Les lettres de voiture sont présentées dans la documentation comptable principale, qui doit être établie par chaque entrepreneur ou chef d'entreprise, si les activités de l'entreprise sont liées à l'utilisation de voitures. Si l'entreprise est le propriétaire de la voiture, ce sont les lettres de voiture qui confirment la possibilité d'utiliser le véhicule dans le processus commercial. Si la voiture appartient à l'employé, les feuilles vous permettent de déterminer le montant optimal d'indemnisation pour l'utilisation de la voiture à des fins officielles. Remplir la lettre de voiture est un processus important, car aucune erreur grave ne peut être commise au cours de la procédure. Le processus est effectué par les responsables de l'entreprise.
Le concept et la nécessité des feuilles de route
Ce sont les documents principaux confirmant l'utilisation de la machine pour l'entreprise. Ils contiennent des informations importantes sur le véhicule direct, le conducteur et l'entreprise. Ces documents peuvent être vérifiés par l'inspection du travail, les inspecteurs des impôts ou la police de la circulation. Les responsables de l'entreprise doivent donc tenir compte des règles relatives à la préparation des feuilles de route. Ils aideront à éviter diverses violations et erreurs.
Si les inspecteurs découvrent des informations inexactes et des erreurs, celles-ci constitueront le fondement de l'imposition d'amendes de grande ampleur.
Pourquoi utilisé?
Le remplissage de la feuille de route est effectué par chaque organisation, ce qui, d'une manière ou d'une autre, est associé à la nécessité d'utiliser des véhicules. En utilisant ce document, vous pouvez atteindre plusieurs objectifs à la fois, notamment:
- le mouvement de la voiture est surveillé pendant la journée de travail;
- sur la base de ce document, le salaire du conducteur est calculé;
- montant fixe d’argent dépensé en carburant et en lubrifiants;
- l'amortissement est correctement calculé sur la propriété utilisée;
- les dépenses totales pour la voiture sont prises en compte.
En outre, le conducteur a besoin de la feuille de route à présenter à l'agent de la circulation, car c'est lui qui confirme la légalité du transport de marchandises ou de passagers. Il agit comme une preuve que le véhicule est en parfait état et qu'un citoyen en particulier est le conducteur officiel. Si, lors du contrôle, des erreurs sont détectées dans le document ou que l’absence de lettre de voiture est révélée, la responsabilité du conducteur sera engagée sur la base de l’Art. 12.13 Code administratif.
Caractéristiques du document
Remplir la lettre de voiture est considéré comme un processus assez simple. Chaque entreprise choisit indépendamment d’utiliser un formulaire unique ou si un formulaire unique de ce document sera développé, ce qui est inscrit dans la documentation réglementaire interne de l’organisation.
Si l'entreprise se spécialise dans le transport de personnes ou de marchandises, la comptabilité du véhicule ne doit être effectuée que sur un formulaire pré-approuvé. Qui devrait donner des instructions aux conducteurs? Le processus est effectué exclusivement par l'employeur qui prépare et remplit ce document. Habituellement, le directeur de la société émet un ordre par lequel il nomme le responsable. C’est cet employé de la société qui participe à la création, au remplissage et au transfert des tracts aux chauffeurs.
Les fonctions de remplissage d'un document incluent:
- une feuille est écrite exclusivement lors de l'utilisation de la voiture à des fins professionnelles;
- peu importe la raison pour laquelle le propriétaire de la société utilise un véhicule en particulier, la voiture peut donc appartenir à la société sur la base de la propriété ou être louée;
- la durée de validité maximale d'un document est de 30 jours;
- il est permis de l'écrire pour un jour ou même pour un voyage.
Selon les nouvelles règles en vigueur en 2018, il est permis de prolonger la validité de la feuille.
Types de documents
Les règles pour remplir les feuilles de route peuvent varier légèrement en fonction de la variété de ce document. Chaque type de véhicule utilise son propre type de dépliant. Par conséquent, il existe des feuilles de route pour les véhicules suivants:
- Les camions
- les voitures;
- transport spécial;
- le taxi, qui peut être une voiture ou un camion;
- les autobus pouvant être destinés au trafic public de passagers ou à d'autres usages.
Pour chaque véhicule, le formulaire correspondant est utilisé. Si l'organisation est engagée indépendamment dans le développement de la documentation, le formulaire sélectionné est alors fixé dans un journal spécial.
Les nuances du remplissage
La procédure de remplissage de la lettre de voiture est déterminée individuellement dans chaque entreprise. Le plus souvent, les règles et fonctionnalités suivantes sont utilisées pour cela:
- un répartiteur est nommé par ordre du chef de l'entreprise qui établit des feuilles de route pour chaque voiture utilisée par les employés dans le cadre de l'exécution de leurs tâches;
- si la société est petite, la documentation est souvent remplie par le conducteur direct de la voiture, mais ceux-ci ne saisissent que dans une partie du formulaire, qui fait référence au kilométrage de la voiture, pour lequel des indicateurs de compteur kilométrique sont pris en compte;
- il est permis de saisir des informations pour utiliser un programme spécial avec lequel les parties supplémentaires du document sont masquées;
- Avant d'envoyer la voiture sur un vol, l'employé responsable de l'entreprise doit s'assurer que le véhicule est dans un état optimal.
- Avant le vol, même les conducteurs doivent se soumettre à un examen médical confirmant que les citoyens peuvent conduire.
Après le vol, la feuille est renvoyée à l'expéditeur. Dès que le document expire, il est transféré aux archives de la société pour être stocké pendant 5 ans. Pour les erreurs et la violation de la responsabilité sont les dirigeants de l'organisation.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de remplissage d’une lettre de voiture.
Quelle information est incluse?
Le remplissage du connaissement d'une voiture ou d'un camion doit être effectué par un employé autorisé de l'entreprise. Il doit d'abord comprendre les règles de ce processus. Les informations obligatoires pour remplir la feuille de route sont présentées avec les informations suivantes:
- nom du document;
- son numéro;
- période de validité;
- informations sur le propriétaire de la voiture;
- type et fabrication de la machine;
- numéros d'immatriculation de voiture;
- indicateurs de compteur kilométrique, et ils sont supprimés lorsque la voiture quitte l'entreprise, ainsi que lors de l'envoi du véhicule au garage;
- heure exacte de départ et d'arrivée;
- des informations sur l'employé responsable de l'entreprise, qui met la voiture en ligne et établit un bordereau d'expédition;
- informations sur le conducteur;
- heure et date du passage de l'examen médical du conducteur;
- des informations sur le médecin responsable de l'examen;
- une marque sur l'heure et la date du contrôle technique de la voiture, et la procédure peut être effectuée directement dans l'organisation, si l'équipement et les spécialistes appropriés sont disponibles;
- informations sur les mécaniciens qui ont effectué l'inspection.
Il est permis de saisir d'autres informations dans le document. Cela est possible si l’organisation utilise son propre bordereau.
Quelles informations sont optionnelles?
La procédure de remplissage de la lettre de voiture peut varier légèrement d’une société à l’autre. Les points suivants sont pris en compte:
- Il ne nécessite pas la présence sur la feuille d'impression de la société avec les détails;
- une attention particulière doit être accordée à l'étude de l'état technique de la voiture;
- la forme unique de ce document a été abolie en droit;
- il n'est pas nécessaire d'indiquer l'itinéraire dans le texte, car seules les données présentées par l'odomètre sont nécessaires.
En pratique, la police de la circulation ou les employés d’autres organes de contrôle estiment souvent que le manque d’informations sur l’itinéraire constitue une infraction grave. Les conducteurs et les propriétaires d’entreprise sont tenus responsables de leurs actes. Dans ce cas, vous devez vous adresser aux tribunaux pour contester de lourdes amendes. Pour éviter de telles situations déplaisantes, il est recommandé de noter directement dans le texte du document le point final de la route.
Les nuances d'utilisation du document
Remplir la lettre de voiture d'un camion ou d'un autre moyen de transport est un processus obligatoire pour toute entreprise qui utilise différentes machines pour des activités professionnelles. L'utilisation de ce document présente les fonctionnalités suivantes:
- Le formulaire 4-C s'applique si des indicateurs de travail à la pièce sont utilisés pour calculer les salaires des conducteurs.
- si un salaire basé sur le temps est utilisé, un connaissement est créé sous la forme 4-P;
- en plus de ce document, les chauffeurs doivent être accompagnés des documents fournis par le connaissement pour les marchandises transportées;
- un document est rédigé exclusivement par une personne responsable travaillant sur un poste spécifique;
- le document doit être marqué par un mécanicien vérifiant l'état technique de la machine, un travailleur médical effectuant un examen médical, un répartiteur qui envoie la voiture en vol ainsi que le conducteur direct.
Chaque lettre de transport devrait être disponible dans chaque entreprise dans la quantité optimale.
Période de conservation des documents
Les entreprises doivent conserver leurs feuilles de route pendant au moins cinq ans, comme le prescrivent l’arrêté du Ministère des transports n o 152 et la loi fédérale n o 402.
Si des erreurs graves ou des violations sont commises lors du remplissage de la feuille de route, le document est invalidé et ne peut donc être utilisé à aucune fin. La responsabilité de telles erreurs incombe aux responsables qui remplissent la documentation, ainsi qu’au responsable direct de la société.
Comment développer votre propre formulaire?
Toutes les entreprises ne préfèrent pas utiliser des formulaires uniformes, elles préfèrent donc développer leurs propres formulaires. Pour cela, il est permis d'utiliser n'importe quelle structure, ainsi que d'inclure différents points dans le document.
Mais lors de la création d'un nouveau formulaire, il est pris en compte que des détails obligatoires doivent être inclus dans le texte. Sans eux, la lettre de voiture est facilement reconnue comme invalide. Par conséquent, il ne sera pas possible de l'utiliser à quelque fin que ce soit.
Après avoir élaboré le formulaire, il est nécessaire de transférer son échantillon au Service fédéral des impôts du lieu d’enregistrement. Dans ce cas, il est possible d’éviter à l’avenir des problèmes d’affectation des frais sur les feuilles de route aux coûts de la société.
Responsabilité pour l'absence de document
Si le conducteur se déplace sur les routes sans les documents nécessaires, y compris la feuille de route, il s'agit d'une violation grave. Il est amené à la responsabilité administrative de la police de la circulation et devra payer une amende de 500 roubles.
Les personnes morales qui commettent de telles violations doivent payer une amende de 100 000 roubles. Les mêmes sanctions s’appliquent aux entreprises de transport de personnes ou de biens par transport électrique.
Autres fonctionnalités
Lorsque vous remplissez la lettre de voiture d'un bus ou d'un autre moyen de transport, d'autres nuances sont prises en compte:
- il n'est pas nécessaire d'établir une lettre de voiture en cas d'utilisation d'une voiture louée, mais grâce à cette aide, il est possible de prendre en compte les coûts du carburant et des lubrifiants dans les dépenses de l'entreprise;
- un dépliant est rédigé pour un voyage, mais sa durée de validité peut varier de 1 à 30 jours;
- il est interdit de remplir partiellement la documentation, sinon un tel document sera déclaré invalide.
La personne responsable désignée en tant que répartiteur doit d'abord suivre des cours spéciaux lui permettant de comprendre les règles pour la compilation de la documentation de base que chaque conducteur de l'entreprise doit posséder. De plus, le conducteur doit avoir un certificat d’examen médical avant le vol.
Conclusion
Les lettres de transport sont des documents importants dans toute entreprise spécialisée dans le transport de marchandises ou de personnes. Ils sont compilés par des employés spéciaux de l’entreprise nommés à ce poste sur ordre de la direction de l’organisation.
Chaque entreprise peut développer sa propre forme de documentation, mais certains détails obligatoires doivent figurer sur le formulaire. Si des erreurs ou des violations sont détectées, la feuille sera considérée comme non valide ou nulle et non avenue.