Je ťažké predstaviť si podnik bez stretnutí alebo iných stretnutí so zamestnancami. Počas týchto stretnutí sa v tíme nadväzuje kontakt, komunikujú sa dôležité informácie a predkladajú sa návrhy. Stretnutia nie sú vždy zaujímavé alebo dôležité, o to pozitívnejšie ich vnímajú všetci zamestnanci. Aby ste nestrácali čas prázdnym stretnutím zamestnancov, mali by ste poznať tajomstvá úspešných obchodných stretnutí.
Jasná agenda
Obchodné stretnutie nie je tajné stretnutie, ale plánované podujatie, ktoré musí byť vopred dohodnuté so všetkými účastníkmi. Za program je zodpovedný vedúci alebo osoba, ktorá zhromažďuje členov stretnutia. Obsahuje nasledujúce údaje:
- Dátum a čas stretnutia.
- Téma konverzácie.
- Zoznam rečníkov. Ak vedúci alebo organizátor pozvali niekoho na vystúpenie, rečník by mal byť vopred upozornený. Tým sa zmierni trápenie a trápenie a umožní sa rečník lepšie pripraviť, aby nestrácal čas ostatných poslucháčov zbytočnými informáciami alebo aby sa pokúsil vyvolať potrebné údaje.
Tip: Každý, kto hovorí okrem organizátora, by mal poznať svoj čas približne. To im umožní neopustiť stretnutie v nesprávnom čase a neochotne očakávať. Celkový dojem zo stretnutia, počas ktorého každý pozná svoje miesto, bude pre väčšinu účastníkov pozitívny.
Žiadni ďalší poslucháči
Ak nechcete vidieť zívajúce a znudené tváre publika, nemali by ste pozvať tých, ktorí sa na stretnutí nemusia zúčastňovať. Môže sa, samozrejme, ukázať, že schôdza skutočne zaujíma iba 5 ľudí zo 100. V tomto prípade však ešte stále nie je potrebné pozývať 50 ľudí ako komparzistov, čo len rozhorlí rečníkov a mentálne si želajú, aby sa to všetko čoskoro skončilo.
Tip: Vždy môžete pozvať „horiace hlavy“. Sú to tí, ktorí sa zaujímajú o projekt, nápad a nie sú proti účasti na stretnutí alebo iným prejavom aktivity. Takíto zamestnanci potom šťastne povedia celému tímu, čo sa na stretnutí diskutovalo a ako stretnutie prebehlo.
Príležitosť hovoriť
Toto pravidlo dobrého zhromažďovania vyplýva z predchádzajúceho. Tí, ktorí sa o stretnutie skutočne zaujímajú, nebudú vadiť vyjadrenie svojho názoru na danú otázku alebo predloženie ponuky.
Ak má však schôdza viac ako 15 ľudí, kolektívna diskusia sa môže ťahať najmenej 1,5 hodiny. Aby ste nikoho neurazili, mali by ste dať slovo vedúcim skupín alebo požiadať všetkých, aby zhromaždili záujmy, aby umožnili viacerým rečníkom oznámiť svoje názory.
Obmedzenie monológu
Organizátori stretnutí a vedúci tímu by sa nemali trápiť prítomnými, zatiaľ čo trávia hodiny vyjadrovaním svojich myšlienok, nádejí a preferencií. Čas pre každého účastníka by mal byť obmedzený.
Ak je potrebné rozhodnúť sa, ktorá je lepšia: skrátiť alebo predĺžiť prezentáciu, mali by ste zvoliť prvú možnosť. Ak si chcete vypočuť podrobnosti, študenti sami položia otázky alebo požiadajú o ďalšie informácie.
Keď však v očiach prítomných existuje otázka, nie je nič horšie: „Kedy to skončí?“ Medzitým organizátor stretnutia, akoby sa nič nestalo, rozpráva svoj názor na nový projekt a nevenuje pozornosť unaveným povzdychom pracovníkov.
Jasné úlohy
Ak schôdza nemá čisto informatívny charakter, účastníci by mali dostať jasné odporúčania alebo úlohy po jej skončení.Ak sa chcete zúčastniť na novom projekte, každý by mal dostať názov nápadu, požiadavky, úlohu a termíny jeho realizácie.
Manažéri, ktorí žiadajú zamestnancov o splnenie požiadaviek, ale nestanovujú konkrétne termíny, jednoducho strácajú čas. Bez tvrdých obmedzení veľa robí všetko na poslednú chvíľu a viní sa nielen nezodpovední pracovníci.
Kontrola vykonávania
Po tom, čo úlohy dostali po stretnutí, nie všetci zamestnanci ich začali svedomito plniť. Ak však vodca zabudol, na koho určil aké úlohy, stretnutie bolo zbytočné.
Pravidelné monitorovanie vykonávania úloh prijatých počas zasadnutia je dôležitou súčasťou procesu rokovania. Následný postup musí byť ten, kto dal pokyny. Inak budú požiadavky voliteľné, čo nakoniec zruší výhody obchodných stretnutí v podnikaní.
Žiadne rozptýlenie
Počas rečníckeho prejavu by sa rečník nemal rozptyľovať cudzími zvukmi, predmetmi alebo činnosťami. Nie je dovolené pozerať sa nikam okrem textu, obrazovky prezentačného monitora alebo tých, ktorí počúvajú jeho reč.
Je vhodné prepnúť mobilný telefón do tichého režimu alebo ho vypnúť. Platí to aj pre tých, ktorí prejavu počúvajú: hovory, SMS a komunikácia na sociálnych sieťach počas reči inej osoby sú znakom toho, že stretnutie je nudné a neobsahuje užitočné informácie. Keď je stretnutie efektívne, nikto trávi čas gadgetmi alebo inými spôsobmi zábavy.
Krátke termíny
Neodporúča sa organizovať stretnutia každý deň, pretože takéto stretnutia môžu byť pre väčšinu zamestnancov únavné. Ak je však potreba zhromažďovania daná osobitnosťou podniku, musí sa venovať osobitná pozornosť času stretnutia.
Schôdza bude produktívna, ak nebude zdĺhavá. Maximálne 20 minút denne stačí na poskytnutie dôležitých informácií a na určenie tých, ktorí sú zodpovední za každodenné úlohy.
Analýza pracovných miest
Vedúcim alebo organizátorom stretnutí sa odporúča zaznamenať postup alebo viesť osobitný kalendár, denník stretnutia. Je potrebné poznamenať, ako dlho stretnutie trvalo, hlavné body, úlohy a návrhy.
Umožní vám to neopakovať, produktívne usporiadať ďalšie stretnutie a eliminovať potrebu pamätať si, ktoré úlohy si vyžadujú monitorovanie.