Înregistrarea documentelor de organizare este o parte importantă a lucrărilor laborioase de hârtie. Principalul obiectiv al acestui proces este de a conferi documentelor forță juridică. De asemenea, datorită acestui fapt, acestea sunt luate în considerare, monitorizate și căutate rapid dacă apare o nevoie urgentă. Obținerea informațiilor necesare despre documente, indiferent de stadiul de lucru cu acestea, se poate face cu ușurință într-o perioadă scurtă de timp dacă se respectă toate regulile stabilite pentru circulația documentelor.
Conceptul
Înregistrarea documentelor unei organizații este o fixare a formării sau a veniturilor acestora prin aplicarea unui indice și indicarea anumitor date în forme speciale. Indicele include un număr în ordine, completat de alți indici de nomenclatură, clasificatori și alte componente. Părțile indexului care se succed sunt separate printr-o lamă.
Înregistrarea documentelor organizației este creată pentru a primi certificate de natură planificată, contabilă, administrativă, de raportare, financiară și de altă natură. Acestea sunt aplicate intern și sunt trimise sau primite de la alte entități. Atât lucrările scrise manual, cât și cele tipărite folosind dispozitive tehnice moderne sunt supuse înregistrării.
goluri
În organizarea lucrărilor pe hârtie, locul principal aparține procesului de înregistrare. Doar cu operațiuni bine stabilite, urmând una după alta, sarcinile de management operațional sunt ușor rezolvate. Pentru aceasta, funcționarii trebuie să furnizeze orice documente într-un timp scurt, atât interne cât și cele primite de la alte companii.
La înregistrarea documentelor organizației în forme speciale, sunt indicate cele mai importante fapte, inclusiv perioada de creare, trimitere sau primire. Astfel, documentul devine legal. Până în acest moment, este considerat ca și cum nu există. Adică organizația nu este responsabilă pentru păstrarea ei, precum și pentru primire.
valoare
Înregistrarea este una dintre primele etape ale lucrării după prelucrarea inițială la primirea documentului sau penultima, dacă este trimisă în altă structură. După această etapă, hârtiile ieșite sunt sigilate în plicuri și trimise prin poștă sau alte canale de comunicare.
Înregistrarea este considerată una dintre cele mai consumatoare de timp și responsabil pentru operațiunile de hârtie. Prin urmare, dacă se pune problema eficientizării fluxului de lucru, atunci acestea încep cu acest proces.
Sarcinile
Principalele sarcini de înregistrare includ:
- Contabilitate.
- Controlul executării.
- Lucrare de referință.
La contabilitate, se obțin informații cantitative privind volumul de muncă, analiza atât a documentelor în ansamblu, cât și a tipurilor individuale, pe structură și alte elemente. În viitor, o bază de date se formează sub forma unui motor de căutare special.
Regulile
Numai dacă este necesar, utilizarea ulterioară este organizarea lucrărilor cu documente. Înregistrarea documentelor nu este necesară dacă sunt acceptate numai pentru informații. Fiecare companie trebuie să fi aprobat o listă de documente care nu trebuie înregistrate. De regulă, acesta este conținut în anexa la instrucțiunile pentru funcționari, dar poate fi compus și sub formă de hârtie de sine stătătoare. Trebuie să fie actualizat dacă situația o cere.
De obicei, titlurile neînregistrate includ:
- Materiale promoționale.
- Felicitări.
- Invitații la seminarii și conferințe.
- Cărți și alte suporturi tipărite.
- Pachetele „personale” primite prin poștă.
- Copii ale documentelor guvernamentale.
- Scrisori de informare.
În timpul înregistrării, fiecărui document i se atribuie un număr corespunzător. Lucrările primite au propriul sistem de numere, care este marcat pe chitanță.
Procedura se realizează o singură dată. Aceasta este una dintre principalele reguli de organizare a lucrărilor cu documente. Înregistrarea documentelor într-o companie mare se realizează în departamentul clerical. Dacă este o companie mică, atunci secretarul se ocupă de această problemă. Într-o companie cu divizii și alte grupuri structurale, acest proces poate fi realizat în mod descentralizat. Totuși, acest lucru se aplică numai documentelor interne. Înregistrarea lor trebuie efectuată în ziua primirii, aprobării sau expedierii.
Metode de producție
Documentele pot fi obținute în următoarele moduri:
- Prin poștă.
- Prin servicii de curierat.
- Prin fax.
- Prin e-mail.
Diferite forme de organizare a înregistrării documentelor sunt efectuate în raport cu următoarea corespondență:
- Incoming.
- Ieșire.
- Interior.
Informații de înregistrare
Pentru un document care intră, date precum:
- Data primirii.
- Numărul de intrare.
- Data compilării documentului.
- Index.
- Număr de înregistrare.
- Autorul documentului.
- Nume.
- Rezoluție.
- Perioada de execuție.
- Artist.
- Progresul muncii.
- Numărul cazului în care merge după manipulările necesare.
Introducerea informațiilor
În primul rând, se realizează organizarea înregistrării documentelor primare, care nu sunt completate complet, întrucât nu au fost încă prezentate șefului și nu au o rezoluție adecvată, precum și un termen de execuție și contractant desemnat. Datele rămase sunt indicate după familiarizarea cu persoanele autorizate. Dacă s-a stabilit o relație bună cu liderul și se uită prin corespondență în fiecare dimineață, puteți să-i arătați mai întâi documentul, iar după luarea deciziei corespunzătoare, introduceți imediat toate datele necesare.
Dacă vorbim despre organizarea înregistrării și controlul asupra execuției documentelor interne, datele pot fi indicate în forma corespunzătoare, cu posibilitatea modificărilor și completărilor ulterioare. Data primirii în ele, desigur, lipsește. Prin urmare, spre deosebire de un document de intrare, un document intern are un singur număr de înregistrare.
Orice companie are dreptul să schimbe și să completeze datele din documentul primit, ținând cont de specificul activității. De exemplu, indicați adesea numărul de foi și aplicații.
formă
Formularele de înregistrare sunt sub forma:
- Reviste.
- Carduri.
- Sisteme electronice automate.
Să luăm în considerare fiecare formular separat.
reviste
Un sistem de jurnale este util atunci când o organizație se ocupă de un număr mic de documente. Dacă compania are un volum mare de flux de lucru, atunci aceasta nu mai este utilizată, deoarece în multe privințe este inferioară altor sisteme mai avansate.
Informațiile sunt indicate în jurnalele de înregistrare a documentelor organizației în ordinea în care sunt primite. Acest proces implică o singură persoană. Astfel, când sosesc o mulțime de documente, înregistrarea durează mult timp. Desigur, acest lucru încetinește mult fluxul de lucru.
În plus, operația trebuie duplicată, deoarece informațiile sunt necesare atât la birou, cât și în unități structurale individuale, unde documentul va fi executat în viitor. Drept urmare, în aceeași companie aceleași valori mobiliare ar trebui înregistrate de 3-5 ori în jurnale separate.
În același timp, devine imposibil de obținut informații de referință într-un timp scurt, deoarece intrările în jurnale sunt păstrate în ordine cronologică. Pentru a obține informații, trebuie să știți cel puțin aproximativ la momentul înregistrării documentului.
Nu va fi posibil să controlați termenele, deoarece toate au propriile lor și nu pot fi clasificate separat.Prin urmare, acolo unde funcția de control are prioritate, utilizați sistemul de carduri.
carduri
Sistemul de înregistrare a cardurilor rezolvă deficiențele care există la efectuarea documentelor pentru reviste. A apărut la începutul secolului trecut și este foarte frecvent în țările europene. În Rusia, acesta a devenit răspândit în timpul dezvoltării Sistemului unificat de păstrare a înregistrărilor de stat. Acest sistem de înregistrare a documentelor în organizație este necesar pentru a face față unui volum mare de valori mobiliare fără probleme. Are următoarele avantaje:
- Procesul de înregistrare poate fi gestionat de mai mulți angajați simultan.
- Documentele pot fi produse în cantitatea necesară pentru buna funcționare a organizației.
- Cardurile pot fi sistematizate, precum și creați fișiere cu carduri. Acest lucru face ca funcția de ajutor să fie disponibilă.
- O instanță specifică poate fi transferată pentru a exercita controlul asupra executării documentelor.
- Forma și indicarea detaliilor sunt stabilite direct în organizație și sunt prescrise în instrucțiunile pentru documente.
- Formularul de carte selectat poate fi propagat cu ajutorul unei mașini de fotocopiere. Pentru a păstra înregistrările, trebuie să aveți o circulație suficientă pentru cel puțin 1 an.
O organizație poate avea la fel de multe copii necesare. De obicei, trebuie să completați cel puțin două. După aceea, o copie este stocată într-un cabinet de fișiere temporare, iar cealaltă în departamentul de informații și referință. Documentul în sine este trimis contractantului pentru muncă. Dar de multe ori folosesc trei cărți pentru a-l transfera pe cel din urmă și pe interpret.
Un astfel de sistem este potrivit atât pentru documentele pentru înregistrarea unei organizații publice, cât și pentru desfășurarea activității de birou într-o instituție de stat. Fișierele de card de referință sunt create pe diverse probleme, de exemplu, pe regiune. Apoi numărul lor crește automat. Desigur, acest sistem este intensiv în forță de muncă și poate fi format efectiv doar în organizații în care serviciul de management al birourilor își îndeplinește funcțiile impecabil. Un sistem mai modern a ajutat să scape de nevoia de a umple un număr imens de cărți. A devenit posibil datorită introducerii tehnologiei computerizate.
Sisteme electronice automate
Această formă de documentare este realizată prin software (sau software). Este instalat pe un computer, server sau mai multe PC-uri integrate. Când utilizați un sistem automat, informațiile sunt introduse într-un card electronic, care este stocat în baza de date corespunzătoare. Pentru a asigura siguranța, în paralel, informațiile sunt stocate într-o bază de date suplimentară (de rezervă).
Acest formular a primit cea mai mare cerere în prezent, deoarece are avantaje semnificative în comparație cu cele două opțiuni anterioare. În special, acestea sunt:
- Căutare rapidă pe orice bază, de exemplu, data.
- Generarea de rapoarte și informații analitice în modul automat.
- Posibilitatea de a vă înregistra din diferite locuri de muncă în același timp.
- Posibilitatea administrării documentelor în mod descentralizat în unități separate cu integrarea informațiilor într-o singură bază de date.
- Alte caracteristici.
Un program pentru înregistrarea documentelor poate fi dezvoltat chiar de organizație. Cu toate acestea, în marea majoritate a cazurilor, se folosesc soluții gata făcute care facilitează lucrul cu un volum mare de documente, începând de la stadiul de creare și se încheie cu executarea sau trimiterea către o altă companie.
Într-un sistem automat, cele mai complete informații despre toate documentele pot fi colectate și stocate. Datorită acestui fapt, este implementat un control eficient și sunt efectuate lucrări de referință și, dacă este necesar, un inventar intern.
concluzie
În prezent, la orice întreprindere și instituție se generează un volum mare de documente. Lucrările de birou, stabilite corespunzător în conformitate cu legea și îndeplinesc toate sarcinile stabilite, cresc eficiența managerială de mai multe ori. Calculatoarele personale, programele și noile tehnologii au făcut acest proces mai organizat. Un sistem automatizat grăbește și facilitează activitatea în ansamblu, precum și înregistrarea și contabilitatea documentelor din organizație, în special.
Acest proces este important pe tot parcursul ciclului clerical. Datorită muncii organizate, puteți găsi cu ușurință informațiile necesare și un document specific într-un timp scurt. Și, la rândul său, oferă o soluție operațională la probleme.
Cardurile, care până de curând erau distribuite peste tot, sunt înlocuite treptat cu un sistem automat, chiar și pentru înregistrarea la o organizație non-profit a documentelor. Întregul proces se desfășoară într-un mod accelerat, incluzând controlul efectiv asupra fluxului de documente.