Kontrola jest integralną częścią długoterminowej strategii przedsiębiorstwa lub firmy. Jakie są twoje cele Jak przeprowadzana jest kontrola? Zostanie to omówione w ramach tej publikacji.
Informacje ogólne
Kontrola zewnętrzna i wewnętrzna służy do uzyskiwania informacji o aktualnym stanie organizacji, a także do identyfikowania wszystkich istniejących nadużyć.
Jaka jest różnica między tymi typami kontroli? Wewnętrzna realizowana jest przez służbę w samej organizacji i realizuje takie cele:
- zwiększenie skuteczności decyzji zarządczych;
- racjonalizacja wykorzystania zasobów;
- osiągnięcie maksymalnej rentowności i zysku.
Jest to przeprowadzane przez specjalistów w samej strukturze, z reguły na wniosek kierownictwa.
Kontrola zewnętrzna jest powierzona specjalnym firmom audytorskim, a także agencjom rządowym. W tym przypadku najbardziej interesujące dla nich jest ustalenie wiarygodności oficjalnie przedłożonych danych, a także sformułowanie wniosku na temat zweryfikowanej firmy.
Często towarzyszy temu opracowywanie zaleceń lub rozporządzeń bezpośrednich (tylko w przypadku państwa) w celu wyeliminowania braków i niedociągnięć. Pomimo takich trudności audyt zewnętrzny nie zawsze jest obowiązkowy - podmiot gospodarczy może również chcieć przeprowadzić go na zasadzie dobrowolności.
Jaki jest cel kontroli wewnętrznej?
Odpowiednie usługi w ramach organizacji wykonują:
- Monitorowanie adekwatności i skuteczności wykorzystania środków własnych, pożyczonych i pożyczonych.
- Analiza i porównanie faktycznych wyników z przewidywanymi.
- Obliczanie szacunków finansowych dla projektów inwestycyjnych.
- Monitorowanie statusu organizacji.
Po weryfikacji możesz korzystać z narzędzi analizy finansowej, aby podejmować bardziej skuteczne i konieczne decyzje zarządcze. Ale aby uzyskać pełną wizję obrazu, konieczna jest zarówno kontrola zewnętrzna, jak i wewnętrzna. Dlaczego tak
Cele kontroli zewnętrznej
Jeśli mówimy o państwie, konieczne są kontrole, aby zakwalifikować wypłacalność przedsiębiorstwa, a także ocenić ryzyko bankructwa. Nawiasem mówiąc, wiele osób uważa, że jeśli odwołanie skierowane jest do prywatnego przedsiębiorstwa, wówczas kontrola zewnętrzna i wewnętrzna nie powinny być oddzielone, ponieważ zaangażowani eksperci będą pracować nad dokumentacją wewnętrzną. Jest to częściowo prawda, ale nie do końca.
Tak, prywatna firma opracowuje swoją ocenę, koncentrując się głównie na dokumentacji wewnętrznej. Ale tylko tej, którą sama audytowana organizacja im przedstawiła! I w tym przypadku manipulacja jest możliwa. Jeśli okaże się, że istnieją pewne rozbieżności w danych wewnętrznych lub jeśli zostaną one obalone przez informacje zewnętrzne, wówczas w tym przypadku wydaje się werdykt na podstawie wyników weryfikacji - informacje są fałszywe, a sama organizacja ma wątpliwości.
W dzisiejszych czasach informacji, aby ustawić zewnętrzną i wewnętrzną kontrolę na fałszywym szlaku, trzeba być prawdziwym wirtuozem, który oczywiście nie leży w mocy zdecydowanej większości. W końcu nie możesz przegapić nawet najmniejszego szczegółu. Dlatego zewnętrzna i wewnętrzna kontrola stanu tak łatwo wykrywa naruszenia. Ale to nie wszystko.
Funkcje kontroli wewnętrznej
W takim przypadku właściciele lub kierownictwo są zaangażowani w formułowanie realizowanych zadań. Co więcej, w swoich decyzjach wynikają z potrzeb organizacji. Z reguły w tym przypadku indywidualne zadania funkcjonalne są rozwiązywane. Cel i środki są wybierane niezależnie. Wykonawca wykonuje określone zadania otrzymane od kierownictwa, któremu się poddaje. Po zebraniu i przetworzeniu wszystkich danych są one przekazywane wyższym organom.
Funkcje kontroli zewnętrznej
W takim przypadku zaangażowana jest strona trzecia. Weźmy jako przykład interakcję przedsiębiorstwa i firmy audytorskiej. Najczęściej celem jest ocena wiarygodności istniejących sprawozdań finansowych. Ponadto, sposób organizacji pracy zostanie określony przez audytora. Należy zauważyć, że w tym przypadku musisz wchodzić w interakcje nie z podwładnym, ale z równym partnerem.
Wzajemne połączenia
Pomimo pewnych różnic, zewnętrzna i wewnętrzna kontrola organizacji jest podobna i na wiele sposobów pozwala ci się uzupełnić i uzyskać całościowy obraz sytuacji w przedsiębiorstwie. Można zastosować nawet te same metody. Jednak ze względu na szczegół, różnicę w systemie dokładności, a także szereg innych czynników, wyniki mogą się różnić o rząd wielkości.
Specyfika
Weźmy przykład wewnętrznej i zewnętrznej kontroli finansowej w produkcji. Niestety, w tym przypadku fakty kradzieży lub tajnej sprzedaży produktów przez pracowników są dość powszechne. Aby zachować sytuację zgodną z teorią i wezwać do kontroli wewnętrznej. Ale w rzeczywistości osoba odpowiedzialna może zaniedbać swoje obowiązki, a nawet wejść w spisek przestępczy. Dlatego, aby zapobiec utracie funduszy, należy zastosować taktykę podwójnej kontroli.
Szczególną uwagę przywiązuje się do audytu. Jest to nazwa weryfikacji, która potwierdza rzetelność raportowania, procesy jego powstawania, legalność bieżących operacji biznesowych, a także ich wykonalność ekonomiczną. Sama kontrola produkcji może być przeprowadzona w sposób dodatkowy lub planowany.
Pierwszy przypadek jest bardzo prawdopodobny, jeśli istnieje podejrzenie nadużycia. Podczas gdy druga opcja jest konieczna, aby utrzymać sytuację w stabilnej pozycji, a jeśli wykryte zostaną odchylenia, należy ją poprawić. Ponadto w nieplanowanej kolejności państwo lubi przeprowadzać kontrole. To prawda, że nie wszystko jest tak proste, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.
Aby przeprowadzić audyt, konieczne jest usprawiedliwienie państwa. Może to być manipulacja danymi, ukrywanie funduszy i inne sztuczki mające na celu zwiększenie zysku netto. W takim przypadku kontrola produkcji zostanie przeprowadzona bez dodatkowego powiadomienia, aby nie zniszczyć niezbędnych dokumentów.
Wniosek
Jak widać, kontrola jest użytecznym i niezbędnym narzędziem. Pozwala to kierownictwu i właścicielom firmy utrzymać organizację w powietrzu, nie dopuszczając negatywnych momentów lub karania sprawców, gdy zostaną odkryci. Jest to przydatne dla państwa, ponieważ umożliwia otrzymywanie podatków niezbędnych do funkcjonowania lub innych obowiązkowych płatności, w celu zapewnienia zgodności z prawem i celowości wydawanych środków budżetowych i dotacji.
Co zrobić, aby nie było potrzeby przeprowadzania kontroli? W organizacji konieczne jest zapewnienie jasnej i wysokiej jakości pracy wszystkich elementów biorących udział w procesach biznesowych. Z państwem jest trudniej. Nie można uniknąć pełnej kontroli ze strony rządu. Ale jego zainteresowanie można zminimalizować, prowadząc białą księgowość, nie próbując manipulować ani ukrywać części funduszy i pracować zgodnie z obowiązującymi przepisami.