Kluczem do sukcesu każdej dużej firmy jest skoordynowana praca: musi funkcjonować jako pojedynczy organizm. I oczywiście powinien mieć ten „narząd”, ten system, który gwarantuje komfortową pracę wszystkim pracownikom, zapewnia im wszystko, co niezbędne. To jest specjalny dział - AHO. Nie każdy dokładnie wie, co kryje się za skrótem. A kto jest specjalistą AXO? Dowiedzmy się dalej, przedstawiając po drodze opis stanowiska pracownika.
Co to jest aho?
Aby zrozumieć, kto to jest, specjalista AXO, najpierw wyjaśnimy czytelnikowi cechy i podstawowe funkcje miejsca pracy tego urzędnika. Skrót AXO to jednostka administracyjna. Powstaje w prawie wszystkich firmach, w których liczba pracowników przekracza 100 osób. Dział zajmuje się zaopatrzeniem w materiały eksploatacyjne do działalności firmy, obliczając ich potrzeby, odpowiada za porządek i komfort miejsc pracy oraz zapewnia czystość publicznych i przemysłowych pomieszczeń firmy.
Jeśli korporacja jest na dużą skalę, AXO wewnątrz siebie jest dodatkowo podzielone na kilka jednostek:
- planowanie i rozliczanie;
- materiał i zasoby;
- społeczne i domowe.
Główne zadania działu
Kim jest specjalista AXO? Urzędnik, który wykonuje wszystkie (lub częściowo - w zależności od wielkości organizacji) funkcje działu administracyjnego. A zadania AXO są następujące:
- Zakup, przechowywanie, dostawa do pracowników różnych przedmiotów, zasobów materialnych niezbędnych do ich pracy.
- Naprawa awarii majątku trwałego spółki, renowacja pomieszczeń.
- Zgodność z przepisami i zasadami bezpieczeństwa przeciwpożarowego, kontrola pracowników podążających za nimi.
- Odpowiedzialność za nieruchomość zarządzaną przez pracowników firmy.
- Wyszukaj firmy świadczące usługi sprzątania i usługi komunalne.
- Zawarcie odpowiednich traktatów i umów - dotyczących Internetu, komunikacji telefonicznej, wywozu śmieci itp.
- Terminowe i pełne zapewnienie pracownikom organizacji zasobów materialnych niezbędnych do ich pracy.
- Monitorowanie stanu pomieszczeń roboczych, terminowe eliminowanie pojawiających się problemów.
- Organizacja wygodnych warunków do odpoczynku pracowników w ciągu dnia pracy.
- Kontrola nad zapewnieniem ochrony pomieszczeń roboczych.
Pracownicy działu
Dział administracji i gospodarki jest nie tylko wiodącym specjalistą AXO. Jednostka zatrudnia cały zespół pracowników - sprzątaczy, inżynierów sprzętu technicznego, ochroniarzy, ekonomistów, kierowców, spedytorów, szaf, kurierów itp.
Wielkość personelu działu zależy od wielkości firmy. Średnio na 100 pracowników przypada 15 specjalistów AXO (zgodnie z instrukcjami). Pracownicy ci są podzieleni na trzy poziomy zawodowe:
- Technicy, hydraulicy, stolarze, kierowcy, elektrycy, garderoby, elektrycy, inżynierowie, sekretarki.
- Główni inżynierowie, administratorzy, wiodący eksperci, szefowie AHO.
- Zastępcy dyrektorów AXO, kierownicy techniczni, szefowie AHC.
Opis stanowiska specjalisty AXO to dokument określający obowiązki wiodącego specjalisty, administratora lub innego pracownika zajmującego stanowisko kierownicze. Przechodzimy bezpośrednio do niej.
Wymagania specjalisty
Instrukcja opisu stanowiska (główny specjalista AXO) oznacza szereg wymagań dla pracownika. Pracownik musi wiedzieć:
- Zamówienia, zamówienia, uchwały, inne dokumenty regulacyjne i normatywne bezpośrednio związane z jego działalnością (specjalisty).
- Struktura organizacji zatrudniającej, prawa i obowiązki jej pracowników.
- Zasady i zalecenia dotyczące obsługi odwiedzających, konsumentów.
- Rodzaje pracy i świadczonych usług.
- Podstawy ekonomii, zarządzania personelem, organizacji pracy.
- Podstawy marketingu, promocji.
- Układ, estetyczny projekt lokalu.
- Podstawy psychologii społecznej.
- Prawo pracy
- Zasady i przepisy dotyczące ochrony pracy.
Minimalne wymagania dotyczące szkolenia specjalistycznego:
- Średnie wykształcenie zawodowe.
- Podstawowa edukacja zawodowa z co najmniej 2-letnim doświadczeniem w specjalności.
Na stanowiska kierownicze wymagane jest co najmniej 5 lat doświadczenia zawodowego w dziale administracyjnym.
Cechy osobiste pracownika
Kim jest specjalista AXO? Pracownik o następujących cechach osobistych:
- Odporność na stres
- Inicjatywa
- Umiejętności przywódcze i organizacyjne.
- Szczerość
- Uczciwość.
- Zdolność szybkiego znalezienia wyjścia z trudnych sytuacji.
Kluczowe funkcje pracy pracownika
Zgodnie ze standardem zawodowym specjalista AXO wykonuje w swoim miejscu pracy następujące główne zadania:
- Prowadzi działalność gospodarczą firmy pracodawcy.
- Kontroluje racjonalne wykorzystanie materiałów eksploatacyjnych i innych wartości materiałów.
- W ramach swoich kompetencji prowadzi ewidencję, a także przekazuje sprawozdania z działalności działu bezpośredniemu przełożonemu.
Obowiązki specjalisty
Obowiązki specjalisty AXO są niezwykle szerokie:
- Kontroluje bezpieczeństwo aktywów materialnych.
- Podejmuje skuteczne środki w celu zapobiegania i rozwiązywania konfliktów w dziale.
- Rozważa roszczenia pracowników i klientów organizacji o złej jakości usługi ze strony jej podwładnych. Przeprowadza niezbędne środki organizacyjne i techniczne w celu wyeliminowania ponownego wystąpienia takich przypadków.
- Kontroluje prawidłowy projekt pomieszczeń roboczych, a także monitoruje reklamę wewnętrzną i zewnętrzną - zapewnia jej aktualizację, dba o estetycznie atrakcyjny stan.
- Zapewnia czystość i porządek zarówno w samej organizacji, jak i na obszarach przylegających do siedziby firmy.
- Monitoruje przestrzeganie przez naprawionych pracowników standardów ochrony pracy, warunków sanitarnych i bezpieczeństwa pożarowego.
- Informuje kierownictwo o niedociągnięciach w działach departamentu i sugeruje sposoby ich wyeliminowania.
- Monitoruje czystość i porządek w biurach, organizuje terminowe naprawy mebli, sprzętu i pomieszczeń.
- Organizuje zakup mebli biurowych, artykułów piśmiennych i wyposażenia technicznego.
- Organizuje i kontroluje działania usług sprzątania.
- Organizuje gratulacje zarówno pracownikom organizacji, jak i jej klientom z okazji świąt państwowych, urodzin, niezapomnianych dat.
- Jeśli pracodawca wynajmie lokal, specjalista AXO rozwiąże wszystkie problemy związane z wynajmem.
- Organizuje terminową renowację, przebudowę pomieszczeń roboczych.
- Odpowiedzialny za przechowywanie materiałów biurowych, sprzętu, materiałów gospodarstwa domowego, zapasów. Zapewnia, jeśli to konieczne, wszystkim powyższym pracownikom organizacji.
- Organizuje posiłki dla pracowników.
- Przygotowuje niezbędne dokumenty księgowe i sprawozdawcze.
Interakcja z innymi jednostkami
Obowiązki specjalisty AChO obejmują interakcje z innymi działami i urzędnikami w organizacji.
Szef AHO. W kwestiach wymagających koordynacji z kierownikiem wyższego szczebla.
Wszystkie inne jednostki strukturalne organizacji. Oto lista pytań, które należy otrzymać:
- Aplikacje do dostarczania sprzętu gospodarstwa domowego, mebli, sprzętu, urządzeń technicznych, artykułów piśmiennych itp.
- Raporty na temat wykorzystania dostarczonych zasobów materialnych.
- Aplikacje dotyczące usług domowych na konferencjach, seminariach, spotkaniach itp.
- Aplikacje do prac naprawczych o różnych rozmiarach.
- Aplikacje dla pracowników gastronomii.
Z kolei AXO zapewnia wszystkim jednostkom strukturalnym organizacji wymagane zasoby materiałowe - artykuły papiernicze, meble, urządzenia i tak dalej.
Biuro raportowania i księgowości. Pytania do otrzymania od AXO:
- Rozliczanie nieruchomości, transakcji biznesowych, otrzymanych środków pieniężnych itp.
- Dane dotyczące przepływu finansów.
Dział raportowania i księgowości zapewnia:
- Dokumenty z limitami uwalniania zasobów materiałowych i ich wydatkowania przez jednostki strukturalne.
- Propozycje sprzedaży nieużywanych aktywów materialnych.
- Szacunki kosztów utrzymania pomieszczeń roboczych, budynków organizacyjnych, w tym związanych z nimi urządzeń.
- Szacunki kosztów zakupu mebli, artykułów piśmiennych, wyposażenia technicznego i tak dalej.
Dział prawny. Kwestie odbioru działu administracyjnego:
- Porady prawne w interesujących kwestiach.
- Dokumenty do ekspertyzy prawnej.
- Odpowiedzi na wnioski prawne.
Asystent sekretarza. Przekazywanie dokumentów do wysłania i / lub powielenia. Departament otrzymuje korespondencję od sekretarki na swój adres.
Prawa Specjalistyczne
Specjalista AXO ma prawo:
- Aby poprosić wydziały strukturalne firmy o informacje na temat stanu pomieszczeń i wyposażenia, użycia materiałów eksploatacyjnych.
- Prześlij szefowi propozycji propozycji usprawnienia ich pracy.
- Wymagaj od pracodawcy zapewnienia normalnych warunków pracy.
- Podejmuj odpowiedzialne decyzje w ramach ich kompetencji.
Odpowiedzialność specjalisty
Pracownik jest w pełni odpowiedzialny za:
- Terminowe zapewnienie organizacji niezbędnych materiałów, sprzętu, mebli itp.
- Przechowywanie dokumentacji.
- Terminowość i poprawność osobiście napisanych raportów do kierownictwa.
- Ujawnienie informacji stanowiących tajemnicę handlową pracodawcy.
- Zachowanie zasobów materialnych dostarczonych przez firmę na potrzeby pracy.
- Nieprzestrzeganie wymagań opisu stanowiska.
Specjalista AXO jest odpowiedzialnym stanowiskiem. Rzeczywiście, dział administracyjny i ekonomiczny utrzymuje komfortową atmosferę pracy organizacji, pełnoprawną pracę jej pracowników. Czasami możliwość nieprzerwanej pracy firmy zależy od AXO.