Księgowość i usprawnienie operacji magazynowych jest kluczem do wysokiej jakości pracy każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa. Dokładne dopasowanie pracy magazynu decyduje o tym, jak racjonalnie działa firma i jak efektywnie wykorzystywane są zasoby produkcyjne. Debugowanie, ulepszenie systemu, automatyczne rozliczanie operacji magazynowych pozwalają osiągnąć lepszą rentowność i wydajność, a gotowy produkt staje się lepszy.
Dlaczego potrzebujemy magazynu?
Głównym celem magazynu w każdej firmie jest przechowywanie zapasów produkcyjnych - MPZ. Magazyn - platforma do różnych prac: tutaj materiały są przygotowywane do wykorzystania w ramach procesu produkcyjnego, wysyłane do konsumentów. Nowoczesna, wydajna organizacja i technologia operacji magazynowych z wykorzystaniem najnowszych metodologii, oprogramowanie pozwala zminimalizować straty materiałowe zarówno podczas magazynowania, jak i podczas pracy. To z kolei wpływa na koszt towarów. Ale nieostrożna rejestracja operacji magazynowych stwarza warunki, w których nie można uniknąć kradzieży. Szef firmy, bez względu na to, jak bardzo jest pewny każdego pracownika, musi mieć świadomość, że zawsze istnieje możliwość nieuczciwego zachowania pracownika wywołanego zarówno jego cechami osobistymi, jak i presją zewnętrzną.
Integralną częścią systemu magazynowego jest specjalista ds. Operacji magazynowych. Zależy od jego kwalifikacji, uważności, wykształcenia, tego, czy magazyn będzie „tak dokładny jak zegar”, czy też problemy będą regularnie rozwiązywane. Wybierając pracowników do magazynu, nie wystarczy upewnić się, że kandydat jest właścicielem 1C: Magazyn. Musisz dowiedzieć się, jak dobrze rozumie logistykę i czy rozumie logikę organizacji stref magazynowych.
Podgatunki magazynów
W zależności od miejsca docelowego istnieje kilka grup magazynów. Klasyczny system klasyfikacji:
- materiał;
- produkcja wewnętrzna.
Druga grupa podzielona jest na magazyny:
- między warsztatami;
- w sklepach.
Materiał, jak sama nazwa wskazuje, jest potrzebny do przechowywania rezerw materiałowych przedsiębiorstwa. Oto wszystko, czego firma potrzebuje do przepływu pracy bez przerw. Dostosowują pracę magazynu materiałów, prowadzą podstawowe operacje magazynowe w taki sposób, że proces produkcyjny jest zawsze zaopatrzony w materiały z marginesem. Przejrzystość logistyki magazynowej decyduje o sukcesie firmy, liniach produkcyjnych, zdolności przedsiębiorstwa do radzenia sobie z zamówieniami, a szefowie działów - z zadaniami.
Wewnątrzprodukcja - są to rodzaje magazynów, które istnieją wewnątrz sklepów i między nimi, które są niezbędne dla MPZ. Zawiera także rezerwy międzyoperacyjne niezbędne do jasnej i terminowej obsługi zleceń. Prowadzenie ewidencji operacji magazynowych następuje przy skorygowaniu o zmiany wprowadzone w produkcji. Oznacza to, że każdy nowy harmonogram, każda kolejna zmiana pracowników musi mieć wszystkie surowce niezbędne do normalnego funkcjonowania.
Co jeszcze tam jest?
Ponadto ewidencja magazynowa umożliwia przydzielenie uniwersalnych i specjalistycznych miejsc do przechowywania MPZ.
Uniwersalny design, dzięki czemu można łatwo przechowywać różne wartości przez długi czas w firmie. Tak zwykle organizowane są magazyny centralne. Zapasy tutaj przechowywane przeznaczone są do zarządzania i produkcji.
Wyspecjalizowane to te, w których występują tylko określone odmiany wartości. Może to być metal lub farby, lakiery lub drewno, produkty elektryczne, mrożonki i tak dalej.
Sprzęt i księgowość
Skuteczne rozliczanie operacji magazynowych jest możliwe tylko wtedy, gdy rejestrowane wartości są przechowywane w logicznym, systematycznym systemie. Oznacza to, że musi istnieć wyraźnie zaprojektowana przestrzeń, a operatorzy magazynu mają i mogą korzystać z wag i innych przyrządów pomiarowych. Oceniają na miejscu parametry jakości przychodzących towarów i monitorują ich bezpieczeństwo, mierzą objętość wydanych przedmiotów i identyfikują ewentualne niespójności, a także określają przyczynę tego, co się wydarzyło.
Ilości otrzymanych materiałów są uwzględniane na podstawie jednostki rozliczeniowej przyjętej przez firmę. Aby kontrolować pozycję, zmierz, zważ, zastanów się, ile sztuk przybyło. W niektórych przypadkach stosuje się tak zwane obliczenia teoretyczne.
Księgowość: dlaczego jest to konieczne?
Do czego służy program 1C: Warehouse? Dlaczego musimy prowadzić ewidencję zapasów do dyspozycji przedsiębiorstwa? To pytanie może pojawić się wśród menedżerów, którzy bezwarunkowo wierzą w uczciwość swoich pracowników. Niemniej jednak, bez względu na to, jak menedżerowie byli pewni personelu, księgowość jest obowiązkową częścią każdego magazynu, od tego nie ma ucieczki.
Rozliczanie operacji magazynowych ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa wartości otrzymywanych w przedsiębiorstwie. Dane zgromadzone w systemie księgowym pozwalają ustalić, czy firma ma wolne pozycje, czy też występuje nadmiar materiałów. Z pracy systemu księgowego jasno wynika, jak duży jest obrót, nie tylko ogólnie, ale także w odniesieniu do określonego rodzaju materiału. Wreszcie w dowolnym momencie baza danych odpowiada na pytanie: „Ile artykułów pozostało w magazynie?”
Magazyn: akceptujemy pozycje
Jedną z najważniejszych operacji w magazynie jest odbiór towarów. Zautomatyzowany program do ewidencji zapasów jest zwykle tworzony dla rachunkowości ilościowej, ale oprócz tego należy również przeprowadzić jakość.
Operator odpowiedzialny za zajmowanie pozycji sprawdza liczbę otrzymanych pozycji i kontroluje jakość każdej z nich. W takim przypadku musisz najpierw wyjaśnić zgodność pod względem ilości, a dopiero potem jakości. W niektórych magazynach akceptacja spoczywa na magazynierze, osobie odpowiedzialnej za magazyn, zarządzającym, a dla niektórych odpowiedzialność jest dzielona między kierownika i personel techniczny.
Jeżeli materiały należące do specjalnych kategorii zostaną przyjęte do magazynu - tak zwane odpowiedzialne spotkanie, zostaje wyznaczona komisja do przyjęcia. Procedura przyjmowania cennych pozycji jest podobna. Program do księgowania zapasów musi zawierać pełną nomenklaturę w bazie danych zgodnie z zamówieniem zatwierdzonym podczas imprezy. Ta sama kolejność wprowadza komisję selekcyjną, wyznaczając skład według nazwy. W niektórych firmach odpowiedzialność za wydanie zamówienia spoczywa na głównym inżynierze.
Księgowość magazynu: jak to działa?
Tak więc materiały w magazynie są akceptowane, faktury są sprawdzane, pozycje są przeliczane, badana jest jakość każdego z nich: wyczuwalny, wąchany, smakowany. Co dalej I wtedy zaczyna się prawdziwa magia kontroli zapasów - ta, która nie pozwala, aby wartości pojawiające się w firmie rozproszyły się po rogach, jak to robią szczury.
Jednym z głównych asystentów kierownika magazynu, a za jego pośrednictwem - szefa firmy - są dokumenty operacji magazynowych. Odzwierciedlają, jakie materiały dotarły do magazynu, które poszły, co zostało zużyte i komu zostało odpisane. Taka rachunkowość powinna być operacyjna, odzwierciedlać obecny stan rzeczy, brać pod uwagę wszystkich odpowiedzialnych pracowników i sposób prowadzenia działalności. Przypisz wartości do numerów zapasów, a następnie wprowadź na karty rozliczeniowe, wskazując liczbę pozycji, które pojawiły się w firmie, ich zużycie.
Karta jako podstawa wszystkich rzeczy
Karta służy do przechowywania wszystkich informacji związanych z wartością, do której jest przypisana. Wypełnianie kart powierzone jest osobie odpowiedzialnej materialnie, z którą wstępnie zawarli umowę o odpowiedzialności. Specjalny rejestr jest otwierany dla kart, z których konkretny jest wydawany wyłącznie za pokwitowaniem.
Księgowość magazynu można prowadzić bez rejestrów, ale przy pomocy książek sporządzonych w określony sposób. Jednak w praktyce prawie wszystkie nowoczesne firmy przeszły na automatyczną księgowość. W takim przypadku karta jest utrzymywana w formie elektronicznej i dostęp mają tylko użytkownicy mający konta w systemie. Program zapisuje informacje o tym, kto dokonał tych lub innych zmian na karcie, co służy jako analog do listy w rejestrze po otrzymaniu papierowej kopii dokumentu księgowego.
Bez zgłaszania - nigdzie
Rozliczanie operacji magazynowych polega na codziennym monitorowaniu stanów magazynowych w przedsiębiorstwie. Każdego miesiąca osoba odpowiedzialna za magazyn, analizując wstępną dokumentację, przygotowuje raport dla kierownika przedsiębiorstwa. Raport jest wysyłany do działu księgowości, wraz z kopią zapasową dokumentacji odzwierciedlającej odbiór, utratę wartości.
Raport powinien odzwierciedlać takie materiały, produkty, ilości, których skład zmienił się w okresie sprawozdawczym. Na początku każdego miesiąca przygotowywany jest osobny raport wskazujący, jak duże są salda dla różnych pozycji do dyspozycji przedsiębiorstwa. Podstawowa dokumentacja firmy służy jako podstawa do ustalenia przybycia wartości, odejścia. Na podstawie tych danych przygotuj kod i salda odzwierciedlające stan firmy na koniec miesiąca. Informacje wskazane w wyciągach muszą być podobne do tych, które są obecne w systemie księgowym magazynu i na kartach pozycji.
Przypadki specjalne
W niektórych przypadkach rozliczanie operacji magazynowych odbywa się według kategorii ogólnych. Na przykład, jeśli firma ma linię produkcyjną, która umożliwia naprawę maszyn, rozliczenie wszystkich małych części zamiennych można uznać za niepraktyczne. W takim przypadku można wprowadzić kategorię ogólną - na przykład „części zamienne do frezarek”. Dzięki temu przetwarzanie danych jest mniej pracochłonne i czasochłonne. Rachunkowość prowadzona jest w ujęciu całościowym, poszczególne nazwy wartości nie pojawiają się w niej.
Niektóre firmy mają leki w magazynie. W takim przypadku rozliczanie operacji magazynowych jest skonfigurowane w taki sposób, aby zawsze znać całkowitą ilość, ale nie wyświetlać konkretnych pozycji. Karty specjalne powinny być nakręcane tylko na leki zawierające alkohol lub substancje toksyczne. Raporty dotyczące leków są przypisywane lekarzom, weterynarzom przedsiębiorstwa. Osobiście sporządzają listy, które są następnie wysyłane do księgowych.
Magazynowanie i logistyka
Różne magazyny wykonują różne operacje: zależy to od specyfiki konkretnej organizacji. W związku z tym determinuje to rodzaje operacji magazynowych wymaganych przez firmę. Największa liczba magazynów w naszym kraju to firmy detaliczne, hurtowe i usługowe. Biorąc pod uwagę pracę hurtowni, możemy wyróżnić następujące operacje magazynowe:
- rozładunek samochodów z towarami;
- przyjęcie przyniesionego;
- przenoszenie przedmiotów w magazynie;
- umieszczanie towarów w zarezerwowanych do tego sekcjach;
- wybór wartości;
- personel;
- ładowanie.
Zasadniczo można to opisać terminem „logistyka”. W naszym przypadku logistyka opisuje załadunek i rozładunek kosztowności.
Jak pracujemy?
Charakterystyka operacji magazynowych załadunku i rozładunku zależy od rodzaju ładunku, z którym należy pracować, jaki rodzaj transportu ma być obsługiwany. Silny wpływ na pracę zapewnia poziom mechanizacji najprostszych procesów.Akceptacja towarów według jakości jest jednym z najważniejszych momentów w całym kompleksie związanym z przyjmowaniem pozycji w magazynie.
O tym, jak dokładnie kontrolować przepływy zasobów materialnych, decyduje analiza informacji o ilości i jakości pozycji w magazynie. Praktyka pokazuje, że często w systemach księgowych dane są nieprawidłowe, niekompletne, co prowadzi do błędów zarządczych i strat dla firmy. Operacje technologiczne zachodzące podczas logistyki towarów wiążą się z nieplanowanymi zmianami ilości i jakości. Ładunki mogą zostać skradzione, uszkodzone, utracone, istnieje koncepcja „nadmiernego spadku”. Personel może popełnić błąd, nieprawidłowo tworzyć partie, nieprawidłowo wysyłać towary. Wszystko to prowadzi do niedoborów, ponownej klasyfikacji, nadmiernej objętości.
Przyjmując towary, bardzo ważna jest staranna ocena wnioskodawcy, regularne porównywanie wartości z zadeklarowaną listą. Dlatego na każde stanowisko należy z reguły wystawiać dokumenty towarzyszące. Dokumentowanie każdego kroku jest najskuteczniejszą metodą uzyskiwania dokładnych danych pozycji magazynowych.
Dane muszą być aktualne!
Ważne jest jednak nie tylko prawidłowe rejestrowanie wszystkich pozycji otrzymanych przez firmę. Konieczne jest wprowadzenie systemu rozliczania operacji magazynowych, który będzie aktualizował bazę danych w dowolnym momencie. I tu na ratunek przychodzą najnowocześniejsze rozwiązania technologiczne. Jest to specjalistyczne oprogramowanie zaprojektowane specjalnie dla magazynów. Typowym przykładem jest produkt firmy 1C, tak zwany „magazyn”. Korzystanie z takiego oprogramowania może zminimalizować błędy związane z utratą informacji, a także zmniejszyć czynnik ludzki.
Aby dane były jak najdokładniejsze i odzwierciedlały rzeczywistą sytuację w magazynie w dowolnym momencie, musisz wprowadzić system kontrolujący ruch wartości, który odzwierciedla wszelkie ruchy. Wszystkie etapy - od źródła do konsumenta - muszą znaleźć swoje miejsce w wewnętrznej dokumentacji firmy. Tylko taka całkowita kontrola może zapewnić wysoki poziom wiarygodności danych wykorzystywanych przy podejmowaniu decyzji zarządczych.
Przechowujemy i zabieramy
Towary odebrane od dostawcy w magazynie są umieszczane w miejscu przeznaczonym do regularnego przechowywania. Jeśli towary przybyły w pojemnikach lub są towarami na sztuki, można je układać w stosy. Wygodną opcją jest instalacja półek. Jednak wartości nie mogą istnieć wiecznie, więc prędzej czy później nadejdzie czas na kolejną operację w magazynie - wybór zapisanej pozycji. Można to zrobić albo jako część pakietu, albo jako całość.
Zaleca się zmechanizowanie operacji, jeśli to możliwe, ale nie zawsze jest to możliwe i nie każde przedsiębiorstwo ma wystarczające środki na zakup niezbędnych maszyn. Selekcja jest rozróżniana za pomocą technik mechanizacji na małą skalę i całkowicie zmechanizowana.
Magazyny są zmechanizowane w różnym stopniu, na podstawie tego rozróżnienia: statystyczny, dynamiczny na dużych wysokościach. W pierwszym przypadku istnieją stojaki, wzdłuż których porusza się pracownik, który wybiera komórki. Z reguły działa jako wózek widłowy: przechwytuje pożądaną paczkę ładunku, wyciąga ją, przenosi na ruchomą platformę i dostarcza do kompletatora. Jeśli nie potrzebujesz całej paczki, wówczas potrzebna jest pozycja, a reszta wraca do regału.
Ale dynamiczne na dużych wysokościach to te, w których działają automatyczne wyciągi. Kierują paczki ładunkowe do kompletatora i zwracają je do komórek. Mechanizmy są wyposażone w widły, które pomagają podnieść pożądany przedmiot. Jeśli selektor potrzebuje tylko części zawartości paczki, pozostała część jest wysyłana do komórki magazynowej.
Dochodzimy do logicznego wniosku
Operacje magazynowe związane z logistyką towarów, kierowanie wartości do kupującego są w trakcie realizacji. Odbywa się to w miejscu przeznaczonym do ładowania pozycji.Aby magazyn działał sprawnie, ważne jest kontrolowanie dwóch punktów:
- wygoda i efektywne wykorzystanie przestrzeni;
- dokumentacja każdego etapu pracy.
Dokumentacja, jak wspomniano wcześniej, jest najskuteczniejsza przy użyciu elektronicznych baz danych. Jeśli firma jest mała, nie jest nawet konieczne instalowanie specjalnego oprogramowania, możesz sam stworzyć prostą bazę do rejestrowania przepływu towarów.
Ale jeśli chodzi o efektywność wykorzystania obszarów będących w dyspozycji firmy, kierują się one wymogami:
- każdy centymetr kwadratowy powinien być korzystny;
- przejścia powinny być szerokie;
- potrzebne centralne przejścia;
- miejsca, w których towary są przyjmowane;
- obszary wysyłki są wyposażone w miejsce, z którego wysyłane są przedmioty;
- miejsca pracy powinny być bezpieczne;
- przepływy ładunków muszą być rozdzielone, aby nie dochodziły do nadchodzących ruchów.
Zapasy
Być może inwentaryzacja jest taką operacją w magazynie, która najbardziej niepokoi zarówno pracowników liniowych, jak i kierowników. Jest to dość skomplikowane, ponieważ wymaga dużej ilości pracy i często wywołuje sytuacje konfliktowe. Możesz ich uniknąć, jeśli uda Ci się bezproblemowo skonfigurować przepływ pracy. Jednak w realiach współczesnego biznesu jest to bardzo trudne.
Inwentaryzacja obejmuje badanie wolnych pozostałości, ich ocenę, identyfikację lokalizacji. Istnieje kilka głównych etapów wydarzenia. Możesz zminimalizować prawdopodobieństwo błędu, jeśli na początku inwentaryzacji całkowicie pozbyjesz się rezerw firmy.
Inwentaryzacja ma następującą sekwencję:
- tworzą pustą rezerwę;
- Utwórz planowany pusty zakup
- dodać do rezerwy wszystkie pozycje dostępne w wolnym bilansie;
- niezliczone wartości są uwzględnione w planowanym zakupie;
- towary znajdujące się w wolnej rezerwie są uważane za brakujące i umieszczone na specjalnej liście.
Wynik tej sekwencji daje:
- wolne saldo puste;
- dodatnia rezerwa, w tym wszystkie pasujące pozycje;
- listy brakujących wartości;
- Planowane zamówienia, w tym wszystko, co okazało się nieuwzględnione.
W wyniku inwentaryzacji zazwyczaj brakuje się wartości, a rezerwa dodatnia zamienia się w wolne saldo. Wreszcie planowany zakup został zakupiony.
Podsumowując
Rozliczanie operacji magazynowych w każdej nowoczesnej firmie, która chce odnieść sukces i uniknąć strat, powinno opierać się na specyfice firmy, jej zakresie i cechach towarów, z którymi konieczna jest interakcja. Ważne jest, aby udokumentować wszystkie procesy pracy w magazynie, aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji konfliktowych.
Dokładne i prawidłowe rozliczanie operacji magazynowych umożliwia zarówno pracownikom, jak i kierownikom firmy szybki dostęp do informacji o aktualnym stanie rzeczy w firmie. Na podstawie takich danych kierownictwo może podejmować właściwe decyzje zarządcze. Dobrze dostrojony schemat księgowy pomaga nie tylko wyeliminować błąd w monitorowaniu pracy firmy, ale także zminimalizować straty, zwiększyć wydajność organizacji, a także wyeliminować prawdopodobieństwo kradzieży i nieuczciwości.