Jeśli ktoś myśli teraz, że powitanie w wiadomości e-mail nie jest tak ważne i głupio jest się tym przejmować, to źle. Sposób uruchomienia wiadomości e-mail określa ton i może zmienić postrzeganie odbiorcy. Może to również wpłynąć na to, czy nadal będzie czytał. To jest bardzo ważne.
Niektórzy czują się urażeni fałszywym powitaniem
„Wiele osób zwraca baczną uwagę na to, co robisz z ich nazwiskami i jak do nich podchodzisz” - mówi Barbara Pachter, ekspert ds. Etykiet biznesowych, który rozmawia z Business Insider. - Jeśli obrażasz kogoś w recepcji, osoba ta nie może czytać dalej. Może to również wpłynąć na opinię tej osoby na Twój temat ”.
Pachter i Will Schwalbe, którzy wraz z Davidem Shipleyem napisali książkę „Wyślij: Dlaczego ludzie tak źle piszą i jak to robić lepiej”, podzielili się swoimi spostrzeżeniami na temat niektórych typowych elektronicznych pozdrowień.
Oczywiście idealny sposób na rozpoczęcie wiadomości e-mail zależy od tego, co piszesz. Ale ogólnie rzecz biorąc, autorzy argumentują: gdy wysyłasz tekst biznesowy do kogoś, kogo prawie lub całkowicie nie znasz, istnieje bezpieczny wybór odwołań, a niektórych należy unikać.
„Witaj, (imię) ...”
Jeśli chcesz uczynić to bardziej formalnym, możesz użyć nazwiska tej osoby: „Cześć, pani Gillette ... Podoba mi się ta wersja, ponieważ jest całkowicie przyjazna i nieszkodliwa”, mówi Schwalbe.
To także ulubiony apel Barbary Pachter. Mówi, że jest to bezpieczny i znany sposób na skontaktowanie się z kimś, niezależnie od tego, czy znasz tę osobę, czy nie. W razie wątpliwości zawsze możesz użyć „cześć” z nazwą.
„Cześć!”
Wspaniale jest, gdy piszesz do przyjaciół, ale w miejscu pracy nie należy stosować nieformalnej techniki. Jest to nieprofesjonalne - szczególnie jeśli piszesz do kogoś, kogo nigdy nie spotkałeś.
Schwalbe zgadza się: „Nigdy nie zapomnę ostrzeżeń mojej babci:„ Hej, dla koni ”.
Dzień dobry
Jest to dobry zamiennik „Cześć [nazwa]”, jeśli nie znasz nazwy odbiorcy. Ale zawsze powinieneś próbować zrobić wszystko, aby znaleźć nazwę.
„Drogi lub ceniony panie / pani (nazwisko)”
„Umiłowani” i „drodzy” pozdrowienia są trudne, ponieważ nie zawsze są złe lub złe, ale czasami mogą wydawać się zbyt formalne.
„Drogi, (imię)”
Ponownie, nie jest to najgorsza technika na świecie, ale jest nieco staromodna.
Drogi przyjacielu
„Jeśli nie znasz mojego imienia lub nie chcesz go używać, prawdopodobnie nie jesteśmy przyjaciółmi” - powiedział Schwalbe.
„Ulubione (pozycja)”
Brzmi niezwykle wszechstronnie. A jeśli próbujesz dowiedzieć się, gdzie jest adresat, lepiej zrobić jeszcze jeden krok i dowiedzieć się, kim jest ta osoba. Musisz po prostu trochę więcej w tym celu zbadać.
„Drogie panie i panowie”
Zbyt formalne! „Mówisz odbiorcy, że nie masz pojęcia, kim on jest”, mówi Pachter. „Więc dlaczego czytelnik miałby być zainteresowany tym, co chcesz powiedzieć?” Schwalbe dodaje: „To pozdrowienie jest zbyt surowe. To tak, jakby autor czuł się źle lub narzekał ”.
„Cześć ...”
Nieźle, ale trochę nieformalnie, jeśli rozmawiasz z kimś, kogo nie znasz zbyt dobrze.
„Dzień dobry / popołudnie / wieczór”
Może odbiorca nie otworzy wiadomości rano, po południu lub wieczorem. Może również znajdować się w innej strefie czasowej. Pan / Pani [nazwisko]. Zbyt twardy i nagły. Odbiorca może myśleć, że jest poprawiany.
„Pan / Pani (imię)”
Pachter mówi, że tak małe dzieci mówią swoim nauczycielom: „Panno Susan, czy możesz mi pomóc w rozwiązaniu tego problemu matematycznego?” Nie jest to odpowiednie w świecie biznesu.
(Nazwa)
Ta technika jest nieformalna i nagła. A jeśli dodasz wykrzyknik, będzie to po prostu irytujące. „Na początku trochę przekłuwania - jakby ktoś na ciebie krzyczał” - mówi Schwalbe. „Nawet bez wykrzyknika to całkiem fajne. Lepiej przywitaj się z imieniem niż zacznij od imienia.
Hej!
Naprawdę musisz wyjaśnić, dlaczego to powitanie nie jest odpowiednie?
(Nazwa z błędem)
Prawidłowo przeliteruj imię odbiorcy. „Wielu jest obrażonych, jeśli źle przeliterowali swoje imię” - mówi Pachter. - Konieczne jest sprawdzenie pisowni w podpisie osoby. Możesz także spojrzeć na adres e-mail. Dla wielu osób imię lub nazwisko odpowiada adresowi.
„Panowie ...”
To seksizm, mówi Pachter. Rozmawiając z grupą ludzi, napisz „Cześć wszystkim”.
„Cześć (pseudonim)”
Niedozwolone jest nazywanie Williama „Will” lub Jennifer „Jenny”. Powinieneś zawsze używać pełnego imienia i nazwiska, jeśli dana osoba nie podała pseudonimu lub nie używa go w podpisie własnych listów.
„Wszystko…”
To jest zbyt nagłe. Jeszcze raz: jeśli piszesz w grupie, możesz użyć „Witaj wszystkich”. Szczęśliwy piątek !!! Nie bądź zbyt entuzjastyczny. To nie jest profesjonalne i może być nieodpowiednie.