Proces przechowywania umów wiąże się z pewnymi problemami. Zdarza się, że określenie rodzaju dokumentu, rodzaju, terminu i warunków jego przechowywania metoda niszczenia jest dość trudna. Wszystkie powyższe czynniki są regulowane przez prawo, ale ta sama umowa w różnych sytuacjach może mieć różne okresy ważności, dlatego często występują problemy z określeniem czasu przechowywania. W celu skutecznego i prawidłowego prowadzenia dokumentacji konieczne jest jasne zrozumienie procedury i wymogów prawodawstwa w tej dziedzinie, aby uniknąć grzywien i kar. Poniżej rozważamy okres ważności umów sprzedaży w organizacji.
Cel przechowywania
Dostępność umów w stałym dostępie jest wymagana nie tylko przez okres, w którym są ważne. Następnie są one potrzebne do wydobycia z nich wszelkich informacji. Najbardziej kontrowersyjne sytuacje, w których jedna lub druga strona nie wypełnia swoich zobowiązań, są rozwiązywane w sądzie lub w postępowaniu przygotowawczym przez przedstawienie umowy.
Ponadto możliwe jest przeprowadzanie kontroli w przedsiębiorstwie przez państwowe organy regulacyjne. Mogą żądać dokumentów na określony czas, w tym przypadku przy niewłaściwym przechowywaniu w organizacji, naruszeniu warunków ich zniszczenia, mogą zostać nałożone sankcje w postaci dość imponujących grzywien. Przede wszystkim należy winić przywództwo, które nie kontroluje tego procesu.
Stwierdzamy zatem, że przechowywanie umów oraz innej dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej powinno odbywać się odpowiednio przez ściśle uzgodniony okres.
Warunki i rodzaje przechowywania
Okresy przechowywania umów o pracę w organizacji są różne. Według całkowicie rosyjskiego klasyfikatora dokumentów są one klasyfikowane jako dokumenty organizacyjne i administracyjne. A warunki ich ważności są klasyfikowane w taki sam sposób, jak okres przechowywania wszystkich dokumentów. Przydziel następujące okresy przechowywania umów w organizacji:
- stały;
- długoterminowe (ponad 10 lat);
- krótkoterminowe (do 10 lat włącznie).
Taki system, który wydaje się wynikać z logiki samych dokumentów, nie jest zbyt wygodny w użyciu. Często powoduje to zamieszanie i prowadzi do poważnych błędów w pracy biurowej.
Standardowy system przechowywania
Bardziej powszechny typ systemu pamięci masowej. Z reguły w większości przedsiębiorstw umowy dzielą się na kilka odmian: podstawowy (bezpośrednio związany z podstawową działalnością przedsiębiorstwa), ekonomiczny i pracy.
Na przykład jaki jest okres przechowywania umów o świadczenie usług w organizacji? Dwie pierwsze kategorie dokumentów są nietykalne przez okres nie dłuższy niż pięć lat. Okresy obowiązywania umów o pracę nie przekraczają pięciu lat. Istnieją jednak wyjątki. Na przykład, jeśli nie ma konta osobistego, dokument ten będzie musiał być przechowywany przez 75 lat. Termin przechowywania umów najmu w organizacji zależy od okresu, na jaki jest sporządzany.
Modele i listy działów
Standardowe listy zawierają listę dokumentów dystrybuowanych w większości organizacji, a dokumenty departamentalne zawierają informacje opracowane dla tej konkretnej agencji.
Istnieją różne rodzaje dokumentów. Wykazy są dokumentami regulacyjnymi stosowanymi do określania okresu przydatności i wyboru dokumentów do późniejszego przechowywania lub zniszczenia.
Podczas opracowywania nomenklatury spraw i określania warunków przechowywania umów zwykle stosuje się typowe listy, zatwierdzone przez organy państwowe, a także odpowiednie ministerstwa i departamenty. Okres ważności kontraktów na dostawy w organizacji wynosi 5 lat po wygaśnięciu.
Archiwizacja
Procedura przesyłania dokumentacji, która już wygasła, może się nieznacznie różnić w różnych organizacjach. W niektórych przypadkach istnieje zwykły sposób, w jaki dokumenty są zszywane ze sobą i umieszczane w metalowej szafce, z dumą nazywanej archiwum. Inne organizacje mają archiwum, archiwistę i zatwierdzoną nomenklaturę spraw, a cały proces przebiega zgodnie z dokumentacją regulacyjną. Oznacza to, że istnieją pewne zasady dotyczące składania dokumentów, ich rejestracji i tak dalej.
Obie opcje mają prawo istnieć, należy wziąć pod uwagę specyfikę organizacji, wielkość przepływu pracy i liczbę pracowników. W przypadku dużej dużej organizacji z dużym personelem, bez korzystania z odpowiedniego systemu przechowywania dokumentów, po prostu się w nich utopi. Ogólną zasadą, że wszystkie organizacje starają się przestrzegać, niezależnie od formy własności i liczby pracowników, jest czas na przeniesienie dokumentów do archiwum.
Pracownicy są zobowiązani do przesyłania dokumentów do archiwum nie wcześniej niż przez pewien okres, który nie zależy od tego, kiedy faktycznie wygasł. I zwykle taka archiwizacja odbywa się na początku roku. Oznacza to, że nawet jeśli umowa wygasła w lutym, nadal musisz poczekać do przyszłego roku, aby przenieść ją do magazynu. Jaki jest okres ważności umów biznesowych w organizacji? Minimalny dopuszczalny okres wynosi 5 lat.
Początek okresu przechowywania umowy
To bardzo trudne pytanie, ponieważ w związku z tą datą występuje najwięcej błędów. Przechowywanie umów w większości przedsiębiorstw jest takie samo i rozpoczyna się na początku roku kalendarzowego, w którym ten dokument nie jest już ważny. Na przykład istnieje umowa, której okres ważności upłynął 15 lipca 2010 r. Wymagane jest przechowywanie przez pięć lat, ale nie można jej zniszczyć 15 lipca 2015 r., Ale dopiero na początku 2016 r. Oznacza to, że termin rozpoczyna się od 01.01.2011, a nie od lipca poprzedniego roku. Z reguły w celu zminimalizowania liczby błędów do wcześniejszego terminu dodaje się jeden rok. I dopiero po wygaśnięciu umowy w organizacji dokument może zostać zniszczony.
Specyfika przechowywania umów
Jak już powiedzieliśmy, istnieją specjalne dokumenty zawierające wytyczne, które określają zasady i warunki przesyłania do archiwum i przechowywania. Jeszcze raz przypominamy, że dokumentacja powinna być przechowywana w suchym, wentylowanym pomieszczeniu z określonym reżimem temperaturowym. Foldery z dokumentami powinny znajdować się na zamkniętych lub otwartych stojakach. W razie potrzeby archiwum powinno mieć specjalne sejfy do przechowywania dokumentów oznaczonych jako „tajemnica handlowa”. Chociaż nikt nie sprawdza procesu przechowywania dokumentów, brak niektórych plików można łatwo wykryć podczas weryfikacji, więc prawidłowe skonfigurowanie systemu oszczędzania leży w interesie przedsiębiorstwa. Okres przechowywania umowy w organizacji wygasł i dokument musi zostać zniszczony. Jak zrobić to dobrze?
Zniszczenie
Takich dokumentów nie można zniszczyć. Najpierw upewnij się, że upłynął ich okres ważności. Dopiero potem możliwe jest zniszczenie, ale tutaj są pułapki, które należy wziąć pod uwagę, aby nie podlegać karom inspektorów. Procedura wygląda mniej więcej w następujący sposób. Pracownicy dokonują selekcji wszystkich dokumentów, których termin już upłynął, następnie sporządzany jest spis, raport wysyłany jest do szefa, sporządzany jest akt zniszczenia, dokument podpisują szef i osoby odpowiedzialne. Następnie foldery są przydzielane do zniszczenia.Prowadzenie bieżących umów i innej dokumentacji w archiwum jest bez znaczenia, dlatego aby nie zagubić się w dokumentach, konieczne jest regularne przeprowadzanie tej procedury.
Odpowiedzialność i realizatorzy
Główna odpowiedzialność za wszystko, co dotyczy bezpieczeństwa wszystkich rodzajów umów i innych dokumentów organizacji, spoczywa oczywiście na głowie. To on zostaje ukarany rublem, gdy podczas inspekcji zostaną wykryte naruszenia. Następni na liście są główny księgowy, prawnik i pracownik odpowiedzialny za bezpieczeństwo dokumentacji. Ale osoby te, najlepiej popełniając przewinienia, są karane przez samego przywódcę; on jako pierwszy je otrzymał. W praktyce w małych firmach system kontroli i przechowywania umów jest przypisany do działu księgowości, a księgowy z kolei wyznacza określoną osobę odpowiedzialną. Czasami doradcą prawnym organizacji jest osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo dokumentacji. Nie jest to jednak zbyt wygodne, ponieważ prawnik może być odpowiedzialny tylko za kontrakty i zwykle bardzo powierzchownie zna inne dokumenty. Proces ten najłatwiej jest ustalić, jeśli istnieje konkretna osoba obdarzona odpowiedzialnością i autorytetem. Zapewnia to maksymalną dokładność i dokładność w przetwarzaniu dokumentów.
Przykład systemu księgowania i przechowywania
Aby lepiej zrozumieć funkcje i okres ważności umów w organizacji, możesz przeanalizować główne punkty na małym przykładzie. Jest pracownik (zwykle pracownik księgowy), który jest odpowiedzialny za utrzymywanie umów z kontrahentami. Przechowuje je w osobnym folderze, w którym znajdują się w okresie ważności. Podczas zamykania umowy jest przenoszony do innego folderu. W takim przypadku z reguły sporządzany jest spis lub rejestr, który zawiera listę dokumentów i pozwala śledzić ich ruch. Ponadto odnotowuje się tam okres przechowywania, po którym podlegają one zniszczeniu. Pod koniec okresu regulacyjnego dokumenty są niszczone zgodnie z procedurą już opisaną.
Bezpieczeństwo dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej firmy jako całości, aw szczególności kontraktów, wymaga przemyślanego, uważnego i dokładnego podejścia w celu uniknięcia problemów. Wspólna dla wszystkich przedsiębiorstw i organizacji jest zasada organizowania przechowywania zgodnie z prawem. Eliminuje to stosowanie kar w przypadku kontroli. Dokumenty wewnętrzne (akty, wykazy, rejestry, różne rodzaje umów) w formie mogą się różnić w różnych organizacjach, ale nie ma to fundamentalnego znaczenia.