Il est difficile d'imaginer une entreprise sans réunions ni autres réunions de gestion avec les employés. Au cours de ces réunions, des contacts sont établis au sein de l’équipe, des informations importantes sont communiquées et des propositions sont formulées. Les réunions ne sont pas toujours intéressantes ou importantes, et sont perçues de manière encore plus positive par tous les employés. Afin de ne pas perdre de temps sur un rassemblement vide d'employés, vous devez connaître les secrets de la réussite de vos réunions professionnelles.
Agenda clair
Une réunion de travail n’est pas une réunion secrète, mais un événement planifié, qui doit être convenu à l’avance avec tous les participants. Le responsable ou la personne qui réunit les membres de la réunion est responsable de l'ordre du jour. Il comprend les données suivantes:
- Date et heure de la réunion.
- Le sujet de la conversation
- Liste des orateurs. Si le responsable ou l'organisateur a invité quelqu'un à prononcer un discours, le conférencier doit être prévenu à l'avance. Cela soulagera l'embarras et l'embarras et permettra à l'orateur de mieux se préparer afin de ne pas perdre le temps des autres auditeurs sur des informations inutiles ou des tentatives de rappel des données nécessaires.
Conseil: tous les intervenants, à l'exception de l'organisateur, doivent connaître l'heure approximative. Cela leur permettra de ne pas quitter la réunion au mauvais moment et de ne pas languir par anticipation. L’impression générale de la réunion, au cours de laquelle chacun connaît sa place, sera positive pour la plupart des participants.
Aucun auditeur supplémentaire
Si vous ne souhaitez pas voir le visage béant et ennuyé de l'auditoire, vous ne devez pas inviter ceux qui n'ont pas besoin d'être à la réunion. Bien sûr, il se peut que la réunion n’intéresse vraiment que 5 personnes sur 100. Mais dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’inviter 50 personnes en plus, ce qui ne ferait que gêner les orateurs et souhaiter mentalement que tout cela se termine bientôt.
Astuce: vous pouvez toujours inviter des "têtes brûlantes". Ce sont ceux qui sont intéressés par le projet, l'idée et qui ne sont pas opposés à participer à la réunion ou à montrer une activité. Ces employés seront alors heureux de dire à toute l’équipe ce qui a été discuté lors de la réunion et le déroulement de la réunion.
Possibilité de parler
Cette règle de bonne assemblée découle de la précédente. Ceux qui sont vraiment intéressés par la réunion n'hésiteront pas à exprimer leur opinion sur la question ou à faire une offre.
Mais une discussion collective, si la réunion compte plus de 15 personnes, peut durer une heure et demie ou plus. Afin de ne choquer personne, vous devez donner la parole aux responsables des groupes ou demander à chacun d'accumuler des intérêts afin de permettre à plusieurs orateurs de faire connaître leur opinion.
Monologue Restriction
Les organisateurs des réunions et les responsables de l'équipe ne doivent pas ennuyer les assistants, alors qu'ils passent des heures à exprimer leurs pensées, leurs espoirs et leurs préférences. Le temps imparti à chaque participant devrait être limité.
S'il est nécessaire de décider lequel est le meilleur: pour rendre la présentation courte ou prolongée, vous devez choisir la première option. Si vous souhaitez écouter les détails, les étudiants poseront eux-mêmes des questions ou demanderont d'autres informations.
Mais il n'y a rien de pire lorsque la question se pose dans les yeux des présents: "Quand tout cela finira-t-il?" Pendant ce temps, l'organisateur de la réunion, comme si de rien n'était, donne son avis sur le nouveau projet sans prêter attention aux soupirs fatigués des travailleurs.
Tâches claires
Si la réunion n’est pas purement informative, les participants doivent recevoir des recommandations ou des tâches claires à la fin de la réunion.Si vous souhaitez participer à un nouveau projet, vous devez donner à chacun le nom de l'idée, les exigences, la tâche et les délais pour sa mise en œuvre.
Les gestionnaires qui demandent aux employés de respecter les exigences, mais ne fixent pas de délais précis, perdent simplement du temps. Sans limites strictes, beaucoup font tout au dernier moment, et non seulement les travailleurs irresponsables sont à blâmer.
Contrôle d'exécution
Après avoir reçu les tâches après la réunion, tous les employés ne commencent pas consciencieusement à les remplir. Mais si le chef oubliait de savoir à qui il avait confié quelles tâches, la réunion était vaine.
Le suivi régulier de l'exécution des tâches reçues lors de la réunion est un élément important du processus de délibération. Le suivi doit être celui qui a donné les instructions. Sinon, les exigences seront facultatives, ce qui annulera finalement les avantages des réunions de travail en entreprise.
Pas de distractions
Lors d'une prise de parole en public, le locuteur ne doit pas être distrait par des sons, objets ou activités extérieurs. Il est interdit de regarder ailleurs que pour le texte, l'écran du moniteur de présentation ou ceux qui écoutent son discours.
Il est conseillé de mettre le téléphone portable en mode silencieux ou de le désactiver. Ceci s'applique également à ceux qui écoutent le discours: les appels, SMS et la communication sur les réseaux sociaux pendant le discours d'une autre personne est un signe que la réunion est ennuyeuse et ne contient pas d'informations utiles. Lorsque la réunion est effective, personne ne passe de temps à utiliser des gadgets ou d’autres façons de s’amuser.
Délais courts
Il n'est pas recommandé de tenir des réunions tous les jours, car ces réunions peuvent être fastidieuses pour la plupart des employés. Mais si le besoin de rassemblement est dicté par la particularité de l'entreprise, vous devez porter une attention particulière au moment de la réunion.
Une réunion sera productive si elle ne se prolonge pas. Un maximum de 20 minutes par jour suffit à transmettre des informations importantes et à nommer les responsables des tâches quotidiennes.
Analyse de l'emploi
Les dirigeants ou les organisateurs de réunions sont invités à enregistrer le processus ou à tenir un calendrier spécial et un journal de réunion. Il convient de noter la durée de la réunion, les principaux points, tâches et suggestions.
Cela vous permettra de ne pas répéter, d'organiser de manière productive la prochaine réunion et d'éviter de vous rappeler les tâches à surveiller.