L'enregistrement des documents de l'organisation est une partie importante du travail fastidieux du papier. L'objectif principal de ce processus est de donner aux documents force de loi. De plus, grâce à cela, ils sont pris en compte, contrôlés et rapidement recherchés en cas de besoin urgent. L'obtention des informations nécessaires sur les documents, quel que soit le stade de travail avec ceux-ci, peut être facilement réalisée en peu de temps si toutes les règles établies pour la circulation des documents sont respectées.
Le concept
L'enregistrement des documents d'une organisation est une fixation de leur formation ou de leurs revenus en appliquant un index et en indiquant certaines données sous des formes spéciales. L'indice comprend un nombre dans l'ordre, complété par d'autres index de nomenclature, classificateurs et autres composants. Les parties de l'index qui se suivent sont séparées par une barre oblique.
L'enregistrement des documents de l'organisation est créé pour recevoir des certificats de nature planifiée, comptable, administrative, comptable, financière et autre. Ils sont utilisés en interne et sont également envoyés à d’autres structures ou proviennent d’elles. Les papiers manuscrits et imprimés à l'aide de dispositifs techniques modernes sont soumis à enregistrement.
Objectifs
Dans l'organisation du travail sur papier, la place principale appartient au processus d'inscription. Ce n’est que lorsque les opérations sont bien établies, les unes après les autres, que les tâches de gestion opérationnelle sont aisément résolues. Pour cela, les employés doivent fournir tous les documents dans les plus brefs délais, qu’ils soient internes ou reçus d’autres entreprises.
Lors de l'enregistrement de documents de l'organisation sous des formes spéciales, les faits les plus importants sont indiqués, y compris la période de création, d'envoi et de réception. Ainsi, le document devient légal. Jusqu'à présent, il est considéré comme inexistant. En d’autres termes, l’organisation n’est pas responsable de sa conservation, ni de sa réception.
Valeur
L'enregistrement est l'une des premières étapes du travail après le traitement initial à la réception du document, ou l'avant dernier si celui-ci est envoyé à une autre structure. Après cette étape, les documents sortants sont scellés dans des enveloppes et envoyés par courrier ou par un autre moyen de communication.
L'enregistrement est considéré comme l'une des opérations les plus fastidieuses et les plus responsables en matière de paperasserie. Par conséquent, si la question de la rationalisation du flux de travail se pose, ils commencent par ce processus.
Les tâches
Les principales tâches d’inscription sont les suivantes:
- Comptabilité.
- Contrôle d'exécution.
- Ouvrage de référence.
Lors de la comptabilisation, des informations quantitatives sont obtenues sur le volume de travail, l'analyse des documents dans leur ensemble et des types individuels, par structure et par d'autres éléments. À l'avenir, une base de données est formée sous la forme d'un moteur de recherche spécial.
Les règles
L’organisation du travail avec des documents n’est utilisée que si cela est nécessaire. L'enregistrement des documents n'est pas nécessaire s'ils sont acceptés à titre d'information uniquement. Chaque entreprise doit avoir approuvé une liste de documents qui ne doivent pas être enregistrés. En règle générale, il est contenu dans l'annexe aux instructions aux greffiers, mais peut également être composé sous la forme d'un document autonome. Il doit être mis à jour si la situation l’exige.
En règle générale, les titres non enregistrés comprennent:
- Matériel promotionnel.
- Félicitations
- Invitations à des séminaires et des conférences.
- Livres et autres supports imprimés.
- Colis "personnels" reçus par courrier.
- Copies de documents gouvernementaux.
- Lettres d'information.
Lors de l’enregistrement, un numéro correspondant est attribué à chaque document. Les documents entrants ont leur propre système de numérotation, qui est estampillé sur le reçu.
La procédure est effectuée une seule fois. C'est l'une des règles principales pour l'organisation du travail avec des documents. L'enregistrement des documents dans une grande entreprise est effectué dans le service de bureau. S'il s'agit d'une petite entreprise, le secrétaire s'occupe de ce problème. Dans une entreprise avec des divisions et d'autres groupes structurels, ce processus peut être effectué de manière décentralisée. Ceci, cependant, s'applique uniquement aux papiers internes. Leur enregistrement devrait être effectué le jour de la réception, de l'approbation ou de l'envoi.
Méthodes de production
Les documents peuvent être obtenus des manières suivantes:
- Par courrier.
- Par des services de courrier.
- Par fax.
- Par email.
Différentes formes d'organisation de l'enregistrement des documents sont réalisées en relation avec la correspondance suivante:
- Boîte de réception.
- Sortant.
- Intérieur.
Informations d'inscription
Pour un document entrant, des données telles que:
- Date de réception
- Numéro entrant.
- Date de compilation du document.
- Index
- Numéro d'enregistrement.
- L'auteur du document.
- Nom
- La résolution
- Période d'exécution.
- Entrepreneur.
- L'avancement des travaux.
- Le numéro du cas où il va après les manipulations nécessaires.
Saisie d'informations
Premièrement, il est procédé à l’organisation de l’enregistrement des documents principaux, qui ne sont pas complètement complétés, car ils n’ont pas encore été soumis au responsable, et qui ne disposent pas d’une résolution appropriée, ainsi que d’une période d’exécution et d’un contractant désignés. Les données restantes sont indiquées après familiarisation avec les personnes autorisées. Si de bonnes relations ont été établies avec le responsable et qu'il examine la correspondance tous les matins, vous pouvez d'abord lui montrer le document et, après avoir pris la décision appropriée, saisir immédiatement toutes les données nécessaires.
Si nous parlons d'organisation de l'enregistrement et du contrôle de l'exécution des documents internes, les données peuvent être indiquées sous la forme appropriée avec la possibilité de modifications et ajouts ultérieurs. La date de réception, bien sûr, est absente. Par conséquent, contrairement à un document entrant, un document interne a un numéro d'enregistrement unique.
Toute entreprise a le droit de modifier et de compléter les données du document entrant en tenant compte des spécificités de l'activité. Par exemple, indiquez souvent le nombre de feuilles et d'applications.
Les formulaires
Les formulaires d'inscription sont sous la forme de:
- Magazines.
- Carte
- Systèmes électroniques automatisés.
Examinons chaque formulaire séparément.
Les magazines
Un système de journal est utile lorsqu'une organisation traite un petit nombre de documents. Si le volume de travail de l'entreprise est important, il n'est plus utilisé car, à de nombreux égards, il est inférieur aux autres systèmes plus avancés.
Les informations sont indiquées dans les journaux d’enregistrement des documents de l’organisation dans leur ordre de réception. Ce processus implique une personne. Ainsi, lorsque de nombreux documents arrivent, l'enregistrement prend beaucoup de temps. Naturellement, cela ralentit considérablement le flux de travail.
En outre, l'opération doit être dupliquée, car des informations sont requises à la fois dans le bureau et dans les unités structurelles individuelles, où le document sera exécuté à l'avenir. En conséquence, dans la même entreprise, les mêmes titres doivent être inscrits 3 à 5 fois dans des journaux distincts.
Dans le même temps, il devient impossible d’obtenir rapidement des informations de référence car les écritures au journal sont conservées dans l’ordre chronologique. Pour obtenir des informations, vous devez savoir au moins approximativement quand le document a été enregistré.
Il ne sera pas possible de contrôler les délais, car ils ont tous les leurs et ne peuvent pas être classés séparément.Par conséquent, lorsque la fonction de contrôle est prioritaire, utilisez le système de cartes.
Les cartes
Le système d'enregistrement de cartes résout les problèmes rencontrés lors de la rédaction de documents pour des magazines. Il est apparu au début du siècle dernier et est très répandu dans les pays européens. En Russie, il s'est généralisé lors de la mise au point du système de tenue des registres de l'État unifié. Ce système d’enregistrement de documents dans l’organisation est nécessaire pour pouvoir traiter sans problème un grand volume de titres. Il présente les avantages suivants:
- Le processus d'inscription peut être géré par plusieurs employés à la fois.
- Les documents peuvent être produits dans la quantité nécessaire au bon fonctionnement de l'organisation.
- Les cartes peuvent être systématisées, ainsi que créer des fichiers de carte. Cela rend la fonction d'aide disponible.
- Une instance spécifique peut être transférée pour exercer un contrôle sur l'exécution des documents.
- La forme et l'indication des détails sont déterminées directement par l'organisation et sont décrites dans les instructions relatives aux documents.
- Le formulaire de carte sélectionné peut être propagé à l'aide d'une photocopieuse. Pour tenir des registres, vous devez avoir un tirage suffisant pour au moins un an.
Une organisation peut avoir autant de copies de cartes que nécessaire. Habituellement, vous devez en remplir au moins deux. Ensuite, une copie est stockée dans un classeur temporaire et l’autre dans le service de l’information et des références. Le document lui-même est envoyé à l'entrepreneur pour travail. Mais souvent, ils utilisent trois cartes pour transférer ces dernières également à l'artiste.
Un tel système convient à la fois aux documents pour l’enregistrement d’une organisation publique et à la réalisation de travaux de bureau dans une institution de l’État. Les fichiers de carte de référence sont créés pour diverses questions, par exemple, par région. Ensuite, leur nombre augmente automatiquement. Bien entendu, ce système nécessite beaucoup de travail et ne peut être efficacement mis en place que dans les organisations où le service de gestion de bureau remplit parfaitement ses fonctions. Un système plus moderne a permis d’éliminer le besoin de remplir un grand nombre de cartes. Cela est devenu possible grâce à l'introduction de la technologie informatique.
Systèmes électroniques automatisés
Cette forme de documentation est réalisée via un logiciel (ou un logiciel). Il est installé sur un PC, un serveur ou plusieurs PC intégrés. Lors de l'utilisation d'un système automatisé, les informations sont entrées sur une carte électronique, qui est stockée dans la base de données correspondante. Pour assurer la sécurité, en parallèle, les informations sont stockées dans une base de données supplémentaire (de sauvegarde).
C’est cette forme qui a reçu la plus grande application à l’heure actuelle, car elle présente des avantages considérables par rapport aux deux options précédentes. Ce sont notamment:
- Recherche rapide sur n'importe quelle base, par exemple, la date.
- Génération de rapports et d'informations analytiques en mode automatique.
- La possibilité de s'inscrire en même temps sur différents lieux de travail.
- La possibilité de gérer les documents de manière décentralisée dans des unités distinctes avec l'intégration des informations dans une base de données unique.
- Autres fonctionnalités
Un programme d’enregistrement de documents peut être développé par l’organisation elle-même. Toutefois, dans la grande majorité des cas, des solutions prédéfinies sont utilisées pour simplifier le travail avec un grand volume de documents, à partir de la phase de création et jusqu'à son exécution ou son envoi à une autre société.
Dans un système automatisé, les informations les plus complètes sur tous les documents peuvent être collectées et stockées. Grâce à cela, un contrôle efficace est mis en place, un travail de référence est effectué et, si nécessaire, un inventaire interne.
Conclusion
Actuellement, dans toute entreprise et institution, un grand volume de documents est généré. Le travail de bureau, correctement établi conformément à la loi et s’acquittant de toutes les tâches définies, augmente considérablement l’efficacité de la gestion. Les ordinateurs personnels, les programmes et les nouvelles technologies ont rendu ce processus plus organisé. Un système automatisé accélère et facilite le travail dans son ensemble, ainsi que l'enregistrement et la comptabilité des documents dans l'organisation, en particulier.
Ce processus est important tout au long du cycle de travail de bureau. Grâce au travail organisé, vous pouvez facilement trouver les informations nécessaires et un document spécifique en peu de temps. Et ceci, à son tour, fournit une solution opérationnelle aux problèmes.
Les cartes, qui jusqu'à récemment étaient distribuées partout, sont progressivement remplacées par un système automatisé, même pour l'enregistrement auprès d'une organisation de documents à but non lucratif. L'ensemble du processus est exécuté en mode accéléré, avec un contrôle efficace du flux de documents.