Możesz być błyskotliwą i kreatywną osobą, ale jeśli nie będziesz efektywnie zarządzać czasem, nie odniesiesz sukcesu.
„Wszystko, co chcesz robić w pracy, wymaga czasu”, pisze Brian Tracy w swojej książce „Master Your Time, Master Your Life”. „Jedynym sposobem na uzyskanie wystarczającej ilości czasu na zrobienie czegoś, co naprawdę może zmienić twoją pracę, jest zaoszczędzenie czasu, który zwykle spędzasz na czymś innym”.
Zacznij od spojrzenia na siedem czynników, które marnują Twój czas.
1. E-mail, telefon i wiadomości
„Gdy dzwoni telefon i przychodzi wiadomość e-mail, Twój ciąg myśli jest zakłócany i rozpraszasz się”, pisze Tracy.
Co należy zrobić: zaznacz pory dnia, w których nie zezwalasz na przerwy.
2. Nieoczekiwany gość
Kiedy ktoś niespodziewanie pojawia się w biurze lub miejscu pracy, osoba ta zakłóca pracę i zmniejsza efektywność.
Co robić: „Wstań szybko, gdy intruzi pojawią się w twoim miejscu pracy i udawaj, że właśnie przybyłeś”, pisze Tracy. Powiedz marnotrawnikowi czasu, że dzisiaj jesteś naprawdę przytłoczony pracą i masz wiele do zrobienia. Następnie zabierz gościa z miejsca pracy i wróć do swojego zadania.
3. Spotkania
Wiesz już o tym: wiele spotkań to strata czasu.
Co robić
- Planuj spotkania tylko na czas, którego naprawdę potrzebujesz. Nie ma powodu, aby odkładać spotkania na godzinę. Zadaj sobie pytanie: co mogę zrobić w 10 minut?
- Celem Jak wygląda sukces? Tylko poprzez sformułowanie pożądanego stanu końcowego możesz zbudować elementy sukcesu. W rzeczywistości każda decyzja, którą podejmiesz - gdzie zorganizować spotkanie, kogo zaprosić, jak ułatwić wzajemne zrozumienie - powinna opierać się na tym, jak odpowiesz na to pytanie.
- Utwórz porządek obrad. Po ustaleniu celów dokładnie zastanów się nad przebiegiem spotkania. Staroświecką definicją tego jest „agenda”, ale musisz zrobić coś więcej niż stworzyć wypunktowaną listę treści. Musisz tak zorganizować spotkanie, aby istniał strumień, który ma sens, stwarza szanse dla uczestników.
4. Zaplanuj nieprzewidziane wydatki.
Znasz ten wzorzec: gdy tylko zaczniesz pracować nad ważnym projektem, dzieje się coś zupełnie nieoczekiwanego, co odwraca uwagę od głównego zadania na kilka minut, a nawet godzin.
Co robić Pomyśl, zanim zaczniesz działać. Tracy radzi ci wziąć głęboki oddech, uspokoić się i pozostać obiektywnym. Poświęć czas, aby dowiedzieć się, co się stało. Zanim przejdziesz dalej, dobrze zrozum problem.
5. Odkładanie na później
Kunktatorstwo to nie tylko złodziej czasu ... To złodziej życia. Twoja zdolność do przestania odkładania rzeczy na później może zmienić twoje życie.
Co robić Czasami najlepszym sposobem na ukończenie dużego projektu jest wzięcie małego kawałka i ukończenie go. Lub poćwicz technikę, widząc swoje zadanie jako kawałek sera: wybij w nim dziury, wybierz pięć minut i wykonaj trochę pracy.
6. Komunikacja
Aż 75% pracy przeznacza się na interakcję z innymi ludźmi. Niestety, co najmniej połowa tego czasu jest przeznaczona na komunikację.
Co robić Umów się na spotkanie z przyjaciółmi w pracy podczas przerw kawowych, lunchów i po pracy.
7. Niezdecydowanie
Za każdym razem, gdy odkładasz decyzję lub spędzasz zbyt dużo czasu na podejmowaniu decyzji, tracisz czas - i odkładasz na działanie.
Co robić Zdecyduj, czy powinieneś wykonać pracę samodzielnie (wtedy musisz to zrobić szybko), czy możesz ją delegować. Jeśli ktoś musi podjąć decyzję, poproś o szybką odpowiedź.
„Pamiętaj, że możesz robić tylko jedną rzecz naraz”, pisze Tracy. „To najważniejsza rzecz, którą możesz zrobić w tej chwili”.
Wydajność decyduje o naszej produktywności. Co ogranicza produktywność? Jak osiągnąć jego wzrost? Proszę zastosować sugerowane wskazówki w praktyce.
Aby pracować wydajnie, należy zidentyfikować i zneutralizować to, co nam przeszkadza. Okazuje się, że wrogami produktywności są działania i zjawiska znane nam wszystkim, do których jesteśmy przyzwyczajeni. Nie podejrzewamy nawet, że mogą „zjeść” do 80% naszego czasu pracy.
Po rozpoznaniu wroga na podstawie wzroku będziemy w stanie skuteczniej z nim walczyć.