy i pracownicy często muszą wykonywać rutynowe i całkowicie bezużyteczne działania. Zalety obejmują fakt, że nie musisz poświęcać dużo czasu i wysiłku na proste i rutynowe działania, które można wykonać automatycznie.
Wolny czas można wykorzystać na nawiązanie kontaktów z kontrahentami, komunikację z krewnymi lub wykonanie innych ważnych zadań, których nie można zautomatyzować. Dlatego możemy wyróżnić kilka procesów biznesowych, które powinny zostać zautomatyzowane.
1. Odpowiedzi na e-maile
Każda firma ma wiadomość e-mail i często otrzymuje wiele różnych listów od partnerów, klientów lub po prostu klientów prywatnych. Około 25% czasu właściciel firmy spędza na sprawdzaniu wiadomości e-mail i pisaniu odpowiedzi.
Jednocześnie możliwe jest przyspieszenie tego procesu, do którego wykorzystywane są szablony. To nie jest pełna automatyzacja, ale możesz skrócić czas, który musisz poświęcić na pisanie tekstów.
2. Wypełnianie faktur
Rachunkowość jest złożonym i czasochłonnym procesem. Zwykle jest w to zaangażowany doświadczony księgowy, ale często początkujący przedsiębiorcy po prostu nie mają możliwości finansowych, aby zatrudnić specjalistę. Dlatego muszą samodzielnie przygotować wiele dokumentów, które zawierają ten sam rodzaj faktury.
Do ich kompilacji pożądane jest stosowanie specjalnych programów komputerowych, które pozwalają zmieniać tylko podstawowe informacje, pozostawiając pozostałe informacje bez zmian.
3. Lista płac
Ich kompilacja to żmudna praca, którą należy wykonywać co miesiąc, ponieważ co miesiąc pracownikom firmy wypłacane jest wynagrodzenie. Trudno jest zautomatyzować przygotowywanie list płac, jeśli wielu pracowników w firmie nadal otrzymuje wynagrodzenie w gotówce.
Dlatego wskazane jest przeniesienie wszystkich pracowników w celu otrzymywania wynagrodzeń w formie bezgotówkowej. W tym celu wybiera się banki oferujące optymalne warunki otwierania kart depozytowych i płacowych. W takich warunkach w trybie automatycznym środki będą przekazywane na konta pracowników, więc nie musisz zajmować się kompilowaniem wyciągów.
4. Zarządzanie zadaniami
Około 70% czasu przedsiębiorcy spędza na zarządzaniu różnymi zadaniami w swojej firmie. Aby zaoszczędzić czas i wysiłek, zaleca się korzystanie ze specjalistycznego oprogramowania. Dzięki niemu możesz koordynować działania między różnymi zadaniami, pozbywać się powtarzających się działań, a także stale dostosowywać cyfrową listę rzeczy do zrobienia.
Programy takie przypominają pewne działania, które przedsiębiorca musi wykonać w określonym czasie. Dlatego nie musisz się martwić, że właściciel firmy z różnych powodów zapomni o niektórych zadaniach.
5. Raporty i deklaracje
Każdy biznesmen płaci podatki na podstawie wcześniej wybranego systemu podatkowego. Aby zgłosić się do Federalnej Służby Podatkowej, należy przygotować i przesłać deklaracje podatkowe lub inne dokumenty w odpowiednim czasie. Aby to zrobić, musisz być dobrze zorientowany w rachunkowości.
Nawet ten proces można zautomatyzować. Usługa podatkowa oferuje przedsiębiorcy możliwość pobrania specjalnych programów z oficjalnej strony Federalnej Służby Podatkowej. W tych programach wprowadzane są tylko informacje o wynikach działalności firmy, po czym obliczenia są wykonywane automatycznie. Dzięki temu oprogramowaniu możesz znacznie ograniczyć czas i wysiłek, który musisz poświęcić na skompilowanie oficjalnej dokumentacji.
Jakie zadania nie mogą być zautomatyzowane?
Chociaż automatyzacja ma wiele zalet, nadal istnieją pewne działania, które przedsiębiorca musi wdrożyć osobiście. W przeciwnym razie biznesmen może nie wziąć pod uwagę wielu ważnych punktów, które doprowadzą do strat firmy.
1. Problemy klienta
Niezadowolenie klienta i klienta może wystąpić w dowolnym momencie z różnych powodów. Radzenie sobie z takimi trudnościami w trybie automatycznym jest po prostu niemożliwe, dlatego przedsiębiorca musi wziąć udział w tym procesie. Musi rozwiązać problem, aby niezadowolony klient nie zostawił skargi w Internecie.
Podczas rozwiązywania takich problemów ważne jest, aby skupić się na osobistej komunikacji. Nie używaj e-maili ani wiadomości telefonicznych, dlatego wskazane jest, aby umówić się na spotkanie i zmienić zdanie klienta.
2. Dostosowanie klientów
Nowi klienci, którzy nie są pewni co do celowości współpracy, stale wkraczają na rynek. Dlatego ważne jest stosowanie niektórych procesów biznesowych w celu ich szybkiego dostosowania.
Na wczesnym etapie interakcji biznesmen nie może polegać na automatyzacji, ponieważ może stracić dużego klienta. Dlatego konieczna jest osobista uwaga, aby nawiązać silny związek.
3. Uznanie pracowników
Pracownicy firmy są cennym zasobem dla każdego przedsiębiorcy. Dlatego jeśli biznesmen chce stale dowiedzieć się o różnych osiągnięciach specjalistów, będzie musiał sam poradzić sobie z oceną i analizą. Nie można zautomatyzować tego procesu, ponieważ w przeciwnym razie pracownicy zaczną czuć się swobodniej, co często prowadzi do spadku wydajności pracy.
Jeśli jakiś specjalista osiągnie szczyt w swojej karierze, przedsiębiorca powinien świętować swój sukces, wręczając nagrody lub wyróżnienia.
4. Procesy twórcze
Chociaż automatyzacja poprawia wydajność, nie może zastąpić twórczej pracy wykonywanej przez ludzi. Programy nie mogą odtwarzać ludzkiego mózgu, dlatego wdrażanie i tworzenie kreatywnych pomysłów wymaga zaangażowania doświadczonych i utalentowanych zatrudnionych specjalistów.
Dlatego kreatywne miejsca pracy są nadal poszukiwane i wysoko płatne. Aby rozwiązać ważne problemy, pracownik musi posiadać umiejętność krytycznego myślenia i umiejętności innowacyjne.
5. Budowanie silnych relacji z kolegami i klientami
Jest to możliwe tylko poprzez osobistą komunikację przedsiębiorcy z przedstawicielami innych firm lub pracowników. Nie należy ufać automatyzacji, dlatego wskazane jest porzucenie ciągłego korzystania z wiadomości e-mail lub innych systemów.
W przypadku pracowników należy użyć różnych prezentów lub odręcznych listów z podziękowaniami. Jeśli istnieje jakiekolwiek niezadowolenie ze strony klientów, musisz przeprowadzić osobiste rozmowy.
Dlatego nawet przy użyciu nowoczesnych technologii niektórych procesów nie można zautomatyzować.
Wniosek
Automatyzacja może zaoszczędzić czas i wysiłek przedsiębiorcy, dlatego wskazane jest wdrożenie jej w pracy firmy podczas wykonywania rutynowych operacji.Ale są pewne procesy biznesowe, które wymagają osobistej uwagi ze strony biznesmena.