Les propriétaires de petites et moyennes entreprises sont obligés de travailler pendant une longue période. Certains entrepreneurs travaillent même le week-end. Pour réduire les charges de travail d'urgence, il est conseillé d'utiliser l'automatisation de divers processus et actions de routine. Cependant, certaines opérations sont mieux exécutées indépendamment, afin de ne pas subir de pertes.
Caractéristiques et avantages de l'automatisation
Les petites entreprises en ont souvent besoin, car entrepreneurs et employés doivent souvent mener des actions routinières et totalement inutiles. Les avantages incluent le fait que vous ne devez pas consacrer beaucoup de temps et d'efforts à des actions simples et routinières pouvant être effectuées automatiquement.
Le temps libéré peut être utilisé pour établir des contacts avec des sous-traitants, communiquer avec des proches ou effectuer d'autres tâches importantes qui ne peuvent pas être automatisées. Par conséquent, nous pouvons distinguer plusieurs processus d’entreprise devant être automatisés.
1. Réponses aux emails
Chaque entreprise a un courrier électronique et reçoit souvent de nombreuses lettres de partenaires, de clients ou simplement de clients privés. Environ 25% du temps qu'un propriétaire d'entreprise consulte son courrier électronique et rédige ses réponses.
Dans le même temps, il est possible d’accélérer ce processus pour lequel des modèles sont utilisés. Ce n'est pas une automatisation complète, mais vous pouvez réduire le temps que vous avez à rédiger des textes.
2. Remplir les factures
La comptabilité est un processus complexe et fastidieux. Habituellement, un comptable expérimenté y participe, mais souvent, les entrepreneurs débutants n’ont tout simplement pas les moyens financiers d’engager un spécialiste. Par conséquent, ils doivent préparer de manière indépendante de nombreux documents, qui incluent le même type de facture.
Pour leur compilation, il est souhaitable d'utiliser des programmes informatiques spéciaux, ce qui vous permet de ne modifier que les informations de base, en laissant les autres informations inchangées.
3. Paie
Leur compilation est un travail fastidieux, qui doit être effectué tous les mois, puisqu'un salaire est versé chaque mois aux employés de l'entreprise. Il est difficile d’automatiser la préparation de la masse salariale si de nombreux employés de l’entreprise perçoivent encore leur salaire en espèces.
Par conséquent, il est conseillé de transférer tous les employés pour recevoir les salaires sous forme non-cash. Pour cela, les banques sélectionnées offrent les conditions optimales pour l’ouverture des cartes de dépôt et de paie. Dans de telles conditions, en mode automatique, les fonds seront transférés sur les comptes des employés, vous n’aurez donc pas à traiter les états de compilation.
4. Gestion des tâches
Environ 70% du temps de l’entrepreneur est consacré à la gestion de diverses tâches au sein de son entreprise. Pour gagner du temps et économiser des efforts, il est conseillé d’utiliser un logiciel spécialisé. Grâce à lui, vous pouvez coordonner des actions entre différentes tâches, vous débarrasser d'actions répétitives et ajuster en permanence la liste de tâches numériques.
Ces programmes rappellent certaines actions qu'un entrepreneur doit effectuer au cours d'une période donnée. Par conséquent, vous n'avez pas à vous soucier du fait que le propriétaire de l'entreprise, pour diverses raisons, oubliera certaines tâches.
5. Rapports et déclarations
Chaque homme d’affaires paie des impôts sur la base d’un système d’imposition préalablement choisi. Pour signaler au Service fédéral des impôts, il est nécessaire de préparer et de soumettre des déclarations d'impôt ou d'autres documents dans les meilleurs délais. Pour ce faire, vous devez bien connaître la comptabilité.
Même ce processus peut être automatisé. Le service des impôts offre à l’entrepreneur la possibilité de télécharger des programmes spéciaux sur le site officiel du Service fédéral des impôts. Seules les informations sur les résultats de l’activité de la société sont entrées dans ces programmes, après quoi les calculs sont effectués automatiquement. Grâce à ce logiciel, vous pouvez réduire considérablement le temps et les efforts que vous devez consacrer à la compilation de la documentation officielle.
Quelles tâches ne peuvent pas être automatisées?
Bien que l'automatisation présente de nombreux avantages, certaines actions doivent encore être mises en œuvre personnellement par l'entrepreneur. Sinon, l’homme d’affaires risque de ne pas tenir compte de nombreux points importants, ce qui entraînera des pertes pour la société.
1. Problèmes du client
Le mécontentement des clients peut survenir à tout moment pour diverses raisons. Faire face à de telles difficultés en mode automatique est tout simplement impossible. L'entrepreneur doit donc participer à ce processus. Il doit régler le problème afin que le client insatisfait ne laisse pas de plainte sur Internet.
Lors de la résolution de tels problèmes, il est important de se concentrer sur la communication personnelle. N'utilisez pas de courriels ni de messages téléphoniques, il est donc conseillé de prendre rendez-vous et de changer l'esprit du client.
2. Adaptation des clients
Les nouveaux clients qui ne sont pas sûrs de l'opportunité d'une coopération entrent sans cesse dans les affaires. Par conséquent, il est important d'utiliser certains processus métier visant à son adaptation rapide.
Au début de l'interaction, un homme d'affaires ne peut pas compter sur l'automatisation, car il risque de perdre un gros client. Par conséquent, une attention personnelle est nécessaire pour établir une relation solide.
3. Reconnaissance des employés
Les employés de l'entreprise sont une ressource précieuse pour tout entrepreneur. Par conséquent, si un homme d’affaires souhaite en savoir plus sur les diverses réalisations des spécialistes, il devra alors procéder lui-même à l’évaluation et à l’analyse. Il est impossible d'automatiser ce processus, car sinon les travailleurs commenceraient à se sentir plus librement, ce qui entraînerait souvent une baisse de la productivité du travail.
Si un spécialiste atteint des sommets dans sa carrière, l’entrepreneur doit célébrer son succès en décernant des prix ou des récompenses.
4. Processus créatifs
Bien que l’automatisation améliore la productivité, elle ne peut remplacer le travail créatif des utilisateurs. Les programmes ne peuvent pas reproduire le cerveau humain. Par conséquent, la mise en œuvre et la création d’idées créatives nécessitent la participation de professionnels expérimentés et talentueux.
Par conséquent, les emplois créatifs sont toujours en demande et très rémunérés. Pour traiter des problèmes importants, l’employé doit faire preuve de pensée critique et de compétences novatrices.
5. Construire des relations solides avec les collègues et les clients
Cela n'est possible que par une communication personnelle de l'entrepreneur avec des représentants d'autres entreprises ou employés. Vous ne devez pas faire confiance à l'automatisation, il est donc conseillé d'abandonner l'utilisation constante des courriels ou d'autres systèmes.
Pour les employés, vous devez utiliser différents cadeaux ou lettres manuscrites de remerciement. En cas d'insatisfaction de la part des clients, des conversations personnelles doivent être menées.
Par conséquent, même en utilisant des technologies modernes, certains processus ne peuvent pas être automatisés.
Conclusion
L'automatisation permet aux entrepreneurs de gagner du temps et de gagner du temps. Il est donc conseillé de l'intégrer au travail de l'entreprise lors de certaines opérations de routine.Cependant, certains processus d’affaires nécessitent une attention personnelle de la part d’un homme d’affaires.