Praktyczne zastosowanie informacji jest podstawą ujednolicenia wszystkich form prezentacji i formalizacji danych źródłowych w celu ich utrwalenia, transmisji i dokładnego postrzegania przez adresata.
Kiedy informacja jest prezentowana w dokumencie, jest konkretna, dotyczy to ogólnie przyjętych i ujednoliconych norm, przepisów prawnych i wymagań procesu społecznego lub produkcyjnego. Są to zawsze precyzyjne sformułowania i pewna forma wyrażania znaczenia w celu osiągnięcia jasno określonego celu.
Stworzenie i treść dokumentu
Ujednolicone systemy dokumentacji nie odgrywają żadnej roli, więc zwyczajowo codziennie tworzy się dokumenty z własnej inicjatywy i wiedzy lub wypełniamy je zgodnie z pewnymi zasadami.
Życie samo w sobie jest wiriem informacji, ale w każdej chwili ludzka natura w jakiś sposób komponuje i wyraźnie coś naprawia. Według niepisanego zwyczaju ujednolicone systemy dokumentacji powstają w umysłach każdej osoby w szkole, jeśli nie wcześniej. Ale na początkowym etapie swojego rozwoju osoba nie przywiązuje do nich istotnej wartości, na jaką zasługuje.
Dokument może mieć dwa zasadniczo różne typy:
- forma;
- struktura i treść.
Formalnie puste dokumenty to zwykłe formularze, w których zapisywane są ściśle określone informacje. Dokumenty tego rodzaju są stale przetwarzane (przedszkole, szkoła, przychodnia, praca, biuro paszportowe, ...).
Prawdziwe dokumenty uwzględniają istniejące wymagania dotyczące ich projektowania. W przeciwnym razie adresaci zostaną źle zrozumiani i pożądany wynik nie zostanie uzyskany.
Każdy dokument powinien być wykonany w formie, mieć przejrzystą strukturę i oczekiwaną treść, wyrażoną w określonym stylu.
Formalnie można mówić o dokumentach jako dziełach sztuki, artykułach, dyplomach, rozprawach, książkach i innych pracach pisanych i graficznych, ale jest to znacznie bardziej niewyraźna struktura i treść wynikająca z przekształcenia informacji w ścisłą formę postrzegania przez określony krąg konsumentów (odbiorców).
Istota systemów unifikacyjnych
Informacje są obszerne, ale nawet jeśli nie bierze się pod uwagę źródeł zewnętrznych, każda struktura państwa, przedsiębiorstwo, indywidualny przedsiębiorca i zwykła osoba są w warunkach (wymaganiach) wyboru określonego standardu z otaczającej go różnorodności ujednoliconych norm.
Istniejące zunifikowane przez państwo systemy dokumentacji w prawie wszystkich przypadkach mają charakter doradczy. W szczególności zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Data dokumentu jest zapisana cyframi arabskimi w kolejności: dzień miesiąca, miesiąc, rok.
- Dzień miesiąca i miesiąc - dwie pary cyfr arabskich, kropka; rok - cztery cyfry (4 grudnia 2017 r. = 4 grudnia 2017 r. zgodnie z GOST R 6.30-2003).
- Jednocześnie ten GOST umożliwia ustne wskazanie nazwy miesiąca.
- Ten sam GOST „pozwala” na odwrotną kolejność: rok, miesiąc i dzień.
Znaczna część dokumentów „służy” sferze zarządzania. Sytuacje w pracy są powtarzane, podejmowane działania są podobne, ale zawsze są pewne cechy. GOST R 6.30-2003 znacznie upraszcza tworzenie dokumentów, nie tylko w sferze zarządzania.
Według powszechnej opinii ujednolicenie to zmniejszenie liczby i różnorodności dokumentów, wymagań projektowych, logiki treści i struktury. Ujednolicenie obejmuje również procesy tworzenia, przetwarzania i wykonywania dokumentów.Rozmiar nośnika jest ważny, jeśli jest to dokument papierowy, lub format danych, jeśli jest to dokument elektroniczny.
Obszary przepływu pracy i semantyka dokumentu
Zarządzanie organizacją jest ważnym, ale nie jedynym obszarem, z którym zunifikowane systemy dokumentacji są bezpośrednio powiązane. Dział księgowości każdego przedsiębiorstwa używa nie tylko pustych formularzy, w tym ścisłych formularzy sprawozdawczych, ale także szerokiej gamy „bezpłatnych” dokumentów redakcyjnych zgodnie z przyjętymi normami prawnymi i lokalnymi, przepisami GOST.
Według ogólnorosyjskiego klasyfikatora działa kilka systemów tematycznych:
- sektor bankowy;
- obszar finansów, rachunkowości i sprawozdawczości instytucji i organizacji budżetowych;
- sprawozdawczość i sfera statystyczna;
- system dokumentacji pracy;
- sfera handlu zagranicznego itp.
Zunifikowane systemy dokumentacji Federacji Rosyjskiej na tematy obejmują całą infrastrukturę społeczno-ekonomiczną kraju. Mogą mieć specyfikę według regionu, branży, obszaru kompetencji firmy.
Jeśli zastosujesz się do rosyjsko-rosyjskiego klasyfikatora, możesz przypisać ośmiocyfrowy kod do każdego rodzaju dokumentu i prowadzić osobny rejestr. Większość organizacji stosuje istniejące wymagania dotyczące dokumentacji i na ich podstawie zatwierdza własne przepisy.
Kluczowe pozycje
Cel dokumentu wymaga pewnych szczegółów. Brak niezbędnych wymagań może prowadzić do nieważności dokumentu lub niemożności jego wykonania. W tym przypadku lojalność GOST R 6.30-2003 nie ma znaczenia.
Zlecenie pracy zawiera określony zakres stanowisk. Kolejność utworzenia działu jest inna. Opis stanowiska jest kompletnie inny niż kwartalny raport działu finansowego.
Jednocześnie wiele szczegółów ma funkcje aplikacji. Na przykład data może mieć różne znaczenie: moment podpisania zamówienia, moment zwolnienia pracownika, moment rozpoczęcia produkcji, umowa wielostronna. W tym drugim przypadku można podać nie tylko datę podpisania umowy przez każdą ze stron, która zawsze ma znaczenie prawne, ale także datę ogólną, na przykład początek obowiązywania uzgodnionych postanowień.
Wybór słów i frazowanie
Przepływ pracy każdego przedsiębiorstwa, takiego jak program komputerowy, w ogólnym przypadku jest ściśle sformalizowanym procesem. W przeciwieństwie do programu, nie działa tutaj komputer, ale osoba. Możliwe jest niedokładne sformułowanie. Ale ogólny zarys podczas tworzenia dokumentów jest określony zgodnie z GOST 6.30-2003 tak blisko, jak to możliwe do jego wymagań.
Odstępstwo od ogólnie przyjętej praktyki i wymagań GOST jest tutaj niewłaściwe: zamówienie, postanowienie, oświadczenie, zamówienie itp. Nie są dziełami sztuki i nie trzeba szukać formy wyrażania myśli.
Mile widziane jest nie tylko słownictwo, ale także fragmenty mowy niezbędne w każdym konkretnym przypadku i prawidłowy przypadek. Zgodnie z ustaloną praktyką absurdy, brakujące słowa, zdania często znajdują się w dokumentach, występują niespójności, które nie są charakterystyczne dla mowy potocznej. Ale jest to zwyczajowe, a robienie tego na swój sposób jest niepraktyczne.
W odniesieniu do rysunków, ich podpisów i oznaczeń zwyczajowo korzysta się z doświadczenia w opracowywaniu dokumentacji projektowej, gdy jest to oczywiście konieczne. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie zaprojektowaniu regularnego rysunku w taki sam intymny sposób.
Jeśli chodzi o tabele, przepisy GOST również mają sens do rozważenia. Jest to ugruntowana praktyka, a każda tabela w dokumencie roboczym jest przede wszystkim przewodnikiem po działaniu lub informacją do podjęcia decyzji.
Słownictwo, struktura i logika prezentacji
Tekst powinien być zawsze podłączony. Frazy wzajemnie się określają lub dopracowują. Używane są określone słowa i frazy. Aby zrekrutować osobę, reżyser pisze krótką rezolucję na temat poprawnie napisanego oświadczenia.
Wniosek o zatrudnienie, napisany przez pracownika w zalecanej formie, jest zatwierdzany w jednostkach przedsiębiorstwa i przechodzi wstępny proces zatwierdzania. Nie jest to jeszcze dokument, ale już podstawa do ostatecznej decyzji kierownika przedsiębiorstwa w formie specyficznego zwrotu „w porządku”.
Zapisywanie wszystkiego w uchwale jest dozwolone, nie jest zabronione, ale w każdej sytuacji powinno mieć sensowną wartość. Na przykład absolwent uniwersytetu. Fraza może być podana w tekście oświadczenia lub zgodnie z logiką przedsiębiorstwa - decyzja należy do dyrektora.
Zasadniczą i tradycyjną cechą wielu dokumentów są dwie części:
- powód (podstawa, cel);
- zakończenie (decyzja, wniosek, wniosek).
Nie jest to ważne, ale tam, gdzie jest to logiczne, konieczne jest wyraźne podzielenie wszystkich niezbędnych zwrotów na dwa składniki. Gosstandart, ujednolicone systemy dokumentacji i lokalne przepisy samego przedsiębiorstwa powinny służyć jako podstawa do konstruowania struktur, w których temat dokumentu określa sposób ustalenia przyczyny i wniosków.
W praktyce takie podejście przyspiesza tworzenie ważnych dokumentów, pozwala skupić się nie na całym tekście, ale tylko na części zmiennej.
Lokalne dokumenty przedsiębiorstwa
Ujednolicenie i standaryzacja dokumentów jest charakterystyczna dla każdego przedsiębiorstwa. Niektórzy robią to na piśmie, inni przestrzegają praktyki ustnej. Wszystko zależy od wielkości firmy i poziomu odpowiedzialności.
Większość lokalnych przepisów powstaje podczas tworzenia przedsiębiorstwa na podstawie aktualnych przepisów, GOST, danych regulacyjnych obowiązujących w branży lub w konkretnym obszarze działalności.
Takie ujednolicone systemy dokumentacji są unikalne i często know-how konkretnej firmy oparte są na używanym oprogramowaniu i stanowią tajemnicę handlową. Rzadko się zmieniają, a zmiany związane są z etapami rozwoju firmy, rozszerzania jej kompetencji lub poziomu biznesowego.
Ważnymi lokalnymi dokumentami są plany produkcji, specyfikacje techniczne, harmonogramy prac. Tutaj ujednolicenie i standaryzacja dokumentów są analogiczne. Każdy nowy, na przykład, plan kalendarza jest tworzony na podobieństwo poprzedniego, a nowa rachunkowość w polityce rachunkowości jest formułowana na podstawie poprzedniej, biorąc pod uwagę zmiany wymagań zewnętrznych (ustawodawstwo, podatki, organy kontroli państwowej, ...)
Przepływy informacji
Dobrze debugowany obieg dokumentów przedsiębiorstwa, zwłaszcza gdy logika, struktura i słownictwo zunifikowanego systemu dokumentacji są wdrażane w postaci oprogramowania do zarządzania techniczno-programowego, pozwala nie tylko uprościć działalność i funkcjonalność pracowników, ale także zarządzać ich działalnością we właściwym kierunku, zapewniając automatyzację tworzenia dokumentów, kontrolę nad ich przetwarzanie i wykonanie.
Infrastruktura przedsiębiorstwa, wdrożona w postaci wewnętrznych i zewnętrznych przepływów informacji, harmonogramu i treści, pozwala przenieść zarządzanie przedsiębiorstwem na wyższy poziom.
Wiele nowoczesnych systemów informatycznych od dawna działa na poziomie zadań, zapewniając formułowanie wymaganych danych wejściowych i przygotowywanie raportów. Rola pracowników w takim systemie polega na kreatywności i celach firmy, a nie na kontekście sporządzania określonego dokumentu.
Zachowanie firmy i pracownika
GOST R 6.30-2003 i inne dokumenty regulacyjne określają formę dokumentów, szczegóły, słowa i frazy, określają logikę wyrażania i rozmiary nośników papierowych, wcięcia, marginesy, obramowania rysunków, tabele i inne szczegóły techniczne - wszystko to jest ważne i właściwe do rozważenia.
Normalna praca firmy to zwykły proces, w którym rola każdego pracownika jest regulowana i oczekiwana.
W tym kontekście oraz w związku z cechami współczesnego poziomu rozwoju technologii informatycznych kwestia zachowania pracowników stała się istotna. Na tle oczekiwanego wariantu rozwoju niektórych zdarzeń, prac, dokumentów, odchyleń można wykryć.
Ten aspekt jest nie mniej istotny dla budowy infrastruktury firmy. Ważne jest nie tylko zorganizowanie prawidłowej pracy z dokumentami, ale także zapewnienie kontroli nad procesem pracy z dokumentami.