Afacerea de stat și sfera activității de birou reprezintă cea mai importantă ramură a vieții publice a oricărui stat. Informațiile documentate sunt date legale. Activitățile legale contribuie la construirea dreptului civil și a ordinii și a bunăstării, care sunt foarte importante.
Conceptul de informații documentate
O astfel de denumire, la prima vedere, nu este folosită foarte des în jurisprudență, dar în același timp este foarte importantă. Pe baza legislației federale, informațiile documentate sunt un tip de set de date care sunt înregistrate pe un mediu tangibil în scopul siguranței.
De asemenea, acest material presupune prezența detaliilor despre sursele disponibile ale originii sale, ceea ce permite, în general, să se determine natura acestor date sau a suportului lor, indiferent de forma de prezentare. Fără ele, conceptul de informații documentate își pierde de fapt sensul. Cerințele îndeplinesc în mod inerent două funcții fundamentale - certificarea informațiilor și securitatea. Cu alte cuvinte, pe de o parte, acestea conțin datele necesare, iar pe de altă parte, fac imposibilă falsificarea documentelor.
Organizația Internațională pentru Standardizare
Gestionarea informațiilor documentate este reglementată de o varietate de acte juridice, decrete federale, ordine, documente de reglementare internaționale. Așadar, Organizația Internațională pentru Standardizare (ISO) participă în mod continuu la dezvoltarea dogmelor, regulilor și reglementărilor privind formarea, stocarea, utilizarea informațiilor. Se dezvoltă în direcția eliminării încălcărilor discrepanței în conținutul realității, în formarea cerințelor pentru forma de prezentare a datelor.
Semne de informații documentate
Primul semn și cel mai important este prezența unui purtător de materiale. Ca atare, absolut orice obiect al lumii înconjurătoare poate acționa, inclusiv obiecte și câmpuri fizice unde sunt afișate anumite acțiuni sau informații. Aceleași date pot fi înregistrate pe suporturi diferite. De asemenea, va fi adevărat că diferite materiale pot fi documentate pe același site.
Următoarea caracteristică importantă a informațiilor documentate este capacitatea de a identifica materialul înregistrat. Acest lucru este furnizat folosind rolul de sprijin al recuzită. Prezența lor ajută la stabilirea scopului datelor, natura, sursa, timpul documentației. În unele cazuri, detaliile asigură gradul necesar de protecție a unui anumit eșantion sub formă de semnătură digitală atașată.
A treia caracteristică a informațiilor documentate este capacitatea de a selecta diverse variante și forme care transmit conținutul acesteia. De asemenea, poate fi stocat pe diverse suporturi sub diferite forme, fără a-și pierde conținutul și detaliile. Adică stocarea informațiilor documentate implică posibilitatea copierii acestora. Astfel de materiale pot exista sub diferite modificări.
Gestionarea informațiilor de documente
Conform versiunii Organizației Internaționale pentru Standardizare, informațiile documentate sunt date care trebuie stocate și utilizate sub control special. În sfera subordonării este, direct, purtătorul unei naturi materiale pe care este depozitat acest material.Setul de cerințe pentru gestionarea informațiilor documentate este prezentat în secțiunea nr. 7 din ISO 9001: 2015. Dacă încercați să rezumați și să descrieți aceste obligații, acestea vor avea următoarea formă:
- analiza periodică a nivelului de accesibilitate a informațiilor în măsura necesară, în locul unde este necesar și în momentul în care este necesar;
- evaluarea periodică a gradului de securitate a datelor documentate;
- rezolvarea problemelor privind organizarea proceselor de distribuție, căutare, controlul accesului și utilizarea informațiilor;
- evaluarea impactului proceselor eficiente de protejare și stocare a documentelor împotriva diferitelor erori, de exemplu, dacă lizibilitatea lor este garantată;
- verificarea respectării regulilor de sechestru și depozitare.
Ce se întâmplă?
Formele informațiilor documentate depind în primul rând de natura suportului material. Există mai multe tipuri principale. Cele mai frecvente:
- hârtie;
- înregistrări sonore;
- materiale video;
- informatii electronice documentate.
Soiuri de date pe suporturi tangibile
Informațiile, dincolo de versiunea multor cercetători, dincolo de criteriile de ordine și gradul de organizare sunt împărțite în documentate și nedocumentate. Care este diferența dintre ele?
Documentat este o formă specifică organizatorică, oficială de existență a informațiilor. Scopul existenței acestui tip de date este legat de bunăstarea publică și de statul de drept. Tipurile de informații documentate pot fi diferite. La urma urmei, totul depinde de criteriul de clasificare adoptat ca bază.
Pentru criterii de accesibilitate, informațiile sunt:
- cu acces limitat;
- material secret de stat;
- de tip confidențial;
- cu acces nelimitat, public.
Dacă este posibil, se întâmplă:
- distribuit liber;
- date a căror divulgare este strict interzisă;
- Informații dezvăluite în conformitate cu legea federală;
- materiale, a căror divulgare este posibilă prin acordul unui anumit cerc de persoane.
Proprietățile informațiilor documentate
Informațiile documentate sunt date care există în anumite condiții obiective și au o serie de caracteristici.
Proprietățile sale includ:
- caracter fix, adică deținerea sursei sale, momentul documentării și obligația de a stoca;
- relevanță - capacitatea de a satisface cerințele unui potențial consumator, de a răspunde cererilor;
- valoare - date adecvate scopului;
- completitudine - raportul optim dintre informațiile primite și informațiile necesare;
- utilitate - gradul necesității sale;
- fiabilitate - afișează nivelul de obiectivitate al informațiilor;
- noutate - relevanță, deoarece materialele documentate sunt o explicație a informațiilor care pot deveni demodate sau încetează să fie valabile;
- actualitatea;
- accesibilitate - capacitatea consumatorului de a primi în mod liber date;
- securitate - lipsa accesului neautorizat;
- ergonomie - raportul optim al volumului și formei de date pentru un anumit consumator;
- adecvare - corespondența informațiilor cu realitatea, disponibilitatea de a reflecta condiții obiective reale.
Protejarea informațiilor documentate în dreptul rusesc
Trei surse de drept federal asigură desemnarea documentată a informațiilor. Prima sursă oferă o interpretare îngustă. Aceasta afirmă că informațiile documentate reprezintă înregistrarea de date importante folosind un material material prin procesul de documentare a datelor necesare, unde există detalii care fac posibilă identificarea, desemnarea sau determinarea suportului material (legea informațiilor, articolul nr. 2).
O altă sursă are o interpretare mai amplă.Acesta afirmă că un document înseamnă prezența unui mediu cu informații înregistrate cu text, sunet sau natură grafică. Conținutul său este destinat transmiterii scopului propus la un moment dat.
Exemple de date documentate
Informațiile documentate sunt acte juridice, documente, arhive care sunt stocate în diverse scopuri. Informațiile stocate în marea majoritate a cazurilor sunt destinate utilizării publice. Printre exemple se numără:
- acte juridice, cadru de reglementare;
- documente care conțin informații despre situații de urgență de natură ecologică, demografică, sanitar-epidemiologică, meteorologică;
- documente cuprinse în colecțiile bibliotecii și alte fonduri diferite ale sistemelor de informații;
- informații despre mass-media și alte informații publice în conformitate cu legislația Federației Ruse.
Pe baza celor de mai sus, este de remarcat faptul că, în total, documentele și informațiile documentate sunt cele mai importante elemente ale securității statului și bunăstării publice. Este adesea un depozit de informații strategice importante pentru stat. Acesta este motivul pentru care acest tip de informații ar trebui stocate cu atenție, ținând cont de cerințele prevăzute de legislația statului.