W ostatnich latach przepisy dotyczące podatku VAT uległy poważnym zmianom. Odnieśli się do formularza sprawozdawczego i mechanizmu kontroli dokumentacji. Zmieniły się również zasady, zgodnie z którymi wyjaśnienia do deklaracji VAT należy składać, jeśli wymaga tego organ podatkowy.
Ogólne informacje dotyczące raportowania VAT
Od 2015 r. Sprawozdawczość VAT stała się w pełni elektroniczna. Oznacza to, że wszyscy podatnicy są zobowiązani do złożenia deklaracji VAT w formie dokumentu elektronicznego w telekomunikacyjnych kanałach komunikacji (TCS). Obowiązek ten nie zależy od wielkości dochodu, liczby pracowników firmy i innych kryteriów. Tylko ci, którzy nie płacą podatku VAT, ale pełnią rolę agenta podatkowego, czyli zgłaszają się innym osobom, mogą składać deklaracje w formie papierowej.
Kolejna globalna zmiana - dane księgi sprzedaży i zakupu są teraz uwzględnione w deklaracji. Tak więc, sprawdzając raport, służba podatkowa widzi informacje z faktur wystawionych i otrzymanych przez firmę. I nie tylko widzi, ale porównuje z tym, co kontrahent znalazł w swojej deklaracji. W związku z tym w ostatnich latach znacznie wzrosły błędy, a zatem i wymagania dotyczące wyjaśniania podatku VAT. Według statystyk samej służby podatkowej w co drugiej deklaracji podatkowej znajdują się błędne dane.
Jak IFTS weryfikuje deklaracje?
Raporty VAT wszystkich rosyjskich firm i przedsiębiorców mieszczą się w jednej bazie danych. Przede wszystkim są sprawdzane pod kątem błędów wewnętrznych. Istnieją korelacje między wartościami niektórych wierszy deklaracji VAT do wykonania. Jeśli tak się nie stanie, raport zawiera błąd. W takim przypadku do podatnika automatycznie zostanie wysłana prośba o wyjaśnienie deklaracji VAT.
Następnie przeprowadzany jest zewnętrzny audyt raportów w kontekście każdej transakcji. W tym celu na zlecenie Federalnej Służby Podatkowej opracowano specjalny pakiet oprogramowania. W przypadku operacji odzwierciedlonej w deklaracji kupującego system znajduje kontrahenta. Następnie informacje z sekcji 9 deklaracji dostawcy są porównywane z tym, co kupujący odzwierciedli dla tej samej operacji w sekcji 8 jego raportu.
Podane dane muszą być zgodne. Oznacza to, że kupujący odliczył tę samą kwotę podatku, którą sprzedawca zapłacił do budżetu. Jeśli dane nie pasują, pojawia się rozbieżność. A jeśli wystąpi rozbieżność, na objaśnieniu deklaracji VAT powstanie wymóg. Tak więc system Federalnej Służby Podatkowej znajduje luki w łańcuchu podatku VAT i podatników, którzy stosują nieuzasadnione odliczenia.
Jakie błędy mogą występować w raporcie?
Pracownicy Federalnej Służby Podatkowej okresowo zgłaszają błędy, które prowadzą do wymagań dotyczących rozliczenia podatku VAT. Oto najpopularniejsze:
- Błędy w stosunkach sterowania. Występują, jeśli dane nie mieszczą się we własnych wierszach. W rezultacie proporcje między niektórymi komórkami deklaracji nie są wykonywane.
- Niepoprawne stosowanie kodów rodzajów operacji związanych ze sprzedażą towarów. Podatnicy błędnie używają kodu 26 w sytuacjach, w których konieczne jest zastosowanie kodu 01.
- Niepoprawne odzwierciedlenie w książce zakupu przywróconego podatku VAT od operacji preferencyjnych.
- Niepoprawne wpisy w księgach sprzedaży i zakupów przy odzwierciedlaniu podatku VAT od zaliczki i jej odzyskaniu po sprzedaży.
- Niepoprawne odzwierciedlenie operacji importowych.
- Niespójność informacji o transakcji określonych przez dostawcę i nabywcę w ich oświadczeniach.
Co do ostatniego punktu, nie jest to jeden błąd, ale cała grupa.I tak duży, że Federalna Służba Podatkowa postanowiła podzielić te różnice na 4 typy i przypisać każdemu z nich własny kod.
Kod „1” jest najbardziej niebezpieczny dla odliczenia. Stawia się go, jeżeli kontrahent operacji nie może zostać zidentyfikowany, złożył deklarację VAT „zero” lub nie wskazał w raporcie spornej transakcji. Kod „2” wskazuje na rozbieżności w sekcjach 8 i 9 deklaracji podatnika. Najczęściej błędy te są związane z odzwierciedleniem odliczeń VAT od otrzymanych zaliczek. Kod „3” dotyczy błędów w deklaracjach pośredników i oznacza niedopasowanie danych dotyczących otrzymanych i wystawionych faktur. Jeśli błąd ma inny charakter, jest oznaczony kodem „4”.
Oczywiście lista błędów jest znacznie szersza. Organ podatkowy ma prawo zażądać wyjaśnienia wszelkich informacji, które uważa za niedokładne lub podejrzane. Na przykład może być wymagane wyjaśnienie „zerowej” deklaracji VAT firmy, która poprzednio płaciła dość znaczne kwoty podatku. W takim przypadku kontrola może podejrzewać, że wprowadzono jakikolwiek program uchylania się od podatków.
Czas reakcji
Wymagane wyjaśnienia dotyczące deklaracji VAT można uzyskać na końcu następnej kampanii raportującej. Są one tworzone automatycznie i wysyłane do podatników za pośrednictwem tych samych telekomunikacyjnych kanałów komunikacji (TCS), przez które składane są deklaracje.
Fakt otrzymania dokumentu musi zostać potwierdzony. W tym celu potwierdzenie zwrotne jest wysyłane do systemu FTS. Ważne jest dotrzymanie terminu - 6 dni od daty wysłania wniosku przez organ podatkowy. Dlatego po przesłaniu raportu niezwykle ważne jest sprawdzenie systemu księgowego pod kątem ewentualnych wymagań. Od dnia wysłania potwierdzenia potwierdzenie rozpocznie się termin przygotowania wyjaśnienia. W tym celu podano tylko 5 dni roboczych, więc pospiesz się.
Naruszający grożą sankcjami. Jeśli pokwitowanie potwierdzające przyjęcie roszczenia nie dotrze na czas, po 10 dniach kontrola może zablokować konto bankowe podatnika. Jeśli wyjaśnienie zwrotu VAT nie zostanie dostarczone w ciągu pięciu dni, grzywna wyniesie 5 tysięcy rubli za pierwsze naruszenie i 20 000 za powtórne naruszenie.
Formularz wyjaśnienia deklaracji VAT
Do niedawna możliwe było reagowanie na wymogi VAT w jakikolwiek sposób, na przykład poprzez stawienie się osobiście lub przesłanie dokumentów wyjaśniających listem. Teraz wszyscy podatnicy, którzy zgłaszają podatek VAT w formie elektronicznej (i to jest zdecydowana większość), są zobowiązani do przesyłania wyjaśnień do deklaracji VAT wyłącznie w formie elektronicznej. Służba podatkowa opracowała specjalny format takiego wyjaśnienia, który jest obowiązkowy. Jeśli firma zignoruje tę zasadę i prześle wyjaśnienie w formie papierowej, organ podatkowy nie zaakceptuje jej. W takim przypadku zostanie uznane, że nie podano wyjaśnienia. W przypadku naruszenia formatu dokumentu elektronicznego jego przyjęcie zostanie odrzucone.
Użytkownicy popularnych programów księgowych nie powinni mieć trudności z elektronicznym wyjaśnieniem. Wymiana danych z organem podatkowym odbywa się za pośrednictwem elektronicznych operatorów zarządzania dokumentami i jest zintegrowana z systemem księgowym firmy, na przykład w 1C. Wyjaśnienie deklaracji VAT w tym programie znajduje się w części „Udoskonalenie wskaźników deklaracji”. Dostęp do niego można uzyskać z sekcji „Raportowanie podatku od wartości dodanej”. W innych systemach księgowych logika jest w przybliżeniu taka sama, chociaż nazwy sekcji mogą się różnić.
Weryfikacja danych i przygotowanie odpowiedzi
Tak więc podatnik otrzymał prośbę o wyjaśnienia i musi przygotować odpowiedź. Wcześniej należy sprawdzić informacje i operacje, które organ podatkowy uznał za błędne. Konieczne jest zebranie podstawowych dokumentów i porównanie ich z tym, co znajduje odzwierciedlenie w deklaracji. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadkach, w których faktury są przechowywane w formie papierowej.
W przypadku ujawnienia rozbieżności z danymi kontrahenta konieczne jest ich uzgodnienie. Porównuje informacje o fakturach i ewidencji, z którymi obie strony odzwierciedlają transakcję w swoich księgach zakupów / sprzedaży. Strona, która popełniła błąd, musi wprowadzić poprawki do odpowiednich dokumentów. W rezultacie informacje na fakturze obu stron powinny stać się identyczne.
W wyjaśnieniu należy wskazać prawidłowe dane dotyczące spornych transakcji. Ponadto można dołączyć zeskanowane kopie dokumentów potwierdzających poprawki. Wyjaśnienie należy przesłać do Federalnego Inspektoratu Służby Podatkowej, nawet jeśli w wyniku kontroli nie wykryto żadnych błędów. W każdym razie żądanie nie powinno pozostać bez odpowiedzi.
Przedłożenie poprawionej deklaracji
Jeśli błędy zidentyfikowane przez organ podatkowy zostaną potwierdzone, może być konieczne przesłanie zaktualizowanej deklaracji VAT. Jest to konieczne w przypadkach, w których nieprawidłowe dane doprowadziły do zmniejszenia podstawy opodatkowania lub zawyżenia odliczenia. Oznacza to, że jeśli błąd spowodował zmniejszenie kwoty podatku VAT, konieczne jest przedłożenie zaktualizowanej deklaracji. Należy tego dokonać w tym samym terminie, który wyznaczono na wyjaśnienia, tj. W ciągu 5 dni roboczych od otrzymania wymogu. Ale przed złożeniem „wyjaśnienia” konieczne jest zapłacenie niedoboru podatku VAT, a także opóźnionych opłat, co zwiększy szanse uniknięcia kary.
W przypadkach, w których nieprawidłowe informacje w deklaracji nie spowodowały obniżenia należnego podatku VAT, poprawione zgłoszenie można pominąć. Wystarczy wysłać wyjaśnienie do IFTS.
Wyjaśnienie zostało wysłane. Co dalej
Wyjaśnienie deklaracji VAT i jej załącznika, czyli kopie dokumentów potwierdzających, przesyłane są do Federalnej Służby Podatkowej w formie elektronicznej na SKT. W odpowiedzi otrzymane zostanie powiadomienie o przyjęciu dokumentów, podpisane elektronicznym podpisem elektronicznym specjalisty IFTS. Jeżeli wyjaśnienie zostanie złożone z naruszeniem ustalonego formatu, podatnik otrzyma odmowę jego przyjęcia. W takim przypadku musisz dostosować go do formatu i wysłać ponownie.
Dalszy los tego wyjaśnienia może niestety pozostać nieznany. Faktem jest, że organ podatkowy nie jest zobowiązany do poinformowania firmy lub przedsiębiorcy, jeżeli ich wyjaśnienie doprowadziło do wyeliminowania błędów. Więc jeśli chcesz dowiedzieć się dokładnie tego problemu, będziesz musiał skontaktować się z inspekcją.
Ale fakt, że wyjaśnienie nie było wystarczające, podatnik musi wiedzieć. W takim przypadku firma lub indywidualny przedsiębiorca mogą potrzebować dokumentów w celu zweryfikowania kwestionowanych operacji. W stosunku do kontrolowanej osoby można zastosować także inne środki kontroli podatkowej, na przykład badanie.
Jeśli obowiązuje zwolnienie z VAT
Preferencyjne kategorie podatników stanowią osobną kwestię. Są sprawdzane pod kątem legalności stosowania świadczeń. W takim przypadku do podatnika zostaną wysłane zupełnie inne wymagania dotyczące wyjaśnienia deklaracji VAT. Próbkę takiego wymogu podano w piśmie Służby Podatkowej z dnia 05.06.2017 nr ED-4-15 / 10574.
Konieczne jest udzielenie odpowiedzi na takie żądanie w zupełnie inny sposób. Jako dowód, że firma miała prawo do świadczeń, może wysłać rejestr dokumentów potwierdzających do Federalnej Służby Podatkowej. Zasada ta została wprowadzona w 2017 r. W celu wdrożenia opartego na ryzyku podejścia do sprawdzania preferencyjnych deklaracji VAT. Rejestr należy sporządzić zgodnie z formularzem opracowanym przez Federalną Służbę Podatkową. Wskazuje główne parametry operacji - kod, kwotę, dane kontrahenta, a także nazwę dokumentu potwierdzającego. Lista i formy standardowych umów o operacjach preferencyjnych są dołączone do rejestru.
Służba podatkowa sprawdzi rejestr i zażąda weryfikacji niektórych wymienionych w nim dokumentów. W ten sposób kontrola ułatwia zadanie przetwarzania dokumentów, a także zmniejsza obciążenie podatników związane z ich przedłożeniem. Jeśli firma nie wyśle takiego rejestru lub naruszy jego format, inspekcja poprosi o pełną weryfikację dokumentów.Czas i procedura reagowania na taki wymóg jest standardowa. W ciągu sześciu dni roboczych należy wysłać potwierdzenie odbioru, a w ciągu następnych pięciu dni roboczych wyjaśnienia w formie rejestru.
Jak zmniejszyć ryzyko otrzymania wniosków o VAT?
Jak widać, nowoczesna technologia pomaga inspektorom niemal natychmiast wykryć wszelkie błędy w raportach. Pomagają jednak także sami podatnicy, dając możliwość wykrycia błędów jeszcze przed sformułowaniem deklaracji. Pierwszym takim narzędziem jest wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentami. Im mniej ręcznej pracy nad przygotowaniem dokumentów, tym mniejsze prawdopodobieństwo popełnienia błędu z powodu czynnika ludzkiego. Ponadto, po ustanowieniu wymiany faktur ze swoimi dostawcami w formacie elektronicznym, firma będzie chronić się przed ewentualnymi rozbieżnościami.
Kolejnym potężnym narzędziem, które pomoże uniknąć niespójności danych z kontrahentami, są wszelkiego rodzaju usługi uzgadniania faktur. Firmy i przedsiębiorcy przesyłają tam swoje dane i sprawdzają z kontrahentami przed wysłaniem deklaracji VAT. Trudność polega na tym, że w ten sposób możesz sprawdzać tylko te firmy i indywidualnych przedsiębiorców, którzy są użytkownikami tej samej usługi. Uproszczona wersja takiego uzgodnienia znajduje się na stronie internetowej służby podatkowej.
VAT jest jednym z głównych podatków, które stanowią dochód rosyjskiego budżetu. Dlatego wiele uwagi poświęca się jego administracji. Ostatnio zaostrzono kontrolę w tym obszarze, co wiąże się ze zmniejszeniem pakietu oprogramowania FTS do sprawdzania deklaracji VAT. Za rok swojej pracy ujawnia w raportach około 3 milionów rozbieżności. Oznacza to, że miliony roszczeń są wysyłane do podatników co roku w celu wyjaśnienia deklaracji VAT. Ogólnie rzecz biorąc, nie ma się o co martwić. Najważniejsze jest prawidłowe i terminowe udzielenie odpowiedzi na pytania IFTS.