Un audit interne est effectué dans les cas où un incident nécessitant une enquête a eu lieu, lorsqu'il est impossible d'établir et de punir ensuite l'employé coupable. Le plus souvent, cela est dû à la négligence ou au vol au travail. Chaque responsable doit savoir comment et dans quel délai un audit interne est effectué dans l'entreprise.
Office check: c'est quoi?
Un audit interne est une enquête au cours de laquelle il est établi lequel des employés est coupable d'un incident et pour quelles raisons. En règle générale, il est effectué dans le cadre du service public, bien que les entreprises commerciales doivent souvent aussi être contrôlées. Mais dans ce cas, les actes locaux sont nécessairement approuvés. En règle générale, les contrôles sont effectués dans les grandes entreprises.
Bien que la loi ne précise pas la procédure à suivre pour mener une enquête dans des structures commerciales, toutes les mesures doivent être appliquées correctement et l'audit interne doit être achevé à temps. Chaque étape est documentée, il est obligatoire pendant lequel il faut trouver une preuve solide de la culpabilité de l'employé. Si les inspecteurs ne respectent pas les règles de base, la personne avec laquelle la procédure est en cours a le droit de prendre contact avec l'inspection du travail.
La législation de la Fédération de Russie énonce uniquement le concept de vérification effectué dans le cadre des services publics. Toutes les règles sont énoncées dans la loi fédérale n ° 79 de 2017. Et si les contrôles sont effectués auprès des organes du Ministère de l'intérieur, la commande n ° 161 de 2013 est valable pour eux.
Dans quels cas une vérification est-elle prévue?
Le Code du travail de la Russie ne définit pas exactement le concept d ’« enquête interne », mais des sanctions en cas de négligence sont prescrites par un ensemble de règles. Cependant, aucune sanction disciplinaire n'est imposée sans justification uniquement s'il existe des faits et qu'ils sont documentés.
Pour cela, les déclarations explicatives de tous les employés sont obligatoires, l’ampleur des dommages causés est estimée et il est important de déterminer si les actions de l’employé ont une intention malveillante. Un audit interne doit être terminé à temps et pas un jour de plus.
Une inspection officielle est effectuée dans plusieurs cas:
- si l'employé n'est pas venu au travail et n'a pas prévenu;
- si des dommages matériels ont été causés;
- si le fait que l'employé a abusé de son poste est révélé.
Une sanction disciplinaire peut être infligée à un employé qui a commis une infraction, il peut être licencié en vertu de l’article et obligé de payer tous les dommages qui lui ont été causés. Pour que les actions de l'employeur soient justifiées, il est nécessaire de procéder à un audit interne, qui doit être complété dans les délais prévus par la loi.
Les principales tâches de vérification
Lors d'une enquête interne, il est important de connaître les tâches suivantes:
- Pour établir le fait que c'est cet employé qui a commis l'inconduite, et seulement sur cette base, une sanction disciplinaire lui est infligée.
- Identifiez le moment et les circonstances de ce qui s'est passé, analysez toutes les actions, déterminez le dommage exact causé à l'entreprise ou à une personne spécifique.
- Trouvez l'employé qui a commis l'acte.
- Déterminer la culpabilité de la personne.
- Analyser les motivations de l'acte parfait, des circonstances supplémentaires.
Le responsable de l'entreprise doit nécessairement approuver les recommandations relatives à la mise en œuvre des mesures préventives, qui sont simplement nécessaires pour éliminer toutes les causes d'une violation disciplinaire.
Procédure d'enquête
Premièrement, le chef de l'entreprise reçoit des informations selon lesquelles l'acte a été commis, à la suite duquel c'est lui qui approuve la décision d'ouvrir une enquête interne. La durée d’un audit officiel n’est pas supérieure à un mois. Le plus souvent, cela prend au moins 3 semaines, mais dans certaines circonstances, cela peut prendre plus de temps, ce qui doit être motivé. Une enquête est menée par un employé spécialement désigné ou par une commission sur la base d'un ordre ou d'une documentation administrative spéciale, qui doit comporter les informations suivantes:
- raison de tenir;
- les membres de la commission et son président;
- délai maximum pour la réalisation d'un audit interne;
- pouvoirs de la commission;
- conditions dans lesquelles le chef d’entreprise doit recevoir les résultats de l’enquête.
En règle générale, la commission comprend du personnel du service du personnel, un représentant de la sécurité et des finances. Le président est responsable de son travail.
La commission ne devrait pas inclure les membres de la famille et les proches de l'employé coupable (y compris celui-ci). Cela peut entraîner une solution biaisée.
L'ordre de commencer les travaux de la commission, qui doit indiquer les termes de l'audit officiel d'un fonctionnaire, doit être signé par tous les membres de la commission, ainsi que par la personne accusée de négligence.
Actions de la commission, si l'employé n'est pas venu au travail
Un employé ne reçoit de l’absentéisme que s’il n’est pas venu sur son lieu de travail depuis 4 heures ou plus. Mais il est important de considérer les raisons de son absence, car elles peuvent être sérieuses. Jusqu'à ce qu'ils soient clarifiés, on pense que l'employé n'est pas venu au travail pour une raison inexpliquée. Si l'employé n'a pas de bonne raison et que son absence est lourde de conséquences, le processus de travail a été perturbé, puis l'employé peut être réprimandé ou renvoyé. Mais il doit y avoir de sérieuses raisons à cela, il n'y a donc aucun moyen de le faire sans vérification.
Au début, il est nécessaire de remédier au fait que l'employé était vraiment absent du lieu de travail.
Un mémo peut être écrit directement par le responsable ou tout autre employé. Après son apparition au travail, l’employé explique par écrit pourquoi il n’était pas au travail. Bonnes raisons à considérer:
- Maladie de l'employé ou des membres de sa famille. Ce fait doit être documenté, un certificat délivré par une institution médicale ou un congé de maladie.
- Retard dû au fait qu’il n’y avait pas de moyen de transport permettant de se rendre au lieu de travail. Par exemple, si un accident de la route ou des congères se forment, ce qui entraîne l’arrêt des transports en commun.
- Circonstances imprévues indépendantes de la volonté du travailleur. Par exemple, lors d'un voyage au travail, son transport a eu un accident.
Conformément à l'article 81 du Code du travail de la Fédération de Russie, si une personne ne se présente pas au travail toute la journée, ce fait peut être considéré comme un absentéisme. Un acte rédigé le même jour aidera à réparer l’échec.
Le document est rédigé sous forme libre. Il doit avant tout contenir des informations précises sur l’absence d’un employé sur le lieu de travail, ainsi que sur le temps imparti. Il doit être signé par les membres de la commission.
Si le lendemain l'employé ne s'est pas présenté au travail, il est nécessaire de rédiger un autre acte.
Quelles actions sont effectuées lorsque des dégâts sont causés?
Des dommages matériels peuvent être causés à l'entreprise par négligence ou par intention malveillante. Un audit interne est effectué à temps et est obligatoire. Lors de sa mise en œuvre, il est important de déterminer pour quelle raison et comment le dommage a été causé:
- les produits ont été fabriqués avec des défauts;
- les services sont de qualité insuffisante;
- il y a une appropriation des biens de l'entreprise;
- le non-respect des règles de sécurité est enregistré;
- dommages matériels détectés.
Dans cette situation, vous devez établir le montant des dommages. En cas de vol, un inventaire est effectué et un acte est établi. Les dommages matériels nécessiteront un examen supplémentaire, et ces conditions doivent également être remplies si les règles de sécurité ont été violées. Par exemple, si un travailleur quitte son travail et oublie d'éteindre l'appareil de chauffage, il se produit un incendie. Dans ce cas, seule la commission d’experts peut déterminer le montant des dommages.
Les fonctionnaires doivent effectuer un audit interne à temps et, au cours de celui-ci, il est nécessaire de connaître la motivation de l'employé. Il est important de comprendre si l'inconduite est une négligence ou si l'employé a été malicieusement endommagé.
Actions d'abus
Abus de position signifie l'utilisation de sa position à des fins lucratives. Dans ce cas, les intérêts de l'ensemble de l'entreprise et de ses employés peuvent être affectés. Un tel exemple est la conclusion d’un contrat pour la fourniture de biens à un prix gonflé lorsque la contrepartie paie une "prime".
Identifier de telles violations peut être beaucoup plus difficile qu'il n'y parait. Souvent, les auditeurs professionnels et les auditeurs ne peuvent se passer d’aide.
Audit interne au ministère de l'intérieur: règles et conditions
Les inspections sont souvent organisées par la police, où il est nécessaire d'établir les circonstances, les raisons et la nature de l'infraction disciplinaire commise par l'un des employés. Au cours de l’enquête, les faits énoncés à l’article 29 de la loi fédérale n ° 3 sont nécessairement établis, la procédure pouvant être effectuée à la demande de l’un des employés.
Le responsable donne pour instruction à la personne habilitée de procéder à un audit interne de l'agent de police. La date limite est fixée conformément à l'ordonnance n ° 161 pour laquelle une résolution correspondante est émise. Il est autorisé d’élaborer un acte spécifique ou de remplir un formulaire spécial indiquant la date et le numéro du document auquel il se rapporte.
L’Ordre 161 précise également le délai de réalisation d’un audit interne. Il doit être terminé au plus tard 30 jours après la rédaction et la signature du document de début de réunion.
La période allouée à l’audit interne ne comprend pas l’incapacité de travail du salarié en vacances, en voyage d’affaires ou en congé de maladie, s’il s’absente du service pour d’autres bonnes raisons. Toutes les circonstances doivent être confirmées par un certificat délivré par le service du personnel.
Les termes de l'audit interne au ministère de l'Intérieur ne devraient pas dépasser un mois à compter de la date à laquelle l'ordre a été émis. Si le dernier jour de l'inspection tombe un jour férié ou un jour férié, il doit alors être considéré comme le jour ouvrable précédent.
Comment vérifier?
Le patron n’a le droit de punir son employé que si toutes les étapes de la procédure de sanction, décrites avec précision à l’article 193 du Code du travail de la Fédération de Russie, sont respectées. Si au moins l'un des paragraphes du protocole est violé, l'employé accusé a le droit de faire appel de la décision devant un tribunal et de mettre l'administration au pénal.
Toutes les personnes incluses dans la commission doivent suivre les règles de procédure et adhérer à ces principes:
- tous les faits découverts doivent faire l'objet d'une évaluation objective; en aucun cas, les préférences et aversions personnelles ne doivent influer sur le cours de l'enquête;
- jusqu'à preuve du contraire, ce que confirment les faits, l'employé est présumé innocent;
- Toutes les actions de la commission doivent être effectuées dans le strict respect des instructions et des ordres.
Le responsable doit respecter scrupuleusement la loi et utiliser des instructions spéciales:
- émettre un ordre pour ouvrir une enquête;
- recevoir une déclaration écrite d'un employé accusé de négligence;
- note de la tête;
- plaintes de la partie ou des clients affectés;
- notes de service d'autres employés;
- un acte d'inventaire, qui confirme la pénurie;
- un acte du vérificateur;
- nomination des membres de la commission;
- le terme est stipulé, l'audit interne doit être terminé au plus tard à la date spécifiée.
Il est très important d'obtenir une note explicative de la part de l'employé fautif. Dans ce document, il doit nécessairement expliquer pourquoi il l'a fait, ce qui l'a incité à ne pas se rendre au travail ou à abuser de sa position. S'il refuse d'expliquer quoi que ce soit, un acte est alors rédigé.
Les activités ultérieures dépendent du fait que le délinquant donne une explication ou non.
Dates de réalisation d'un audit interne
La loi de la Fédération de Russie ne prévoit pas plus d'un mois d'inspection officielle par la police. Dans d'autres organisations, elle ne doit pas dépasser ce nombre de jours. La période à partir de la date de signature de la commande est calculée. C’est ce que prévoit l’article 192 du Code du travail de la Fédération de Russie.
Mais le temps du procès peut être augmenté si l'employé, qui est accusé de négligence, n'était pas sur le lieu de travail à ce moment-là en raison d'un traitement hospitalier ou d'autres circonstances valables.
Conformément à la loi fédérale n ° 133, l'audit interne doit être terminé au plus tard 6 mois après la date de signature de la commande.
Si la commission pour la période de temps impartie n’a pris aucune décision, l’employé ne peut être considéré comme coupable, même si, à l’avenir, la conclusion ne lui est pas favorable. Si la commission parvient à trouver la preuve de la culpabilité de l’employé, il doit être condamné au plus tard six mois après la date de l’acte final.
Comment sont validés les résultats de la vérification
Une fois toutes les données collectées et traitées, une réunion est planifiée. Tous les membres de la commission devraient discuter de plusieurs questions importantes:
- Une violation de l'activité professionnelle a-t-elle été révélée, en quoi est-elle exprimée?
- Quelle est la cause de cet acte?
- Quelle est la nature des actes de l'employé coupable?
- Quelles ont été les conséquences de cet incident?
- Existe-t-il des circonstances particulières qui l’aideront à retirer les accusations?
Seule une discussion peut aider à clarifier tous ces points. Tous les arguments doivent être enregistrés dans le protocole. À la fin du débat, un acte final est rédigé, qui comprend nécessairement 3 parties:
- La partie introductive consiste en une description de la nature des actions de l’employé. Il décrit ce qui s'est exactement passé, à quelle heure. Les données sur les membres de la commission et leurs positions sont entrées. Indiqué quand un audit interne doit être effectué par des fonctionnaires ou des représentants de la fonction publique.
- La deuxième partie décrit toutes les actions entreprises pour établir la culpabilité de l'employé et explique comment les preuves ont été recueillies.
- La conclusion, où les conclusions de la commission seront faites.
Un paquet de documents doit être joint à cet acte:
- mémos et mémos;
- les commandes;
- conclusion de la commission;
- et d'autres documents avec des faits confirmant la culpabilité de l'employé.
La loi et toutes ses annexes sont signées par chaque membre de la commission.
Conclusion
Seul un audit interne, qui doit être effectué à temps, peut accuser l’employé d’une infraction. Il est impossible de blâmer une personne sans preuve dans aucun cas. Il est impossible de blâmer une personne sans fondement, car elle a tout à fait le droit d’intenter un procès contre un chef qui l’a calomnié.