Trudno wyobrazić sobie firmę bez spotkań lub innych spotkań zarządu z pracownikami. Podczas takich spotkań nawiązuje się kontakt w zespole, przekazuje ważne informacje i zgłasza propozycje. Spotkania nie zawsze są interesujące lub ważne, tym bardziej pozytywnie postrzegane przez wszystkich pracowników. Aby nie marnować czasu na puste spotkanie pracowników, powinieneś znać sekrety udanych spotkań biznesowych.
Jasny porządek obrad
Spotkanie biznesowe nie jest tajnym spotkaniem, ale zaplanowanym wydarzeniem, które musi zostać wcześniej uzgodnione ze wszystkimi uczestnikami. Lider lub osoba, która zbiera członków spotkania, odpowiada za porządek obrad. Obejmuje następujące dane:
- Data i godzina spotkania
- Temat rozmowy.
- Lista mówców. Jeśli lider lub organizator zaprosi kogoś do wygłoszenia przemówienia, należy uprzedzić mówcę. Pozwoli to złagodzić zawstydzenie i zażenowanie i pozwoli głośnikowi lepiej się przygotować, aby nie marnować czasu innych słuchaczy na niepotrzebne informacje lub próby odzyskania niezbędnych danych.
Wskazówka: każdy, kto mówi oprócz organizatora, powinien znać swój czas w przybliżeniu. Pozwoli im to nie opuścić spotkania w niewłaściwym czasie i nie zwlekać z oczekiwaniem. Ogólne wrażenie ze spotkania, podczas którego wszyscy znają swoje miejsce, będzie pozytywne dla większości uczestników.
Bez dodatkowych słuchaczy
Jeśli nie ma ochoty widzieć ziewających i znudzonych twarzy publiczności, nie należy zapraszać tych, którzy nie muszą być na spotkaniu. Oczywiście może się okazać, że spotkanie naprawdę interesuje tylko 5 osób na 100. Ale w tym przypadku nadal nie jest konieczne zapraszanie 50 osób jako statystów, co tylko drażni mówców i mentalnie życzy sobie, aby to wszystko wkrótce się skończyło.
Wskazówka: zawsze możesz zaprosić „płonące głowy”. Są to osoby, które są zainteresowane projektem, pomysłem i nie mają nic przeciwko uczestnictwu w spotkaniu lub innym przejawom aktywności. Tacy pracownicy z radością powiedzą całemu zespołowi, co było omawiane na spotkaniu i jak przebiegło spotkanie.
Możliwość mówienia
Ta zasada dobrego montażu wynika z poprzedniej. Tym, którzy naprawdę są zainteresowani spotkaniem, nie będzie przeszkadzać wyrażenie opinii na ten temat ani złożenie oferty.
Ale wspólna dyskusja, jeśli spotkanie ma więcej niż 15 osób, może trwać 1,5 godziny lub dłużej. Aby nikogo nie urazić, należy udzielić głosu liderom grup lub poprosić wszystkich o zebranie zainteresowań, aby kilku mówców mogło ogłosić swoje opinie.
Ograniczenie monologu
Organizatorzy spotkań i liderzy zespołu nie powinni nudzić obecnych, a godziny spędzają na wyrażaniu swoich myśli, nadziei i preferencji. Czas dla każdego uczestnika powinien być ograniczony.
Jeśli konieczne jest podjęcie decyzji, która z nich jest lepsza: aby skrócić lub przedłużyć prezentację, należy wybrać pierwszą opcję. Jeśli chcesz wysłuchać szczegółów, sami uczniowie będą zadawać pytania lub prosić o inne informacje.
Ale nie ma nic gorszego, gdy w oczach obecnych pojawia się pytanie: „Kiedy to wszystko się skończy?” Tymczasem organizator spotkania, jakby nic się nie wydarzyło, opowiada swoją opinię o nowym projekcie, nie zwracając uwagi na zmęczone westchnienia pracowników.
Wyczyść zadania
Jeśli spotkanie nie ma charakteru wyłącznie informacyjnego, uczestnicy powinni otrzymać jasne rekomendacje lub zadania po jego zakończeniu.Jeśli chcesz wziąć udział w nowym projekcie, każdy powinien otrzymać nazwę pomysłu, wymagania, zadanie i terminy jego realizacji.
Menedżerowie, którzy proszą pracowników o spełnienie wymagań, ale nie ustalają konkretnych terminów, po prostu tracą czas. Bez twardych ograniczeń wielu robi wszystko w ostatniej chwili, a winni są nie tylko nieodpowiedzialni pracownicy.
Kontrola wykonania
Po otrzymaniu zadań po spotkaniu nie wszyscy pracownicy sumiennie zaczynają je wypełniać. Ale jeśli lider zapomniał o tym, komu wyznaczył jakie zadania, spotkanie zmarnowało się.
Regularne monitorowanie realizacji zadań otrzymanych podczas spotkania jest ważnym elementem procesu deliberacyjnego. Kontynuacją musi być ten, który wydał instrukcje. W przeciwnym razie wymagania będą opcjonalne, co ostatecznie zniweczy korzyści wynikające ze spotkań biznesowych w biznesie.
Bez zakłóceń
Podczas wystąpień publicznych mówca nie powinien rozpraszać się obcymi dźwiękami, przedmiotami lub czynnościami. Nie wolno nigdzie patrzeć poza tekstem, ekranem monitora prezentacji lub tymi, którzy słuchają jego mowy.
Wskazane jest włączenie telefonu komórkowego w trybie cichym lub wyłączenie. Dotyczy to również tych, którzy słuchają mowy: połączenia, SMS-y i komunikacja w sieciach społecznościowych podczas mowy innej osoby jest znakiem, że spotkanie jest nudne i nie zawiera użytecznych informacji. Kiedy spotkanie jest skuteczne, nikt nie spędza czasu na gadżetach lub innych sposobach zabawy.
Krótkie terminy
Nie zaleca się codziennego organizowania spotkań, ponieważ takie spotkania mogą być uciążliwe dla większości pracowników. Ale jeśli potrzeba zgromadzenia jest podyktowana specyfiką biznesu, należy zwrócić szczególną uwagę na czas spotkania.
Spotkanie będzie produktywne, jeśli nie zostanie przedłużone. Maksymalnie 20 minut dziennie wystarcza na przekazanie ważnych informacji i wyznaczenie osób odpowiedzialnych za codzienne zadania.
Analiza pracy
Kierownikom lub organizatorom spotkań zaleca się zapisanie procesu lub prowadzenie specjalnego kalendarza lub dziennika spotkań. Należy zauważyć, jak długo trwało spotkanie, główne punkty, zadania i sugestie.
Pozwoli ci to nie powtarzać, produktywnie odbyć następne spotkanie i wyeliminować konieczność pamiętania, które zadania wymagają monitorowania.