Il existe différentes périodes de stockage dans la paperasserie de documents d'un certain type. Certaines d’entre elles se rapportent à celles qui ont une valeur informative illimitée, tandis que d’autres perdent leur pertinence assez rapidement. Alors, quels documents et combien de temps devez-vous conserver? Comment devraient-ils être éliminés? Tout cela est très clairement énoncé dans la législation.
Trois types de périodes de rétention
La liste des périodes de conservation des documents dans la paperasserie: temporaire (jusqu'à 10 ans), à long terme (plus de 10 ans) et permanente. Si nous parlons de cas de stockage permanent et à long terme, ils sont ensuite transférés dans des départements spéciaux pour une période de 2 ans, puis archivés.
L'apparence du support affecte-t-elle la durée de stockage?
Le type de support d’information (papier ou électronique) n’affecte pas la période de stockage. Ce qui est important, c'est l'information qu'il contient. L'utilisation ultérieure d'un cas particulier est déterminée par un examen spécial. Il classe tous les documents, indique s'ils peuvent être utilisés dans l'intérêt (ou contre) de la science, de l'État, de la société, des individus, etc.
Pourquoi un examen pour déterminer la valeur des documents?
Il est impossible de se passer de cette procédure dans le domaine du travail de bureau, que ce soit une archive d'état, une organisation ou une entreprise.
Objectifs de l'examen - déterminer ou modifier la durée de conservation du document; sélectionner les cas qui font l’objet d’une élimination, car ils n’ont plus de valeur ou ont perdu de leur pertinence; indiquer la période de conservation des documents qui n'ont pas de valeur historique ou scientifique, mais qui ont une valeur pratique. En outre, l’examen devrait déterminer le type de valeur auquel se rapportent les autres documents: politique, scientifique, économique, culturel, industriel, etc.
Pour des informations sur la dotation en personnel, la comptabilité, le stockage et la nomination ultérieure des affaires, vous devez vous reporter à la loi sur les archives.
L’examen devrait aboutir à une liste de 12 sections de documents résultant du fonctionnement des structures de l’État, des organisations, des institutions et d’autres sociétés. Nous accorderons une attention particulière aux questions de comptabilité et de personnel, en tenant compte des conditions et des modalités de stockage des documents dans les entreprises. Touchez légèrement les documents médicaux.
Dossiers médicaux
Les papiers médicaux, ainsi que d'autres importants à titre informatif, ont leurs propres périodes de stockage des documents dans le travail de bureau d'un organisme médical. Cette période est régie par des actes législatifs réglementaires de la Fédération de Russie et va de 1 an à 50 ans pour différentes catégories de documents.
Documents comptables
Pour les documents produits par les services de comptabilité, des conditions et des périodes de stockage distinctes pour les documents papier sont applicables. Après le traitement, la documentation principale, les balances, les données des registres comptables et les rapports doivent être stockés soit dans une salle spéciale, soit dans un classeur fermé - jusqu’à ce qu’ils soient transférés dans les archives de l’organisation. Les formulaires de rapport stricts doivent être conservés dans des armoires métalliques ou des coffres-forts. Le chef comptable désigne une personne habilitée à surveiller ces problèmes.
Si ce type de document est perdu, endommagé ou transféré illégalement à des tiers, la direction de l’organisation doit informer les autorités répressives de ce fait. La destruction ou la saisie de la documentation doit avoir lieu uniquement conformément aux exigences prescrites par la loi.
Période de stockage des documents comptables
Normes de conservation existantes en matière de comptabilité:
- documentation principale, formulaires - 3 ans;
- documents de caisse, informations relatives aux transactions financières - 5 ans;
- feuilles de paiement et de règlement (s'il n'y a pas de compte personnel) - 75 ans.
Il est interdit de saisir les affaires à la fin de la période de stockage sans vérification par les autorités fiscales et une commission spécialement nommée doit prendre une décision sur la destruction de documents dans les travaux de bureau dont la période de stockage est expirée.
Administration des ressources humaines
La documentation du personnel revêt une grande importance sur le plan social (tout d’abord, elle concerne la disponibilité des données à caractère personnel). Par conséquent, leur stockage est déterminé par des règles spéciales. Une partie importante de ces documents sert de confirmation concrète des droits des travailleurs à la sécurité sociale (vieillesse, invalidité, etc.), contient des informations sur leur ancienneté, etc. où les citoyens s'adressent pour obtenir des informations générales. Ils ont également une valeur archéographique et biographique, servent de sources d’enquêtes statistiques ou d’études historiques et sociales.
La principale condition pour stocker la documentation du service du personnel est la restriction de l'accès illégal aux informations personnelles sur les employés, ainsi que la capacité de trouver rapidement les éléments appropriés.
Deux types de stockage peuvent être distingués dans l'organisation du travail de bureau et les périodes de stockage des documents du personnel: actuel et ultérieur. Le premier type est divisé en deux sous-types: stockage de la documentation pendant l'exécution et stockage de la documentation exécutée.
Les dossiers en cours d’exécution sont situés chez la personne qui les traite dans des dossiers spéciaux portant des noms (par exemple, "Urgent", "Pour signature"). Le numéro de téléphone, le nom de famille, les initiales du contractant doivent également être indiqués ici. Après ils sont classés et stockés conformément à la nomenclature.
Les commandes
Toutes les commandes doivent être conservées dans les originaux et leurs copies (incitations, pénalités, embauche, licenciement, etc.) sont enregistrées dans le dossier personnel de l'employé. Il est placé dans un dossier numéroté et ses pages doivent être flashées. La couverture du fichier personnel a son propre numéro de série. La période de stockage actuelle pour les enregistrements HR ne s'applique qu'aux employés actuellement employés. Après le renvoi, le dossier doit être supprimé du dossier et exécuté pour être transféré dans l'archive.
Les conditions de stockage des carnets de travail des employés, ainsi que des cachets, des timbres, des en-têtes de lettre, des clés de classeurs avec documentation, signifient qu'ils sont conservés dans le coffre-fort du responsable du personnel. De plus, il est recommandé que l’agent du personnel, qui quitte son bureau, nettoie toutes les notes et tous les documents dans un placard et éteigne l’ordinateur. À la fin de la journée de travail, il est nécessaire de placer toute la documentation dans une armoire métallique et de la sceller. La clé est remise au responsable du département avec une liste dans le journal correspondant. Tous les brouillons et les formulaires rejetés sont détruits, les ordinateurs sont déconnectés du réseau. Si l'employé a reçu une copie ou un extrait du document, il doit laisser une signature à ce sujet dans le journal.
Seuls les documents dont la période de stockage est supérieure à 10 ans font partie du fonds d'archives. Ils ont une valeur sociale, économique, politique, historique et autre. Le calendrier selon lequel les documents sont soumis aux archives est approuvé par le responsable ou l'employeur. Les documents doivent venir ici sous forme d'originaux. Si cela n’est pas possible, une copie en sera certifiée et remise.
Réglemente le terme et la procédure de stockage de la documentation du personnel "Liste des documents de gestion types", approuvés par les Archives fédérales. Les durées de conservation des documents dans les documents et la procédure de conservation des carnets de travail sont approuvées dans un acte réglementaire spécial - Décret du gouvernement de la Fédération de Russie "sur les carnets de travail".
Conditions de stockage de la documentation du personnel
Donc, pendant 5 ans sont stockés:
- Documents (certificats, informations, déclarations, etc.) concernant la disponibilité, l'acquisition ou le mouvement de travailleurs.
- Documents (listes, informations, certificats) relatifs à la libération ou à la nécessité de disposer de personnel en activité, à la création d’emplois, au sexe, à l’âge et aux qualifications professionnelles des employés.
- Correspondance concernant les problèmes d'emploi.
- Documents sur le transfert des employés vers un jour ou une semaine de travail plus court.
- Documents relatifs aux conflits du travail.
- Les rapports concernant l'état et la vérification du travail avec les employés sont stockés de manière continue, et les demandes (certificats) pour la libération et les besoins des employés sont également conservées pendant cinq ans.
Pour 3 ans sont stockés:
- Documents (informations, bilans du temps de travail, informations, mémos) relatifs à l'enregistrement du temps de travail.
- Actes (informations, caractéristiques, messages, certificats, etc.) contenant des informations sur la discipline du travail.
- Actes (rapports et autres informations) relatifs à la comptabilité des encarts de travail et des livres.
Le stockage pendant un an s’applique aux feuilles de temps et aux livres de suivi du temps, ainsi qu’aux calendriers de vacances.
Le dossier personnel et la carte personnelle de l'employé sont conservés pendant 75 ans. Si nous parlons de cette documentation pour les gestionnaires, les employés récompensés par l'État ou les grades, les membres de l'exécutif, les structures dirigeantes ou de contrôle de l'organisation, puis de manière permanente.
La dotation en personnel de l'organisation et les modifications qui y sont apportées sont stockées de manière continue, ainsi que les dispositions en matière de dotation en personnel - pour 75 ans.
Une description de travail typique sur le lieu d'approbation et de développement est stockée de manière permanente, personnelle (dans le cadre de fichiers personnels) - pendant 75 ans.
La copie restante du contrat de travail de l’employeur, classée dans le dossier personnel de l’employé, doit être conservée pendant 75 ans, puis archivée. Si les fichiers personnels ne sont pas conservés, ces contrats doivent être regroupés dans une entreprise distincte dans les mêmes conditions de stockage.
Les cartes de comptabilité, les livres et les magazines ont également leurs propres termes pour le stockage de documents dans des documents:
- Réception, déménagement, licenciement - 75 ans.
- Comptabilisation des voyageurs d'affaires - 5 ans à compter de la date de licenciement.
- Comptabilité du service militaire - 3 ans.
- Informations de vacances - 3 ans.
- Dossiers personnels, cartes, contrats et contrats de travail - 75 ans.
- Délivrance des encarts de travail et des livres - 50 ans.
- Délivrance de certificats de salaire (lieu ou expérience professionnelle) - 3 ans.
- délivrance de certificats de voyage - 5 ans.
En résumé, pour la commodité de ceux qui ont besoin d’informations assemblées, vous pouvez soumettre de manière indépendante les périodes de stockage des documents papier dans un tableau.
Que faire si le document est endommagé?
Ces documents sont sujets à restauration. Par exemple, si la feuille de temps est corrompue (sa durée de vie est de soixante-quinze ans), vous pouvez trouver des informations à ce sujet sur l'ordinateur du service de la comptabilité. Il est impossible de jeter un bulletin endommagé, car cela entraînerait une réduction non autorisée des durées de stockage prescrites par les normes, ce qui pourrait entraîner une sanction de la direction de l’organisation. Ainsi, tout document devenu inutilisable avant la date limite doit être restauré. Désormais, toutes les organisations utilisent le logiciel, qui contient les informations nécessaires à cet effet.
En conclusion
Ainsi, les périodes de stockage dans les documents dépendent du type et de la valeur des documents. Une partie importante de la documentation du personnel a une durée de vie accrue. La législation de la Fédération de Russie prévoit des normes strictes à cet égard. La loi régit également la procédure et les conditions de stockage de certains types de documents, ainsi que leur élimination: cela ne devrait avoir lieu qu'après examen et en conséquence.