Podobnie jak w innych obszarach działalności, specjaliści ds. Zamówień dają przewagę nad przedsiębiorcą lub właścicielem małej firmy, który dowiaduje się o tym wraz z rozwojem firmy. Podczas gdy eksperci spierają się o obniżenie kosztów, rozwój nowych rynków i zminimalizowanie ryzyka, zakup może wydawać się zastraszający dla właściciela małej firmy. Wielu przedsiębiorców nie zna tych tematów i zdaje sobie sprawę z wpływu zamówień później niż powinny.
Firmy z efektywnym zespołem ds. Zakupów często prowadzą świetny interes i cieszą się sukcesem stałych klientów.
Aby dodać wszystkie litery i, weź pod uwagę wszystkie podstawowe procesy związane z nowoczesnymi zakupami. Zapewni to jasność co do podstawowych funkcji, które składają się na większość obowiązków związanych z zakupami. Musisz to wszystko przeszukać na dowolnej właściwej platformie zamówień.
Sprawdzanie wymagań i zapasów
Przed rozpoczęciem cyklu zakupowego przed dokonaniem płatności konieczne jest określenie zapotrzebowania na produkt lub usługę. W kontekście małego biznesu kluczem jest ocena zasadności potrzeb. Jak powie każdy specjalista ds. Zamówień, sprawdź dostępność niektórych produktów / materiałów w swoim „magazynie”. Podkreśl dla siebie to, czego brakuje, a z tego już usuń te punkty, które wydają ci się bez znaczenia. Daj pierwszeństwo najbardziej realnym i efektywnym zakupom, aby później wszystko to było uzasadnione. Bardzo ważne jest, aby sprawdzić swoje potrzeby i dwukrotnie sprawdzić dostępność przed przejściem do następnego kroku: zwiększenie liczby żądań zakupu.
Podnieś prośbę o zakup
Tutaj zespół lub członek zespołu, który potrzebuje określonego produktu / usługi, wyśle zapytanie. Może to być formularz papierowy, elektroniczny lub prośba telefoniczna. Jeśli zaczynasz od nowa, użyj formularzy elektronicznych, aby pomóc przechowywać i komunikować się. Upewnij się, że żądania pojawiają się dopiero po spełnieniu określonych wymagań administracyjnych. Jest to metoda, która pomoże Ci wykonać tylko prawidłowe żądania. Jak pokazuje praktyka, właśnie ta metoda od samego początku odgrywa ogromną rolę, ponieważ ujawnia cię jako przedsiębiorcę dla dostawców z najlepszej strony. Postępuj zgodnie z jasnymi zasadami i przepisami w procesie aplikacyjnym, a wtedy Twoja firma zacznie się rozwijać tak, jak powinna.
Zarządzanie zleceniami zakupu
Zacznij od przypisania podstawowej odpowiedzialności za zatwierdzanie wniosków o zakup. Ktoś z działu finansów lub działu zakupów rozpatruje każde żądanie zakupu i albo je zatwierdza i wydaje zamówienie zakupu, albo odsyła je do klienta, podając przyczynę odrzucenia. Po zatwierdzeniu zamówienia w imieniu firmy zaleca się sprawdzenie budżetu. Zrób to przed przesłaniem jakichkolwiek zapytań lub ofert (zapytanie ofertowe, zapytanie ofertowe) w razie potrzeby. Jest to ważne, ponieważ często zdarza się, że zamawiamy wszystko, co wydaje się konieczne, a następnie nie możemy zapłacić za zamówienie. Zadłużanie się zarówno na początku, jak i na szczycie zakładania firmy to zła polityka. Rób wszystko w oparciu o finanse.
Kolejna wskazówka: możesz obejść ten problem, jeśli możliwy jest zakup hurtowy. Jest to najlepiej dostosowane do unikatowych, jednorazowych zakupów towarów lub usług o niskiej wartości lub niezarządzanych zakupów określonej kategorii.
Negocjacje i zatwierdzanie zamówień
Po przesłaniu zamówienia do dostawcy może go zatwierdzić, odrzucić lub rozpocząć negocjacje.W tym momencie możesz omówić zmienne, takie jak harmonogramy dostaw, towary alternatywne, ceny i rodzaj transportu. Należy pamiętać, że umowa jest prawnie wiążącą umową. Po tym, jak sprzedawca podpisze jeden, są zobowiązani przez prawo do świadczenia wymienionych usług lub towarów zgodnie z określonym harmonogramem po wskazanej cenie.
Odbieranie towarów i / lub produktów
Twój sprzedawca wysyła ci towary lub świadczy usługi i przedstawia ważne dokumenty dotyczące odbioru towarów. Podpisujesz go, gdy tylko potwierdzisz, że żądany produkt (lub świadczone usługi) jest w porządku i znajduje się w twoim magazynie. W tym momencie wykonujesz również środek bezpieczeństwa zwany trójstronną zgodnością, co oznacza porównywanie zamówienia, listy pakowania dostarczanej z produktem lub usługą oraz faktury od dostawcy. Gdy tylko upewnisz się, że wszystkie pasują do siebie, dopiero wtedy powinieneś przejść do płatności.
Praca biurowa i wydajność sprzedawcy
Po zakończeniu wszystkich procesów, które prowadzą od „zaopatrzenia” do „płatności”, podejmujesz dwa środki, aby zapewnić spójność. Pierwszym z nich jest prowadzenie dokumentacji, a drugim analiza wydajności dostawcy. Po dokonaniu każdej płatności zarejestruj ją, aby uzyskać trwały zapis, przydatny do audytu, a jeśli będziesz potrzebować później szczegółów dotyczących zamówienia, to ci pomoże. Przejście na dane cyfrowe pomoże Ci przechowywać wszystkie dane zakupów w łatwo dostępnej scentralizowanej lokalizacji.
Praca dostawcy jest być może jedynym kluczem do skutecznego zakupu. W tym miejscu oceniasz każdego dostawcę pod kątem takich czynników, jak jakość dostarczonych towarów lub świadczonych usług, ich zgodność z harmonogramami dostaw i zobowiązaniami umownymi, a także szybkość reakcji. Jeśli nie jesteś zadowolony z żadnego z tych obszarów, zaznacz to na czerwono. Analiza zarządzania wydajnością dostawców pomaga utrzymywać i rozszerzać relacje tylko z najbardziej efektywnymi dostawcami.
Wniosek
Zrozumienie procesów zakupowych oznacza dokonywanie zakupów na najwyższym poziomie! Przedsiębiorcy dużo myślą i nie muszą odczuwać potrzeby zostania ekspertem ds. Zakupów, aby ich firma działała sprawnie. Zacznij od podstaw i zrozum, jak dokonywać właściwych zakupów. Skonfiguruj niektóre zautomatyzowane systemy zakupów, aby mieć pewność, że za każdym razem będą działać w tym samym tempie.
Nie pozwól, aby brak wiedzy uniemożliwił Ci konkurowanie z doświadczonymi profesjonalistami - opanuj te podstawy poprawnie, a już będziesz mieć dobry start!