Les dirigeants de différentes entreprises doivent souvent faire face au fait que leurs employés, pour diverses raisons, violent différentes exigences de la discipline du travail ou endommagent les biens de l'organisation. Afin de les amener à des mesures disciplinaires, une enquête officielle est menée contre l'employé. Un exemple de rapport d'enquête se trouve ci-dessous. Le document contient des informations sur les résultats obtenus par les membres de la commission. Le but principal de la procédure est d’étudier toutes les circonstances pertinentes à un événement particulier.
Les nuances de l'enquête
Une enquête interne est un processus obligatoire au sein de TC. Elle est effectuée avant qu'une sanction disciplinaire ne soit infligée à un employé de l'entreprise ou qu'un ordre ne soit émis, en vertu duquel il doit réparer le dommage causé à l'entreprise.
Si la procédure concerne des employés des municipalités et des États, ainsi que des agents de la force publique, on parle alors d'audit interne.
Quand est-il tenu?
Une enquête officielle contre un employé est nécessairement menée en cas d'infractions diverses.
De telles violations incluent l'absentéisme scolaire, des dommages matériels à l'entreprise ou un abus de pouvoir.
Liquidation
En vertu du Code du travail, l'absentéisme scolaire est une situation dans laquelle un employé d'une entreprise s'absente du lieu de travail pendant plus de 4 heures consécutives sans motif valable. Le plus souvent, les employeurs utilisent des réprimandes pour une telle violation, mais si l'absentéisme a causé des dommages à l'entreprise, même le licenciement est autorisé.
Toutefois, pour mettre fin au contrat de travail avec le salarié, il est nécessaire de prendre d’abord des mesures dont le but principal est de clarifier les circonstances de la violation. Cela nécessite une enquête interne sur l'employé.
Dommage pour l'entreprise
Dans cette situation, il est important d'identifier correctement le coupable. Pour cela, toutes les circonstances d'un tel événement doivent être étudiées. Cela inclut les situations dans lesquelles une pénurie de trésorerie est détectée, le vol intentionnel d’argent ou de biens, les dommages matériels ou d’autres événements.
Souvent, dans de telles conditions, la direction d’une entreprise est obligée de faire appel à des experts et à des évaluateurs indépendants.
Abus d'autorité
Une telle violation disciplinaire est considérée comme suffisamment importante. Dans ces conditions, l’employé de la société exécute des tâches qui ne sont pas prévues dans sa description de travail. Dans ce cas, une enquête est menée pour déterminer quels avantages l’employé a retirés de ses actes. Un audit est souvent nécessaire pour déterminer exactement les dommages causés à l'entreprise.
En outre, le responsable de chaque organisation peut déterminer de manière indépendante dans quelle situation il est conseillé d’utiliser l’enquête pour obtenir telle ou telle information.
Principes de procédure
En règle générale, les organisations établissent dans leurs conventions comptables une disposition spéciale permettant de mener des enquêtes internes. C’est sur la base de ce document que cette procédure est effectuée. Lors de sa mise en œuvre, il est nécessaire de respecter les principes suivants:
- l'objectivité, puisque les membres de la commission ne devraient pas s'intéresser au résultat de l'audit et que toutes les mesures prises devraient être impartiales;
- l'innocence, dans la mesure où il n'est pas permis de blâmer un citoyen en particulier jusqu'à ce que la direction de la société ait la preuve de sa culpabilité ou de son implication;
- la légalité, qui consiste dans le fait que toutes les actions doivent être fondées sur les exigences de la loi, il est donc interdit de violer la loi par quelque mesure que ce soit.
Si le salarié de la société dans laquelle l'enquête est menée est sûr que ses droits ou ses intérêts sont violés par la direction de la société, il peut déposer plainte auprès du parquet ou de l'inspection du travail. S'il est poursuivi sans enquête préalable, il peut demander l'aide des autorités de l'État ou du tribunal.
Comment se déroule le processus?
Une enquête interne est considérée comme un processus assez simple et direct. Il est initié par le responsable d’une entreprise donnée. Pour ce faire, les actions suivantes sont effectuées:
- le directeur de la société est informé qu'un employé donné a commis une infraction disciplinaire ou qu'il y a des raisons de penser que c'est lui qui a causé certains dommages sur les biens de l'organisation;
- le chef d’entreprise a ordonné que le processus d’enquête commence;
- toutes les autres actions doivent être effectuées dans un délai d'un mois;
- une commission spéciale est formée pour enquêter, et les membres de cet organe collégial sont généralement des spécialistes de la sécurité d'entreprise ou des auditeurs internes;
- tous les membres élus de la commission doivent être impartiaux et objectifs;
- une explication écrite est demandée à l'employé; celle-ci doit être rédigée par le citoyen dans les deux jours suivant la réception de la notification;
- s'il s'avère que le citoyen avait vraiment de bonnes raisons de commettre un acte, il n'est pas tenu pour responsable;
- s'il n'existe aucun motif valable pour un tel événement, différentes mesures punitives présentées par une sanction disciplinaire sont appliquées à l'employé;
- à l'issue de la procédure, un rapport d'enquête est établi.
Avant de prendre une décision, le chef de l'entreprise doit demander à l'employé des explications au cours de l'enquête interne. Un échantillon de cette commande est remis au spécialiste pour signature.
Règles pour créer une commission
Les enquêtes officielles obligatoires sur le lieu de travail sont menées par un organe collégial spécial. Il est créé par le responsable de l’organisation en tenant compte des nuances suivantes:
- seuls les employés de l'entreprise qui ne sont pas intéressés par les résultats de l'inspection sont sélectionnés à cet effet;
- les grandes entreprises ont des services spéciaux dont les spécialistes sont engagés dans de telles inspections;
- dans les petites organisations, une commission est généralement constituée d’agents du personnel;
- la commission devrait comprendre au moins trois citoyens;
- Pour le créer, le responsable de la société doit donner un ordre indiquant le nom et la fonction de tous les membres de la commission, ainsi que le but de sa création, la date de sa création et sa validité;
- l'ordre énumère les pouvoirs dévolus aux spécialistes de l'entreprise sélectionnés.
Ce sont les membres de la commission qui mènent une enquête officielle sur l'employé. Un exemple d'acte de vérification se trouve dans l'article ci-dessous. Il contient des informations sur les résultats de ce processus. Les données sur tous les participants à l'enquête sont entrées dans le même document.
Que fait la commission?
En vertu du Code du travail, une enquête interne ne devrait être menée que par des membres de la commission qui ont été sélectionnés par le chef de l'entreprise. Cet organe collégial s’occupe des tâches suivantes:
- identification de toutes les circonstances ayant conduit à un événement particulier;
- détermination du lieu et de l'heure de l'infraction par l'employé de l'entreprise;
- détection d’une méthode de violation du programme de travail de l’organisation;
- calcul du montant des dommages causés à la société par les employés de l'entreprise;
- l'identification de toutes les personnes responsables d'un événement particulier;
- préparation des preuves de la culpabilité des citoyens, ainsi que l'établissement de son degré pour chaque employé de l'entreprise, s'il y a plusieurs auteurs;
- l'identification des raisons contribuant à une telle violation;
- préparation et stockage des documents liés à cette enquête;
- demande de l'employé explicatif.
Il est permis de constituer une commission même à condition que la société n’ait pas réellement subi de dommage matériel. Dans les petites entreprises, un tel organe collégial n’opère pas en permanence et son travail n’est repris que lorsque le besoin approprié de mener une enquête interne sur le salarié se fait sentir. Un exemple de certificat d’audit peut être élaboré par chaque entreprise indépendamment, après quoi le formulaire est fixé dans la documentation comptable.
Règles de préparation des preuves
Le TC ne dispose d'aucune information sur la procédure et le délai impartis pour mener une enquête interne. Cette procédure peut donc varier de manière significative dans différentes situations. Les règles de mise en œuvre de ce processus sont généralement inscrites dans les documents réglementaires internes de la société. Pour ce faire, la direction émet des ordres, instructions ou règlements appropriés.
Les membres de la commission ont le droit d'interroger les employés de l'entreprise ou d'étudier tous les documents. Il est permis d'attirer non seulement les employés de l'entreprise, mais également les tiers qui ne sont pas intéressés par les résultats de l'enquête. Généralement, cette décision est prise si les employés de l'organisation ne possèdent pas les connaissances nécessaires pour étudier les documents.
Des auditeurs, des évaluateurs, des travailleurs médicaux, des avocats, des ingénieurs et d’autres spécialistes peuvent être impliqués dans l’enquête. Pour obtenir les preuves nécessaires, les actions suivantes sont effectuées:
- Étudier la comptabilité et les documents comptables de l'entreprise;
- les documents demandés sont demandés aux banques ou à d'autres organisations qui sont des contreparties de l'entreprise;
- Les témoignages de témoins et de collègues sont établis par écrit.
Tous les actes, certificats, notes ou autres documents sont joints à l’affaire sous forme de preuve.
Comment un employé explique-t-il?
Les employés de l'entreprise soupçonnés d'avoir commis une infraction doivent en faire une note explicative. Il est demandé par la direction de la société ou par les membres de la commission.
Une note explicative doit être fournie avant la fin de l’enquête et la délivrance d’un ordre aux termes duquel l’employé est soumis à une mesure disciplinaire. Les caractéristiques de ce document incluent:
- l'employé n'a que deux jours pour rédiger une note explicative;
- il est formé sous forme libre et par écrit;
- l'obligation de rédiger une note est transférée à l'employé contre signature;
- si un citoyen refuse de rédiger ce document, la direction rédige un acte de refus d'explication, dûment signé, qui est signé par tous les membres de la commission.
Un exposé des motifs est obligatoirement demandé dans le cadre d’une enquête interne concernant le salarié. Vous trouverez ci-dessous un exemple d’exigence pour sa préparation.
Règles pour rédiger un acte
À la fin de l'enquête, la commission préparera certainement un acte approprié contenant les résultats de ce processus. Les règles pour sa formation incluent:
- le texte indique quelles actions illégales ont été commises par un employé de l'entreprise;
- Les circonstances précédant la violation sont énumérées;
- des dommages à l'entreprise sont donnés;
- le montant des dommages est indiqué;
- liste tous les coupables et leur degré de culpabilité;
- il prescrit quelles mesures punitives sont optimales pour tous les auteurs;
- des recommandations sont données pour éviter des événements similaires à l'avenir.
L'acte doit être signé par tous les membres de la commission. Il est permis à tout membre de la commission de refuser de signer ce document s’il a sa propre opinion sur une situation donnée. Dans ce cas, ils forment une documentation séparée, qui expose son opinion. D'autres documents qui sont des preuves y sont attachés.
Si un employé de l'entreprise cause des dommages matériels à l'entreprise, un inventaire est effectué pour déterminer le montant à récupérer du coupable. Un inventaire bien écrit est joint à la conclusion. Selon l'art. 193 du code des douanes, une enquête est menée dans un même lieu à partir du moment où une infraction spécifique est découverte. Habituellement, ce délai est fixé à l’ordre du responsable de la société.
Après la fin du processus, un acte est rédigé dans lequel la conclusion de l'enquête officielle est donnée. Un échantillon de cet acte peut être étudié ci-dessous.
Conclusion
Une enquête interne est menée sur les employés suspectés d’infraction matérielle. La procédure est effectuée uniquement par les membres d'une commission spéciale, formée sur ordre du chef de la société. Le processus consiste à étudier de nombreux documents.
Sur la base des résultats de l'audit, une conclusion spéciale est formée dans laquelle les coupables et les peines qui leur sont appliquées sont enregistrés. Ce document est signé par tous les membres de la commission. Sur la base de l'enquête, l'employé est tenu responsable.