Aby utrzymać relacje biznesowe i wzajemnie korzystne partnerstwa z innymi przedsiębiorstwami, organizacje muszą przeznaczyć środki z własnego budżetu na wydatki związane z hotelarstwem. Co ich dotyczy? W przepisach podatkowych Federacji Rosyjskiej ten rodzaj kosztów jest przypisywany do kosztów związanych z procesem produkcji i sprzedaży. W artykule podano przykłady wydatków związanych z gościnnością. Co ich dotyczy i jak prawidłowo sporządzić te koszty w księgowości?
Jaka jest cecha gościnności
To nie przypadek, że ta pozycja wydatków jest uważana za jedną z najbardziej kontrowersyjnych. Chodzi o to, że podatnicy, czyli właściciele firm, próbują w jakikolwiek sposób pokryć różne koszty (czasem nie do końca legalne), uznając je za wydatki na gościnę. Co ich dotyczy?
Przede wszystkim warto zauważyć, że takie fundusze nie należą do kategorii wydatków znormalizowanych do celów podatku dochodowego. Są to pieniądze wydane z budżetu przedsiębiorstwa na organizację oficjalnych wydarzeń. Jednak pod pozorem wydatków na gościnność czasami wysyłane są nielegalnie finanse na rozrywkę, sport, rekreację, usługi medyczne itp. W takim przypadku inspektorat podatkowy, podejrzewając o ukrywanie zysków, wyznaczy dokładną kontrolę składu całego defraudacji osoby prawnej.
Do tej pory praktykę sądową uzupełniała już znaczna liczba sporów między inspektoratami podatkowymi a podatnikami. W orzeczeniu sądowym postawiono więcej niż jeden punkt w sprawach związanych z wyjaśnieniem pozycji kosztowych przedsiębiorstwa. Jakie więc wydatki nie są reprezentatywne? Spróbujmy dowiedzieć się, w jakich przypadkach przedsiębiorca będzie musiał bronić swojej pozycji przed inspektorem, udowadniając coś przeciwnego.
Co mówi prawo
Kodeks podatkowy zawiera definicję tego terminu i wskazuje treść wydatków związanych z gościnnością. Co ich dotyczy? Artykuł 264 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej stanowi, że kategoria tych kosztów obejmuje wszelkie środki finansowe z budżetu instytucji wydane na zorganizowanie oficjalnego przyjęcia, a także obsługę:
- osoby reprezentujące inne organizacje, jeżeli prowadzone są z nimi negocjacje w celu zatwierdzenia planu współpracy lub rozwoju istniejących partnerstw, które są wzajemnie korzystne;
- członkowie przedsiębiorstwa podatnika, którzy przybyli na spotkanie organu zarządzającego.
Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej wyjaśniło to. Biuro określa koszty negocjacji z osobami będącymi potencjalnymi klientami. Ale co z wydatkami na gościnę i jak je właściwie uporządkować? Ważny warunek: negocjacje powinny mieć charakter oficjalny i dążyć do celu, jakim jest rozwijanie wzajemnie korzystnej współpracy. Jednocześnie Ministerstwo Finansów nie uważa za właściwe uwzględnienia w kosztach gościnności środków wydanych na negocjacje z pracownikami własnych oddziałów i departamentów. Sąd nie popiera tego stanowiska w oparciu o istniejące precedensy.
Nie możemy również zapominać, że fundusze wydane na organizację imprez firmowych dla podwładnych nie są reprezentatywne. Wyjątkiem jest impreza zbiorowa, na którą zaproszeni są klienci, partnerzy biznesowi, przedstawiciele innych firm i tylko wtedy, gdy impreza nie ma charakteru rozrywkowego.
Czy muszę płacić podatek dochodowy
Kwestia gościnności jest gorącą kwestią, ponieważ te koszty finansowe muszą być uwzględnione przy obliczaniu podatków dochodowych. Główną cechą tego artykułu na odpady jest to, że przydzielone fundusze mogą teoretycznie zostać wykorzystane przez przedsiębiorstwo pracujące nad wspólnym systemem podatkowym w celu zmniejszenia obciążeń podatkowych. Jednocześnie art. 264 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej ustanawia ograniczenia dotyczące ich stosowania we wskazanych celach: koszty reprezentacyjne nie mogą przekraczać 4% kwoty wydatków przeznaczonych na wynagrodzenie za pracę w tym samym okresie podatkowym.
Lista kosztów uznawanych za koszty procesu produkcyjnego jest jednak wyczerpująca, podobnie jak opcje rozliczania wydatków hotelowych. W celu dokładnego obliczenia zysków podlegających opodatkowaniu wszystkie wydatki muszą być uzasadnione ekonomicznie, udokumentowane i zgodne z parametrami określonymi w art. 252 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.
Przypisanie kwot wydanych na organizację oficjalnych wydarzeń do podstawy opodatkowania przedsiębiorstwa przed odliczeniem podatku VAT wymaga spełnienia szeregu warunków. Przede wszystkim powinna istnieć oznaka ekonomicznej wykonalności wydatków związanych z gościnnością. Co go dotyczy? Rachunki, czeki, paragony, jako potwierdzenie docelowego defraudacji, są brane pod uwagę przy ustalaniu podatku VAT. Ponadto przepis ten oznacza, że koszty gościnności są ponoszone w celu nawiązania nowych relacji biznesowych lub utrzymania partnerstwa między spółką podatnika a jej partnerami.
Formalne koszty odbioru
Koszty reprezentatywne obejmują wydatki związane z organizacją spotkań przedstawicieli różnych firm. Obejmuje to również koszty zapewnienia śniadania, lunchu lub kolacji dla przedsiębiorców i pośrednika uczestniczącego w negocjacjach z firmą podatnika.
Przepisy podatkowe nie ustanawiają podstawowych ograniczeń dotyczących wyboru miejsca i czasu oficjalnego spotkania. W związku z tym prawo nie zabrania imprez w dni powszednie, weekendy lub święta, rano lub wieczorem. Recepcja może być organizowana zarówno w biurze, jak i centrum biznesowym, restauracji. Najważniejsze jest przestrzeganie wszelkich formalności i oficjalności spotkania, które należy udokumentować.
Jakie wydatki nie dotyczą wydatków związanych z gościnnością? Ta kategoria nie obejmuje funduszy przeznaczonych na organizację wypoczynku gości, koncertów rozrywkowych, uroczystości, profilaktyki lub leczenia chorób. Dlatego zaleca się odmawianie przyjęć w tak rozrywkowych miejscach, jak teatr, klub bilardowy i kręgielnia, sauna, puby oraz sanatoria medyczne i profilaktyczne, zwłaszcza jeśli nie zapewniają one usług restauracyjnych.
Mimo wszystko wielu było w stanie udowodnić prawdziwość wydanych pieniędzy i oznaczyć je jako gościnność. Co ich dotyczy? Wyjątkiem od reguły mogą być środki finansowe przeznaczone na organizację oficjalnego wydarzenia, nawet jeśli przyjęcie odbyło się w miejscu, które wyraźnie nie sprzyja negocjacjom biznesowym. Zatem głównym uzasadnieniem podatnika powinny być dokumenty potwierdzające, które mogą udowodnić formalny charakter zdarzenia i ekonomiczną wykonalność wydanych środków.
Uderzającym przykładem jest jedna z decyzji FAS MO z dnia 3 września 2013 r., W której koszty organizacji spotkania technicznego na statku z udziałem zagranicznych delegatów uznano za uzasadnione, a rozliczenie wydatków na gościnność uznano za uzasadnione. To, co ich dotyczy, jest trudne do jednoznacznej odpowiedzi. Ale jednocześnie możesz łatwo wymienić koszty, których nie można zaliczyć do tej kategorii odpadów:
- wystrój i świąteczna dekoracja hali;
- zakup nagród i dyplomów w celu prezentacji uczestnikom wydarzeń konkurencyjnych, w tym przedstawicielom innych organizacji, klientom;
- pamiątki i prezenty, które są prezentowane partnerom w ramach oficjalnych negocjacji;
- organizacja wypoczynku, rozrywki, niezwiązana z oficjalną częścią spotkania biznesowego, negocjacji, wizyty.
Inne wydatki na ważne przyjęcia
W tym przypadku mamy na myśli zapewnienie dostawy uczestników oficjalnego wydarzenia na miejsce i z powrotem. Biorąc pod uwagę stanowisko Ministerstwa Finansów, kategoria ta nie obejmuje kosztów zakupu biletów na transport kolejowy i połączeń lotniczych z innych regionów lub krajów, a także środków finansowych wymaganych do transportu gości do miejsca czasowego pobytu z lotniska, dworca kolejowego, umieszczenia ich w hotelu, wydania wiz . Określone odpady organizacji nie są uważane za oficjalne.
Wydatki na rozrywkę (które również dotyczą tych osób, zostały odnotowane powyżej) można uznać za marnotrawstwo przy zakupie żywności przeznaczonej do przygotowywania potraw na śniadanie, lunch lub kolację. Na oficjalne spotkania dozwolone jest również kupowanie napojów alkoholowych, o czym świadczy pismo wyjaśniające z Ministerstwa Finansów RF w dniu 03.25.2010. Urząd umieścił alkohol na liście wydatków związanych z gościnnością. Co jeszcze ich dotyczy oprócz alkoholu? Wiele osób uważa, że pieniądze wydane na oficjalne przyjęcie mogą obejmować zakup herbaty, kawy, cukru, słodyczy, które mogą być oferowane klientom lub partnerom poza ważnym oficjalnym wydarzeniem, i na przykład podczas oczekiwania w recepcji. Ministerstwo nie uważa jednak takich kosztów za uzasadnione.
Koszty reprezentatywne obejmują wydatki na zaproszenie tłumaczy, którzy nie są częścią stanu podatnika. Potrzeba specjalistycznych usług na czas oficjalnej imprezy jest uzasadniona, gdy w recepcji są obecni ważni goście zagraniczni.
Jakie dokumenty są potrzebne do potwierdzenia
Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej nie ustanowił szczegółowej listy papierów wartościowych, które są wymagane na pokrycie wydatków poprzez zwrot podatku jako reprezentatywny, ale Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej w piśmie z dnia 04/10/2014 wyjaśnia, co można uznać za takie. Dokumenty do rejestracji wydatków hotelowych obejmują:
- podstawowa dokumentacja wskazująca na fakt zakupu towarów, zapłaty za usługi (czynności wykonane, listy przewozowe, czeki, pokwitowania itp.);
- raport z oficjalnego wydarzenia lub inny dokument odzwierciedlający związek między kosztami a przyjęciem.
Aby przygotować raport, podatnicy mogą samodzielnie opracować formularz. Dokumentu nie można jednak złożyć w żadnej formie. W ustawie federalnej nr 402 „O rachunkowości” wskazano podstawowe wymagania dotyczące przygotowania dokumentacji pierwotnej i jej oznaczenia. Co ich dotyczy? Koszty reprezentacyjne muszą zostać potwierdzone szczegółowymi informacjami o wydarzeniu, w tym informacjami na temat:
- czas i miejsce odbioru;
- skład uczestników, w tym zaproszone osoby z innych organizacji i pracownicy firmy podatnika);
- Łączna kwota pieniędzy wydana na organizację wydarzenia;
- ostatnia część oficjalnego wydarzenia (opracowywanie rezolucji, traktatów i umów o współpracy, budowanie wzajemnie korzystnych partnerstw i planowanie następnych wydarzeń itp.).
Oprócz raportu zaleca się również załączyć dodatkowe dokumenty uzasadniające cele wydanych środków. Dokumenty do rejestracji wydatków hotelowych obejmują:
- zarządzenie szefa organizacji podatkowej dotyczące zorganizowania oficjalnego przyjęcia, spotkania galowego, na którym należy wskazać cel, oraz osób odpowiedzialnych za organizację imprezy;
- szczegółowe szacunki kosztów planowanych i całkowitych, które wskazują listę zakupów, ich szacowany przedział cenowy i koszty końcowe.
Rachunkowość podatkowa DOS
Podatnicy mają prawo do wykorzystania do rozliczeń podatkowych wszystkich kosztów, które są wykonalne ekonomicznie, to znaczy wskazują w deklaracji te wydatki, które mają na celu wyłącznie osiągnięcie zysku i posiadają dokumentację dowodową. Jeśli chodzi o zasady obliczania podatków i procedurę rozliczania podatków, wiele zależy od zastosowanego systemu podatkowego. Następnie zastanawiamy się, w jaki sposób naliczane są opłaty podatkowe w przypadku wydatków związanych z gościnnością, które dotyczą ich w instytucji budżetowej i przedsiębiorstwie komercyjnym.
Należy od razu powiedzieć, że forma własności organizacji podatników nie odgrywa żadnej roli w obliczaniu podatku. Ogromne znaczenie ma system podatkowy (ogólny lub uproszczony). Aby ustalić dokładną kwotę podatku dochodowego dla DOS, koszty oficjalnych wydarzeń są znormalizowane zgodnie z następującą zasadą: są one uwzględnione w innych pozycjach wydatków, a kwota nie powinna przekraczać 4% wszystkich wydatków przeznaczonych na wynagrodzenia pracowników w okresie sprawozdawczym, w które były kosztami reprezentacji.
Należy wziąć pod uwagę, że koszty organizacji związane z wynagrodzeniem obejmują nie tylko kwoty wydane na wynagrodzenia i premie dla pracowników, ale także składki na fundusz emerytalny, fundusz ubezpieczeń społecznych, wydatki na dodatkowe ubezpieczenie pracowników itp. Jeśli koszty wzrosną, łączna kwota wraz z płacami w okresie podatkowym wzrasta krańcowy wskaźnik normy wydatków urzędowych. Tak więc, jeśli część kosztów reprezentacyjnych została poniesiona w pierwszym kwartale i przekroczyła ustawowe 4%, ale nie została uwzględniona przy obliczaniu podatków, dozwolone jest uwzględnienie jej w kolejnych okresach podatkowych przy obliczaniu rocznej podstawy opodatkowania.
Ponadto koszty hospitalizacji można odliczyć do wysokości dochodu podlegającego opodatkowaniu. W takim przypadku brany jest pod uwagę tzw. „Naliczony” podatek VAT, a odliczenie środków wydanych na oficjalne wydarzenia bierze się wyłącznie z kwoty wydatków wykorzystanych do obliczenia podatku dochodowego z uwzględnieniem standardów. Jeżeli pozostała część kosztów odpowiada standardom w kolejnych kwartałach roku sprawozdawczego, wówczas można odliczyć podatek VAT.
Przykład formalnego obciążenia podatkowego
W firmie „Leader”, która korzysta ze wspólnego systemu podatkowego, w pierwszym kwartale odbyło się reprezentatywne wydarzenie. Koszty jego organizacji i wdrożenia wyniosły 22 500 rubli. (w tym 3550 rubli VAT). W następnym okresie kwartalnym nie odbywały się żadne przyjęcia i spotkania na szczeblu oficjalnym. Ponadto całkowity koszt pracy w pierwszym kwartale wyniósł 320 tysięcy rubli, aw drugim - 370 tysięcy rubli. Procedura księgowania podatkowego tej kategorii kosztów dla budżetu lub organizacji komercyjnej będzie wyglądać następująco:
- W pierwszym kwartale standard rozliczania kosztów reprezentacyjnych wynosił 12 800 rubli, czyli 4% z 320 tysięcy rubli.
- Ponieważ standard jest mniejszy niż pełna kwota wydatków na oficjalne wydarzenia, tylko 12 800 rubli może zostać zaakceptowanych do rozliczeń podatkowych.
- Następnie oblicza się podatek VAT, który można odliczyć - 12800 x 18% = 2304 rubli.
Teraz obliczymy dwa kwartały, czyli pierwszą połowę roku:
- standard rozliczania kosztów oficjalnych spotkań i przyjęć wyniesie 27 600 rubli, ponieważ obliczenia uwzględniają koszt pracy za dwa kwartały (320 tysięcy rubli + 370 tysięcy rubli) x 4%;
- ponieważ standard przekracza pełną kwotę kosztów gościnności, bierze się pod uwagę saldo 6150 rubli. (22 500 - 3550 - 12 800);
- kwota zwróconego podatku VAT w drugim kwartale wyniesie 1107 rubli. (6150 x 18%).
Funkcje rachunkowości z uproszczonym systemem podatkowym
Przydzielając fundusze na pokrycie kosztów hospitalizacji w ramach uproszczonego systemu „dochód minus wydatki”, instytucja nie będzie w stanie uwzględnić ich w podstawie opodatkowania do obliczenia podatku. Niemożność uzyskania odliczenia jest zatwierdzona w artykule 346.16 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej, zawierającym wykaz kosztów, za które przedsiębiorca w uproszczonym systemie podatkowym „dochód minus wydatki” mógłby zmniejszyć jego dochód. Nie ma wzmianki o kosztach gościnności. Co ich dotyczy w uproszczonym systemie podatkowym? Absolutnie nic zatem podatnik nie będzie musiał ponosić kosztów oficjalnych przyjęć na własny koszt, to znaczy wykorzystać zysk pozostały po zapłaceniu wszystkich podatków i składek.
Jak wydawać takie wydatki na księgowość
W przeciwieństwie do podatków, rachunkowość nie uznaje odpadów reprezentatywnych za jakąś specjalną kategorię wydatków. Fundusze wydane na organizację i organizację oficjalnych wydarzeń mają fundamentalne znaczenie tylko dla organów podatkowych. W rachunkowości koszty te nie są w żaden sposób kwalifikowane. W większości przypadków rozliczanie wydatków hotelowych odbywa się zgodnie z rozporządzeniem o rachunkowości „Koszty organizacji” 10/99. Zgodnie z jego normami koszty przedsiębiorstwa według standardowych rodzajów działalności dzielą się na:
- materiał (zakup surowców, sprzętu itp.);
- związane z płacami i składkami ubezpieczeniowymi;
- koszty amortyzacji
- inne pozycje wydatków.
Koszty oficjalnych wydarzeń nie podlegają reglamentacji przy prowadzeniu księgowości. Co ich dotyczy? Koszty reprezentacyjne są akceptowane w całości, to znaczy jako część kosztów produkcji lub sprzedaży. Księgowość nie uwzględnia podziału na gościnność i wydatki ogólne. W niektórych przypadkach, w zależności od specyfiki działalności przedsiębiorczej, ten rodzaj kosztów może występować w korespondencji rachunków w kolumnie rozliczania istotnych wartości.
Do celów ekonomicznych wydatki na gościnność są zbliżone do kategorii innych wydatków organizacji. Jednocześnie zakłada się, że firma będzie w stanie ustalić je niezależnie, sporządzając listę kosztów w księgowości.
Inną kwestią interesującą księgowych jest związek między kosztami gościnności a przypisaniami kont księgowych. W praktyce takie transakcje są najczęściej rejestrowane przy użyciu konta 26, z którego zwykle korzystają przedsiębiorstwa przemysłowe, i 44 (dla firm handlowych). W instytucjach budżetowych stosuje się głównie konto 86. Równie ważne jest, aby przy rozliczaniu wydatków na usługi hotelarskie poprawnie wskazać kolejność przypisań kont, odzwierciedlając etapy przepływów pieniężnych.