Celem inwentaryzacji jest identyfikacja obecnego stanu rzeczy w organizacji i ustalenie zgodności rzeczywistej sytuacji z dokumentami. Ponieważ informacje te są kluczowe przy podejmowaniu decyzji zarządczych, sam inwentaryzacja staje się nieodzownym wydarzeniem. Musi być przeprowadzany regularnie. Księgowość powinna nie tylko wiedzieć, co to jest inwentarz, ale także rozumieć różne odmiany tej kontroli, aby regularnie i skutecznie organizować wydarzenie.
Maksymalna uwaga
Kontrolę nad działalnością przedsiębiorstwa może zapewnić tylko taki kierownik, który ma pojęcie o sytuacji. Podstawę informacji stanowi szereg nieplanowanych, planowanych zapasów regularnie organizowanych przez firmę.
Różne wydarzenia odbywają się w innej kolejności, określonej przez zadania sformułowane przez kierownictwo firmy. Jednocześnie opierają się na fakcie, że księgowość prowadzi rejestr wszystkiego, co dzieje się w organizacji, to znaczy ze źródeł papierowych można uzyskać ogólne wyobrażenie o dostępności i obiegu środków finansowych firmy. Jednocześnie biorą pod uwagę, że rzeczywista sytuacja może różnić się od sytuacji wynikającej z dokumentów. Dlatego inwentaryzacja w 1C jest zawsze kojarzona z rzeczywistym przeliczeniem wartości podlegających weryfikacji.
Medal ma kilka stron
Rozróżniaj zupełnie różne typy zapasów w księgowości, ale wszystkie mają ten sam cel - ustalić, jak bezpieczna jest własność organizacji, czy odpowiada bazom danych, które mają personel zarządzający firmy. Innymi słowy, inwentarz to metodologia rachunkowości przyjęta w rachunkowości, która pozwala kontrolować sytuację w działach.
Jeśli wydarzenie pozwala znaleźć rozbieżności z informacjami księgowymi, możesz wszcząć wewnętrzne dochodzenie w celu ustalenia, którzy pracownicy organizacji zachowali się nieprawidłowo. Pod „wystrzałem” stoi przede wszystkim personel, który jest oficjalnie odpowiedzialny. Jednocześnie wyniki inwentaryzacji mogą wykazywać takie rozbieżności, że władze mają prawo uznać je za nieistotne, a to nie spowoduje ścigania pracowników organizacji.
Co znajdziemy
Ponieważ celem inwentarza jest wykrycie różnic w informacjach księgowych i rzeczywistej sytuacji, podczas takiego zdarzenia zwykle dowiadują się, które stanowiska brakuje, a jakie są w organizacji. Jednocześnie inwentaryzacja pozwala zidentyfikować lokalizację wolumenów wartości, długów.
Jeśli wykaz dokumentów, system operacyjny, finanse lub inne wykazywał bardzo duże rozbieżności, jest to prawdopodobnie celowe fałszowanie informacji. W niektórych organizacjach odkrywają ogromne braki w milionach, podczas gdy w innych znajdują zadłużenie na kwoty, które są całkowicie niemożliwe dla organizacji. Zazwyczaj oznacza to, że jeden z pracowników firmy prowadził nielegalne działania. Wewnętrzne dochodzenie może zidentyfikować winowajcę. Prawidłowe odzwierciedlenie wyników inwentaryzacji w rachunkowości pozwala zachować kontrolę nad sytuacją w organizacji, co oznacza, że wydarzenie jest naprawdę ważne, znaczące, pozwala zapobiegać przestępstwom w firmie i na czas je wykrywać.
Co i dlaczego
Ponieważ istnieją różne rodzaje zapasów w rachunkowości, w konkretnej sytuacji wybierz taki, który najbardziej odpowiada warunkom. W niektórych gatunkach dominuje funkcja rozliczania, w innych kontrola; inne mają na celu wykrywanie przestępstw.W zależności od tego, jak skonfigurowane jest zarządzanie firmą, decydują oni o formacie wydarzenia. Ważne jest, aby przed rozpoczęciem audytu jasno określić realizowane cele, a zespół zarządzający musi być świadomy tego, co to jest inwentarz.
Podstawa teoretyczna
Inwentaryzacja to termin odnoszący się do audytu przeprowadzonego w organizacji, podczas którego ujawnia się obecność nieruchomości i porównuje ją z danymi przedstawionymi w systemie księgowym firmy. Ważne jest, aby wszystkie wyniki inwentaryzacji były udokumentowane we właściwym czasie.
Zadaniem inwentaryzacji jest znalezienie różnic między rzeczywistą sytuacją a domniemaną z dokumentów. Gdy tylko znajdą rozbieżności, natychmiast zaczynają szukać przyczyny tego zdarzenia. W rzeczywistości to inwentaryzacja jest jedyną operacyjną, skuteczną i rozsądną metodą monitorowania bezpieczeństwa mienia organizacji. Jak każda koncepcja, która ma fundamentalne znaczenie dla nowoczesnej gospodarki, inwentaryzacja jest podzielona na grupy, typy i podgatunki. Klasyfikacja opiera się zarówno na celach realizowanych przez komisję inwentaryzacyjną, jak i na obiektach podczas wydarzenia, które będą musiały zostać sprawdzone i przeliczone. Załóżmy, że spis systemu operacyjnego nieznacznie różni się od księgowania sald finansowych organizacji lub zapasów.
Inwentaryzacja: rodzaje i podgatunki
Najprostszy typ separacji:
- inicjatywa;
- obowiązkowe
Opiera się na tym, ile weryfikacja jest potrzebna w danym momencie. Obowiązkowe rodzaje zapasów w rachunkowości są organizowane, jeśli jest to wymagane przez prawo. Inicjatywy pojawiają się, gdy szef firmy decyduje się na weryfikację. W przypadku takich zdarzeń częstotliwość nie ma granic.
Możesz rozróżnić rodzaje zapasów w rachunkowości, oceniając miejsce organizacji wydarzenia:
- Kasa
- Sklep produkcyjny.
- Magazyn
- Parkiet handlowy.
Rozdzielenie rodzajów zapasów w rachunkowości opiera się na obiektach, w odniesieniu do których przeprowadzana jest kontrola:
- OS
- zapasy;
- produkty, towary;
- pieniądze
- obowiązki.
Na koniec inwentaryzacja jest podzielona na typy, oceniając cel zdarzenia, stopień weryfikacji, metodę ustalenia dokładnych informacji o kontrolowanym obiekcie.
Inwentaryzacja: dlaczego?
Dlaczego inwentaryzacja systemu operacyjnego lub na przykład pieniędzy, towarów? Głównym zadaniem tego wydarzenia jest dokładne, rzetelne formułowanie wniosków na temat jakości rachunkowości w organizacji. Podczas imprezy porównuje się rzeczywiste wyniki z wynikami dokumentacji i podejmuje się decyzję: czy konieczne jest ulepszenie systemu? Aby uzyskać wystarczającą podstawę do wyciągania wniosków, wybierają obiekty, które wymagają weryfikacji w stosunku do nich, badają je: rozważają, mierzą wagę, ilość, jakość. Uzyskane informacje są porównywane z informacjami uzyskanymi z rejestrów.
Inwentaryzacja ma wiele funkcji. Na przykład podczas sprawdzania ustalane jest, w jakim stopniu organizacja przestrzega zasad wprowadzonych przez kierownictwo firmy, a także ujawnia, jakie środki są podejmowane, aby zapewnić utrzymanie wartości w porządku. Inwentaryzacja gotówki pozwala zrozumieć, czy pieniądze firmy są bezpieczne i solidne. Ponadto podczas inwentaryzacji znajdują się przedmioty, które wygasły lub wkrótce wygasną, uszkodzone mienie.
Dodatkowe efekty
Właściwie zorganizowana inwentaryzacja pozwala określić, czy firma posiada taką nieruchomość, która nie jest zaangażowana w proces pracy. Jeśli można go znaleźć, można go sprzedać lub uruchomić w celu poprawy wydajności produkcji. Najważniejsze jest jednak zidentyfikowanie tego rodzaju nieruchomości, które nie są wykorzystywane w pracy, aby zachować o nich informacje, a w przyszłości nie powtarzać błędów przy niepotrzebnych kosztach finansowych na zakup bezużytecznych towarów.
Podczas inwentaryzacji środków pieniężnych, środków trwałych i innych wartości, zobowiązań można sprawdzić poprawność operacji księgowych, znaleźć rozbieżności, błędne dane, kontrolować organizację przechowywania w przedsiębiorstwie oraz warunki, w jakich zazwyczaj znajduje się nieruchomość. To wykaz daje najdokładniejsze wyobrażenie o tym, czy rachunkowość organizacji jest dobrze zorganizowana, czy dział księgowości ma aktualne informacje oraz czy bieżące operacje biznesowe znajdują odzwierciedlenie w scentralizowanym systemie rachunkowości. Należy pamiętać, że jeśli wystąpią błędy w rachunkowości, staje się to przyczyną znacznych strat.
Czego jeszcze szukać?
Jak wiadomo, podczas przechowywania niektóre pozycje zmieniają się, ich wartości, właściwości, właściwości podlegają regulacji. Z reguły prowadzi to do utraty towarów i zapasów. Ten proces powinien być kontrolowany i jest to inwentarz na czas, który pozwala otrzymywać odpowiednie informacje o tym, co dzieje się w magazynach organizacji.
Dokładna i aktualna kontrola nad majątkiem firmy jest jedną z najdokładniejszych metod określania kompetencji pracowników odpowiedzialnych za sprawdzane stanowiska. Inwentaryzacja pozwala nam wyciągać wnioski nie tylko na temat jakości rachunkowości, ale także na temat zgodności pracowników organizacji z ich stanowiskami. Regularne zaplanowane i nieplanowane kontrole pozwalają zatem dostosować pracowników organizacji, aby składali się tylko ze specjalistów w swojej dziedzinie, którzy prowadzą uczciwą pracę. I to jest klucz do sukcesu firmy w teraźniejszości i przyszłości.
Na co patrzymy?
Zgodnie z zasadami inwentaryzację należy przeprowadzić, biorąc pod uwagę obecne standardy, a nie sposób, w jaki Bóg nakłada ją na duszę. Aby ustandaryzować proces weryfikacji, na poziomie federalnym wprowadzono kilka norm, a oprócz nich można przyjąć lokalne przepisy w organizacji.
Najważniejszym dokumentem jest zlecenie Ministerstwa Finansów w sprawie zapasów. Został wydany w 1995 roku, od tego momentu jest regularnie uzupełniany, korygowany, aby odpowiadał realiom współczesnego życia gospodarczego kraju. Oprócz zamówienia wydano wytyczne, w których proces inwentaryzacji jest szczegółowo opisany etapami, z uwzględnieniem funkcjonowania organizacji różnych formatów.
I jak to zrobić?
W niektórych przedsiębiorstwach inwentaryzacja przeprowadzana jest corocznie, w innych co 6 miesięcy lub nawet cztery. Z reguły szef organizacji rozwiązuje ten problem. Z przepisów krajowych wynika, że przed złożeniem sprawozdania finansowego za dany rok kontrola stanu zapasów jest obowiązkowym środkiem, którego nie można uniknąć. Jeżeli taki audyt nie jest zorganizowany w przedsiębiorstwie, z punktu widzenia organów kontrolnych, założycieli i innych osób, w przedsiębiorstwie nie ma żadnej rachunkowości.
Do czego może prowadzić takie zaniedbanie? Sankcje administracyjne mogą być nakładane na osoby z urzędu odpowiedzialne za tę sprawę. Mogą być również pociągnięci do odpowiedzialności, jeśli spis został zorganizowany, ale jego wyniki nie zostały sporządzone poprawnie, co powoduje prawdopodobieństwo zniekształconych raportów księgowych.
Krok weryfikacji
Inwentaryzacja to sekwencja, w której:
- ustalić w rzeczywistości, co ma firma;
- określić wartości, które są sprzeczne z wymaganiami TU, jakość;
- sprawdź, czy informacje o rzeczywistym stanie rzeczy są zbieżne z kontem;
- analizować wartość znalezionych wartości, pieniędzy;
- ustalić, czy są niewykorzystane pozycje;
- monitorować zgodność ze standardami dotyczącymi zawartości, użytkowania, przechowywania sprzętu, systemów operacyjnych, wartości, pieniędzy.
Wszystko czy nie wszystko?
W razie potrzeby firma może przeprowadzić pełną inwentaryzację. Tutaj studiują absolutnie całą nieruchomość, bez wyjątków.Jest to taka kontrola, którą należy zorganizować na koniec okresu sprawozdawczego, kiedy dział księgowości przygotowuje dokumenty na dany rok. Jeśli ta skala nie jest konieczna, inicjowana jest kontrola częściowa. W celu jego realizacji w organizacji wydawane jest zamówienie, wyznaczone z nazwy i stanowiska odpowiedzialnych członków komisji inwentaryzacyjnej, oficjalnie określają, które kategorie wartości należy sprawdzić i porównać z informacjami księgowymi. Możesz wprowadzić tylko jedną kategorię, możesz wymienić kilka. Częściowa inwentaryzacja może być przeprowadzona tylko w jednym miejscu magazynowym, jest możliwa w kilku jednocześnie.
Zróbmy niespodziankę!
Jak już wspomniano, inwentaryzację należy przeprowadzić pod koniec roku. Wszystkie osoby odpowiedzialne są tego świadomie w firmie w dowolnym momencie. Są z góry przygotowane do weryfikacji. To jest planowana inwentaryzacja. Ale liderzy firmy, obserwując interesy organizacji, mogą zaskoczyć swoich pracowników, ogłaszając niezaplanowane inwentaryzacje w dowolnym momencie, gdy uznają za konieczne zorganizowanie takiego wydarzenia.
Aby odzwierciedlić rozbieżność między danymi uwierzytelniającymi a rzeczywistymi, należy kapitalizować nadwyżkę, zapisywać wynik finansowy na rachunkach wyników finansowych. Jeśli przedsiębiorstwo ma budżet, wówczas znalezione środki są kierowane na zwiększenie finansowania. Jeśli okaże się, że brakuje jakiejś nieruchomości, uległa ona pogorszeniu, a następnie oceń, czy mieści się ona w naturalnej stracie, czy ją przekracza. W pierwszym przypadku różnica jest odpisywana na koszty produkcji, w drugim szukają winnego, od którego odzyskuje się stratę. Jeśli nie można ich znaleźć lub badanie wykazało, że nie można odzyskać, straty są również przesyłane do kolumny wyników finansowych.