Audyt wewnętrzny jest przeprowadzany w przypadkach, w których miał miejsce incydent, który wymaga zbadania, gdy nie jest możliwe ustalenie, a następnie ukaranie winnego pracownika. Najczęściej wynika to z zaniedbania lub kradzieży w pracy. Każdy menedżer musi wiedzieć, w jaki sposób iw jakim czasie przeprowadzany jest audyt wewnętrzny w przedsiębiorstwie.
Kontrola urzędu: co to jest?
Audyt wewnętrzny to dochodzenie, w trakcie którego ustalane jest, który z pracowników jest winny incydentu i z jakich powodów miał on miejsce. Z reguły odbywa się to w ramach usługi publicznej, choć często firmy komercyjne również muszą być sprawdzane. Ale w tym przypadku lokalne akty są koniecznie zatwierdzone. Zazwyczaj kontrole przeprowadzane są w dużych kwestiach.
Pomimo faktu, że prawo nie określa procedury przeprowadzania dochodzenia w strukturach handlowych, wszystkie środki muszą zostać przeprowadzone prawidłowo, a audyt wewnętrzny musi zostać zakończony dokładnie na czas. Każdy etap jest udokumentowany, jest obowiązkowy, podczas gdy należy znaleźć solidne dowody winy pracownika. Jeśli inspektorzy nie przestrzegają podstawowych zasad, osoba, z którą toczy się postępowanie, ma prawo skontaktować się z inspekcją pracy.
Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej określa jedynie pojęcie weryfikacji, która jest przeprowadzana w odniesieniu do usług publicznych. Wszystkie zasady zostały określone w ustawie federalnej nr 79 z 2017 r. A jeśli kontrole są przeprowadzane w odniesieniu do organów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, wówczas obowiązuje dla nich rozporządzenie nr 161 z 2013 r.
W jakich przypadkach planowana jest kontrola?
Rosyjski kodeks pracy nie ma dokładnej koncepcji „dochodzenia wewnętrznego”, ale kary za zaniedbanie są określone przez zbiór zasad. Żadna sankcja dyscyplinarna nie jest jednak nakładana bez uzasadnienia tylko wtedy, gdy istnieją fakty i są one udokumentowane.
W tym celu wyjaśnienia wszystkich pracowników są obowiązkowe, szacowana jest skala spowodowanych szkód i ważne jest, aby dowiedzieć się, czy działania pracownika były złośliwe. Audyt wewnętrzny powinien zostać zakończony na czas i nie więcej niż jeden dzień.
Oficjalna kontrola przeprowadzana jest w kilku przypadkach:
- jeśli pracownik nie przyszedł do pracy i nie ostrzegł;
- jeżeli powstała szkoda materialna;
- jeżeli ujawniono fakt, że pracownik nadużył swojej pozycji.
Pracownikowi może zostać nałożona kara dyscyplinarna za popełnienie przestępstwa; może on zostać zwolniony na podstawie artykułu i być zobowiązany do zapłaty wszystkich wyrządzonych mu szkód. Aby działania pracodawcy były uzasadnione, konieczne jest przeprowadzenie audytu wewnętrznego i należy go dokończyć dokładnie w terminie określonym przez prawo.
Główne zadania weryfikacji
Podczas wewnętrznego dochodzenia ważne jest, aby poznać następujące zadania:
- Aby ustalić, że to ten pracownik dopuścił się przewinienia i tylko na jego podstawie nałożono na niego sankcję dyscyplinarną.
- Zidentyfikuj czas i okoliczności zdarzenia, przeanalizuj wszystkie działania, określ dokładne szkody wyrządzone firmie lub konkretnej osobie.
- Znajdź pracownika, który popełnił czyn.
- Określ winę osoby.
- Aby przeanalizować motywy idealnego aktu, dodatkowe okoliczności.
Szef firmy musi koniecznie zatwierdzić zalecenia dotyczące wdrożenia środków zapobiegawczych, które są po prostu konieczne, aby wyeliminować wszystkie przyczyny naruszenia dyscypliny.
Procedura dochodzenia
Po pierwsze, szef przedsiębiorstwa otrzymuje informację o popełnieniu czynu, po czym to on zatwierdza decyzję o wszczęciu dochodzenia wewnętrznego. Termin oficjalnego audytu nie przekracza miesiąca. Najczęściej zajmuje to co najmniej 3 tygodnie, ale w niektórych okolicznościach może to potrwać dłużej, co należy uzasadnić. Dochodzenie jest przeprowadzane przez specjalnie wyznaczonego pracownika lub komisję wyłącznie na podstawie zamówienia lub specjalnej dokumentacji administracyjnej, która musi zawierać takie informacje:
- powód posiadania;
- członkowie komisji i jej przewodniczący;
- maksymalny okres na przeprowadzenie audytu wewnętrznego;
- uprawnienia komisji;
- warunki, na których kierownik przedsiębiorstwa powinien otrzymać wyniki dochodzenia.
Z reguły w skład komisji wchodzi personel działu personalnego, przedstawiciel ds. Bezpieczeństwa i finansów. Przewodniczący jest odpowiedzialny za jej pracę.
Komisja nie powinna obejmować członków rodziny i krewnych winnego pracownika (w tym on). Może to skutkować stronniczym rozwiązaniem.
Nakaz rozpoczęcia pracy przez komisję, który musi określać warunki urzędowej kontroli urzędnika, musi zostać podpisany przez wszystkich członków komisji, a także osobę oskarżoną o zaniedbanie.
Działanie Komisji, jeśli pracownik nie poszedł do pracy
Pracownik otrzymuje absencję tylko wtedy, gdy nie stawił się w swoim miejscu pracy przez 4 godziny lub dłużej. Ale ważne jest, aby wziąć pod uwagę przyczyny jego niestawienia się, ponieważ mogą być poważne. Do czasu wyjaśnienia uważa się, że pracownik nie przyszedł do pracy z niewyjaśnionego powodu. Jeśli pracownik nie ma dobrego powodu, a jego niestawienie się doprowadziło do poważnych konsekwencji, proces pracy został przerwany, a następnie pracownik może zostać upomniany lub zwolniony. Ale muszą być tego poważne powody, więc nie da się obejść bez weryfikacji.
Początkowo konieczne jest naprawienie faktu, że pracownik był naprawdę nieobecny w miejscu pracy.
Notatkę może napisać bezpośrednio kierownik lub inny pracownik. Po pojawieniu się w pracy pracownik otrzymuje pisemne wyjaśnienie, z jakiego powodu nie był w miejscu pracy. Dobre powody do rozważenia:
- Choroba pracownika lub członków jego rodziny. Fakt ten musi zostać udokumentowany, zaświadczenie wydane przez instytucję medyczną lub zwolnienie chorobowe.
- Opóźnienie ze względu na fakt, że nie było transportu, który dostarczałby do miejsca pracy. Na przykład, jeśli wypadek miał miejsce na drodze lub powstały zaspy śnieżne, co doprowadziło do zatrzymania transportu publicznego.
- Nieprzewidziane okoliczności niezależne od woli pracownika. Na przykład podczas podróży do pracy jego transport miał wypadek.
Zgodnie z art. 81 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, jeśli dana osoba nie pojawiła się w pracy przez cały dzień, fakt ten można uznać za absencję. Akt sporządzony tego samego dnia pomoże naprawić brak pojawienia się.
Dokument jest skompilowany w dowolnej formie, co najważniejsze, musi dokładnie zawierać fakty dotyczące nieobecności pracownika w miejscu pracy, a także czasu. Musi być podpisany przez członków komisji.
Jeśli następnego dnia pracownik nie pojawił się w pracy, konieczne jest sporządzenie kolejnego aktu.
Jakie działania są wykonywane po wyrządzeniu szkody?
Firma może wyrządzić szkodę materialną z powodu zaniedbania lub wykorzystania złych zamiarów. Audyt wewnętrzny przeprowadzany jest na czas i jest to obowiązkowe. Podczas jego realizacji ważne jest, aby dowiedzieć się, z jakiego powodu i jak dokładnie została spowodowana szkoda:
- produkty zostały wykonane z wadami;
- usługi są nieodpowiedniej jakości;
- następuje zawłaszczenie majątku przedsiębiorstwa;
- odnotowano fakt nieprzestrzegania zasad bezpieczeństwa;
- wykryto uszkodzenie sprzętu.
W tej sytuacji musisz ustalić ilość obrażeń. Jeśli nastąpiła kradzież, przeprowadzana jest inwentaryzacja i sporządzany jest akt prawny. Uszkodzenie mienia będzie wymagało dodatkowej analizy, a warunki te muszą zostać spełnione, jeśli zostaną naruszone przepisy bezpieczeństwa. Na przykład, jeśli pracownik opuścił pracę i zapomniał wyłączyć urządzenie grzewcze, co spowodowało pożar. W takim przypadku tylko komisja ekspercka może dowiedzieć się, ile szkód.
Audyt wewnętrzny powinien być przeprowadzany przez urzędników służby cywilnej na czas, a w jego trakcie konieczne jest ustalenie motywacji pracownika. Ważne jest, aby zrozumieć, czy przewinienie jest niedbalstwem lub czy pracownik został złośliwie uszkodzony.
Nadużycia
Nadużycie pozycji oznacza wykorzystanie własnej pozycji dla zysku. W takim przypadku może to mieć wpływ na interesy całego przedsiębiorstwa i jego pracowników. Jednym z takich przykładów jest zawarcie umowy na dostawę towarów po zawyżonej cenie, gdy kontrahent płaci „premię”.
Identyfikacja takich naruszeń może być znacznie trudniejsza niż się wydaje. Często profesjonalni audytorzy i audytorzy nie mogą obejść się bez pomocy.
Audyt wewnętrzny w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych: zasady i warunki
Często kontrole są przeprowadzane przez policję, gdzie konieczne jest ustalenie okoliczności, przyczyn i charakteru przestępstwa dyscyplinarnego popełnionego przez jednego z pracowników. Podczas dochodzenia konieczne jest ustalenie faktów określonych w art. 29 ustawy federalnej nr 3. Procedura może zostać przeprowadzona na wniosek jednego z pracowników.
Szef nakazuje osobie upoważnionej przeprowadzenie audytu wewnętrznego funkcjonariusza policji, termin jest ustalony zgodnie z rozporządzeniem nr 161, w odniesieniu do którego wydano odpowiednią uchwałę. Dozwolone jest sporządzenie określonego aktu lub wypełnienie specjalnego formularza, który wskazuje datę i numer dokumentu, którego dotyczy.
Zamówienie 161 określa również termin przeprowadzenia audytu wewnętrznego. Musi zostać wypełniony nie później niż 30 dni po sporządzeniu i podpisaniu dokumentu dotyczącego rozpoczęcia spotkania.
Okres przeznaczony na audyt wewnętrzny nie obejmuje niezdolności pracownika do pracy, kiedy jest na urlopie, w podróży służbowej lub na zwolnieniu chorobowym, jeśli jest nieobecny w służbie z innych ważnych powodów. Wszystkie okoliczności muszą zostać potwierdzone zaświadczeniem wydanym przez dział personalny.
Warunki audytu wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych nie powinny przekraczać jednego miesiąca od daty wydania zarządzenia o jego przeprowadzeniu. Jeżeli ostatni dzień kontroli przypada na dzień wolny od pracy lub dzień wolny od pracy, dzień zakończenia należy uznać za poprzedni dzień roboczy.
Jak sprawdzić
Szef ma prawo ukarać swojego pracownika tylko wtedy, gdy przestrzegane są wszystkie etapy procedury karnej, dokładnie opisane w art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. W przypadku naruszenia co najmniej jednego z punktów protokołu oskarżony pracownik ma prawo odwołać się od decyzji w sądzie i pociągnąć administrację do odpowiedzialności karnej.
Wszystkie osoby wchodzące w skład komisji muszą przestrzegać regulaminu wewnętrznego i przestrzegać takich zasad:
- wszystkie odkryte fakty powinny być obiektywnie ocenione; w żadnym wypadku osobiste upodobania i upodobania nie powinny mieć wpływu na przebieg dochodzenia;
- do czasu udowodnienia winy, co potwierdzają fakty, pracownik uznaje się za niewinnego;
- Wszystkie działania komisji powinny być przeprowadzane przy ścisłym przestrzeganiu instrukcji i poleceń.
Kierownik musi ściśle przestrzegać przepisów prawa i stosować specjalne instrukcje:
- wydać polecenie wszczęcia dochodzenia;
- otrzymać pisemne oświadczenie pracownika oskarżonego o zaniedbanie;
- notatka z głowy;
- skargi od strony lub klientów, których to dotyczy;
- notatki od innych pracowników;
- akt inwentaryzacyjny, który potwierdza brak;
- akt audytora;
- mianowanie członków komisji;
- termin jest określony, audyt wewnętrzny musi zostać zakończony nie później niż w wyznaczonym terminie.
Bardzo ważne jest, aby uzyskać notę wyjaśniającą od przestępcy. Musi w nim koniecznie wyjaśnić, dlaczego to zrobił, co skłoniło go, aby nie przychodził do pracy ani nie nadużywał swojej pozycji. Jeśli nie chce niczego wyjaśnić, sporządzany jest akt.
Dalsze działania zależą od tego, czy sprawca daje wyjaśnienie, czy nie.
Terminy przeprowadzenia audytu wewnętrznego
Prawo Federacji Rosyjskiej zezwala na nie więcej niż miesiąc na oficjalną kontrolę przez policję, aw innych organizacjach nie powinna przekraczać tej liczby dni. Obliczany jest okres od daty podpisania zamówienia. Jest to ustalone w artykule 192 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.
Czas na rozprawę można jednak wydłużyć, jeśli pracownik, którego zarzuca się zaniedbanie, nie był w tym czasie w miejscu pracy z powodu leczenia szpitalnego lub innych ważnych okoliczności.
Zgodnie z ustawą federalną nr 133 audyt wewnętrzny musi zostać zakończony nie później niż 6 miesięcy od daty podpisania zamówienia.
Jeśli prowizja za przydzielony okres nie podejmie żadnej decyzji, wówczas pracownika nie można uznać za winnego, nawet jeśli w przyszłości wniosek nie będzie na jego korzyść. Jeśli komisja zdołała znaleźć dowody winy pracownika, musi zostać skazany nie później niż 6 miesięcy od daty ostatecznego aktu.
W jaki sposób weryfikowane są wyniki weryfikacji
Po zebraniu i przetworzeniu wszystkich danych planowane jest spotkanie. W tym momencie wszyscy członkowie komisji powinni omówić kilka ważnych kwestii:
- Czy ujawniono naruszenie aktywności zawodowej?
- Co spowodowało ten akt?
- Jaki jest charakter działań winnego pracownika?
- Jakie były konsekwencje tego incydentu?
- Czy są jakieś szczególne okoliczności, które pomogą usunąć z niego opłaty?
Tylko dyskusja może pomóc wyjaśnić wszystkie te punkty. Wszystkie argumenty muszą być zapisane w protokole. Po zakończeniu debaty sporządzany jest akt końcowy, który niekoniecznie składa się z 3 części:
- Część wprowadzająca składa się z opisu charakteru działań pracownika. Opisuje, co dokładnie się wydarzyło, o której godzinie. Dane dotyczące członków komisji i ich stanowisk są wprowadzane. Wskazane, kiedy urzędnicy służby cywilnej lub przedstawiciele służby publicznej powinni zakończyć audyt wewnętrzny.
- Druga część opisuje wszystkie działania podjęte w celu ustalenia winy pracownika oraz dokładny sposób zebrania dowodów.
- Wniosek, na którym zostaną wyciągnięte wnioski komisji.
Do niniejszego aktu należy dołączyć pakiet dokumentów:
- notatki i notatki;
- zamówienia;
- Wniosek Komisji;
- oraz inne dokumenty z faktami potwierdzającymi winę pracownika.
Akt i wszystkie jego załączniki są podpisywane przez każdego członka komisji.
Wniosek
Tylko audyt wewnętrzny, który musi zostać ukończony dokładnie na czas, może oskarżyć pracownika o przestępstwo. W żadnym wypadku nie można obwiniać osoby bez dowodów. Niemożliwe jest obwinianie osoby bezzasadnie, ponieważ ma ona pełne prawo wnieść sprawę do sądu w sądzie przeciwko przywódcy, który go oczernił.