W naszych czasach formalności (zarządzanie dokumentami) stopniowo przechodzą z formy papierowej do cyfrowej. W związku z tym każda nowoczesna osoba z wykształceniem powinna mieć pojęcie o koncepcji „dokumentu elektronicznego” i cechach jego zastosowania. Przyjrzyjmy się temu zjawisku bardziej szczegółowo, a także dowiedzmy się, czym jest EDS.
To, co nazywa się dokumentem
Przed rozważeniem koncepcji i struktury „dokumentu elektronicznego” warto przypomnieć jego papierowego poprzednika.
W szerokim znaczeniu jest to nazwa obiektu świata materialnego, w którym informacja zawarta jest w ustalonej formie.
W węższym znaczeniu dokument jest nośnikiem informacji potwierdzających istotne fakty, które są prezentowane w różnych formach (zapis tekstowy, obrazowy, dźwiękowy lub wideo, a także ich kombinacje). Jest przeznaczony do przechowywania i przesyłania danych w czasie i przestrzeni.
Każdy dokument ma pewne szczegóły, z którymi można go zidentyfikować.
Jeśli taki nośnik zawiera fałszywe informacje lub gdy został utworzony, ustanowione normy prawne zostały naruszone, nazywane są fałszywymi (fałszywymi) i nie mają mocy prawnej.
Zestaw nośników wiarygodnych informacji nazywa się dokumentacją. Powstaje na podstawie skupienia się na konkretnym problemie, zjawisku, procesie, osobie, instytucji itp. Sam proces tworzenia / projektowania takich mediów nazywa się dokumentacją. Zaangażowany w to konieczne jest uwzględnienie norm obowiązujących przepisów, a także przestrzeganie krajowych przepisów dotyczących kompilacji. Nie zapomnij także o kompetencjach kompilatora. Tak więc dyrektor ma prawo zatwierdzić świadectwo dojrzałości, ale nie może podpisać dyplomu uniwersyteckiego. Dokładniej, może, ale taki dokument nie będzie miał mocy prawnej.
Inną ważną koncepcją w tym temacie jest „papierkowa robota”. Jest to zestaw prac nad dokumentowaniem działalności zarządczej obiektu i organizowaniem w nim ruchu wyżej wymienionych nośników informacji.
W różnych okresach historycznych proces ten był przeprowadzany na różnych materiałach. Były to gliniane tabliczki, kamień, papirus, skóra, drewno, kora brzozy itp. Stopniowo wszystkie były zastępowane papierem.
Według rodzaju materiału nośnego wyróżnia się dziś:
- tradycyjna papierkowa robota (papier);
- mieszane (papierowe + elektroniczne urządzenia komputerowe);
- elektroniczny (cyfrowy).
W zależności od treści i celu dokumenty mogą pełnić szereg funkcji:
- Legalne.
- Kierownictwo
- Społecznościowy.
- Kulturalny.
- Historyczne
- Informacyjny.
- Komunikatywny.
Opracowanie koncepcji „dokumentu elektronicznego”
Od czasu wynalezienia komputerów ludzkość zaczęła szukać sposobu na przejście na dokumentację bez dokumentów papierowych. W ZSRR już w latach siedemdziesiątych XX wieku zaczął myśleć o stworzeniu takiego modelu pracy biurowej. To prawda, że w tym czasie koncepcja „dokumentu elektronicznego” (ED) jeszcze nie istniała. Zamiast tego użyto nazwy „nośnik do odczytu maszynowego”.
W połowie lat osiemdziesiątych taka technologia nie była jeszcze w pełni rozwinięta. Ale w tym czasie treść pojęcia „dokumentu elektronicznego” została już określona w przepisach. To prawda, że nazywano go także „do odczytu maszynowego”. W GOST 1984 była to nazwa dokumentu nadającego się do automatycznego odczytu danych w nim zawartych.
Wraz z początkiem powszechnej komputeryzacji w latach dziewięćdziesiątych i dwóch tysięcznych koncepcja ta stopniowo zyskiwała na znaczeniu.
Który dokument nazywa się dzisiaj „elektronicznym”
Nowoczesna koncepcja „dokumentu elektronicznego” ma kilka sposobów interpretacji, które znajdują odzwierciedlenie w ramach legislacyjnych. Jednak wszyscy są bliscy w zrozumieniu istoty tego zjawiska i wymagają obecności takich składników:
- cyfrowa forma nagrywania;
- przechowywanie danych w mediach elektronicznych z możliwością czytania i rozumienia przez człowieka.
Na tej podstawie można sformułować ogólną definicję rozważanego pojęcia.
Dokument elektroniczny to dokument, którego informacje (w tym szczegóły) są zapisywane w postaci danych cyfrowych. Na przykład jako zestaw znaków, dźwięków, obrazów lub ich kombinacji.
ED można tworzyć, zapisywać, przesyłać i przekształcać za pomocą środków cyfrowych do postaci wizualnej zrozumiałej dla ludzi.
Zaletą takiego dokumentu
Podobnie jak papierowy odpowiednik, ED wykonuje ten sam zestaw funkcji. Ma jednak szereg właściwości, dzięki czemu jest bardziej obiecującym nośnikiem danych:
- Informacje zapisane w formie elektronicznej można łatwo i szybko edytować.
- Takie dokumenty można teoretycznie przechowywać na zawsze.
- Technologia ED upraszcza, przyspiesza i obniża koszty dokumentacji.
- Takie dokumenty można podpisywać i wysyłać zdalnie, bez marnowania czasu na osobiste spotkania.
- Możesz szybko uzyskać wymaganą liczbę wystąpień ED. Ponadto wszystkie z nich będą miały moc prawną.
Właściwości ED. Metadane
Pojęcie „dokumentu elektronicznego” charakteryzuje się trzema właściwościami:
- Treść to jej komponenty tekstowe, graficzne lub dźwiękowe.
- Kontekst to informacja o związku udokumentowanych danych z innymi osobami fizycznymi, fizycznymi lub prawnymi.
- Struktura dokumentu elektronicznego jest wewnętrzna i zewnętrzna. W pierwszym przypadku mówimy bezpośrednio o treści ED. W drugim - o środowisku, w którym istnieje (nośnik pamięci, format samego pliku itp.)
Pojęcie „dokumentu elektronicznego” jest definiowane przez jego metadane. Jest to nazwa informacji o wszystkich właściwościach zaburzeń erekcji, a także o jej społecznej pewności.
Metadane są integralną częścią procesu przechowywania każdego dokumentu elektronicznego. Zawierają elementy prawnych, biznesowych, organizacyjnych i proceduralnych dowodów integralności projektu, a także jego autentyczności.
Szczegóły ED
Kolejny ważny aspekt koncepcji „dokumentu elektronicznego” - szczegóły. Jest to rodzaj analogu do arkusza danych, który zawiera wszystkie informacje na temat tworzenia ED.
Należą do nich:
- Nazwa dokumentu elektronicznego.
- Data i miejsce kompilacji, a także wszystkie wydania (jeśli istnieją).
- Dane dotyczące kompilatora lub kompilatorów ED.
- Informacje o poziomie bezpieczeństwa dokumentu.
- Dane, które pozwolą ustalić autentyczność, autentyczność i niezawodność elektronicznego podpisu elektronicznego ED.
- Dane na temat programów wymaganych do otwarcia tego dokumentu. Chodzi o jego format. Piractwo komputerowe kwitnie dziś w domowej przestrzeni. W związku z tym większość użytkowników komputerów korzysta z nielicencjonowanego oprogramowania i nie zawsze podejrzewa, że ukochane pliki .doc, .xls i .ppt są obsługiwane przez płatne programy pakietu Microsoft Office. Więc w normalnych warunkach musisz zapłacić za ich używanie, a nie pobierać zaatakowanych wersji. Dlatego najczęściej używanym, uniwersalnym i, co najważniejsze, darmowym formatem ED na świecie jest .odt. Jego popularność sprawiła nawet, że Microsoft umieścił możliwość odczytania go w swoim oprogramowaniu. Jedną z głównych zalet tego formatu jest połączenie możliwości takich programów, jak Word, Excel, PowerPoint.
- Podpis cyfrowy.
Podpis cyfrowy
Jak już wspomniano powyżej, niezbędny jest jeden z najważniejszych elementów koncepcji „dokumentu elektronicznego”. W szczególności podpis cyfrowy, który jest tłumaczony z języka angielskiego jako „podpis cyfrowy”.
Jest to nazwa sposobu obserwacji ED, która jest uzyskiwana w wyniku kryptograficznej konwersji zestawu danych elektronicznych.Podpis ten pozwala zidentyfikować osobę, która go złożyła, a także potwierdzić integralność całego dokumentu.
Zgodnie z obowiązującym prawem w większości współczesnych krajów EDS jest utożsamiany z „mokrym” podpisem na papierze.
Należy zauważyć nierozerwalny związek między pojęciem „dokumentu elektronicznego” a podpisem cyfrowym. W końcu to obecność drugiego daje pierwszą moc prawną.
Każdy EDS ma osobisty, certyfikowany klucz, który jest unikalną sekwencją cyfr o rozmiarze 264 bitów. Aby go zdobyć, musisz skontaktować się ze specjalistyczną firmą, której jest dziś całkiem sporo. Warto pamiętać, że podpis cyfrowy ma określoną datę ważności, a także różne poziomy bezpieczeństwa.
Podczas rejestrowania elektronicznego podpisu cyfrowego ten sam indywidualny klucz jest zapisywany na dysku flash klienta. Działa tylko w połączeniu z kluczem publicznym - innym programem używanym przez strony trzecie i trzecie do uwierzytelnienia podpisu cyfrowego w otrzymanych dokumentach.
Dane znajdują się w certyfikacie cyfrowym, który zawiera informacje o właścicielu, jego numerze rejestracyjnym (nie mylić z kluczem prywatnym) i czasie trwania podpisu cyfrowego.
Za pomocą elektronicznego podpisu cyfrowego możesz zdalnie przesyłać dokumenty do uniwersytetów (czasem nawet zagranicznych), przeprowadzać transakcje bankowe, płacić podatki i niektóre usługi organów państwowych organizacji miejskich.
Istnieje jednak szereg przypadków, w których dokument elektroniczny i podpis na nim nie są uważane za zgodne z prawem. Na przykład uzyskanie certyfikatu spadkowego lub wystawienie dokumentów migracyjnych.
Rodzaje dokumentów elektronicznych
W tej chwili daleka jest od jednej klasyfikacji ED. Jednak najczęściej takie dokumenty są podzielone na typy w następujących kategoriach:
- Typ zawartości: tekst, grafika, dźwięk, animacja i multimedia ED.
- Poziom dostępności: otwarty i ukryty. Dokumenty pierwszego typu nie zawierają żadnych tajemnic, dlatego znajdują się w domenie publicznej i każdy może je odczytać. Są to dane techniczne urządzeń lub skład produktów, umowy licencyjne, cenniki itp. Ukryte ED mogą odczytać tylko niektóre wąskie grono ludzi. Zwykle zawierają informacje reprezentujące tajemnice handlowe, a nawet tajemnice państwowe. Może to być mapa lokalizacji tajnych jednostek wojskowych, rysunki opatentowanego urządzenia lub skład leku, dane na rachunku bankowym osoby fizycznej lub prawnej itp.
- Obecność / brak elektronicznego podpisu cyfrowego (EDS). Zależy od tego legalność / nielegalność dokumentu.
- Stosunek do konkretnej branży. Podkreślono ogólnie akceptowane dokumenty elektroniczne (forma i treść są takie same dla wszystkich obszarów zastosowania) i wąsko wyspecjalizowane.
Objawy zaburzeń erekcji
Po rozważeniu koncepcji i rodzajów dokumentów elektronicznych warto zwrócić uwagę na ich wyróżniające cechy. Rozróżniają ED od innych obiektów świata materialnego.
- Semantyka treści. Każdy dokument tego typu z konieczności ma sens i nie jest przypadkowym zestawem zdjęć, dźwięków lub symboli.
- Stabilna forma materiału.
- Kompletność i uczciwość.
- Skoncentruj się na aplikacji do komunikacji społecznej.
Aspekt prawny
Po rozważeniu właściwości, szczegółów, atrybutów, koncepcji dokumentu elektronicznego, struktury, a także jego rodzajów, warto dokładniej zbadać prawną stronę tego problemu.
Jeśli projekt sporządzono zgodnie ze wszystkimi normami prawnymi, a jego podpis ma wszystkie niezbędne certyfikaty, wówczas ma moc prawną równą papierowemu odpowiednikowi.
Oczywiście w każdym stanie regulacja prawna pojęcia „dokumentu elektronicznego” jest nieco inna, ale są to drobiazgi.Ogólnie rzecz biorąc, ustawodawstwo różnych krajów jest równie lojalne wobec ED, ponieważ dzisiaj tego rodzaju praca biurowa od dawna osiągnęła poziom międzynarodowy. W związku z tym uzyskuje się paradoks. Niektóre uprawnienia są bardziej zaniepokojone zewnętrznym elektronicznym zarządzaniem dokumentami. Jednocześnie może być prawie nierozwinięty w państwie. Oto taki przesadzony odpowiednik poziomu współczesnej znajomości obsługi komputera. Dzięki niemu osoba wie, jak zainstalować różne aplikacje na Androidzie, ale nie zna podstawowych zasad pracy z tabelami Exel.
Funkcje cyfrowej pracy biurowej
W porównaniu do papieru cyfrowa praca biurowa ma kilka istotnych zalet:
- Zapewnia rejestrację operacyjną, księgowość, przechowywanie i dostęp do dokumentów elektronicznych.
- Wymaga mniejszego finansowania.
- Potrzebuje minimalnej powierzchni, aby pomieścić archiwum. W rzeczywistości cała dokumentacja dla dużego przedsiębiorstwa jest umieszczona na dysku twardym w kieszeni torby.
- Za pomocą elektronicznej pracy biurowej zmniejsza się nieprodukcyjne koszty czasu pracy personelu.
- Szybkość rozpowszechniania danych wśród szerokiego grona użytkowników rośnie.
- ED może zawierać nie tylko tekst i obrazy, ale także informacje multimedialne. Jest to bardzo ważne, jeśli praca przedsiębiorstwa jest powiązana z prywatnymi wydarzeniami prezentacyjnymi.
Warto zauważyć, że korzystanie z dokumentów papierowych jest często dozwolone w elektronicznej pracy biurowej. Jednak priorytetem w tym przypadku jest właśnie ED.
Obecnie większość prywatnych i publicznych organizacji na świecie dąży do stopniowego usuwania dokumentacji papierowej z dokumentów. Ale nawet w krajach wysoko rozwiniętych jest to jeszcze daleko. W końcu jest to bardzo długi i kosztowny proces.
Przeanalizowaliśmy koncepcje dokumentu elektronicznego i elektronicznego zarządzania dokumentami, uporządkowaliśmy wszystkie niuanse problemu. Mamy nadzieję, że informacje te były dla Ciebie przydatne.