Le processus de stockage des contrats est associé à certains problèmes. Il se trouve que pour déterminer le type de document, le type, la durée et les conditions de son stockage, la méthode de destruction est assez difficile. Tous les facteurs ci-dessus sont régis par la loi, mais le même contrat, dans différentes situations, peut avoir des périodes de validité différentes. Par conséquent, la détermination de la durée de stockage pose souvent problème. Pour une tenue des registres efficace et appropriée, il est nécessaire de bien comprendre la procédure et les exigences de la législation dans ce domaine afin d'éviter les amendes et les pénalités. Nous examinons ci-dessous la durée de vie des contrats de vente dans l'organisation.
But du stockage
La disponibilité des contrats en accès constant est nécessaire non seulement pour la période pendant laquelle leur validité continue. Après cela, ils sont nécessaires pour en extraire toute information. La plupart des situations controversées dans lesquelles l'une ou l'autre des parties ne remplit pas ses obligations sont résolues devant un tribunal ou lors de la procédure préliminaire au procès en présentant le contrat.
En outre, il est possible de mener des inspections dans l’entreprise par les autorités réglementaires de l’État. Ils peuvent demander des documents pendant une certaine période. Dans ce cas, l'organisation est mal stockée, les termes de leur destruction ne sont pas respectés, des sanctions sous la forme d'amendes assez lourdes peuvent être infligées. Tout d'abord, les dirigeants qui ne contrôlent pas ce processus sont à blâmer.
Nous concluons donc que l’archivage des contrats et des autres documents d’organisation et administratifs doit être effectué de manière appropriée pendant une période strictement convenue.
Conditions et types de stockage
Les durées de stockage des contrats de travail dans l'organisation sont différentes. Selon le classificateur russe, les documents sont classés en tant que documents organisationnels et administratifs. Et les termes de leur validité sont classés de la même manière que la durée de conservation de tous les documents. Allouez les périodes de stockage de contrat suivantes dans l'organisation:
- permanent;
- long terme (plus de 10 ans);
- court terme (jusqu'à 10 ans inclus).
Un tel système, qui semble découler de la logique des documents eux-mêmes, n’est pas très pratique à utiliser. Cela crée souvent de la confusion et conduit à de graves erreurs dans le travail de bureau.
Système de stockage standard
Un type de système de stockage plus commun. En règle générale, dans la plupart des entreprises, les contrats sont divisés en plusieurs types: noyau (directement lié au métier de l’entreprise), économique et travail.
Par exemple, quelle est la durée de conservation des contrats de service dans une organisation? Les deux premières catégories de documents sont inviolables pendant cinq ans au plus. Les contrats de travail ont également une durée de vie maximale de cinq ans. Cependant, il y a des exceptions. Par exemple, s'il n'y a pas de compte personnel, ce document devra être conservé pendant 75 ans. La durée de conservation des contrats de location dans l'organisation dépend de la période pour laquelle ils sont établis.
Modèles et listes départementales
La liste standard répertorie les documents distribués dans la plupart des organisations, tandis que les documents ministériels contiennent des informations développées pour cette agence.
Il existe différents types de documents. Les listes sont des documents réglementaires servant à déterminer la durée de conservation et à sélectionner des documents en vue de leur stockage ou de leur destruction ultérieurs.
Lors de la compilation des nomenclatures de cas et de la détermination des conditions de stockage des contrats, des listes types sont généralement utilisées, approuvées par les organes de l'État, ainsi que par les ministères et départements concernés. La durée de conservation des contrats de fourniture au sein de l'organisation est de 5 ans après son expiration.
Archivage
La procédure de transfert de la documentation déjà arrivée à expiration dans les archives peut présenter de légères différences selon les organisations. Dans certains cas, les documents sont généralement agrafés et placés dans une armoire métallique, fièrement appelée archive. D'autres organisations ont des archives, un archiviste et une nomenclature d'affaires approuvée, et l'ensemble du processus se déroule conformément à la documentation réglementaire. C'est-à-dire qu'il existe certaines règles pour le dépôt de documents, leur enregistrement, etc.
Les deux options ont le droit d'exister, vous devez donc prendre en compte les spécificités de l'organisation, le volume de workflow et le nombre d'employés. Dans le cas d'une grande organisation avec un personnel important, sans utiliser un système de stockage de documents adéquat, il va simplement s'y noyer. La règle générale à laquelle toutes les organisations tentent de adhérer, indépendamment de la forme de propriété et du nombre d'employés, est le moment idéal pour transférer des documents aux archives.
Les employés sont tenus de soumettre des documents aux archives au plus tôt une certaine période, qui ne dépend pas de leur date d'expiration. Et généralement, un tel archivage a lieu au début de l'année. C'est-à-dire que, même si le contrat expirait en février, vous devez encore attendre l'année prochaine pour le transférer en stockage. Quelle est la durée de conservation des contrats commerciaux dans l'organisation? La période minimale autorisée est de 5 ans.
Début de la période de stockage du contrat
C'est une question très difficile, car c'est à propos de cette date que la plupart des erreurs se produisent. Le stockage des contrats dans la plupart des entreprises est identique et commence au début de l'année civile au cours de laquelle ce document n'est plus valide. Par exemple, il existe un contrat dont la période de validité a expiré le 15 juillet 2010. Il doit être conservé pendant cinq ans, mais il ne peut pas être détruit le 15 juillet 2015, mais seulement au début de 2016. C'est-à-dire que la date limite commence le 01.01.2011 et non à partir du mois de juillet de l'année précédente. En règle générale, afin de minimiser le nombre d'erreurs, un an est ajouté à la date limite antérieure. Et seulement après l'expiration du contrat dans l'organisation, le document peut être détruit.
Spécificités du stockage contractuel
Comme nous l’avons déjà dit, il existe des documents d’orientation spéciaux qui fixent les règles et les conditions de transfert dans les archives et le stockage. Encore une fois, nous rappelons que la documentation doit être conservée dans une pièce sèche et ventilée avec un certain régime de température. Les dossiers contenant des documents doivent être situés sur des casiers fermés ou ouverts. Si nécessaire, les archives devraient disposer de coffres spéciaux pour stocker les documents marqués "secret commercial". Bien que personne ne vérifie le processus de stockage des documents, l’absence de certains fichiers est facilement détectée lors de la vérification. Par conséquent, la mise en place d’un système d’épargne est dans l’intérêt de l’entreprise. Ainsi, la période de stockage du contrat dans l'organisation a expiré et le document doit être détruit. Comment le faire correctement?
La destruction
Il est impossible de détruire des documents comme ça. Vous devez d'abord vous assurer que leur période de validité est passée. Ce n’est qu’après cela que la destruction est possible, mais il faut tenir compte de certains pièges afin de ne pas tomber sous le coup des sanctions des inspecteurs. La procédure ressemble approximativement à ce qui suit. Les employés sélectionnent tous les documents dont l'échéance est déjà passée, puis un inventaire est établi, un rapport est envoyé au responsable, un acte de destruction est établi, le document est signé par le responsable principal et les personnes responsables. Ensuite, les dossiers sont alloués à la destruction.Conserver les contrats et autres documents dans les archives sur une base continue n'a pas de sens. Par conséquent, afin de ne pas s'enliser dans les documents, il est nécessaire d'effectuer cette procédure régulièrement.
Responsabilité et implémenteurs
La responsabilité principale en ce qui concerne tout ce qui concerne la sécurité de tous les types de contrats et autres documents de l’organisation incombe bien entendu à la tête. C'est lui qui est puni du rouble lorsque des violations sont découvertes lors des inspections. Les prochains sur la liste sont le chef comptable, l'avocat et l'employé responsable de la sécurité de la documentation. Mais ces personnes, au mieux des fautes commises, sont punies par le chef lui-même; En pratique, dans les petites entreprises, le système de contrôle et de stockage des contrats est attribué au service de la comptabilité. Le comptable nomme à son tour un responsable spécifique. Parfois, le conseiller juridique de l'organisation est désigné comme responsable de la sécurité de la documentation. Mais cela n’est pas très pratique, car un avocat ne peut être responsable que des contrats et il connaît généralement très superficiellement d’autres documents. Ce processus est plus facile à établir s’il existe une personne spécifique dotée de responsabilités et d’autorité. Cela garantit une précision et une exactitude maximales dans la manipulation des documents.
Exemple de système de comptabilité et de stockage
Pour mieux comprendre les caractéristiques et la durée de conservation des contrats dans l'organisation, vous pouvez analyser les points principaux dans un petit exemple. Un employé (généralement un employé de comptabilité) est responsable de la conservation des contrats avec les entrepreneurs. Il les classe dans un dossier séparé où ils se trouvent pendant la période de validité. Lors de la fermeture du contrat, celui-ci est transféré dans un autre dossier. Dans ce cas, un inventaire ou un registre est généralement compilé. Il contient une liste de documents et vous permet de suivre leur déplacement. En outre, la période de stockage y est indiquée, après quoi ils sont soumis à la destruction. À la fin de la période réglementaire, les documents sont détruits conformément à la procédure décrite précédemment.
La sécurité de la documentation organisationnelle et administrative de l’entreprise dans son ensemble et des contrats en particulier nécessite une attitude réfléchie, attentive et précise afin d’éviter les problèmes. Le principe de l'organisation du stockage conformément à la loi est commun à toutes les entreprises et organisations. Ceci élimine le recours aux pénalités dans le cas des inspections. La forme des documents internes (actes, inventaires, registres, types de contrats) peut différer selon les organisations, mais cela n'a pas une importance fondamentale.