Este dificil să-ți imaginezi o afacere fără întâlniri sau alte întâlniri de conducere cu angajații. În timpul acestor întâlniri, contactul se face în echipă, se comunică informații importante și se fac propuneri. Întâlnirile nu sunt întotdeauna interesante sau importante, cu atât mai bine percepute de către toți angajații. Pentru a nu pierde timpul la o adunare goală de angajați, ar trebui să cunoașteți secretele întâlnirilor de afaceri de succes.
Agenda clară
O întâlnire de afaceri nu este o întâlnire secretă, ci un eveniment planificat, care trebuie convenit în prealabil cu toți participanții. Liderul sau persoana care adună membrii ședinței este responsabil de ordinea de zi. Include următoarele date:
- Data și ora întâlnirii.
- Subiectul conversației.
- Lista vorbitorilor. Dacă liderul sau organizatorul invită pe cineva să dea un discurs, vorbitorul trebuie avertizat în prealabil. Acest lucru va scuti stânjenirea și jena și va permite vorbitorului să se pregătească mai bine pentru a nu pierde timpul celorlalți ascultători cu informații inutile sau încercări de a reaminti datele necesare.
Sfat: toți cei care vorbesc, cu excepția organizatorului, ar trebui să își cunoască timpul aproximativ. Acest lucru le va permite să nu părăsească ședința la momentul nepotrivit și să nu leneveze în așteptare. Impresia generală a întâlnirii, în timpul căreia toată lumea își cunoaște locul, va fi pozitivă pentru majoritatea participanților.
Fără ascultători în plus
Dacă nu există nicio dorință de a vedea căscat și plictisit fețele publicului, nu ar trebui să îi invitați pe cei care nu au nevoie să fie la întâlnire. Desigur, se poate dovedi că întrunirea interesează într-adevăr doar 5 persoane din 100. Dar, în acest caz, nu este încă necesară invitația a 50 de persoane ca extra, ceea ce va enerva doar vorbitorii și își dorește mental ca toate acestea să se termine în curând.
Sfat: puteți invita întotdeauna „capete arzătoare”. Aceștia sunt cei care sunt interesați de proiect, ideea și nu sunt aversi pentru a participa la întâlnire sau pentru a arăta altfel de activitate. Astfel de angajați vor spune cu bucurie întregii echipe ce s-a discutat în cadrul ședinței și cum a decurs întâlnirea.
Oportunitate de a vorbi
Această regulă de asamblare bună urmează din cea anterioară. Cei care sunt într-adevăr interesați de întâlnire nu le va deranja să-și exprime opinia cu privire la această problemă sau să facă o ofertă.
Dar o discuție colectivă, dacă reuniunea are mai mult de 15 persoane, poate dura peste 1,5 ore sau mai mult. Pentru a nu jigni pe nimeni, ar trebui să dați cuvântul liderilor grupurilor sau să cereți tuturor să acumuleze interese pentru a permite mai multor vorbitori să își anunțe opiniile.
Restricția monologului
Organizatorii întâlnirilor și liderii echipei nu ar trebui să-i plictisească pe cei prezenți, în timp ce petrec ore întregi exprimându-și gândurile, speranțele și preferințele. Timpul pentru fiecare participant ar trebui să fie limitat.
Dacă este necesar să se decidă care este mai bine: pentru a face prezentarea scurtă sau prelungită, ar trebui să alegeți prima opțiune. Dacă doriți să ascultați detaliile, elevii înșiși vor pune întrebări sau vor cere alte informații.
Dar nu este nimic mai rău când se pune întrebarea în ochii celor prezenți: „Când se va sfârși totul?” Între timp, organizatorul întâlnirii, de parcă nu s-ar fi întâmplat nimic, își spune părerea despre noul proiect, fără să acorde atenție suspinelor obosite ale lucrătorilor.
Sterge sarcinile
Dacă întâlnirea nu are un caracter pur informativ, participanții ar trebui să primească recomandări sau misiuni clare după încheierea sa.Dacă doriți să participați la un nou proiect, tuturor ar trebui să li se dea numele ideii, cerințelor, sarcinii și termenelor pentru implementarea acestuia.
Managerii care cer angajaților să îndeplinească cerințele, dar nu stabilesc termene specifice, pur și simplu pierd timpul. Fără limite grele, mulți fac totul în ultimul moment și nu numai că muncitorii iresponsabili sunt de vină.
Controlul executării
După ce au primit sarcinile după întâlnire, nu toți angajații încep să le îndeplinească conștiincios. Dar dacă liderul a uitat de cine a stabilit ce sarcini, atunci ședința a fost irosită.
Monitorizarea periodică a executării sarcinilor primite în timpul ședinței este o componentă importantă a procesului deliberativ. Urmărirea trebuie să fie cea care a dat instrucțiunile. În caz contrar, cerințele vor fi opționale, ceea ce în final va anula beneficiile întâlnirilor de afaceri în afaceri.
Fără distrageri
În timpul vorbirii publice, vorbitorul nu trebuie distras de sunete, obiecte sau activități străine. Nu este permis să se uite nicăieri, cu excepția textului, a ecranului monitorului de prezentare sau a celor care ascultă discursul său.
Este recomandabil să puneți telefonul mobil în modul silențios sau oprit. Acest lucru este valabil și pentru cei care ascultă discursul: apelurile, SMS-urile și comunicarea pe rețelele de socializare în timpul discursului unei alte persoane este un semn că întâlnirea este plictisitoare și nu poartă informații utile. Când întâlnirea este eficientă, nimeni nu își petrece timpul pe gadgeturi sau alte modalități de a se distra.
Termenele scurte
Nu se recomandă organizarea de întâlniri zilnic, deoarece astfel de întâlniri pot fi obositoare pentru majoritatea angajaților. Dar dacă nevoia de a aduna este dictată de particularitatea afacerii, trebuie să acordați o atenție deosebită momentului întâlnirii.
O întâlnire va fi productivă dacă nu va fi prelungită. Un maxim de 20 de minute pe zi este suficient pentru a transmite informații importante și a reuși să numiți cei responsabili pentru sarcinile zilnice.
Analiza postului
Liderii sau organizatorii întâlnirilor sunt sfătuiți să înregistreze procesul sau să țină un calendar special, jurnalul de ședințe. Trebuie menționat cât a durat întâlnirea, principalele puncte, sarcini și sugestii.
Acest lucru vă va permite să nu repetați, să țineți următoarea întâlnire productiv și să eliminați nevoia să vă amintiți ce sarcini necesită monitorizare.