Este dificil să ne imaginăm o companie mare, un stat sau o instituție de învățământ, în care nu există o astfel de poziție. Programarea ședințelor, pregătirea documentației, colaborarea cu corespondența, primirea apelurilor sunt doar o parte din responsabilitățile celui care deține funcția pe care o vom studia. Din 2016, cercul de funcții de bază a fost conturat în noua dispoziție de reglementare - standardul profesional al secretarului. Acum poate fi folosit ca bază pentru formarea instrucțiunilor de service necesare.
Caracteristici ale profesiei
În ciuda schimbării constante a listelor celor mai populare și căutate profesii din lume, funcția de secretar continuă să fie destul de răspândită. Oficial în Rusia, această profesie există de trei secole. În 1720, Petru I l-a aprobat, cerințele pentru angajați erau destul de mari: alfabetizarea, cunoașterea legilor, capacitatea de a întocmi documente.
Inițial, doar bărbații erau secretari, astăzi este în principal o profesie feminină. Acest lucru se datorează parțial faptului că îndeplinirea sarcinilor de secretariat necesită perseverență, diligență, capacitatea de a îndeplini aceeași muncă și monotonă.
Care sunt cerințele managerilor moderni pentru angajații care dețin o astfel de funcție? Secretarul trebuie să fie un utilizator încrezător al programelor de bază ale computerului de birou, să poată gestiona echipamentele de birou, să lucreze cu documentația, să aibă abilități bune de comunicare (vorbire bună, abilități de dialog, politețe, etichetă). În plus, fii atent, organizat, disciplinat, stabil emoțional.
În ceea ce privește educația necesară, în standardul profesional al secretarului nu există cerințe stricte în acest sens. Dacă aveți o educație generală, experiență profesională sau cursuri speciale sunt suficiente. Cu toate acestea, prezența unei diplome de învățământ superior, de regulă, dă un avantaj în angajare.
Standard profesional
Cerințele pentru lucrările de secretariat au dobândit forma unui act de reglementare în 2016. Un specialist profesional generalizat a fost adoptat pentru un specialist în sprijin documentar și organizațional pentru managementul organizației. Principalul obiectiv al standardului este optimizarea politicii de personal. Șeful se poate concentra asupra lui atunci când evaluează calitățile profesionale ale angajatului. Documentul este utilizat și în pregătirea programelor de formare pentru instruirea secretarilor.
Standardul profesional conține:
- lista funcțiilor de bază ale muncii;
- lista competențelor, cunoștințelor, cunoștințelor necesare implementării lor;
- cerințe pentru nivel educațional și experiență de muncă.
Documentul listează, de asemenea, posibile titluri de muncă și cerințe pentru acestea. Acesta include, de exemplu, standarde profesionale „secretar al șefului”, funcționar și altele.
Structura conține mai multe blocuri semantice:
- informații generale (denumirea scopului activității, codificator);
- harta funcțională (lista funcțiilor de muncă și categoriile de calificare);
- descrierea funcțiilor muncii (specificarea listei de sarcini, abilitățile prescrise salariatului);
- informatii despre dezvoltatorii de standarde.
Cea de-a treia secțiune începe cu standardul profesional al secretarului-administrator, pentru calificarea, nivelul educațional și experiența cărora li se fac cele mai exigente cerințe.
Principalele funcții ale angajatului care deține funcția studiată sunt formulate după cum urmează:
- colectare organizată de informații profesionale;
- asistență informațională asupra problemelor actuale;
- sistematizarea, documentarea și stocarea informațiilor primite;
- însoțire de evenimente de afaceri;
- crearea condițiilor necesare activității șefului organizației și sprijin administrativ.
Descrierea postului
În activitatea sa, secretarul este ghidat de legislația actuală, cartea organizației, ordinele și ordinele șefului, propria fișă a postului. În ultimul document se atribuie sarcini profesionale care sunt atribuite funcționarului. Începând să îndeplinească îndatoririle oficiale, angajatul trebuie să fie familiarizat cu principalele prevederi ale instrucțiunilor. Dispozițiile sale pot servi drept dovezi în cazul unui conflict de situații de muncă. Prin urmare, conținutul instrucțiunilor ar trebui să fie specific. Și exclude posibilitatea unei duble interpretări.
Fișa postului secretarului pentru standarde profesionale este compilată ținând cont de specificul unei anumite organizații și include următoarele secțiuni:
- prevederi generale;
- funcțiile angajaților
- responsabilitatea locului de muncă;
- drepturile angajaților;
- alte condiții și cerințe.
Dispozițiile generale indică din ce categorie face parte angajatul și cui îi este subordonat, procedura de numire și concediere, cerințele pentru calificare, cunoștințe și abilități. Următoarele descrie în detaliu care este exact funcționalitatea angajatului și ce drepturi are. Secțiunea privind responsabilitatea oficială indică acele încălcări în munca pentru care angajatul poate fi pedepsit.
Fișa postului este aprobată de șeful organizației și este adusă la cunoștința angajatului (sub semnătură).
Standard profesional "Secretar al șefului"
În conformitate cu prevederile sale, este de dorit să accepte angajați cu studii superioare (la nivel de licență) sau învățământ profesional secundar pentru această funcție. În plus, experiența de muncă (cel puțin doi ani) este apreciată.
Standardul profesional listează principalele acțiuni de muncă ale unui angajat:
- coordonarea planurilor temporare cu șeful;
- alegerea formularului de planificare și conducerea organizatorului șefului;
- coordonarea întâlnirilor, negocierilor cu partenerii, clienții, angajații;
- informarea liderului despre ora și programul evenimentelor viitoare.
Secretarul unui lider trebuie să aibă o serie de abilități pentru a îndeplini acțiunile de mai sus. Stabiliți obiective, determinați ordinea și prioritatea implementării lor, ajutați managerul în distribuirea timpului de lucru, asigurați securitatea informațiilor și alegeți cele mai convenabile modalități de notificare despre evenimentele viitoare. Folosind aceste teze, de obicei se întocmește fișa postului secretarului șefului standardului profesional.
De asemenea, el ar trebui să fie familiarizat cu specificul activității de bază a organizației, cu dispozițiile dreptului muncii și cu regulile pentru desfășurarea negocierilor de afaceri.
Activitățile de muncă ale secretarului șefului includ o serie de responsabilități diferite:
- planificarea zilei de lucru;
- organizarea de conversații telefonice și călătorii de afaceri;
- lucrați cu vizitatorii la recepție;
- organizarea de evenimente de lucru și întâlniri;
- menținerea ordinii de lucru necesare în biroul șefului;
- controlul asupra executării comenzilor și instrucțiunilor;
- pregătirea documentației de lucru;
- dezvoltarea actelor locale, dacă este necesar;
- stocarea documentației;
- organizarea interacțiunii informaționale a angajaților organizației și conducerea.
Principalele responsabilități ale secretarului șefului
Poziția de secretar al șefului organizației implică o interacțiune constantă cu oamenii și dorința de a sfătui clienții și vizitatorii cu privire la problemele de bază. Desigur, mult depinde de specificul activității principale a instituției și de poziția conducerii.Acestea au un impact semnificativ asupra întocmirii fișei postului secretarului conform standardului profesional.
Prevederile generale indică faptul că poziția aparține categoriei de executori tehnici, sunt determinate cerințele pentru educația și durata serviciului angajatului. Numirea se face direct de către șef. Pentru a formula cunoștințele și abilitățile necesare, se poate utiliza un standard profesional al secretarului. Acestea includ: cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou; cunoașterea metodelor de înregistrare și prelucrare a informațiilor; Proprietatea PC-ului familiarizarea cu regulile corespondenței și comunicării în afaceri; cunoașterea regulilor interne și a procedurilor de siguranță și multe altele.
A doua secțiune a instrucțiunilor descrie îndatoririle angajatului. În a treia secțiune - drepturile sale. De exemplu, secretarul managerului are dreptul să ia cunoștință de proiectele de decizii legate de activitățile sale, să facă sugestii cu privire la optimizarea activității sale, să solicite informații și documente necesare pentru îndeplinirea misiunilor etc.
Secțiunea finală a instrucțiunii descrie măsurile de răspundere a angajaților în cazul îndeplinirii necorespunzătoare a sarcinilor oficiale, cauzând pagube materiale.
Secretar funcționar
Sarcina principală a funcționarului este de a controla fluxul de lucru al unității sau al întregii organizații (deseori există mai mulți angajați din personalul care îndeplinește această funcție). Lista responsabilităților cheie este indicată în standardul profesional al secretarului:
- arhivarea și stocarea corespunzătoare a documentelor;
- organizarea muncii cu documente;
- formarea cazurilor în conformitate cu cerințele nomenclaturii organizației.
Pentru a solicita această funcție, solicitantul are nevoie de învățământ profesional secundar.
În timpul organizării lucrărilor cu documente, secretarul-grefier poate primi și prelucra materialele primite, sorta și înregistra, dacă este necesar, pregătește-le pentru examinare de către șef, le redirecționează către executorii direcți și menține o bază de date.
Pentru a asigura stocarea corectă a documentelor, funcționarul trebuie să fie capabil să elaboreze o nomenclatură a cazurilor, să verifice corectitudinea documentelor, să formeze cazuri și să determine momentul de stocare a acestora, să distribuie și să prezinte documente.
Înainte de expedierea documentelor pentru arhivare, funcționarul verifică condițiile de stocare a acestora (permanent sau pe termen lung), întocmește un inventar intern, întocmește copertele dosarului.
Referent sau secretar-administrator?
Uneori poate fi dificil să se rezolve ierarhia posturilor de secretariat și responsabilitățile acestora. Care este, de exemplu, diferența fundamentală între secretarul asistent și administrator? La urma urmei, funcțiile pe care le îndeplinesc sunt destul de similare.
Fișa postului secretarului-administrator conform standardului profesional prevede:
- primirea și distribuirea apelurilor telefonice primite;
- organizarea muncii cu vizitatorii;
- implementarea funcțiilor de coordonare.
El ar trebui să fie familiarizat cu regulile de etichetă de afaceri, conversațiile telefonice (cu clienții, partenerii, reprezentanții mass-media și alții), să poată menține o conversație și să elimine o situație de conflict. Funcțiile de coordonare ale administratorului sunt de obicei să țină un registru al mișcărilor angajaților, al călătoriilor prin curier și al rutelor șoferului.
Nu există încă un standard profesional separat pentru secretarul-referent, dar atribuțiile sale sunt în multe privințe similare cu asistentul-manager. La fel ca administratorul, lucrează cu corespondență, răspunde la apeluri, întâlnește și însoțește vizitatorii, întocmește programele de călătorie. Totuși, toate acestea sunt direct legate de figura șefului organizației. În unele cazuri, responsabilitățile sale pot fi extinse, ceea ce este reflectat în programul de lucru (poate fi neregulat).
Standarde profesionale ale secretarului departamentului academic
Astfel de angajați pot fi găsiți în personalul unei școli, colegi sau universități. Postul face parte din categoria personalului de asistență didactică. Pentru a determina funcționalitatea de bază, angajatorul poate utiliza standardul general al unui specialist în asistența documentației. Ministerul Muncii nu a aprobat încă un standard profesional separat pentru secretarul unității de învățământ al instituției de învățământ. Pentru muncă, este necesară educația profesională (secundară) în domeniul muncii de birou sau formarea profesională pe baza învățământului general. Nu există cerințe stricte pentru disponibilitatea experienței de muncă.
În timp ce se află în această poziție, angajatul:
- acceptă corespondența, o transferă șefului organizației educaționale și performanților;
- realizează documente (inclusiv electronice);
- pregătește proiectele de ordine pentru contingentul studenților;
- întocmește fișiere personale ale studenților;
- ține evidența orelor de predare ale profesorilor;
- face cereri, scrisori;
- exercită controlul asupra executării comenzilor și instrucțiunilor șefului.
Secretar științific și îndatoririle sale
Acest post aparține domeniului științei. Secretarii științifici sunt solicitați în universități, institute de cercetare, academii, organizații științifice. De regulă, aceștia oferă activitatea cercetătorilor și consiliilor de disertație. Standardul profesional al secretarului științific presupune planificarea evenimentelor științifice (întâlniri, conferințe, mese rotunde), organizarea și desfășurarea acestora, pregătirea documentației relevante și monitorizarea implementării deciziilor luate.
În această funcție pot fi numiți angajați cu diplomă științifică, experiență în activitatea organizațională și științifică (cel puțin 5 ani) și publicații în publicații revizuite de la egal la egal.
Secretar științific:
- colectează propuneri în planul anual de dezvoltare științifică și cercetare;
- controlează punerea în aplicare la timp a planurilor tematice stabilite de lucrări științifice și pregătirea rapoartelor relevante;
- pregătește proiectele de planuri de lucru pentru consiliul științific (științific și tehnic), monitorizează implementarea deciziilor sale;
- ia în considerare materialele necesare pentru conferirea gradului academic și apărarea unei disertații;
- pregătește propuneri pentru un plan de publicare a lucrărilor științifice;
- elaborează criterii de evaluare a performanței angajaților pentru certificare;
- formulează propuneri de pregătire avansată și stagii pentru oamenii de știință.
Funcționalitate de purtător de cuvânt
Destul de „tânără” profesie. În Rusia, a început să câștige popularitate la mijlocul anilor 90 ai secolului trecut. În standardul profesional al secretarului, numele acestui post nu este alocat separat. Dar pentru multe organizații, a avea un astfel de angajat este o nevoie urgentă. El este cel care formează opinia publică despre companie. Principalele responsabilități includ: organizarea conferințelor de presă; conținutul site-ului web al organizației; pregătirea comunicatelor de presă; planificarea campaniilor de informare (în presă, rețele, la televizor), care vizează crearea unei imagini pozitive a companiei.
Standardul profesional al secretarului de presă prevede că solicitantul trebuie să aibă o diplomă universitară în jurnalism, publicitate, filologie sau PR. Experiența muncii (de la 3 ani) în domeniul relevant, vorbirea orală și scrisă competentă, cunoașterea unei limbi străine sunt de asemenea de dorit.